Einrichtung Prozess-E-Mails
Aus der mail Grundeinrichtung können Sie den die Einrichtung der Prozess E-Mails erreichen.
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| Einrichtung der Prozess - E-Mails |
Die Einrichtungsfelder sind weitestgehend identisch mit der E-Mail-Einrichtung pro Beleg mit den zusätzlichen Feldern:
- Vorgang: Hier können Sie den Vorgang wählen, für den eine automatische E-Mail erzeugt werden soll.
- Beschreibung: Geben Sie dieser Einrichtung eine zusätzliche Beschreibung, um diese besser zuordnen zu können. Dies kann helfen, wenn Sie zum Beispiel zu einem Prozess mehrere Einrichtungen definiert haben.
- Beleg hinzufügen: Hier können Sie hinterlegen, welcher Bericht (Report) verschickt werden soll. Sollte es bereits eine Einrichtung zu diesem Report in der „Einrichtung pro Beleg“ geben, können Texte optional in diese Einrichtung kopiert werden. -Berichtsformat: Hier können Sie definieren, in welchem Format der Bericht an die E-Mail gehangen werden soll. Achten Sie hier darauf, das das Format vom Beleg aber korrekt unterstützt wird.
- Deaktivieren: Haben Sie diesen Haken gesetzt, so wird diese automatische E-Mail nicht mehr berücksichtigt. Sie können diese so temporär abschalten.
- E-Mail-Warteschlange Einrichtung: Wenn Sie den automatischen Hintergrundversand nutzen wollen, können Sie hier Einrichten, wie Sie die E-Mail verschicken möchten.
- Doppelversand vermeiden: In der Regel werden Prozess E-Mails nur einmalig verschickt, da Prozesse selten mehrfach für den identischen Beleg (Datensatz) durchlaufen werden. Sie können allerdings bei Vorgängen die mehrfach ausgeführt werden hier definieren, ob dann ein E-Mail-Versand ebenfalls mehrfach erfolgen soll.
- Tabellen Filter: Hier können Sie einen Filter definieren, der für die Basistabelle des Prozesses oder eine optionale 2. Tabelle gelten muss, damit der Eintrag gültig ist und die E-Mail verschickt wird. (Die verfügbaren Tabellen werden durch den Prozess definiert)
Tip
Sie können einen Prozess mehrfach einrichten und mittels der Tabellen-Filter unterscheiden.
Ablauf Prozess-E-Mail Funktion
Die automatischen Prozess-Emails werden automatisch von einem definierten Prozess angestoßen. Das System prüft, ob der aktuelle Datensatz für einen automatischen Versand in Frage kommt. Dies kann mittels vorab definierter Filter auf einem Haupt- und bei Bedarf einer Untertabelle gesteuert werden. Hier sind verschiedenste Möglichkeiten gegeben. Ein optionaler Filter auf eine Untertabelle prüft, ob es mindestens einen Eintrag mit den Voraussetzungen gibt. (So können Sie zum Beispiel eine VK-Rechnung nur dann automatisch verschicken, wenn es eine Belegzeile mit einer Ressource gibt). Sind die Daten korrekt für den Prozess wird automatisch der Beleg im Hintergrund verschickt, eine Interaktion durch den Anwender ist hierbei nicht vorgesehen.
Tip
Diese kann leicht um individuelle Prozesse erweitert werden, die Möglichkeiten werden hier beschrieben.