Freigabeprozess & Freigabegrenzen

Firmen und Abteilungsstrukturen

Ein Unternehmen besteht aus mehreren Abteilungen (EDV/IT, Finanzbuchhaltung, Werkstatt, Einkauf, Verkauf, …) und diese Abteilungen können in Teams unterteilt sein. Ein Team kann aus mehreren Mitarbeitern bestehen und alle Abteilungen sind der Geschäftsleitung untergeordnet. Dadurch könnte sich folgendes Bild ergeben:

Hier kann sich der Umstand ergeben, dass möglicherweise nicht alle Unternehmen oder auch alle Abteilungen in einem Unternehmen die gleiche Struktur aufweisen.


Freigabeprozesse

Die Freigabeprozesse sind je nach Hierarchiestufe unterschiedlich.
Mitarbeiter HAUPTMANN benötigt unter bestimmten Umständen (Überschreitung von Freigabegrenzen) die Freigabe des Teamleiters, des Abteilungsleiters und der Geschäftsleitung. Teamleiter MAIER benötigt unter bestimmten Umständen (Überschreitung von Frei-gabegrenzen) die Freigabe des Abteilungsleiters und der Geschäftsleitung. Abteilungsleiter MUELLER benötigt unter bestimmten Umständen (Überschreitung von Freigabegrenzen) der Geschäftsleitung. Geschäftsführer HUBER benötigt keine weiteren Freigaben und nimmt daher auch am Bestellanforderungsprozess nicht teil.


Freigabegrenzen

In einem Unternehmen können je nach Betragshöhe der Anschaffung unterschiedliche Freigaben notwendig sein, oder möglicherweise ist generell eine Freigabe der Anschaffung – unabhängig von der Betragshöhe (Überprüfung auf Sinnhaftigkeit der Anschaffung) notwendig, oder ein 4 (vier) Augenprinzip innerhalb einer Freigabestufe notwendig.


Freigabeszenarien

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen sind unzählige Einrichtungsvarianten möglich und sinnvoll. In unserer Dokumentation beschränken wir uns auf ein Szenario welches vollständig eingerichtet und verwendbar ist.

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen nachdrücklich Ihre gewünschten Freigabeszenarien in einer Sandbox oder einem Testmandanten zu erarbeiten und durchzuspielen.

Im vorliegenden Szenario müssen folgende Freigabeschritte in der EDV Abteilung berücksichtigt werden:

  • Freigabeszenario EDV Mitarbeiter:
    Ein Mitarbeiter der EDV Abteilung darf keine Bestellungen direkt erstellen, da die Sinnhaftigkeit seiner Anforderung vom Abteilungsleiter geprüft werden muss. Überschreitet der Gesamtbetrag der Anforderung von 2.000 EUR, so muss diese Be-stellanforderung zusätzlich vom EDV-Abteilungsleiter freigegeben werden. Überschreitet die Bestellanforderung den Gesamtwert von 5.000 EUR so muss zusätz-lich zu den bisherigen Freigaben eine weitere Freigabe durch die Geschäftsleitung erfolgen.

  • Freigabeszenario EDV Teamleiter:
    Ein EDV Teamleiter muss sich die Bestellanforderung durch den Abteilungsleiter frei-geben lassen. Ab einem Gesamtwert von 5.000 EUR muss die Bestellanforderung zusätzlich durch die Geschäftsleitung freigeben werden.

  • Freigabeszenario EDV Abteilungsleiter:
    Der EDV Abteilungsleiter benötigt für Anschaffungen ab einem Gesamtwert von 5.000 EUR die Freigabe der Geschäftsleitung.

  • Geschäftsleitung:
    Für die Geschäftsleitung ist kein Freigabeprozess definiert, daher werden von der Ge-schäftsleitung auch keine Bestellanforderungen angelegt.