Dynamische DMS Einrichtung

Innerhalb der Dynamischen DMS Einrichtung erfolgt die Festlegung der unterschiedlichen Objekttypen und Metadaten, die im Kontext der Integration zwischen DMS und Business Central verwendet werden. Diese Einrichtung wird zentral für die Konfiguration der DMS-Belegarchivierung und Belegsuche vorgenommen. Die Dynamische DMS Einrichtung dient als Ausgangspunkt für die individuelle Konfiguration sämtlicher verfügbarer Belegparameter in Business Central. Hier werden spezifische Einstellungen zur Definition der Belegarchivierung und Belegsuche vorgenommen:


Feld Beschreibung
Wert Im Eingabefeld "Wert" wird der Name der übergeordneten Belegart angezeigt, die für die Verwendung in Business Central vorgesehen ist. Dieser Wert dient dazu, die Zuordnung und Klassifizierung von Belegen auf höherer Ebene zu ermöglichen.
In BC verwenden Nicht alle vom DMS-Partner zur Verfügung gestellten Belegarten müssen oder können in Business Central zur DMS-Archivierung herangezogen werden. Durch Aktivierung der Funktion "in BC verwenden" kann für die jeweilige Belegart entschieden werden, ob eine Archivierung von Business-Central-Belegen erfolgen soll. Wird dieses Feld deaktiviert, können keine Parameter für diese Belegart eingerichtet werden. Die Option "In BC verwenden" ermöglicht die gezielte Steuerung der Archivierung von Belegarten in Business Central.
DMS-Ansicht verwenden Die Funktion "DMS-Ansicht verwenden" bietet die Möglichkeit, die spezifische Dokumentenansicht zu nutzen, die vom DMS-Partner bereitgestellt wird. Sobald diese Option aktiviert ist, werden die archivierten Belege in der vom DMS-Partner bereitgestellten Ansicht angezeigt.

Aktionen & Funktionen

Feld Beschreibung
Verwalten Durch Auswahl der Funktionen "Bearbeiten" und "Ansicht" erhält man Zugriff auf die Übersicht der DMS-Metadaten, die der jeweiligen Belegart zugeordnet sind.
Aktuelle DMS Einrichtung laden Durch Ausführung dieser Aktion werden sämtliche Belegarten (z. B. Verkaufsdokumente, Einkaufsdokumente usw.), Metadaten und Auswahllisten, die von Ihrem DMS-Partner zur Verfügung gestellt werden, geladen und synchronisiert. Das Laden der aktuellen DMS-Einrichtung gewährleistet, dass die Business Central-Instanz stets auf dem neuesten Stand der Belegarten und zugehörigen Daten bleibt, die Ihr DMS-Partner bereitstellt.

Einrichtung Belegarten

Abhängig von in der Dynamischen DMS-Einrichtung gewählten Objektart (z. B. Einkaufsdokument) wird eine Liste der verfügbaren DMS-Metadaten für den ausgewählten Objekttyp angezeigt. Die Anzeige der DMS-Metadaten richtet sich dabei nach der Auswahl des übergeordneten Objekttyps. Wenn beispielsweise der Objekttyp "Einkaufsdokument" ausgewählt wird, werden alle im DMS-System vorhandenen Metadaten für Einkaufsdokumente angezeigt.
Metadaten definieren wesentliche Informationen und Attribute, die mit dem gewählten Objekttyp verknüpft sind.


Register - Allgemein

Die Felder im Register - Allgemein haben folgende Funktionalitäten:

Feld Beschreibung
Dokumenttyp Die Auswahl des Dokumenttyps legt fest, welcher spezifische Typ von Dokumenten mit den auf dieser Seite angezeigten Metadaten verknüpft ist. Die Metadaten werden dem gewählten Dokumenttyp zugeordnet und ermöglichen so eine klare Identifizierung und Organisation der entsprechenden Dokumente.
In BC verwenden Durch Aktivieren dieser Option kann festgelegt werden, ob der gewählte Objekttyp in Business Central verwendet werden soll oder nicht. Diese Einstellung beeinflusst, ob Belege des entsprechenden Typs in Business Central für DMS-Archivierungszwecke genutzt werden können.
DMS-Ansicht verwenden Wenn dieses Kennzeichen gesetzt wird, erfolgt bei Öffnen des Dokuments über einen Mausklick in der Schnellansicht die Wiedergabe der Datei mittels webbasierter Ansicht gemäß der Konfiguration des DMS-Partners (sofern diese Funktion von diesem unterstützt und lizenziert wurde). Bei deaktiviertem Kennzeichen erfolgt bei Öffnen über einen Mausklick der Download der archivierten Datei.

Register - DMS Metadaten

Die Felder im Register - DMS Metadaten haben folgende Funktionalitäten:

Feld Beschreibung
Wert Das Feld "Wert" zeigt den Namen der vorhandenen DMS-Metadaten an, die für die jeweilige Konfiguration zur Verfügung stehen.
Verfügt über Auswahlliste Falls für einen DMS-Metadaten-Wert eine Auswahlliste hinterlegt wurde, wird das Feld "Verfügt über Auswahlliste" auf "Ja" gesetzt.
Nicht in BC verwendet Durch Aktivieren dieses Felds wird festgelegt, dass der gewählte DMS-Metadaten-Wert nicht für weitere Konfigurationen (z. B. in den Feldzuweisungen) verwendet werden kann. Bei Aktivierung dieses Felds wird zunächst geprüft, ob der DMS-Metadaten-Wert bereits in einer Objektkonfiguration enthalten ist. Wenn dies der Fall ist, wird durch einen Bestätigungsdialog angezeigt, ob die vorhandenen Daten gelöscht werden sollen.
Nur verfügbare Auswahlliste erlaubt Wenn für einen DMS-Metadaten-Wert eine Auswahlliste hinterlegt ist, muss der eingegebene Wert aus dieser Auswahlliste ausgewählt werden.
Metadaten Sortierreihenfolge Die "Metadaten Sortierreihenfolge" legt die Reihenfolge fest, in der die angezeigten Metadaten bei der Archivierung aufgelistet werden.

Register - Pfade

Die Felder im Register - Pfade haben folgende Funktionalitäten:

Feld Beschreibung
Variabler Zielpfad In diesem Feld kann der Zielpfad für die Archivierung im Dateisystem des DMS-Partners definiert werden. Je nach Konfiguration kann dadurch eine strukturierte Ordnerstruktur für die Archivierung erstellt werden. Beispiel: Verkauf[Debitorennummer] Der Wert, der in eckigen Klammern angegeben ist, wird bei der Archivierung durch den Wert der DMS-Metadaten ersetzt. Beispiel: [Debitorennummer] wird durch den Wert des Feldes "No." ersetzt.

Aktionen & Funktionen

Die Felder im Register - Allgemein haben folgende Funktionalitäten:

Aktion/Funktion Beschreibung
Parameter Liste Diese Aktion ermöglicht den Zugriff auf den Parameterkopf, der spezifisch für den gewählten Objekttyp in Business Central ist. Hier können die Einstellungen und Parameter konfiguriert werden, die für die entsprechenden Objekte in Business Central relevant sind. Durch den Aufruf der Parameterliste gelangt man zu den individuellen Konfigurationsmöglichkeiten für den ausgewählten Objekttyp.
Auswahllisten Durch Auswahl dieser Aktion wird, sofern vorhanden, die für einen DMS-Metadatenwert definierte Auswahlliste angezeigt. Die Auswahlliste kann durch die Aktion "Auswahlliste zuordnen" um vordefinierte Auswahllistendefinitionen ergänzt werden. Auswahllisten bieten die Auswahlmöglichkeit aus vordefinierten Werten, die zur Einordnung und Kategorisierung der Metadaten dienen. Die Aktion "Auswahlliste zuordnen" ermöglicht die Ergänzung dieser Liste durch vom DMS-Partner bereitgestellte Auswahllistendefinitionen. Beispiel: Ein Beispiel für eine Auswahlliste könnte "Dokumentenart" sein - mit den Werten: Anfrage, Bestellung, Gutschrift, Lieferschein, Mahnung, Rahmenbestellung, Rechnung, Reklamation.
Aktuelle DMS Einrichtung laden Durch Auswahl dieser Aktion werden alle Objekttypen (z. B. Verkaufsdokumente, Einkaufsdokumente), Metadaten und Auswahllisten, die vom DMS-Partner bereitgestellt werden, geladen bzw. synchronisiert. Bei jedem weiteren Aufruf werden, sofern neue Objekttypen oder Metadaten hinzugekommen sind, diese importiert.