Integration COSMO CrefoDynamics in Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management
Informationen am Debitor
Informationen, ob ein Inkassoauftrag bei einem Debitor vorliegt und wenn ja, in welchem Status sich dieser befindet, kann direkt der Debitoren-ListPage entnommen werden.
Über das Menü Mahnen -> Creditreform -> Inkassoaufträge kann direkt zu den Inkassoaufträgen des Debitors gesprungen werden.
Aufträge und Angebote verhindern
Bei Debitoren mit einem offenen Inkassoauftrag kann über die Inkasso-Parameter festgelegt werden, wie sich das System bei der Anlage von neuen Angeboten und Aufträgen verhalten soll.
Wenn der Parameter auf Fehler gestellt wurde, erscheint eine Fehlermeldung und der Auftrag bzw. das Angebot kann nicht angelegt werden:
Wenn der Parameter auf Warnung gestellt wurde, wird der Auftrag bzw. Angebot angelegt, es wird eine Warnung ausgegeben, das Anlegen jedoch nicht verhindert.
Offene Posten in Inkassoauftrag übernehmen
Über die Maske offene Buchungen ausgleichen (Debitoren -> Mahnen -> Buchungen ausgleichen) können einzelne oder mehrere Posten selektiert und über die Funktion Crefo -> In Inkassoauftrag übernehmen in einen Inkassoauftrag überführt werden.
Die gleiche Funktion ist in der Maske Offene Debitorenrechnungen (Debitoren -> Rechnungen -> Offene Debitorenrechnungen) implementiert. Auch hier können einzelne oder mehrere offene Rechnungen selektiert und über die Funktion Crefo -> In Inkassoauftrag übernehmen in einen Inkassoauftrag überführt werden.
Wenn zum Debitor noch kein laufender Inkassoauftrag existiert, wird er bei der Übertragung automatisch erstellt. Bei Debitoren mit einem laufendem Inkassoauftrag wird geprüft, ob eine Nachmeldung möglich ist und wenn ja, werden die Posten diesem Auftrag als Nachtrag hinzugefügt. Bei offenen Posten, die bereits einem Inkassoauftrag hinzugefügt wurden, wird die Inkassoauftragsnummer beim jeweiligen Posten eingeblendet.
Wenn keine Nachmeldung mehr zulässig ist, wird die Übernahme mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
Mahnungen übernehmen
Der Mahnungsprozess beginnt, wie im Standard von Dynamics 365 Finance and Sypply Chain Management vorgesehen, mit der Funktion Neue Mahnschreiben.
Bevor die so erstellten Mahnschreiben gedruckt und gebucht werden, können die offenen Posten aus der Mahnung über die Funktion Mahnschreiben in Inkassoaufträge übernehmen (Creditreform -> Periodisch -> Inkasso) in einen Inkassoauftrag übernommen werden.
Die Abfrage setzt den Status Erstellt voraus, alle anderen Einstellungen, wie z.B. der nötige Mahnschreibencode oder Einschränkung auf bestimmte Debitoren, kann individuell festgelegt werden. Die Übernahme erfolgt auf Ebene der offenen Posten in den Inkassoauftrag.
Die Funktion kann auch automatisiert im Stapel ausgeführt werden.
Über die Inkasso-Parameter wird zudem festgelegt, ob das Mahnschreiben nach der Übernahme storniert oder gebucht bzw. im Status erstellt verbleiben soll. Ebenfalls in den Parametern wird festgelegt, ob das Mahnschreiben als ausgedruckt markiert werden soll oder nicht (der eigentliche Ausdruck wird dabei nicht erstellt).
Zahlungen ausschließen
Zahlungen, die von der Creditreform kommen und auf einen Debitor gebucht werden sollen, müssen von der Übernahme in einen Inkassoauftrag ausgenommen werden. Ansonsten würde die Zahlung doppelt in der Inkassoakte auftauchen, da die Zahlung bereits durch die Creditreform der Akte hinzugefügt wurde.
Die Zahlung muss zu diesem Zweck bereits vor der Buchung mit der Inkassoauftragsnummer verknüpft werden.
Unter Hauptbuch -> Allgemeine Erfassung -> Positionen gibt es daher die Möglichkeit eine Inkassoauftragsnummer einzugeben, wenn die Kontoart Debitor ist und ein Debitor ausgewählt wurde.
Im Lookup kann die Inkassoauftragsnummer ausgewählt werden, auf die sich die Zahlung bezieht. Es werden nur die Inkassoaufträge des ausgewählten Debitors angezeigt.
Bei so entstehenden offenen Posten, ist bereits die Verbindung zum Inkassoauftrag hergestellt, sodass dieser nicht der Inkassoakte hinzugefügt werden kann.