Sende-Dashboard
Der Verarbeitungsprozess für den Export kann mit allen zugehörigen Schritten über die Seite Sende-Dashboard erledigt werden. Wählen Sie das Symbol 
, geben Sie Sende-Dashboard ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
Aufbau des Dashboards
Nachfolgend finden Sie eine übersicht zum Aufbau des Dashboards mit allen vorhandenen Funktionen und Feldern. Die inhaltliche Beschreibung erfolgt unter dem Punkt Ablauf des Exportes.
Es wird in der Ansicht zwischen Rechnung senden für Verkaufsrechnungen und Gutschrift senden für Verkaufsgutschriften unterschieden. Die nachfolgend beschriebenen Aktionen finden Sie in der Ansicht für Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften. Diese funktionieren identisch.
In der Menuzeile finden Sie unter Prozess die Funktionen, die für alle vorhandenen Datensätze in der Liste zusammen ausgeführt werden, sofern inhaltlich möglich und unter Zeile die Funktionen, die für die einzelnen Datensätze aufrufbar und ausführbar sind.
| Menupunkt | Funktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Prozess | Vorschlag erzeugen | Verarbeitet alle Dateien mit dem Status Importiert. Siehe Vorschlag erzeugen. |
| Fehler und Warnungen aktualisieren | Aktualisiert ggf. vorhandene Fehler, Warnungen und Bestätigungen. Siehe Beleg prüfen |
|
| Alle Dateien buchen | Bucht alle Dateien mit dem Status zu buchen, sofern keine Fehler oder ausstehenden Bestätigungen vorhanden sind. Siehe Beleg buchen. |
|
| Alle Dateien senden | Startet manuell einen eingerichteten Dateiversand. Siehe xxx. |
|
| Zeile | Beleg anzeigen | Zeigt den zugehörigen Beleg an. |
| Beleg buchen | Bucht den markierten Datensatz, sofern keine Fehler oder ausstehenden Bestätigungen vorhanden sind. | |
| Datei exportieren | Läd den aktuellen Datensatz in den definierten Downloadordner. |
Die Felder des Dashboards sind in der folgenden Tabelle aufgelistet:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Gibt die laufende Nummer des zu exportierenden Datensatzes an. |
| Exportmeldungsstatus | Gibt den Status des Datensatzes an. Die möglichen Optionen sind - Neu, - zu buchen, - zu senden. |
| Rechnung an Deb.-Nr. | Gibt die Nummer des Rechnungsempfängers an. |
| Rech. an Name | Gibt den Namen des Rechungsempfängers (Debitoren) an. |
| Buchungsdatum | Gibt das Buchungsdatum des Datensatzes an. |
| Fehler | Gibt an, ob Fehler zum Datensatz vorhanden sind. |
| Warnungen | Gibt an, ob Warnungen zum Datensatz vorhanden sind. |
| Bestätigungen | Gibt an, ob Bestätigungen zum Datensatz erforderlich sind. |
Im Zeilenmenu sind die Funktionen enthalten, die je nach Status des Datensatzes aktuell für den einzelnen markierten Datensatz aufrufbar oder ausführbar sind.
Die Tabelle zeigt einen Überblick zu allen möglichen Zeilenfunktionen:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Beleg anzeigen | Zeigt den Datensatz als Importansicht an. |
| Beleg buchen | Bucht den Datensatz, sofern keine Fehler oder ausstehenden Bestätigungen vorhanden sind. |
| Fehler anzeigen | Zeigt vorhandene Fehler zum Datensatz an. Mit vorhandenen Fehlern ist der Datensatz nicht buchbar. |
| Warnung anzeigen | Zeigt vorhandene Warnungen zum Datensatz an. Mit vorhandenen Warnungen ist der Datensatz buchbar. |
| Bestätigung anzeigen | Zeigt vorhandene erforderliche Bestätigungen zum Datensatz an. Mit vorhandenen erforderlichen Bestätigungen ist der Datensatz nicht buchbar. |
Ablauf des Exportes
In der Übersicht finden Sie die Beschreibung zu jedem möglichen Status und anschließend die zugehörige Beschreibung zu den einzelnen Ablaufschritten des Exportes.
Status Übersicht
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Neu | Der Datensatz wurde in der Finanzbuchhaltung verbucht und ist bereit für die Bearbeitung in COSMO E-Invoice. |
| Zu buchen | Der Datensatz befindet sich in der Bearbeitung. |
| Zu senden | Der Datensatz wurde vollständig bearbeitet und die XML-Datei erstellt. Die Datei kann per Export heruntgeladen oder per Dateiversand versendet werden. |
Nach der Buchung einer Verkaufsrechnung oder Verkaufsgutschrift in der Finanzbuchhaltung wird bei Verwendung von COSMO E-Invoice am Beleg automatisch ein Kennzeichen hinterlegt, dass dieser Beleg als E-Rechnung in Form einer XML-Datei exportiert werden soll. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Tipps und Tricks.
Das Kennzeichen bewirkt weiterhin, dass der Beleg als Datensatz im Sende-Dashboard mit dem Status = Neu angezeigt wird.
Vorschlag erzeugen
Um die Datei weiter verarbeiten zu können, muss die Verkaufsrechnung in COSMO E-Invoice in einen Datensatz umgewandelt werden, der alle erforderlichen Informationen für die zu erstellende XML-basierte E-Rechnung enthält. Dies erfolgt durch die Funktion Vorschlag erzeugen, welche über das Aktionsmenu Prozess aufgerufen werden kann. Der Status des Datensatzes ändert sich auf zu buchen. Beachten Sie, ob der Datensatz Fehler oder Warnungen enthält. Die Meldungen sind zu prüfen und sofern möglich die geforderte Aktion auszuführen. Die Übersicht zu den möglichen Meldungen finden Sie unter xxx.
Die Funktion Vorschlag erzeugen kann automatisiert erfolgen. Zur Einrichtung dieser Automatisierung folgen Sie bitte den Anweisungen unter xxx.
Das zugehörige Verkaufsdokument kann über die Aktion Dokument anzeigen aus dem Aktionsmenu Zeilen oder das Zeilenmenu am Datensatz zur Ansicht aufgerufen werden.
Datei buchen
Durch das Buchen des Datensatzes mittels der Zeilenfunktion Beleg buchen (oder der Funktion Alle Belege buchen) wird die XML-Datei erstellt, sofern der Datensatz fehlerfrei ist und keine ausstehende Bestätigung aufweist. Der Satus ändert sich auf zu senden.
Datei exportieren oder senden
Der manuelle Export einer XML-Datei erfolgt über die Aktion Nachrichtendatei exportieren. Die erzeugte XML-Datei wird in den im System des Anwenders definierten Downloadordner abgespeichert. Der Datensatz erhält den Status = exportiert und gilt somit als vollständig verarbeitet. Das Dashboard ist auf zu bearbeitende Stati gefiltert, der Datensatz wird daher nicht mehr angezeigt.
Das Senden einer Datei kann automatisiert erfolgen. Zur Einrichtung dieser Automatisierung folgen Sie bitte den Anweisungen unter xxx.