Nutzung Endbenutzer
In diesem Artikel wird die Funktionsweise der COSMO Dokumentenmanagementsystem App in Business Central beschrieben. Dazu werden zunächst Grundbegriffe geklärt und dann auf die Funktionen im Business Central eingegangen.
Dokumentenarten
Aus Sicht der COSMO Dokumentenmanagementsystem App existieren zwei Arten von Dokumenten in Business Central. Die Art des Dokuments hat eine Auswirkung auf den Umgang mit einer Datei. Es wird nach externen und internen Dateien unterschieden. Externe Dateien sind alle Dateien, die außerhalb von Business Central entstehen. Dazu zählen zum Beispiel Einkaufsrechnungen, Schriftwechsel mit Kunden oder Verträge. Diese werden über die DMS Dokumentenbox in DMS hochgeladen. Die internen Dateien werden in Business Central auf Basis eines Berichts erstellt. Die Berichte basieren dabei auf Datensätzen. So können zum Beispiel Einkaufsbestellungen, Verkaufsrechnungen und Serviceaufträge erstellt werden. Die Erstellung und das Hochladen der Datei wird über eine Funktion in Business Central abgebildet.
DMS Dokumentenbox
Die Funktionalität der App wird mehrheitlich über die DMS Dokumentenbox bereitgestellt. Somit stehen die Funktionen der App auch nur dort zur Verfügung, wo die DMS Dokumentenbox in einer Seite eingebunden ist. Eine vollständige Liste der Seiten mit DMS Dokumentenbox finden Sie unter BaseApp-Erweiterung. Auf einer Seite in Business Central wird die DMS Dokumentenbox als Infobox im rechten Bereich dargestellt.
Die Dokumentenbox besitzt den folgenden dreiteiligen Aufbau:
| Nr. | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Dokumentenbox-Menü | Das Dokumentenbox-Menü kann über den Pfeil neben der Bezeichnung Dokumentenbox aufgerufen werden. Dort sind die Nutzerfunktionen für die Dokumentenbox hinterlegt. |
| 2 | Ordnerstruktur | Die zweite Ebene stellen die Ordner in der Dokumentenbox dar. Diese werden auch als Inhaltstypen bezeichnet. |
| 3 | Elemente | In der letzten Ebene befinden sich die Dateien, die entsprechend Datensatz und Inhaltstyp angezeigt werden. |
Wichtig
Der Aufbau der Dokumentenbox ist immer gleich. Die Anzahl der dargestellten Ordner hängt von der Business Central Seite und vom aktuell ausgewählten Datensatz ab. Die Anzahl der angezeigten Elemente hängt vom aktuell ausgewählten Datensatz ab.
Aktionen Dokumentenbox-Menü
Das Menü beinhaltet die Funktion Neu laden. Mit dieser Funktion werden der Inhalt der Dokumentenbox, d.h. die Ordnerstrukturen, neu geladen und die entsprechende Elemente neu vom SharePoint abgerufen.
Aktionen Ordnerstruktur
In der Ordnerstruktur stehen verschiedene Funktionen für einen Ordner (Inhaltstyp) zur Verfügung, die über einen rechten Mausklick auf den Ordner angezeigt werden. Sie werden in der folgenden Tabelle aufgelistet:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| SharePoint öffnen | Öffnet den Standard-Webbrowser und navigiert zur Standardansicht der Dokumentbibliothek. |
| Datei hochladen | Öffnet den Dateidialog von Windows und lädt das Dokument ähnlich wie beim Dokumentbox-Drag & Drop, einschließlich möglicher Metadaten-Definition, auf SharePoint hoch. |
| Alle Dateien anzeigen | Fragt die ersten 5.000 Dateien der Dokumentbibliothek ab und aktualisiert sie anschließend mit dem neuen Ergebnis. |
Hinweis
Die Aktion Alle Dateien anzeigen ist nur mit einer Elementgrenze verfügbar.
Neben der Aktion am Ordner unterstützt die COSMO Dokumentenmanagementsystem App das Drag & Drop von Dateien und E-Mail-Nachrichten und ein Kontextmenü für die Listenelemente (Dokumente).
Hinweis
Drag & Drop von E-Mail-Nachrichten wird nur von Chromium-basierten Browsern unterstützt.
Nach dem Hochladen von Dateien wir die Dokumentenbox neu geladen. Sie zeigt dann pro Ordner in Klammern die Anzahl der für die Konfiguration des Inhaltstyps gefundenen Dokumente.
Wichtig
Die Aktionen können pro Ordner unterschiedlich sein, da Funktionen mithilfe der Konfiguration angepasst werden können.
Aktionen Element
Für ein Element stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die über einen rechten Mausklick auf das Element dargestellt werden. Die Aktionen für ein Dokument werden in der folgenden Tabelle beschrieben:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Datei öffnen | Öffnet die ausgewählte Datei in SharePoint im Webbrowser. Durch einen Doppelklick auf ein Dokument wird diese Aktion ebenfalls ausgeführt. |
| Datei herunterladen | Lädt die Datei von SharePoint direkt in einen lokalen Pfad herunter. |
| Datei versenden | Versendet die Datei per E-Mail aus Dynamics 365 Business Central heraus. Voraussetzung: Die E-Mail-Funktion ist aktiviert und eingerichtet. |
| Datei löschen | Entfernt die Datei aus der SharePoint-Dokumentbibliothek. |
| URL kopieren | Kopiert die URL des Dokuments in die Zwischenablage des Benutzers. Wichtig: Dieser Link vergibt keine Berechtigungen auf eine Datei in SharePoint. |
| In SharePoint filtern | Öffnet die Dokumentbibliothek mit der Standardansicht im Webbrowser und filtert nur dieses Dokument. |
| Metadaten anzeigen | Öffnet die Seite DMS-Dokument-Metadaten-Dialogfeld, auf der die Metadaten entsprechend der Konfiguration des aktuellen Inhaltstyps für die ausgewählte Datei angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter DMS-Dokument-Metadaten-Dialogfeld. Diese Aktion ist standardmäßig verfügbar. |
| Metadaten bearbeiten | Öffnet die Seite DMS-Dokument-Metadaten-Dialogfeld, die die Metadaten für die ausgewählte Datei entsprechend der Konfiguration des aktuellen Inhaltstyps anzeigt und auf der Werte nach Bestätigung hochgeladen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter DMS-Dokument-Metadaten-Dialogfeld. |
Hinweis
Die Aktionen Metadaten anzeigen und Metadaten bearbeiten können nicht gleichzeitig angezeigt werden.
Wichtig
Die Aktionen für ein Element können pro Ordner unterschiedlich sein, da Funktionen mithilfe der Konfiguration angepasst werden können.
Suche
In der DMS Dokumentenbox steht keine Suchfunktion zur Verfügung, da die Elemente in der Dokumentenbox immer im Kontext des aktuellen Datensatz angezeigt werden. Der SharePoint stellt eine entsprechende Volltextsuche bereit. Über die Funktion SharePoint öffnen wird die Dokumentenbibliothek im SharePoint aufgerufen. Die Suchfunktion befindet sich am oberen Rand. Weitere Informationen finden Sie hier.
Weitere Funktionen
Die DMS-Dokumentenbox steht zum Hochladen von externen Dateien und der Anzeige von Dateien zur Verfügung. Für die internen Dateien gibt auf verschiedenen Seiten in Business Central die Funktionen Hochladen und Buchen und Hochladen. Mithilfe dieser Funktionen können Dateien auf Basis des aktuell ausgewählten Datensatz erzeugt werden und in einem Order der Dokumentenbox abgelegt werden. Eine komplette Übersicht der Standardseiten, die diese Funktion besitzen, finden Sie im Kapitel BaseApp-Erweiterung.
Hinweis
Die Auswahl des zugrundeliegenden Berichts und der Zielbibliothek für das Hochladen wird in der entsprechenden Berichtsauswahl konfiguriert.
Dokumentenflussprozesse
Neben der reinen Ablage und Anzeige von Dokumenten und Dateien an einem Datensatz kann die COSMO Dokumentenmanagementsystem App auch Dokumentenflussprozesse abbilden. Ein Dokumentenflussprozess entsteht dann, wenn Dateien an einem Datensatz hochgeladen werden und zum Beispiel den Datensatz in seiner Bearbeitung im Business Central begleiten. Ein Beispielprozess kann dabei sein, dass eine Debitorenauftragsbestätigung an einem Verkaufsauftrag hochgeladen wird. Dieser Verkaufsauftrag wird gebucht und es entstehen Rechnungen und Lieferungen. Die Debitorenauftragsbestätigung kann nach dem Buchen nun auch an der gebuchten Verkaufsrechnung, gebuchten Verkaufslieferung und dem archivierten Verkaufsauftrag eingesehen werden. Die Grundlage für diesen Dokumentenfluss ist die Verschlagwortung des Dokuments beim Hochladen.
Hinweis
Die Standardkonfiguration stellt verschiedene Dokumentenflussprozesse bereit. Diese können durch Anpassungen an der Konfiguration erweitert oder eingeschränkt werden.
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