DMS-Inhaltstypen
Inhaltstypen werden im Abschnitt Inhaltstypen auf der DMS-Dokumentbibliothek-Karte konfiguriert. Sie steuern die Anzeige und die Funktionen der DMS-Dokumentenbibliothek in einer DMS Dokumentenbox. Dadurch können Sie als Filter genutzt werden, um ein Dokument für denselben Datensatz mit unterschiedlichen Metadaten hochzuladen, oder unterschiedlich gefilterte Dokumente vom SharePoint für dieselbe Dokumentbibliothek anzuzeigen.
Damit ein Inhaltstyp in der Dokumentbox dargestellt wird, muss er folgende Kriterien erfüllen:
- Am Inhaltstyp muss das Feld In Dokumentbox anzeigen aktiviert sein.
- Der Inhaltstyp muss eine freigegebene Tabelleneinrichtung für die Tabellennummer des (aktuellen) Datensatzes besitzen, für welchen die Dokumentbox dargestellt wird.
- Der (aktuelle) Datensatz muss den Filterkriterien des Datensatzfilters (Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabellenfilter) entsprechen.
- Der Benutzer muss mindestens lesende Berechtigung für die Dokumentbibliothek im SharePoint besitzen.
Eine neue DMS-Inhaltstyp-Seite einrichten
Ein neuer Inhaltstyp wird durch die Angabe von einem Code und das Ausfüllen des Feldes Anzeigename auf der Registerkarte Inhaltstypen der DMS-Dokumentenbibliotheken-Karte angelegt. Die Anlage erfolgt, sobald Sie diese Informationen in einer leeren Zeile eingegeben haben.
Die Standardkonfiguration unterscheidet zwischen drei verschiedenen Arten von Inhaltstypen. Die Arten leiten sich von den Aufgaben der Inhaltstypen ab.
| Bezeichnung Art | Beschreibung |
|---|---|
| MAIN | Dieser Inhaltstyp bündelt alle Tabelleneinrichtungen, die den höchsten Grad an Verschlagwortung für diese Dokumentenkategorien bereitstellen. |
| LINKED | Dieser Inhaltstyp bündelt alle Tabelleneinrichtungen, die zur Abbildung von Dokumentenflussprozessen gedacht sind. |
| REPORT | Dieser Inhaltstyp bündelt alle Tabelleneinrichtungen, die für die Verarbeitung in Hintergrundprozessen verwendet werden. Eine Anzeige in der Dokumentenbox ist nicht vorgesehen. |
Wenn ein neuer Inhaltstyp durch bereitgestellt wird, wird in der Standardkonfiguration die Bezeichnung der Art als Code eingepflegt, zum Beispiel Code = MAIN.
Hinweis
Grundsätzlich ist der Code frei wählbar. Die Verwendung dieser drei Arten hat sich jedoch in der Vergangenheit bewährt.
Weiterführende Einrichtung bestehender Inhaltstypen
Wählen Sie auf der Registerkarte Inhaltstypen der DMS-Dokumentbibliothek-Karte die Aktion Typ bearbeiten, um die Seite DMS-Inhaltstyp zu öffnen. In der geöffneten Karte finden Sie alle Informationen und Konfiguration zum Inhaltstypen.
Die Karte besitzt dabei drei Abschnitte. Der Abschnitt Allgemein speichert die allgemeinen Informationen sowie die Tabelleneinrichtung. Der zweite Abschnitt Einstellungen dient zur Konfiguration von Einstellungen für verschiedene Aktionen, die die Tabelleneinrichtungen betreffen. Der Abschnitt Dokumentenbox speichert alle Konfigurationen zur Anzeige der Tabelleneinrichtungen in den jeweiligen Dokumentenboxen sowie die Aktionen an den Elementen in der Dokumentenbox.
Beschriftungen für Inhaltstypen
Der Inhaltstyp steuert die Anzeige der Dokumentenbibliothek als Ordner in der DMS Dokumentenbox. Dies gilt auch für den Anzeigenamen. Der Anzeigename des Ordners entspricht dabei immer dem Anzeigenamen des Inhaltstyps.
Die Funktion Beschriftungen dient dem Anpassen des Anzeigenamens in der DMS Dokumentenbox. Dazu können in den Beschriftungen die verschiedenen Anzeigenamen für verschiedene Sprachen hinterlegt werden.
Hinweis
Sollte ein Nutzer eine Sprache verwenden, für die keine Beschriftung hinterlegt ist, wird der Anzeigename des Inhaltstyps verwendet.
Hinweis
In der Standardkonfiguration ist der Anzeigename des Inhaltstyps immer in englischer Sprache hinterlegt. Des Weiteren enthält die Konfiguration die entsprechenden Beschriftungen für die Sprachen en-US und de-DE.
Einstellungen
Die Einstellungen umfassen verschiedene Konfigurationen, die für den Vorgang des Hochladens relevant sind.
Die Optionen für SharePoint Datei Duplikate sind:
- Einrichtung - Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Wert im Feld SharePoint Datei Duplikate auf der Seite DMS-Einrichtung verwendet.
- Neue Version – Erstellt eine neue Version für das hochgeladene Dokument. Wenn für die Dokumentbibliothek keine Versionierung aktiviert ist, wird das Dokument überschrieben.
- Zeitstempel – Hängt am Ende des neuen Dokumentnamens einen Zeitstempel vor der Dateierweiterung an: <Year>-<Month>-<Day> - <Hour>-<Minute>-<Second>, zum Beispiel Tourenrad 2019-04-03 11-23-54.bmp.
Hinweis
Die Einstellung Neue Version aktualisiert auch die Metadaten für eine Datei. Wird also eine Datei mit gleichem Dateinamen nacheinander an zwei verschiedenen Datensätzen in die gleiche Dokumentenbibliothek hochgeladen, wird die Datei nur einmal in der Dokumentenbox angezeigt.
Hinweis
Die Überprüfung des Dateinamens erfolgt dabei immer innerhalb eines Ordners einer Dokumentenbibliothek. Dadurch ist der gleiche Dateiname innerhalb einer Dokumentenbibliothek in verschiedenen Ordnern möglich.
Die Optionen für Version Einchecken Art sind:
- Nebenversion - Neue Nebenversion (zum Beispiel 1.1, 1.2, 1.3, ...), standardmäßig gesetzt.
- Hauptversion - Neue Hauptversion (zum Beispiel, 1.0, 2.0, 3.0, ...).
- Version überschreiben - Überschreibt ohne eine neue Version zu generieren (für die Hauptversion konfiguriert). Die Datei wird ausgecheckt, wenn die SharePoint-Dokumentbibliothek eine Hauptversion konfiguriert hat. Die Datei wird ausgecheckt, wenn die SharePoint-Dokumentbibliothek eine Nebenversion konfiguriert hat.
Dokumentenbox
Diese Konfiguration innerhalb des Inhaltstyps dient der Steuerung der Anzeige der Tabelleneinrichtungen des Inhaltstypen in der DMS Dokumentenbox. Dazu kann unter anderem gesteuert werden, welche Dateien in der Dokumentenbox angezeigt werden sollen und welche Funktionen zur Verfügung stehen.
Weitere Informationen über die Felder auf dem Inforegister Tabelleneinrichtung finden Sie unter Tabelleneinrichtung.
Feedback
Senden Sie Feedback für diese Seite. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)