DMS-Tabelleneinrichtung

Die Tabelleneinrichtung stellt die Dokumentenbibliothek auf verschiedenen Tabellen (Datensätzen) zur Verfügung. Sie wird auf der Seite DMS-Inhaltstyp im Inforegister Tabelleneinrichtung eingerichtet. Sie steuert dabei die Verschlagwortung der Metadaten beim Upload und die Anzeige der Dokumente im Business Central.

Die Tabelleneinrichtung besteht dazu aus drei weiterführenden Konfigurationen:

Konfiguration Beschreibung
Metadaten Die Konfiguration der Metadaten steuert die Verschlagwortung einer Datei beim Hochladen. Weitere Informationen finden Sie unter DMS-Metadaten.
SharePoint-Filter Steuert die Anzeige der Dateien in der DMS Dokumentenbox. Dieser filtert dabei die immer die Metadaten der Dateien in Abhängigkeit des aktiven Datensatzes. Weitere Informationen finden Sie unter DMS-SharePoint-Filter.
Datensatzfilter Der Datensatzfilter dient nicht zur Filterung der Dokumente. Dieser filtert die Datensätze der aktuellen Tabelle, wodurch der Ordner in der DMS Dokumentenbox nur bei einer gültigen Filterbedingung angezeigt wird. Eine ausführliche Beschreibung des Datensatzfilters finden Sie unter DMS-Datensatzfilter.

Tabelleneinrichtung erstellen

Zur Erstellung einer neuen Tabelleneinrichtung gehen Sie in die Spalte Tabellen-ID. Dort können Sie direkt die Tabellen-ID eingeben oder Sie wählen über die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten eine Tabelle in der Tabellenübersicht aus. Durch die Auswahl bzw. Eingabe wird die Tabellenbezeichnung automatisch befüllt. Bevor nun die weiterführenden Konfigurationen gepflegt werden, können Sie an der Tabelleneinrichtung eine Ordnerformel hinterlegen. Die Ordnerformel wird beim Hochladen von Dateien verwendet. Dadurch werden in der SharePoint-Bibliothek Ordner durch die COSMO Dokumentenmanagementsystem App angelegt. Es können mit dieser Funktion auch mehrere Ordnerebenen geschaffen werden.

Wichtig

SharePoint-Listenschwellwert: SharePoint kann nur 5.000 Elemente in einer Ansicht laden. Dieses Laden ist unter anderem auch erforderlich beim Hochladen von Dateien. Somit können keine Dateien mehr hochgeladen werden, wenn mehr als 5.000 Elemente in einer Ansicht enthalten sind. Ordner in SharePoint Dokumentenbibliotheken sind eine Methode zum Umgehen des Listenschwellwerts. Sie finden weitere Informationen zu den Beschränkungen des SharePoint Online unter Elemente in Listen und Bibliotheken.

Im Inforegister Tabelleneinrichtung ermöglicht das Feld Ordner-Formel die Ablage von Dateien in Ordnern. Damit können mehr als 5.000 Dateien mit DMS verwaltet werden (insbesondere hochgeladen werden). Dies ist ein Formelfeld, das Variablen enthalten kann, die als Ordnerdefinition verwendet werden können. Da dieses Feld auf die Konfiguration der Tabelleneinrichtung angewendet wird, können alle Felder aus dem Datensatz zur Erstellung von Ordnern sowie einige Systemvariablen verwendet werden:

  • [MM] kann für den aktuellen Monat verwendet werden (zum Beispiel 02 oder 12)
  • [DD] kann für den aktuellen Tag verwendet werden (zum Beispiel 01 oder 27)
  • [YYYY] kann für das aktuelle Jahr verwendet werden (zum Beispiel 2018)
  • [No.] ist ein Beispiel um die Information aus dem aktuellen Feld Nr. des aktuellen Datensatzes in der aktuellen Tabelle abzufragen.
  • [Description] ist ein Beispiel um die Information aus dem Feld Beschreibung abzufragen.

Variablen können ebenfalls zu komplexen Ordnerstrukturen zusammengefasst werden. [YYYY]/[MM] erstellt einen Ordner 2025 mit einem Unterordner 03 (für März) darin. Werte aus den Feldern werden in einen validen URL-Pfadnamen übersetzt, indem die Zeichen \/.?&%#{}~ mit einem Unterstrich (_) ersetzt werden. Vor dem Hochladen einer Datei wird geprüft, ob der Ordner existiert. Ordner, die nicht existieren, werden erstellt. Hierfür muss der Nutzer über genügend Berechtigungen verfügen, um gegebenenfalls Ordner zu erstellen und die Datei in den Ordner hochzuladen.

Die Dokumentbox filtert alle Dateien, ungeachtet wo diese innerhalb der SharePoint-Listen-Ordnerstruktur gespeichert sind. Alle Dokumente, die auf den DMS-Tabelleneinrichtung SharePoint-Filter zutreffen, werden im entsprechenden Inhaltstypen in der Dokumentbox untereinander angezeigt. Beim Editieren der Metadaten zeigt der absolute Dateipfad, im oberen Bereich der Seite, den korrekten Pfad zur Datei einschließlich Ordner an.

Weitere Informationen zu Ordnerlimitierungen können unter folgenden Links eingesehen werden:

Nachdem die Ordnerformel gepflegt wurde, können die weiterführenden Konfigurationen vorbereitet werden. Öffnen Sie dazu nacheinander die folgenden Artikel:
Metadaten
SharePoint-Filter
Datensatzfilter

Informationen zu Tabelleneinrichtungsbezogenen Feldern

Das Feld Status gibt den Status der Tabelleneinrichtung an. Die Optionen sind:

  • Offen – Änderungen an Metadaten oder Tabellenfiltern sind möglich und die Konfiguration steht in der DMS Dokumentenbox nicht zur Verfügung.
  • Freigegeben – Änderungen an Metadaten oder Tabellenfiltern sind nicht möglich. In der Dokumentbox werden nur freigegebene Tabelleneinrichtungen angezeigt. Beim Freigeben werden die Einrichtungsdaten auf Konsistenz und Plausibilität geprüft und Fehler ausgegeben.

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