DMS-Tabelleneinrichtung
Die Tabelleneinrichtung verteilt den Inhaltstyp auf verschiedene Tabellen (Datensätze) und wird auf der Seite DMS-Inhaltstyp im Inforegister DMS-Tabelleneinrichtung eingerichtet. Sie gibt an, für welche Datensätze (Tabellennummer + Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabellenfilter) der Inhaltstyp in der Dokumentbox angezeigt werden soll. Für jede Tabelle können verschiedene Metadaten (siehe DMS-Metadaten) und verschiedene Tabellenfilter (siehe DMS-Datensatzfilter und DMS-Sharepoint-Filter) definiert werden. Zusätzlich unterliegt die Tabelleneinrichtung einem Freigabestatus zur Prüfung von Plausibilität und Vollständigkeit. Nur freigegebene Tabelleneinrichtungen werden in der Dokumentbox dargestellt.
Ordner für Bibliotheken
Wenn mehr als 5.000 Elemente in einer SharePoint Liste vorhanden sind, müssen gefilterte Felder über indizierte Spalten verwaltet werden. Dokumentbibliotheken sind technisch gesehen Listen, mit einem Dokumentfeld um Dateien zu speichern. Die Verwaltung von indizierten Spalten ist gut, es können dennoch Probleme beim Hochladen von Dateien über den REST (Representational State Transfer)-Dienst entstehen, was DMS nutzt. Ein Weg die Limitierung zu umgehen, ist das Hochladen von Dateien in Ordner. Jeder Ordner kann wiederum 5.000 Elemente enthalten, und so weiter. Wird ein Ordner ebenfalls als Element angesehen, sollten wiederum nur maximal 5.000 Ordner innerhalb eines Ordners angelegt werden.
Im Inforegister DMS-Tabelleneinrichtung ermöglicht das Feld Ordner-Formel die Ablage von Dateien in Ordner. Damit können mehr als 5.000 Dateien mit DMS verwaltet werden (insbesondere hochgeladen). Dies ist ein Formelfeld, das Variablen enthalten kann, die als Ordnerdefinition verwendet werden können. Da dieses Feld auf die Konfiguration der Tabelleneinrichtung angewendet wird, können alle Felder aus dem Datensatz zur Erstellung von Ordnern sowie einige Systemvariablen verwendet werden:
[MM]
kann für den aktuellen Monat verwendet werden (zum Beispiel 02 oder 12)[DD]
kann für den aktuellen Tag verwendet werden (zum Beispiel 01 oder 27)[YYYY]
kann für das aktuelle Jahr verwendet werden (zum Beispiel 2018)[No.]
ist ein Beispiel um die Information aus dem aktuellen Feld Nr. des aktuellen Datensatzes in der aktuellen Tabelle abzufragen.[Description]
ist ein Beispiel um die Information aus dem Feld Beschreibung abzufragen.
Variablen können ebenfalls zu komplexen Ordnerstrukturen zusammengefasst werden. [YYYY]/[MM]
erstellt einen Ordner 2018 mit einem Unterordner 03 (für März) darin. Werte aus den Feldern werden in einen validen URL-Pfadnamen übersetzt, indem die Zeichen \/.?&%#{}~
mit einem Unterstrich (_
) ersetzt werden. Vor dem Hochladen einer Datei wird geprüft, ob der Ordner existiert. Ordner, die nicht existieren, werden erstellt. Hierfür muss der Nutzer über genügend Berechtigungen verfügen, um gegebenenfalls Ordner zu erstellen und die Datei in den Ordner hochzuladen.
Die Dokumentbox filtert alle Dateien, ungeachtet wo diese innerhalb der SharePoint-Listen-Ordnerstruktur gespeichert sind. Alle Dokumente, die auf den DMS-Tabelleneinrichtung SharePoint-Filter zutreffen, werden im entsprechenden Inhaltstypen in der Dokumentbox untereinander angezeigt. Beim Editieren der Metadaten zeigt der absolute Dateipfad, im oberen Bereich der Seite, den korrekten Pfad zur Datei einschließlich Ordner an.
Weitere Informationen zu Ordnerlimitierungen können unter folgenden Links eingesehen werden:
- SharePoint Ordner-Beschränkungen, die innerhalb von Projekten beachtet werden müssen
- Spaltenindizierung sollte in SharePoint für alle gefilterten Felder der Dokumentbibliothek mit einer Vielzahl an Dokumenten vorgenommen werden
Note
Eine Spaltenindizierung wurde für das aktuell erstellte LibrarySet 2.0.1 nicht vorgenommen. Somit müssen die Nutzer die Spaltenindizierung für die gefilterten Felder selbst verwalten, anderenfalls ist die Ordnerstruktur nicht sichtbar. Die Spaltenindizierung muss vor Erreichen der Grenze abgeschlossen sein; spätere Anpassungen sind nicht möglich.
Informationen zu Tabelleneinrichtungs-bezogenen Feldern
Das Feld Status gibt den Status der Tabelleneinrichtung an. Die Optionen sind:
- Offen – Änderungen an Metadaten oder Tabellenfiltern sind möglich.
- Freigegeben – Änderungen an Metadaten oder Tabellenfiltern sind nicht möglich. In der Dokumentbox werden nur freigegebene Tabelleneinrichtungen angezeigt. Beim Freigeben werden die Einrichtungsdaten auf Konsistenz und Plausibilität geprüft und Fehler ausgegeben.
Beispiel - Erstellen von Gekoppeltem Nachschlagen
Das Beispiel erläutert, wie ein gekoppeltes Nachschlagen von Debitornamen zu Debitornummer erstellt wird, wenn ein neues Dokument hochgeladen wird.
Um den Debitornamen auf dem Metadaten bestimmen Dialog beim Hochladen anzuzeigen, muss der Nutzer Nachschlagen der Debitorennummer verwenden:
- Definieren Sie ein Metadatenfeld zum Senden der Kontaktnummer zu (SharePoint Feldname = CCDMS_Customer_No) und setzen Sie die Felder auf Wertklasse = Feld, Wertfeld = 5052.
- Definieren Sie ein Metadatenfeld zum Senden des Kontaktnamens und setzen Sie die Felder auf Wertklasse = Nachschlagen, Editierbar = false, Lookupcode = CONTACT, Wertfeld = 2, Feldname = CCDMS_Customer_Name.
DMS-Lookups
Die Seite DMS-Lookups listet alle Metadatenfelder / Nachschlagewert auf. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie DMS-Lookups ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
Siehe auch
Metadaten
SharePoint-Filter
Datensatzfilter
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