DMS-Metadaten

Metadaten definieren die Felder (Spalten) einer Dokumentbibliothek für den Inhaltstyp und eine bestimmte Tabelleneinrichtung. Über die Dokumentbox-Aktionen Datei hochladen, Metadaten anzeigen und Metadaten bearbeiten werden nur die konfigurierten Felder im Dokument-Metadaten-Dialogfeld angezeigt.

Darüber hinaus liefern die Metadaten dem Dokument zusätzliche Informationen zum gezielten Filtern und Finden von Dokumenten in der Dokumentenbox und im SharePoint. Die Herkunft der Informationen (Feldklasse) können entweder der Datensatz selbst, ein nachgeschlagener Datensatz oder Systemwerte sein.

Die Konfiguration der Metadaten kann innerhalb des Abschnitts Allgemein in der Tabelleneinrichtung über die Schaltfläche Metadaten geöffnet werden.

Überblick Konfiguration

Die DMS Metadaten stellen ein Mapping dar. Es erfolgt eine Zuordnung von Werten aus Business Central auf die Spalten aus SharePoint. Dazu stehen verschiedene Konfigurationsspalten zur Verfügung:

Konfigurationsspalte Beschreibung
Feldname Gibt den internen (statischen) SharePoint-Spaltennamen an, für den ein Wert festgelegt werden soll. Dieser Name kann auf Basis der Feldliste der DMS-Dokumentenbibliothek ausgewählt werden.
Feldbezeichnung Zeigt den Anzeigenamen (Beschriftung) der SharePoint-Spalte an. Dieser Wert wird automatisch durch die Auswahl in der Spalte Feldname gesetzt und kann nicht bearbeitet werden.
Wertklasse Definiert die Art und Herkunft der Information, die in der SharePoint Spalte gespeichert werden soll. Die Optionen werden im weiteren Verlauf des Artikels beschrieben.
Wertfeld Diese Spalte speichert die Information, die in der SharePoint-Spalte gespeichert werden soll. Die Funktionsweise wird im Rahmen der Wertklassen beschrieben.
Wertbezeichnung Diese Spalte zeigt zusätzliche Informationen zum Wertfeld an. Dieser Wert wird automatisch durch die Auswahl in der Spalte Wertfeld gesetzt und kann nicht bearbeitet werden.
Kann bearbeitet werden Gibt an, ob der Benutzer Änderungen an diesem Wert vornehmen kann, bevor er das Dokument hochlädt oder die Metadaten ändert.
Nicht leer Bestimmt, ob diese Spalte einen Wert enthalten muss oder leer sein darf. Wenn das SharePoint-Feld einen Wert enthalten muss, kann dieses Feld nicht ausgewählt werden.
Sichtbarkeit Definiert die Sichtbarkeit des Metadaten-Elements im Metadaten-Dialog einer Datei.
Lookupcode Gibt das Nachschlageziel an, das für die Wertdefinition oder Suche im Metadaten-Dialog einer Datei verwendet werden soll.

Optionen für spezielle Felder

Wertklasse

Die Optionen sind:

  • Konstante – Es kann eine benutzerdefinierte Konstante (fester Wert) sein, die beim Hochladen standardmäßig benutzt wird.
  • Filter – Diese Option kann in den DMS Metadaten nicht verwendet werden.
  • Feld – Über die Nachschlagefunktion im Feld Wertfeld kann der Feldwert des aktuellen Datensatzes (Tabelleneinrichtung) ausgewählt werden, der als Standardwert verwendet werden soll.
  • Formel – Es kann eine Datumsformel definiert werden, die vor dem Hochladen eines Dokuments berechnet wird.
  • Lookup – Über den Lookup kann im Feld Wertfeld ein Wert aus einem anderen Datensatz aus einer beliebigen Microsoft Dynamics 365 Business Central-Tabelle nachgeschlagen werden. Der Zieldatensatz kann entweder ein gefiltertes Einzelergebnis oder von einer Seite vom Benutzer ausgewählt sein.
Tipp

Sobald die Wertklassen Feld und Lookup in der Konfiguration verwendet werden, wird das Deaktivieren der Bearbeitung (Kann bearbeitet werden = Nein) dieser Spalten empfohlen.

Sichtbarkeit

Die Optionen sind:

  • Standard – Das Feld (und dessen Inhalt) ist immer sichtbar.
  • Erweitert – Das Feld ist nicht sichtbar, es sei denn, der Benutzer wählt im DMS-Dokument-Metadaten-Dialogfeld die Aktion Alle Metadaten anzeigen.
  • Versteckt – Das Feld ist nie sichtbar, aber der Wert wird im Hintergrund hochgeladen oder geändert.

Anlage einer neuen Konfigurationszeile

Die Konfiguration der Metadaten erfolgt auf Basis der Spalten aus dem SharePoint. Dazu wird eine Zeile in den DMS Metadaten für eine Spalte im SharePoint verwendet. Sie können eine neue Zeile immer am Ende der Tabelle hinzufügen. Auf Basis der Wertklasse besitzt die Konfiguration unterschiedliche Vorgehensweisen. Im Folgenden wird der Fokus auf die Wertklassen Feld und Lookup gelegt.

Neue Konfiguration mit Wertklasse Feld

Legen Sie bitte eine neue Zeile in der Konfiguration an, indem Sie in der ersten Spalte einer leeren Zeile die zu verschlagwortende Spalte auswählen. Wählen Sie nun für die Zeile die Wertklasse Feld aus. Damit können Sie auf die Felder der zugrundeliegenden Business Central Tabelle zurückgreifen.

Durch die Auswahl Feld in der Wertklasse können Sie im Feld Wertfeld das Feld der Business Central Tabelle auswählen. Eine Liste aller Felder der Tabelle kann über die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten aufgerufen werden.

Auf der Basis kann die folgenden Zeile erstellt werden:

Spalte Beispielwert
Feldname CCDMS_Customer_No
Feldbezeichnung Debitornummer
Wertklasse Feld
Wertfeld 2
Wertbezeichnung Verk. an Deb.-Nr.
Kann bearbeitet werden Nein
Nicht leer Nein
Sichtbarkeit Standard

Neue Konfiguration mit Wertklasse Lookup

Legen Sie eine neue Zeile in der Konfiguration an, indem Sie in der ersten Spalte einer leeren Zeile die zu verschlagwortende Spalte auswählen. Wählen Sie nun für die Zeile die Wertklasse Lookup aus. Damit können Sie auf die Felder einer weiteren Business Central Tabelle zurückgreifen.

Die Konfiguration erfolgt ähnlich zur Wertklasse Feld. Die Reihenfolge der Konfiguration ändert sich. Nachdem Sie die Wertklasse Lookup ausgewählt haben, wählen Sie in der Spalte Lookupcode die zu adressierende Tabelle aus. Der Lookupcode ist dabei eine Verknüpfung zur Liste DMS-Lookups. In dieser Liste werden alle Informationen für den Lookup auf eine andere Tabelle gespeichert.

Hinweis

Die Standardkonfiguration für die COSMO Dokumentenmanagementsystem App stellt bereits verschiedene Lookup-Konfigurationen für die Standardtabellen von Business Central bereit.

Nachdem Sie den Lookupcode ausgewählt haben, wählen Sie das Feld in der Spalte Wertfeld aus. Dabei werden Ihnen die Felder aus der Zieltabelle des Lookups angeboten. Nachdem Sie das Feld Wertfeld gepflegt haben, öffnen Sie in der Navigation den Menüpunkt Lookup und wählen Sie Suchfilter anzeigen aus. Der Suchfilter definiert die Verbindung zwischen zwei Tabellen. Er stellt somit die Beziehung her. Diese Beziehung ist sehr wichtig, damit die richtigen Informationen aus der Lookup Tabelle geladen werden können.

Mit diesen Schritten kann die folgende Zeile erstellt werden:

Spalte Beispielwert
Feldname CCDMS_Contact_Name
Feldbezeichnung Kontaktname (DMS)
Wertklasse Lookup
Wertfeld 2
Wertbezeichnung Name
Kann bearbeitet werden Nein
Nicht leer Nein
Sichtbarkeit Standard
Lookupcode CONTACT

Dabei wird der folgende Suchfilter verwendet:

Spalte Beispielwert
Feldnr. 1
Feldbezeichnung Nr.
Wertklasse Feld
Wertfeld 5052
Wertbezeichnung Verk. an Kontaktnr.
Hinweis

Die Konfiguration des Suchfilters wird immer so aufgebaut, dass das Schlüsselfeld der Zieltabelle gleich Schlüsselfeld der Quelltabelle ist.

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