DMS Lookups
Die DMS Lookups stellen eine Möglichkeit zur Nutzung von Daten aus anderen Business Central Tabellen für die Verschlagwortung einer Datei dar. Die Konfiguration der DMS Lookups erfolgt dabei in der zentralen Liste DMS-Lookups. Wählen Sie das Symbol 
aus, geben Sie DMS Lookups ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
Überblick Konfiguration
In der Konfiguration werden die wichtigsten Informationen für den Nachschlagevorgang gespeichert. Je nach Konfiguration stehen unterschiedliche Funktionen zur Nutzung bereit. Folgende Konfigurationsspalten stehen zur Verfügung:
| Konfigurationsspalte | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt eine eindeutige Kennung für die Suche an; maximal 20 Zeichen. Dieser Code sollte einen sprechenden Namen erhalten, da dieser Wert in der Konfiguration der DMS Metadaten verwendet wird. |
| Beschreibung | Gibt eine Beschreibung für den Code, die hinterlegt werden kann, an. |
| Tabellen-ID | Gibt die Tabellennummer an, aus der ein Wert für die Verschlagwortung gesucht werden soll. |
| Tabellenbezeichnung | Zeigt die Bezeichnung der Tabellennummer an, aus der der Wert gesucht werden soll. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden und wird automatisch befüllt. |
| Seiten-ID | Gibt die Seitennummer an, die beim Verwenden des Lookups im Dokument-Metadaten-Dialogfeld geöffnet wird. Die Herkunftstabelle der Seite muss mit der Suchtabelle übereinstimmen, um Fehler zu vermeiden. |
| Seitenbeschriftung | Zeigt die Bezeichnung, von der die Seitennummer den Wert nachschlägt, an. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden und wird automatisch befüllt. |
| Alle Felder aktualisieren | Gibt an, dass alle Metadaten-Felder mit demselben Lookupcode im Dokument-Metadaten-Dialogfeld aktualisiert werden. |
| Nur Lookup | Der Feldwert kann nur durch Lookup geändert werden. Der Wert kann nicht durch Tastatureingaben bearbeitet werden. |
| Aktion | Die Aktion steuert die Vorgehensweise beim Nachschlagen durch die App. |
Konfigurationsszenarien
Im Rahmen der Nutzung der Wertklasse Lookup in den DMS-Metadaten gibt es drei mögliche Konfigurationsszenarien.
Einfaches Nachschlagen
Das einfache Nachschlagen erfolgt ohne Benutzerinteraktion. In den DMS Lookups werden dabei nur die wichtigsten Informationen gepflegt. Diese Informationen werden in der folgenden Tabelle zusammen mit Beispielwerten dargestellt:
| Konfigurationsspalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Code | Der Code sollte in Englisch verfasst werden. Dabei entspricht der Code häufig dem Namen der Tabelle. | Contact |
| Tabellen-ID | Geben Sie die Tabellennummer an, aus der ein Wert für die Verschlagwortung gesucht werden soll. Dieser Wert ist erforderlich. | 5050 |
| Seiten-ID | Die Seiten-ID entfällt, da hier keine Auswahl durch den Benutzer erfolgt. | (leer) |
| Alle Felder aktualisieren | Diese Funktion wird zur Ausführung der Aktualisierung benötigt und aktiviert sein. | Ja |
| Nur Lookup | Die Spalte Nur Lookup entfällt, da hier keine Auswahl durch den Benutzer erfolgt. | Nein |
| Aktion | Hierbei sollte die Aktion Erster Datensatz verwendet werden. Damit verwendet die App den ersten Wert, den Sie beim Nachschlagevorgang findet. Hierbei ist die Richtigkeit des Suchfilters sehr wichtig. | Erster Datensatz |
Dieses Szenario wird sehr häufig in der Standardkonfiguration verwendet.
Nachschlagen mit einer Seite
Das Nachschlagen mit einer Seite kann im Rahmen des Metadaten Dialogs beim Hochladen einer Datei von einem Benutzer verwendet werden. Dabei kann der Benutzer eine Information aus einer anderen Tabelle in Business Central hinzufügen, die in keiner Beziehung zur aktuellen Tabelle steht.
Ein mögliches Anwendungsbeispiel kann die Zuordnung von Unterlagen aus dem Bestellprozess zu einem Artikel sein. Eine Einkaufsbestellung (Einkaufskopf) hat keine Beziehung zur Tabelle Artikel. Am hochgeladenen Dokument soll nun die Artikelnummer verschlagwortet werden, damit das Dokument an den Artikeln angezeigt wird. Die Einrichtung erfolgt über die Wertklasse Lookup in den DMS-Metadaten. Es wird aber ein spezieller DMS-Lookup benötigt. Dieser kann über die folgende Konfiguration in der Liste DMS-Lookups bereitgestellt werden:
| Konfigurationsspalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Code | Der Code sollte in Englisch verfasst werden. Dabei entspricht der Code häufig dem Namen der Tabelle und hier auch einer Aufgabenstellung. | Item-Page |
| Beschreibung | In der Beschreibung sollte hinterlegt sein, dass es sich hierbei um einen Aufruf der Item Page handelt. Dies kann vom Code abgeleitet werden. | Item Page |
| Tabellen-ID | Hier wird nur die Artikel-Tabelle hinterlegt, sodass ein korrekter Bezug zwischen Seite und Tabelle existiert. | 27 |
| Seiten-ID | Mit der Seiten-ID wird definiert, auf welcher Seite die Nutzer die Information auswählen können. Diese Information kann über die Seitenüberprüfung beschafft werden. | 31 |
| Alle Felder aktualisieren | Diese Funktion ist optional, da der Fokus auf einer Spalte liegt. Sie sollte aber aktiviert sein, da diese Konfiguration dann auch für das gekoppelte Nachschlagen genutzt werden kann. | Ja |
| Nur Lookup | Dieser Wert kann optional gepflegt werden, wenn man den Nutzern in diesem Szenario die manuelle Eingabe untersagen möchte. | Nein |
| Aktion | Im Rahmen des Anwendungsfalls wird empfohlen die Aktion auf Kein Datensatz zu stellen, damit beim Öffnen des Metadaten-Dialogs kein falscher Wert vorgefiltert in dem Feld angezeigt wird. | Kein Datensatz |
Dieses Szenario unterstützt sehr gut, wenn es darum geht, eine Information aus einer nicht verbundenen Tabelle nachzuverschlagworten.
Gekoppeltes Nachschlagen
Das gekoppelte Nachschlagen bietet die Möglichkeit mehrere Informationen aus einer nicht verbundenen Tabelle als Verschlagwortung beim Hochladen einer Datei zu speichern.
Die Konfiguration des DMS-Lookups erfolgt dabei ähnlich zum Szenario Nachschlagen mit einer Seite. Daher erweitern wir das oben stehende Anwendungsbeispiel. Nun sollen neben der Artikelnummer auch die Artikelbezeichnung und der Artikelsuchbegriff verschlagwortet werden. Der Nutzer soll aber nur einmalig die Artikelnummer auswählen.
Die Einrichtung erfolgt über die Wertklasse Lookup in den DMS-Metadaten. Es gibt bei der Konfiguration eine Besonderheit, die nach der Konfiguration des DMS-Lookups beschrieben wird. Es wird ein spezieller DMS-Lookup benötigt. Dieser kann über die folgende Konfiguration in der Liste DMS-Lookups bereitgestellt werden:
| Konfigurationsspalte | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Code | Der Code sollte in Englisch verfasst werden. Dabei entspricht der Code häufig dem Namen der Tabelle und hier auch einer Aufgabenstellung. | Item-Page |
| Beschreibung | In der Beschreibung sollte hinterlegt sein, dass es sich hierbei um einen Aufruf der Item Page handelt. Dies kann vom Code abgeleitet werden. | Item Page |
| Tabellen-ID | Hier wird nur die Artikel-Tabelle hinterlegt, sodass ein korrekter Bezug zwischen Seite und Tabelle existiert. | 27 |
| Seiten-ID | Mit der Seiten-ID wird definiert, auf welcher Seite die Nutzer die Information auswählen können. Diese Information kann über die Seitenüberprüfung beschafft werden. | 31 |
| Alle Felder aktualisieren | Diese Funktion wird benötigt, da der Fokus auf mehreren Spalten liegt. | Ja |
| Nur Lookup | Dieser Wert kann optional gepflegt werden, wenn man den Nutzern in diesem Szenario die manuelle Eingabe untersagen möchte. | Nein |
| Aktion | Im Rahmen des Anwendungsfalls wird empfohlen die Aktion auf Kein Datensatz zu stellen, damit beim Öffnen des Metadaten-Dialogs kein falscher Wert vorgefiltert in dem Feld angezeigt wird. | Kein Datensatz |
Tipp
Wenn Sie dieses Szenario in den DMS Metadaten einrichten, sollten alle Spalten, also Artikelbeschreibung und Artikelsuchbegriff, bis auf die Artikelnummer schreibgeschützt sein. Damit können die Nutzer auch nur über die Artikelnummer nach den Daten auf der Seite suchen.
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