DMS Einrichtung

Im Abschnitt DMS-Einrichtung finden sich die grundlegenden Einstellungen für die Schnittstellen-App COSMO DMS Connector. In diesem Abschnitt können die wesentlichen Konfigurationen für die Schnittstelle vorgenommen werden, die für eine nahtlose Integration der DMS-Funktionalitäten notwendig sind.

Hinweis

Vor der erstmaligen Verwendung der DMS-Funktionen müssen einige dieser Einstellungen konfiguriert werden.


Register - Allgemein

Die Felder im Register - Allgemein haben folgende Funktionalitäten:

Feld Beschreibung
Alle Metadaten für Suche einbeziehen Durch Aktivieren dieser Option werden sämtliche DMS-Metadaten gemäß dem jeweiligen Dokumententyp bei der DMS-Suche berücksichtigt. Dies gilt sowohl für die Factbox "DMS-Schnellsuche" als auch für die Aktion "Belege" innerhalb der einzelnen Dokumententypen.
Vorversion für Suche einbeziehen Durch Aktivieren dieser Option werden bei der DMS-Suche (sowohl in der DMS-Factbox "DMS Schnellsuche und Dropbox" als auch über die Aktion "Belege" innerhalb der einzelnen Dokumententypen) sämtliche zugehörigen Vorversionen für den jeweiligen Beleg angezeigt. Die Aktivierung dieser Option erweitert die Suchfunktionalität im DMS, indem alle Vorversionen, die mit einem bestimmten Beleg in Verbindung stehen, in den Suchergebnissen angezeigt werden.
Metadatenmaske pro Datei anzeigen Diese Einstellung beeinflusst das Verhalten beim Hinzufügen von Dateien in die DMS-Dropbox über die Mehrfachauswahl per "Drag&Drop". Bei Aktivierung der Option öffnet sich für jede einzelne Datei, die hinzugefügt werden soll, eine separate Metadatenmaske zur Indexierung. Wenn Sie die Option deaktivieren, wird die Indexierung der Metadaten nur einmal vorgenommen, und diese Metadaten gelten für sämtliche Dateien, die über die Mehrfachauswahl in die DMS-Dropbox gezogen wurden.
Metadatenmaske anzeigen Die Aktivierung dieser Funktion hat Einfluss auf den Archivierungsvorgang mittels Drag&Drop. Wenn diese Option aktiviert ist, werden vor dem Upload alle vorhandenen Metadaten für das ausgewählte Objekt angezeigt. Dies ermöglicht Ihnen, die Metadaten zu überprüfen und anzupassen, bevor die Archivierung durchgeführt wird.
Dateiname aus der Einrichtung verwenden Durch Aktivieren dieser Funktion werden Belege, die über die DMS-Dropbox hinzugefügt werden, gemäß der in den Parameterköpfen hinterlegten Systematik benannt. Zum Beispiel: Einkaufsrechnung[BelegnummerIntern].pdf.
Dateinamen in der Schnellsuche anzeigen Im Menüpunkt "Dynamische DMS-Einrichtung" kann man pro Objekttyp und Objekt-ID eine Schnellsuche einrichten. Die Suchergebnisse dieser Schnellsuche werden in der Factbox "DMS Schnellsuche" dargestellt. Da der verfügbare Platz für die Anzeige von Metadaten innerhalb der Factbox begrenzt ist, kann aus Gründen der Übersichtlichkeit die erste Spalte "Dateiname" über das Feld "Dateinamen in DMS Schnellsuche anzeigen" aktiviert oder deaktiviert werden. Bei Aktivierung dieser Funktion wird der Dateiname der gefundenen Dokumente in der ersten Spalte der Suchergebnisse angezeigt. Bei Deaktivierung dieser Option wird der Dateiname in den Suchergebnissen nicht dargestellt.
Einschränkung DMS Schnellsuche (Datumsformel) Diese Funktion ermöglicht eine präzise zeitliche Einschränkung der Suchergebnisse, die in der DMS-Factbox ("Schnellsuche") angezeigt werden. Durch die Verwendung von Datumsformeln kann der Suchzeitraum festgelegt werden, um die Anzahl der angezeigten Belege zu steuern. Dies ist insbesondere bei einer großen Anzahl von Belegen sinnvoll, um die Leistung des Systems zu optimieren und die Übersichtlichkeit der Suchergebnisse zu gewährleisten.
E-Mail Datei manuell umbenennen Diese Funktion erlaubt es, die Benennung von .msg-Dateien (E-Mails) beim Hinzufügen anzupassen. Bei Aktivierung dieser Option öffnet sich ein Dialogfenster, das es ermöglicht, einen eigenen Dateinamen für die Ablage der E-Maildatei anzugeben. Bei Deaktivierung der Option wird der ursprüngliche Dateiname der E-Mailnachricht unverändert an das DMS übermittelt.
DMS-Art Die "DMS-Art" ermöglicht die Bestimmung des DMS Web Service, der für die Ablage von Dateien verwendet werden soll. Die Auswahl der DMS-Art hat direkten Einfluss darauf, wie die Dateien im Dokumentenmanagementsystem archiviert werden. Abhängig von der getroffenen Auswahl wird eine entsprechende Registerkarte sichtbar, die die detaillierte Konfiguration des ausgewählten DMS Web Service ermöglicht.
DMS aktiv Durch die Aktivierung oder Deaktivierung dieser Option kann das DMS-System als Ganzes aktiviert oder deaktiviert werden. Bei Deaktivierung sind sämtliche DMS-Funktionalitäten nicht verfügbar, was bedeutet, dass keine DMS-bezogenen Aktionen oder Ansichten innerhalb des Systems zugänglich sind. Darüber hinaus werden Factboxen, die DMS-bezogene Informationen enthalten, auf den individuellen Belegseiten nicht angezeigt.

Register - Eingehender Beleg

Die Felder im Register - Eingehender Beleg haben folgende Funktionalitäten:

Feld Beschreibung
Fibu Buch.-Blattvorlagename Die Buchblattvorlage dient als Vorlage für die automatische Generierung von Buchblattzeilen aus den Belegen, die ins System eingehen. Indem Sie einen spezifischen Vorlagennamen in dieses Feld eingeben, legen Sie fest, welche Vorlage zur Anwendung kommt, wenn Buchungszeilen basierend auf den Belegen erstellt werden.
Fibu Buch.-Blattname In diesem Feld wird das Buchblatt angegeben, das für die automatische Erstellung von Buchblattzeilen aus den eingehenden Belegen herangezogen werden soll.
Betragsdifferenz prüfen Diese Funktion ermöglicht es, die Beträge von Belegen beim Verbuchungsprozess in Business Central auf Übereinstimmung zu prüfen. Wenn das Feld aktiviert ist, wird der Gesamtbetrag des über den Webservice übermittelten eingehenden Belegs mit dem Wert der gebuchten Wareneingänge in Business Central verglichen. Bei Abweichungen wird die Buchung verhindert und es wird eine Fehlermeldung angezeigt. Wenn das Feld deaktiviert ist, wird auf Betragsprüfungen verzichtet, und Belege können unabhängig von abweichenden Beträgen verbucht werden.
Freigabebetrag Differenz Prozent Bei Aktivierung der "Betragsdifferenz prüfen"-Funktion kann hier ein Prozentsatz festgelegt werden, der eine feste Toleranz für ermittelte Betragsabweichungen ermöglicht. Wenn beispielsweise ein Wert von 2 % festgelegt wird, dürfen Belege mit einer Betragsabweichung von höchstens 2 % verbucht werden. Falls dieser Schwellenwert überschritten wird, ist die Buchung des Belegs nicht möglich.
Freigabebetrag Differenz Wert Wenn die "Betragsdifferenz prüfen"-Funktion aktiviert ist, kann in diesem Feld ein Wert festgelegt werden, der eine feste Toleranz für festgestellte Betragsabweichungen erlaubt. Wenn beispielsweise ein Wert von € 5,00 festgelegt wird, können Belege verbucht werden, deren Betragsabweichung den Betrag von € 5,00 nicht übersteigt. Falls dieser Wert überschritten wird, ist die Buchung des Belegs nicht möglich.
Genehmigung zum Erstellen anfordern Diese Funktion ermöglicht es, bei Überschreitung der festgelegten Differenz-Toleranz eine Hinweismeldung anzuzeigen. Wenn die Betragsdifferenz zwischen dem eingehenden Beleg und dem BC-Beleg die definierte Toleranzgrenze übersteigt, wird eine Meldung angezeigt, die den Benutzer auffordert, die Übernahme in den Business Central-Beleg freizugeben.
Wareneingangsnr. als Bemerkung einfügen Durch Aktivierung dieser Funktion wird die Wareneingangsnummer als zusätzliche Zeile in den Beleg eingefügt, wenn der Belegabgleich durchgeführt wird.
Beschreibung von Wareneingang Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird die Beschreibung des Wareneingangs automatisch in den Business Central-Beleg übernommen.
Text für eingehenden Beleg anzeigen Durch Aktivieren dieser Option werden die Belegnummern der verknüpften Belege als Bemerkungszeile in den neu erstellten Beleg eingefügt.

Für weiterführende Informationen zur Einrichtung Eingehender DMS-Beleg Zuweisungen sehen Sie Erweiterte DMS Einrichtung.


Register - DMS Partner

Die Felder im Register - DMS Partner haben folgende Funktionalitäten:

Feld Beschreibung
Webdienstpfad Der Webdienstpfad stellt die Adresse dar, unter der der DMS Partner erreichbar ist. Hierüber werden die erforderlichen Anfragen und Kommunikationen zur Abrufung der eingehenden Belege abgewickelt.
Authentifizierung In diesem Feld kann festgelegt werden, welche Art der Authentifizierung bei der Anmeldung beim DMS Partner durchgeführt werden soll. Es stehen verschiedene Optionen zur Auswahl:
- Benutzerkennwort: Bei Auswahl dieser Option werden die Anmeldedaten aus den Feldern "Benutzer" und "Passwort" für die Authentifizierung verwendet.
- Windows-Benutzer: Diese Option ist nur bei einer OnPrem-Lösung mit Windows-Authentifizierung verfügbar.
- Eigene Authentifizierung pro Benutzer: Bei erstmaligem Zugriff auf die DMS Funktionalitäten für diesen Benutzer wird eine Abfrage von Anmeldedaten des Benutzers durchgeführt.
Benutzer & Passwort In diesen Feldern werden die Logindaten (Benutzername und Passwort) festgelegt, die zur Authentifizierung beim DMS Partner verwendet werden sollen.

Aktionen & Funktionen

Aktion/Funktion Beschreibung
Dienst für eingehenden Beleg erstellen Durch Ausführen dieser Aktion wird die Übertragungseinrichtung für eingehende Belege erstmalig angelegt. Diese Einrichtung ermöglicht es dem DMS Partner, eingehende Belege über einen Webservice zu übertragen.
Dienst für eingehenden Beleg bearbeiten Durch Ausführen dieser Aktion kann die Übertragungseinrichtung für eingehende Belege bearbeitet oder ergänzt werden.
Eingehendes Dokument Zuweisungen Bei Ausführung dieser Aktion öffnet sich eine neue Maske, in der die Daten der eingehenden Belege (wie Einkaufsrechnung oder Einkaufsgutschrift) den zugehörigen Feldern in Business Central zugeordnet werden können. Dieser Schritt ist erforderlich, um die Daten korrekt übertragen zu können. Details siehe Erweiterte Einrichtung.