Einkaufsbelege erstellen

Einkaufsanfragen und Einkaufsbestellungen können über eine LV Version oder die Seite Bieter erstellt werden. Viele der Felder auf der Seite Leistungsverzeichniskarte werden verwendet, wenn die Belege auf der Seite Bieter erstellt werden.

Der Grund für ein LV eine Einkaufsanfrage zu erstellen besteht darin, Preise von Bietern anzufordern. Sobald ein LV erstellt wurde und Sie sich in der Angebotsaufforderungsphase befinden, können Sie die Seite Bieter öffnen, die Kreditoren hinzufügen, für die Angebote erstellt werden sollen, und dann die Angebote erstellen, die für die Preisgestaltung gesendet werden sollen. Für jede Kreditoren-/Angebotskombination wird automatisch eine LV Version erstellt und anschließend können Sie die LV Datei aus der Version exportieren. Wenn die Preise zurückgegeben werden, können Sie die Preise manuell in der Einkaufsanfrage erfassen oder die LV Datei in die LV Version importieren, falls eine solche bereitgestellt wird.

Nachdem Sie alle Preise gesammelt haben, können Sie die Gesamtbeträge der Angebote auf der Seite Bieter und/oder alle Einzelpreise der Angebote auf der Seite Vergleichsmatrix vergleichen.

Sobald ein Bieter ausgewählt ist, können Sie die Einkaufsbestellung aus der vorhandenen Einkaufsanfrage erstellen. Alternativ können Sie eine Einkaufsbestellung direkt auf der Seite Bieter erstellen.

Einkaufsbelege für LVs

In der Leistungsverzeichniskarte ist die allgemeine Produktbuchungsgruppe zur Verwendung in den Einkaufsbelegen hinterlegt. Bei der Erstellung des Einkaufsbelegs werden die LV Positionsnr., LV Positionsart, Beschreibung, Einheitencode, Menge, Einheitspreis, LV Preistyp und Zeilenrabatt % in die Einkaufszeilen übertragen. Zusätzlich werden die LV Kurz-/Langtexte aus der LV in die Einkaufsbelege und aus dem Angebot zur Bestellung mit der Aktion Auftrag erstellen übertragen.

Hinweis

Stellen Sie vor dem Erstellen der Einkaufsbelege sicher, dass die Einheitencodes den LV Einheitencodes der Positionen in der Leistungsverzeichniskarte zugewiesen wurden. Weitere Informationen finden Sie unter LV Einheitenzuordnung.

Preise von Bietern anfordern

In diesem Abschnitt werden die allgemeinen Verfahren zur Einholung von Preisen bei Bietern beschrieben.

Kreditoren zu Bietern für LV zuordnen

  1. Öffnen Sie die Seite Leistungsverzeichniskarte.
  2. Legen Sie die Felder in dem Inforegister Allgemein so fest, wie sie in Ihrem Geschäftsprozess definiert sind, aber stellen Sie sicher, dass Datenaustauschphase = Angebotsaufforderung und Datenaustauschart = Kreditor.
  3. Geben Sie im Inforegister Auftraggeber Ihre Firmendaten ein.
  4. Wählen Sie im Inforegister Verwaltung im Feld Produktbuchungsgruppe die relevante Buchungsgruppe aus, falls diese nicht automatisch aus dem LV Management Einrichtung übernommen wurde.
  5. Wählen Sie im Menü Start die Aktion Bieter.
  6. Geben Sie einen eindeutigen Code ein.
  7. Weisen Sie den Kreditor zu und wiederholen Sie diesen Schritt für alle anderen Bieter.

So erstellen Sie Einkaufsanfragen für Bieter

Ähnlich wie bei der COSMO Anfragenmanager-Funktionalität werden Einkaufsanfragen pro Kreditor (Bieter) erstellt.

  1. Wählen Sie den ersten Bieter aus und wählen Sie dann im Menü Start die Aktion Einkaufsanfrage erstellen.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Ja, um das Angebot zu erstellen.
    • Wenn einer der Einheitencodes den Einheiten in den LV Positionen nicht zugewiesen wurde, wird eine Meldung mit dem fehlenden Code geöffnet.
    • Gehen Sie zurück zur Leistungsverzeichniskarte und geben Sie den fehlenden Code ein.
  3. Die Einkaufsanfrage wird erstellt und die LV Version Nr. ist 1.
  4. Gehen Sie zurück zur Seite Bieter und beachten Sie, dass das Feld Versionsnr. aktualisiert und das Feld Einkaufsanfrage auf Ja gesetzt wurde.
  5. Erstellen Sie die Einkaufsanfrage für den nächsten Bieter. Beachten Sie, dass die LV Versionsnr. für diese Anfrage 2 ist.
  6. Erstellen Sie die Einkaufsanfragen für die übrigen Bieter.

So exportieren Sie die LV Datei

Für Bieter, die LV Dateien übertragen, exportieren Sie die Datei aus der LV Version.

  1. Wählen Sie auf der Seite Bieter den Bieter aus, an den die LV Datei exportiert werden soll.
  2. Wählen Sie im Menü Zugehörig die Aktion Version anzeigen.
  3. Wählen Sie auf der Leistungsverzeichniskarte im Menü Start die Aktion Datei exportieren.
  4. Speichern Sie die Datei und senden Sie sie dann an die Bieter für die Preisfindung.

Aktualisieren der Preise von Bietern

Sobald Sie die Preise von den Bietern erhalten haben, können Sie entweder eine bereitgestellte LV Datei in die LV Version importieren oder manuell in der Einkaufsanfrage eingeben.

Hinweis

Beim Aktualisieren des Preises mit einer LV Datei wird der Preis in der Einkaufsanfrage nicht automatisch aktualisiert, sondern kann mit der Aktion Einkaufsanfrage aktualisieren (siehe Einen Gewinner auswählen und eine Bestellung aufgeben) aktualisiert werden. Wenn Sie die Preise in der Einkaufsanfrage manuell aktualisieren, werden die Preise für die LV Version nicht aktualisiert.

So aktualisieren Sie die Preisgestaltung mit einer LV Datei

  1. Wählen Sie auf der Seite Bieter den Bieter aus und wählen Sie dann die Aktion Version anzeigen im Menü Zugeordnet.
    Es öffnet sich die Leistungsverzeichniskarte für den ausgewählten Kreditor und die Version.
  2. Wählen Sie im Menü Start die Aktion Datei importieren.
  3. Suchen und wählen Sie die LV Angebotsabgabedatei .*84 aus.
  4. Wiederholen Sie diese Schritte für die anderen Bieter, die LV Angebotsabgabedate bereitgestellt haben.

So aktualisieren Sie die Preise manuell

  1. Wählen Sie auf der Seite Bieter im Feld Einkaufsanfrage den Wert Ja oder wählen Sie im Menü Einkauf die Option Einkaufsanfragen anzeigen, um die Einkaufsanfrage für den ausgewählten Bieter zu öffnen.
  2. Geben Sie im Inforegister Zeilen die Preise des Bieters in das Feld EK-Preis... für die LV Positionen ein.
  3. Wiederholen Sie diese Schritte für die anderen Bieter, bei denen eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

So vergleichen Sie die Preise

Wenn Preise über den LV Dateiimport hinzugefügt werden, wird das Feld Gesamtbetrag auf der Seite Bieter aktualisiert (möglicherweise ist eine Seitenaktualisierung erforderlich).

Um die einzelnen Preise für jede LV Position zu sehen, öffnen Sie die Vergleichsmatrix.

Hinweis

Manuell zu einer Einkaufsanfrage hinzugefügte Preise sind nicht in der Vergleichsmatrix enthalten.

  1. Aktivieren Sie auf der Seite Bieter das Kontrollkästchen Vergleichen in jeder Zeile, die in den Vergleich einbezogen werden soll.
  2. Wählen Sie im Menü Start die Aktion Vergleichsmatrix.
  3. Gehen Sie zurück zur Seite Bieter.

Einen Gewinner auswählen und eine Bestellung aufgeben

Sobald Sie die Gebote der Bieter verglichen haben, können Sie den Gewinner auswählen und die Einkaufsbestellung vorbereiten. Je nachdem, wie die Preiskalkulation aktualisiert wurde, unterscheidet sich der Prozess der Einkaufsbestellungserstellung.

  • Wenn Sie die Preisgestaltung durch Importieren der LV Datei aktualisiert haben, können Sie die Aktion Einkaufsanfrage aktualisieren auf der Seite Bieter ausführen, die die Einkaufsanfragezeilen auf Grundlage der Einstellungen auf der Anfrageseite, z. B. Menge oder direkte Stückkosten, aktualisiert. Anschließend können Sie die Einkaufsbestellung mit der Standardaktion Auftrag erstellen erstellen.
  • Wenn Sie die Preise manuell in die Einkaufsanfrage eingegeben haben, können Sie alle erforderlichen Anpassungen in der Einkaufsanfrage vornehmen und dann die Bestellung mit der Standardaktion Auftrag erstellen erstellen.
Hinweis

Eine Einkaufsbestellung wird direkt auf der Seite Bieter erstellt, wenn COSMO Leistungsverzeichnisverwaltung ohne COSMO Baugewerbe verwendet wird. Bei Verwendung mit COSMO Baugewerbe würde die Einkaufsbestellung über die Beschaffungsfunktionalität erstellt werden.

So aktualisieren Sie die Einkaufsanfrage und erstellen eine Einkaufsbestellung

  1. Wählen Sie auf der Seite Bieter den Bieter aus, der den Zuschlag erhalten hat.
  2. Wählen Sie im Menü Aktionen die Aktion Einkaufsanfrage aktualisieren.
  3. Auf der Seite Einkaufsanfrage aktualisieren Optionen wählen Sie aus, welche Informationen Sie aktualisieren möchten. Die Optionen sind:
    • Alle auswählen
    • Einheit aktualisieren
    • EK-Preis aktualisieren
    • Zeilenrabatt aktualisieren
    • Menge aktualisieren
    • Positionsart aktualisieren
    • Preisart aktualisieren
  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
    Es öffnet sich eine Meldung, dass die Einkaufsanfrage aktualisiert wurde, und Sie werden gefragt, ob Sie sie öffnen möchten.
  5. Wählen Sie Ja.
  6. Wählen Sie die Aktion Auftrag erstellen im Menü Start.
  7. Wählen Sie die Schaltfläche Ja, um die Einkaufsbestellung zu erstellen.
  8. Gehen Sie zurück zur Seite Bieter und beachten Sie, dass das Feld Einkaufsanfrage auf Nein und das Feld Einkaufsbestellung auf Ja gesetzt ist.

So erstellen Sie aus einem Angebot eine Bestellung

  1. Wählen Sie auf der Seite Bieter den Bieter aus, der den Zuschlag erhalten hat.
  2. Wählen Sie im Feld Einkaufsanfrage den Wert Ja.
  3. Wählen Sie im Menü Start die Aktion Auftrag erstellen.
  4. Wählen Sie die Schaltfläche Ja, um die Einkaufsbestellung zu erstellen.
  5. Gehen Sie zurück zur Seite Bieter, und beachten Sie, dass das Feld Einkaufsanfrage auf Nein und das Feld Einkaufsbestellung auf Ja gesetzt ist.

Einkaufsanfragen und -aufträge archivieren

Auf der Leistungsverzeichniskarte für die LV Versionen können Sie verwandte Einkaufsanfragen und Einkaufsbestellungen über das Menü Zugehörig anzeigen.

Auf der Seite Bieter können Sie die entsprechenden Einkaufsanfragen und Einkaufsbestellungen im Menü Einkauf anzeigen oder indem Sie den Wert Ja in den Feldern Einkaufsangebot und Einkaufsbestellung auswählen.

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