Erstellung von XML-Dateien
Die Erstellung der XML-Datei ist der erste Schritt im gesamten Übergabe- bzw. Versandprozess. Jeder Beleg muss zunächst als XML-Datei generiert werden, bevor er an E-Bund, ÖBB oder BBG übermittelt werden kann.
XML-Dateien können in Business Central grundsätzlich auf zwei Arten erstellt werden: manuell durch den Benutzer oder automatisch über Aufgabenwarteschlangen-Posten.
Sobald für eine Rechnung die XML erstellt wird, wird gleichzeitig der Versandprozess angestoßen. Wie dieser Versand abläuft, hängt vom jeweiligen Debitor und von den Einstellungen ab. Weitere Informationen zum Versand finden Sie in folgenden Abschnitten:
Die Upload-Warteschlange
Wenn die Debitoren-Stammdaten korrekt gepflegt sind, legt das System automatisch einen Posten in der Upload-Warteschlange an, sobald eine verbuchte Rechnung, ein Auftrag oder eine Gutschrift entsteht. Demnach wird für jeden Verkaufsbeleg, zum Beispiel eine verbuchte Rechnung, der an einen Debitor gerichtet ist, bei dem als Empfänger eine öffentliche Stelle wie die BBG, der E-Bund oder die ÖBB definiert ist und bei dem der E-Rechnungsversand aktiviert ist, automatisch ein Eintrag in der Tabelle Upload-Warteschlange – Invoice to Local Authorities erzeugt. Eine Lieferung muss nicht gemeldet werden.
Note
Dieser Eintrag stellt zunächst lediglich einen Verarbeitungsauftrag dar und noch keine bereits erstellte XML-Datei.
Belege in Upload-Warteschlange einfügen
Falls ein Beleg nicht automatisch in der Upload-Warteschlange auftaucht, können mithilfe der Funktion Belege in Warteschleife einfügen - Invoice to Local Authorities bzw. Insert Documents in Queue neue Belege manuell in die Upload-Warteschlange aufgenommen werden. In der Eingabemaske kann dann die gewünschte Belegart und bei Bedarf eine weitere Filterung nach den gewünschten Belegen ausgewählt werden. Diese manuell eingefügten Posten verhalten sich anschließend genau wie automatisch erzeugte Warteschlangen-Einträge.
Manuelle Erstellung der XML-Datei
Die Upload-Warteschlange enthält folgende Aktionen, um eine XML-Rechnung manuell zu erstellen:
- XML-Dateien erstellen:
Das System geht über alle offenen Einträge in der Upload-Warteschlange und erstellt für jeden dieser Belege die entsprechende XML-Rechnung. - Einzelne XML-Datei erstellen:
Das System erzeugt nur für den aktuell ausgewählten Warteschlangen-Eintrag/Beleg eine XML-Datei.
Note
Für jeden Eintrag wird die erstellte XML-Datei in den Ordner abgelegt, der in den Firmendaten unter XML-Bund-Speicherpfad hinterlegt worden ist. Weitere Informationen zur Konfiguration dieses Speicherorts finden Sie unter XML-Bund-Speicherpfad Konfiguration.
Important
Es gibt einen Test-Upload-Bereich, in dem selbst erstellte XML-Dokumente in allen unterstützten Rechnungsformaten zu Testzwecken hochgeladen werden können und so auf technische Richtigkeit überprüft werden. In diesem Bereich hochgeladene E-Rechnungen werden nicht weiter verarbeitet und nicht bezahlt.
Erstellung der XML-Datei über Aufgabenwarteschlangen-Posten
Alternativ können XML-Dateien automatisch über einen Aufgabenwarteschlangen-Posten erstellt werden. In diesem Fall wird ein entsprechender Aufgabenwarteschlangen-Eintrag eingerichtet, der in definierten Intervallen im Hintergrund läuft. Die Einrichtung solch einer Aufgabenwarteschlange bzw. Job Queue ist im Abschnitt Aufgabenwarteschlangenposten beschrieben. Dadurch werden die XML-Rechnungen regelmäßig erzeugt und der Benutzer muss nicht mehr selbst die Upload-Warteschlange aufrufen.
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