Debitor & Kreditor

Um die Funktionalität des Mailversands nutzen zu können, muss am gewünschten Debitor oder Kreditor, ein Belegsendeprofil hinterlegt werden.


ACHTUNG: Nur wenn im entsprechenden Belegsendeprofil das Feld Elektronischer Dokumentenversand aktiviert ist, werden für diesen Debitor oder Kreditor auch Dokumentenversandaufgaben erstellt.


Sobald ein für den elektronischen Dokumentenversand eingerichtetes Belegsendeprofil am Debitor oder Kreditor hinterlegt wird, werden die Standardwerte aus der Dokumentenversand Einrichtung in die Herkunft Dokumentenversand Einrichtung des jeweiligen Debitors oder Kreditors übernommen. Sie haben hier die Möglichkeit auch individuelle Einstellungen für den jeweiligen Debitor oder Kreditor einzurichten. Möchten Sie beispielsweise nur bestimmte Dokumente für diesen Debitor oder Kreditor versenden, richten Sie dies entsprechend hier ein.


Folgende Details können hier verwaltet werden:

  • Belegart: Hier wird für all jene Dokumente, welche in der Dokumentenversand Einrichtung aktiviert wurden, eine Zeile mit der entsprechenden Belegart angelegt.
  • Aktiv: Über dieses Feld wird der PDF- Mailversand je Dokumentenart gesteuert. Ist dieses Feld deaktiviert, so wirdkeine Dokumentversandaufgabe erstellt bzw. das Dokument versendet.
  • Kommunikationskanal: Hier kann zwischen Mail und Fax unterschieden werden.
  • Empfänger Code: E-Mailadresse bzw. Fax Nr. des jeweiligen Empfängers. Der Wert wird vom jeweiligen Debitor oder Kreditor aus dem Feld E-Mail übernommen.
  • Dokumententext: Hier kann der Textbaustein, in dem der Text für das Mail (Body) hinterlegt wurde, definiert werden.
  • Dokumentenbetreff: Hier kann der Textbaustein, in dem der Betreff für das Mail (Subject) hinterlegt wurde, definiert werden.
  • Dokumentenverzeichnis: In diesem Verzeichnis werden die erstellten PDF Dateien gespeichert.
  • Dokumentendateiname: Gibt den Dateinamen des PDF Beleges an.
  • Tabellen ID: Hier ist die dahinterliegende Tabelle für den Bericht angegeben. Dies wird von der Einrichtung gezogen und kann nicht geändert werden.
  • Bericht ID: Hier ist der Bericht hinterlegt, bei dem eine Dokumentversandaufgabe z.B.: für diesen Debitor, erstellt wird. Dieser Wert wird wiederrum von der Einrichtung gezogen und kann nicht geändert werden.
  • Berichtsnamen: Hier wird der Berichtsname angezeigt.

WICHTIG: In den Herkunft Dokumentenversand Einrichtung können manuell keine Einträge erstellt werden. Wird ein weiteres Dokument eingerichtet, so muss die Einrichtung für den jeweiligen Debitor oder Kreditor manuell über eine zusätzliche Funktion (zu Finden auf der Debitor-/Kreditorkarte über Zugehörig -> Debitor -> Herkunft Dokumentenversand aktualisieren) aktualisiert werden.


Bei Ausführung der Funktion Herkung Dokumentenversand aktualisieren haben Sie über eine Auswahlliste die Möglichkeit die Aktualisierung der Daten nach Ihren Vorlieben zu steuern:

  • Bestehende Einträge aktualisieren: hiermit werden die bereits existierenden Datensätze mit den geänderte Standardwerten aus der Dokumentenversand Einrichtung aktualisiert (z.B.: Betreffe, Mailtexte, Dateinamen, ...).
  • Neue Einträge erstellen: hiermit werden nur neu anzulegenden Datensätze erstellt (bestehende Datensätze werden nicht aktualisiert).