DMS-Dokumentbibliotheken
Dokumentbibliotheken werden auf der Seite DMS-Dokumentbibliothek-Karte konfiguriert. Wählen Sie das Symbol 
aus, geben Sie DMS-Dokumentbibliotheken ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
Die DMS-Dokumentbibliotheken sind eine Liste aller DMS-Dokumentbibliothek-Karten. Eine DMS-Dokumentbibliothek in Microsoft Dynamics 365 Business Central definiert die Verbindung zu der entsprechenden Dokumentbibliothek im SharePoint. Für eine Dokumentbibliothek können mehrere Inhaltstypen (siehe DMS-Inhaltstypen) eingerichtet werden, welche an unterschiedlichen Tabellen (siehe Tabelleneinrichtung) gebunden sind und eigene Metadaten (siehe DMS-Metadaten) und Tabellenfilter (siehe SharePoint-Filter und Datensatzfilter) besitzen.
Die folgende Abbildung veranschaulicht die Hierarchie der Konfiguration.
Einrichtung DMS-Dokumentenbibliothek
Die Einrichtung einer DMS-Dokumentenbibliothek erfolgt in der DMS-Dokumentbibliothek-Karte. In der Karte werden die wichtigsten Informationen für den Verbindungsaufbau zu einer SharePoint Bibliothek bereitgestellt. Dabei wird unterscheiden, ob eine neue Dokumentenbibliothek erstellt werden soll oder eine Verbindung mit einer bestehenden Dokumentenbibliothek hergestellt werden soll.
Die Bereitstellung einer Verbindung mit einer bestehenden Dokumentenbibliothek kann dabei mit einer beliebigen existierenden Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint erfolgen.
Für die Bereitstellung der Verbindung müssen die folgenden Felder konfiguriert sein:
- Code: Geben Sie einen eindeutigen Bezeichner für die DMS-Dokumentenbibliothek ein; maximal 20 Zeichen.
- Anmeldeinformation Code: Wählen Sie den zu verwendenden Anmeldeinformationscode aus.
- Web-URL: Geben Sie die URL der Seite auf dem SharePoint an, wo sich die Dokumentenbibliothek befindet.
- SharePoint-Titelsuche: Wählen Sie über die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten die Dokumentenbibliothek aus.
Durch die Auswahl über die Titelsuche werden alle weiteren Informationen für den Verbindungsaufbau automatisch aktualisiert. Des Weiteren wurden die Spalten der SharePoint Dokumentenbibliothek als Felder in der DMS-Dokumentenbibliothek angelegt. Sie können die Feldliste öffnen und weitere Felder hinzufügen.
Das Feld Rollout erledigt zeigt an, dass die Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint vorhanden ist. Dieses Feld wird bei Verwendung der Aktion Aktualisieren oder Erstellen automatisch validiert.
Die Anlage einer neuen Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint kann auf einer beliebigen existierenden SharePoint-Seite erfolgen.
Für die Bereitstellung einer neuen Dokumentenbibliothek müssen die folgenden Felder konfiguriert sein:
- Code: Geben Sie einen eindeutigen Bezeichner für die DMS-Dokumentenbibliothek ein; maximal 20 Zeichen.
- Anmeldeinformation Code: Wählen Sie den zu verwendenden Anmeldeinformationscode aus.
- Web-URL: Geben Sie die URL der Seite auf dem SharePoint an, wo die neue Dokumentenbibliothek angelegt werden soll.
- SharePoint-Titelsuche: Geben Sie den Anzeigenamen der Dokumentenbibliothek ein.
- Interner statischer Name: Geben Sie einen internen statischen Namen ein. Dieser darf keine Sonderzeichen oder Leerzeichen enthalten!
Tipp
Der interne statische Name wird nach der Anlage in der URL gespeichert. Es wird empfohlen, dass der interne statische Name dem möglichen englischen Anzeigenamen aus dem Feld SharePoint-Titelsuche mit kleinen Buchstaben und ohne Sonderzeichen/Leerzeichen entspricht.
Wählen Sie nun in der Menüleiste die Schaltfläche Erstellen. Dadurch wird die Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint angelegt.
Hinweis
Wählen Sie die Aktion Erstellen, nachdem Sie die Dokumentenbibliothek konfiguriert haben, um die Dokumentenbibliothek in SharePoint im aktuellen Kontext des ausgewählten Anmeldeinformation Code anzulegen. Die gewählte Methode muss dazu die entsprechenden Berechtigungen besitzen.
Das Feld Rollout erledigt zeigt an, dass die Dokumentenbibliothek auf dem SharePoint vorhanden ist. Dieses Feld wird bei Verwendung der Aktion Aktualisieren oder Erstellen automatisch validiert.
Durch die Erstellung wurden in der SharePoint Dokumentenbibliothek die Standardspalten des SharePoint angelegt und als Felder in der DMS-Dokumentenbibliothek gespeichert. Sie können die Feldliste öffnen und nun weitere Felder hinzufügen.
Aktionen DMS-Dokumentenbibliothek-Karte
Die DMS-Dokumentenbibliothek-Karte bietet verschiedene Funktionen für die Verwaltung der Konfiguration.
| Aktion |
Beschreibung |
| Felder |
Öffnet die Übersicht der Felder der DMS-Dokumentenbibliothek. Weitere Informationen zu den DMS-Dokumentenbibliotheksfeldern finden Sie unter DMS-Dokumentbibliotheksfelder |
| Erstellen |
Wendet die Konfiguration in SharePoint an. Dabei wird eine neue Dokumentenbibliothek angelegt, insofern noch keine existiert. Sollte die Dokumentenbibliothek existieren, werden die Spalten auf Basis der Felder sowie der Anzeigename aktualisiert. |
| Aktualisieren |
Aktualisiert die Konfiguration der DMS-Dokumentenbibliothek auf Basis der vorhandenen Dokumentenbibliothek in SharePoint. Diese Funktion sollte genutzt werden, wenn Änderungen in der Dokumentenbibliothek in SharePoint vorgenommen wurden. |
| In SharePoint öffnen |
Öffnet die Dokumentenbibliothek in SharePoint in einem neuen Browsertab. |
| Freigeben |
Öffnet alle Tabelleneinrichtungen der DMS-Dokumentenbibliothek oder gibt sie frei. Geöffnete Tabelleneinrichtungen werden nicht in der DMS Dokumentenbox angezeigt. |
| Verbindung testen |
Verschickt eine Verbindungsanfrage für diese Dokumentenbibliothek im Kontext des hinterlegten Anmeldeinformation Code. Diese gibt eine Erfolgsmeldung oder im Fall eines Fehlers eine detaillierte Fehlermeldung aus. |
Inhaltstypen
Inhaltstypen sind eine Untergruppe der Dokumentbibliotheken und werden auf der DMS-Dokumentbibliothek-Karte im Inforegister Inhaltstypen konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie unter DMS-Inhaltstypen.
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