Benutzer & Benutzergruppen
Benutzer
Diejenigen Mitarbeiter, die im Freigabeprozess von Bestellanforderungen involviert sind, unabhängig davon, ob diese Bestellanforderungen anlegen oder diese freigeben, müssen in Business Central als User angelegt sein.
Sollte ein benötigter Benutzer nicht in Business Central angezeigt werden, so muss dieser noch angelegt werden. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator oder Systembetreuer – dieser kann Ihnen abhängig vom verwendeten Business Central Modell (OnPremise oder Saas) weiterhelfen und fehlende Benutzer anlegen. Beachten Sie dabei, dass durch die Anlage neuer Benutzer zusätzliche Lizenzkosten entstehen könnten.
Für folgende Abteilungsstruktur müssen die notwendigen Benutzer in Business Central angelegt sein:
Den einzelnen Benutzer sind die notwendigen Zugriffsrechte zu vergeben. Besprechen Sie diese Thematik auch mit Ihrem Systemadministrator oder Systembetreuer.
Bestellanforderung Benutzergruppen
Zusätzlich müssen Bestellanforderung Benutzergruppen angelegt werden, welche die Struktur und Hierarchie des Freigabeprozesses abbilden.
Die Bestellanforderung Benutzergruppe können, wie hier beschrieben, angelegt werden:
1. Suchen Sie nach der Seite Bestellanforderung Benutzergruppen
2. Klicken Sie auf +Neu um eine neue Benutzergruppe anzulegen
3. Geben Sie einen eindeutigen Code und eine Beschreibung ein
In der zugrunde liegenden Unternehmensstruktur werden folgende Bestellanforderung Benutzergruppen (Auszug) angelegt.
Bestellanforderung Benutzergruppen – Mitglieder
Den Bestellanforderung Benutzergruppen sind Mitglieder zuzuordnen. Jeder Benut-zergruppe ist mindestens ein Mitglied zuzuordnen. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit einer Bestellanforderung Benutzergruppe mehrere Mitglieder zuzuordnen. Beispielsweise könnten in einem Unternehmen mehrere Geschäftsführer mit der Geschäftsleitung betraut sein – dann wäre es notwendig der entsprechenden Gruppe mehrere Mitglieder zuzuweisen.
Diesen Benutzergruppen wurden nun die einzelnen Benutzer zugeordnet:
| Name | Funktion | Bestellanforderung Benutzergruppe |
|---|---|---|
| HUBER | Geschäftsleitung | 000_GL |
| MUELLER | Abteilungsleiter EDV | 200_EDV_ABTL |
| MAIER | Teamleiter EDV | 210_EDV_TEAML |
| HAUPTMANN | Mitarbeiter EDV | - |
Um einer Bestellanforderung Benutzergruppe neue Mitglieder zuzuordnen sind folgende Schritte notwendig:
1. Suchen Sie nach der Seite Bestellanforderung Benutzergruppen
2. Markieren Sie die gewünschte Benutzergruppe
3. Klicken Sie auf Mitglieder
4. Rufen Sie die Funktion Benutzer hinzufügen auf (Sollte diese nicht ersichtlich sein, klicken sie auf das Symbol Rest anzeigen)
5. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus
6. Wiederholen Sie diesen Vorgang so lange, bis alle gewünschten Benutzer der Gruppe zugeordnet sind
7. Ordnen Sie auch den verbleibenden Bestellanforderung Benutzergruppen die gewünschten Benutzer zu
Benutzer Einrichtung
In der Benutzer Einrichtung werden Benutzerspezifische Informationen und Parameter hinterlegt.
Dazu zählen:
- Erlaubter Buchungszeitraum
- Buchungseinschränkungen
- Verwendung von Arbeitszeittabellen
- Bestellanforderung Dimensionscode
Bezüglich der Verwendung von Bestellanforderungen ist hier nur die Spalte Bestellanforderung Dimensionscode von Interesse. Hier werden für jene Mitarbeiter, welche den Bestellanforderungsprozess verwenden müssen, Einträge erstellt und mit dem notwendigen Bestellanforderung Dimensions-code verknüpft. Für HUBER (Geschäftsleitung) wurde kein Eintrag in der Benutzer Einrichtung erzeugt, da die Geschäftsleitung keine Bestellanforderungen anlegt und sich diese freigeben lassen muss. Sollte für einen Benutzer ein Eintrag in der Benutzer Einrichtung dennoch notwendig sein (um diverse Parameter für diesen Benutzer zu hinterlegen), aber die Verwendung von Bestellanforderungen für diesen Benutzer ausgeschlossen werden, so wird das Feld Bestellanforderung Dimensionscode für den jeweiligen Benutzer leer gelassen.
