Grundlegende Infos zu HR for Dynamics

Überblick über die Lizenzarten in der HR4Dynamics Lösung

In der HR4Dynamics Lösung gibt es verschiedene Lizenzarten, die spezifische Zugriffsrechte und Funktionen bieten. Hier ist eine detaillierte Übersicht:

  1. HR Hub App Administrator Lizenz

    • Zugriffsrechte: Umfassende administrative Funktionen innerhalb der HR Hub App.
    • Zielgruppe: Administratoren, die die gesamte HR4Dynamics Lösung verwalten.

  2. HR Management Manager Lizenz

    • Zugriffsrechte: Voller Zugriff auf alle Tabellen und Funktionen.
    • Zielgruppe: HR Manager für Datenanalysen und Managementaufgaben.

  3. HR Management Supervisor Lizenz

    • Zugriffsrechte: Zugriff auf die Manager Self Service App und die Employees Self Service App; Sicherheitsrollen für Supervisor und Employee.
    • Zielgruppe: Führungskräfte, die Selbstbedienungsfunktionen nutzen möchten.

  4. HR Management Employee Lizenz

    • Zugriffsrechte: Zugriff auf die Mitarbeiter Self Service App zur Verwaltung persönlicher Daten.
    • Zielgruppe: Mitarbeiter, die ihre Informationen und Abwesenheiten verwalten möchten.

  5. Management Staff Lizenz

    • Zugriffsrechte: Nicht individuell zuweisbar, angeboten in 10er-Packs; dient als Datensatzpuffer im Recruiting-Prozess.
    • Zielgruppe: Unternehmen, die temporäre Mitarbeiter oder Bewerber verwalten möchten.

  6. Employee Time and Attendance Lizenz

    • Zugriffsrechte: Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten.
    • Zielgruppe: Mitarbeiter, die für die Zeiterfassung zuständig sind.

  7. Recruiter Lizenz

    • Zugriffsrechte: Reduzierte Version des HR Managers; Zugriff auf Recruiting-Tabellen, jedoch nicht auf Talentmanagement oder Abwesenheitsdaten.
    • Zielgruppe: Recruiter, die sich auf den Rekrutierungsprozess konzentrieren.

  8. Supervisor für Recruiting Lizenz

    • Zugriffsrechte: Sichtung von Bewerbungen im Recruiting-Prozess; kein Zugriff auf Self Service Informationen oder Arbeitszeitdaten.
    • Zielgruppe: Vorgesetzte im Recruiting ohne umfassende HR-Funktionen.

Fazit Die verschiedenen Lizenzarten in der HR4Dynamics Lösung sind darauf ausgelegt, den unterschiedlichen Bedürfnissen von HR-Profis, Vorgesetzten und Mitarbeitern gerecht zu werden. Durch gezielte Lizenzzuweisungen können Unternehmen sicherstellen, dass jeder Benutzer die für seine Rolle erforderlichen Informationen und Funktionen hat, während Datensicherheit und Datenschutz gewahrt bleiben.

Um einen Mitarbeiter im HR-System zu lizenzieren, sind zwei Lizenzen erforderlich:

  1. Microsoft Dynamics Lizenzierung: Dies kann eine PowerApps pro App, eine Team Member Lizenz oder eine andere Dynamics Lizenz sein.
  2. HubDrive Lizenzierung: Diese ist ebenfalls notwendig. Im HR-Modul erfolgt die Lizenzierung innerhalb des HR-Hubs in den Einstellungen, wo Lizenzzuweisungen vorgenommen werden können.

Lizenzanforderungen:

  • HR-Hub Management Employee Lizenz:

    • Notwendig für Mitarbeiter, die:
      • Mitarbeiterdaten ändern
      • Zeit erfassen
      • Mitarbeitergespräche führen
    • Diese Lizenz beinhaltet die Employee Sicherheitsrolle und den Zugang zur Employee Self Service App. Mit der Zuweisung der Sicherheitsrolle wird auch der Zugang zur App gewährt.

  • HR Management Supervisor Lizenz:

    • Erforderlich für Vorgesetzte, die den vollständigen Manager Self Service nutzen möchten.
    • Funktionen umfassen:
      • Freigabe von Abwesenheiten
      • Kontrolle von Anwesenheiten
      • Führen von Mitarbeitergesprächen
      • Begutachtung von Bewerbungen

  • Time in Attendance Lizenz:

    • Für Mitarbeiter und Vorgesetzte, die ausschließlich in der Zeiterfassung tätig sind, genügt die abgespeckte Variante dieser Lizenz.

Jeder Lizenz sind bestimmte Sicherheitsrollen zugeordnet, diese Sicherheitsrollen bestimmen die Zugriffsberechtigungen. Sicherheitsrollen nutzen den Microsoft Standard: Microsoft Sicherheitsrollen und Berechtigungen

Lizenz für Ihre HR-Lösung aktivieren

Ablauf

  1. System Admin
    • Lizenzschlüssel kopieren
    • Lizenzschlüssel im Dialogfeld einfügen
    • Prozess nach erfolgreichem Upload beenden

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Administratorzugriff auf die Power Platform
  • Hubdrive ist in der Power Platform installiert
  • Sie haben bereits einen HR-Lizenzschlüssel von uns erhalten

Falls Sie noch keinen HR-Lizenzschlüssel haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner und geben Sie den eindeutigen Namen der Umgebung an, in der Sie Ihre HR-Lösung installiert haben.

Schritt für Schritt Anleitung

  1. Starten Sie in Hubdrive unter HR HUB.
  2. Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie unter Lizenzierung auf Verfügbare Lizenzen.
  4. Klicken Sie auf Lizenz Hochladen.
  5. Fügen Sie den Lizenzschlüssel für das Produkt ein:
    • Öffnen Sie die Lizenzdatei in einem Editor.
    • Kopieren Sie den Inhalt und fügen Sie ihn in das Dialogfeld ein.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Stellen Sie sicher, dass das Feld Jetzt anwenden ausgewählt ist.
  8. Klicken Sie erneut auf Weiter.
  9. Beenden Sie den Vorgang mit Abschließen.

Hinweis Bevor Sie Ihre Lizenz aktivieren, zeigt das System standardmäßig eine Reihe von Testlizenzen für HR-Manager, Vorgesetzte, Mitarbeiter und Belegschaft an. Diese Testlizenzen laufen nach einer Weile ab. Um Hubdrive störungsfrei zu nutzen, müssen Sie Ihren Lizenzschlüssel wie oben beschrieben importieren. Nach dem Import zeigt das System die korrekte Anzahl an Lizenzen gemäß Ihres Abonnements an.

Benutzern ihre Lizenz zuweisen

Ablauf

  1. Neue Lizenzzuweisung erstellen.
  2. Alle notwendigen Informationen ausfüllen.
  3. Für alle Benutzer im System wiederholen.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie haben bereits einen Lizenzschlüssel in Ihr System eingebucht.

    Schritt für Schritt Anleitung

  • Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Account bei Ihrer Hubdrive-Lösung an.
  • Öffnen Sie die HR HUB App.
  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  • Klicken Sie auf der linken Seite auf Lizenzzuweisungen.
  • Klicken Sie in der oberen Leiste auf +Neu.
  • Füllen Sie die Felder aus:
    • Lizenznutzer: Geben Sie den Namen eines Benutzers entsprechend dem Microsoft-Account ein. Sie können nach Benutzern suchen und dann auf ihren Namen klicken, um das Feld auszufüllen.
    • Lizenztyp: Wählen Sie die richtige Lizenz für den Benutzer:
      • Ihr generischer Admin-Benutzer erhält eine HR App Administrator-Lizenz.
      • Normale Mitarbeitende erhalten HR Management Employee-Lizenzen.
      • Mitarbeitende, die das gesamte Spektrum der HR-Aufgaben abdecken, erhalten eine HR Management Manager-Lizenz.
      • Mitarbeitende der Personalabteilung, die nur im Recruiting tätig sind, erhalten eine HR Management Recruiter-Lizenz.
      • Vorgesetzte erhalten eine HR Management Supervisor-Lizenz.
      • Vorgesetzte, die im Recruiting tätig sind, aber keine Vorgesetztenrolle übernehmen, erhalten eine HR Management Supervisor Only Recruiting-Lizenz.
    • Rollen automatisch zuweisen: Setzen Sie dies auf Ja.
    • Preset Typical Email Settings: Setzen Sie dies auf Ja.
  • Klicken Sie auf Speichern & Schließen.
  • Wiederholen Sie diese Schritte für alle Benutzer, die Ihr HR-System verwenden werden.

Um mit dem nächsten Schritt der Implementierung fortzufahren, weisen Sie mindestens einem HR Manager-Benutzer in Ihrem System eine HR Management Manager-Lizenz zu.

Hinweis Wenn Sie auf der Seite Lizenzzuweisungen auf Diagramm anzeigen klicken, können Sie überprüfen, wie viele Ihrer Lizenzen derzeit Benutzern zugewiesen sind. HR Management Staff-Lizenzen werden keinen Benutzern zugewiesen, sondern ermöglichen es Ihnen, mehr Mitarbeiterdateien im System zu verwalten. Eine Übersicht über die gängigsten Lizenz-Fehlermeldungen finden Sie in den technischen Ressourcen.

Es wird empfohlen, bei der Zuweisung einer Lizenz die Option Preset typical Email Settings zu aktivieren, um die Konfiguration der E-Mail-Einstellungen für neue Benutzer zu automatisieren. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, muss jeder Benutzer seine eigenen E-Mail-Einstellungen konfigurieren, was zu Problemen führen kann, wenn Optionen wie „E-Mails in Ihrem Auftrag senden können“ nicht aktiviert sind.

Ergebnis Sobald Ihre Lizenzen zugewiesen wurden, werden sie in der Liste der Lizenzzuweisungen angezeigt. Sie können auch oben auf Diagramm anzeigen klicken, um eine Visualisierung Ihrer verwendeten und freien Lizenzen anzusehen.

Sicherheit und Datenschutz überprüfen

Diese Seite zeigt Ihnen, wie Sie in den Erweiterten Einstellungen überprüfen können, ob das Hierarchie-Sicherheits-Modell während der technischen Einrichtung der HR-Lösung korrekt konfiguriert wurde. Dieses Modell soll die Erstellung eines Sicherheitskonzepts vereinfachen. Vorausgesetzt, die Daten sind korrekt gepflegt, wird im Hintergrund mithilfe der Microsoft Power Platform und unserer Automatisierung automatisch ein Sicherheitskonzept erstellt.

Ablauf

  1. System Admin: Konfiguriert das Hierarchie-Sicherheits-Modell während der technischen Einrichtung der HR-Lösung.
  2. HR Manager: Überprüft die korrekte Einrichtung des Hierarchie-Sicherheits-Modells in den Erweiterten Einstellungen.

  3. HR Manager: Kann datenschutzkonform und sicher mit Hubdrive arbeiten.

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  4. Das Hierarchie-Sicherheits-Modell wurde während der technischen Bereitstellung der Lösung installiert und aktiviert.
  5. Um diese Einstellung sehen zu können, müssen Sie sich als System Admin anmelden.

Click Through

  1. Loggen Sie sich in Ihr HR-System ein.
  2. Wählen Sie das Zahnradsymbol rechts oben.
  3. Navigieren Sie zu Erweiterte Einstellungen, um in den Systembereich zu gelangen.
  4. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben "Einstellungen".
  5. Klicken Sie auf Sicherheit.
  6. Klicken Sie auf Hierarchiesicherheit.
  7. Stellen Sie sicher, dass Managerhierarchiemodell aktivieren ausgewählt ist.
  8. Überprüfen Sie, ob die Anzahl der Hierarchieebenen (Tiefe) korrekt hinterlegt ist. Diese Zahl bestimmt, für wie viele Hierarchieebenen die Datensätze der darunterliegenden Mitarbeiter für Vorgesetzte sichtbar bleiben.
  9. Im Drop-Down-Menü neben der Suchleiste unter Hierarchietabellenverwaltung wechseln Sie von 'Alle Tabellen anzeigen' zu 'Ausgeschlossene Tabellen anzeigen'.
  10. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Tabellen ausgeschlossen sind:
    • Aktivität
    • Bewerber
    • Bewerbung
    • Notiz
    • Persönliche Schnellantwort
    • Zahlungszusammenfassung

Wenn alles richtig eingestellt ist, ist das Sicherheitskonzept in Hubdrive aktiv und Sie arbeiten datenschutzkonform. Ändern Sie die Einstellungen, klicken Sie in der oberen Leiste auf Speichern, bevor Sie die Seite verlassen.

Was ist was: HR HUB, Einstellungen, Erweiterte Einstellungen und Kundenportal erklärt

Diese Seite erläutert die Navigation zwischen der Haupt-App HR Hub, den HR Hub Einstellungen und der Plattform für Erweiterte Einstellungen. Zudem wird der Zugang zum Kundenportal erklärt.

Was ist das?

HR Hub ist die zentrale HR-Management-Lösung von Hubdrive. Sie bietet Zugriff auf verschiedene Aspekte der Personalverwaltung, darunter:

  • Zeitwirtschaft
  • Urlaub und Abwesenheit
  • Recruiting
  • Vergütung
  • Reisen und Ausgaben
  • Talent Management
  • Training

HR Hub Einstellungen ist der Admin-Bereich von HR Hub, in dem Sie z.B. Vertragsvorlagen, Arbeitszeitmustervorlagen oder Zertifikate für Mitarbeiter anlegen können.

Die Plattform für Erweiterte Einstellungen dient der Systemverwaltung, wo Anpassungen, Prozesse oder Erweiterungen vorgenommen werden können.

Im Vergleich

HR HUB HR HUB Einstellungen Plattform für Erweiterte Einstellungen
Management der Personalverwaltung Admin-Bereich HR Hub Erweiterte Einstellungen von HR HUB
Überblick der HR-Bereiche, zentrale Verwaltung für die tägliche Arbeit Erstellen von Vorlagen und Konfiguration von Modulen Einstellungen, die die Systemverwaltung betreffen
z.B. Erstellen eines Arbeitsvertrages z.B. Erstellen einer Arbeitsvertragsvorlage z.B. Dokumentenverwaltung der Entität Arbeitsvertrag

Click Through

Teil 1: Zugang zu HR Hub

  1. Öffnen Sie die App HR Hub.
  2. Im Menü unten links befinden Sie sich standardmäßig in der Übersicht, wo alle Personalverwaltungsbereiche angezeigt werden.

Teil 2: Zugang zu HR Hub Einstellungen

  1. Öffnen Sie die App HR Hub.
  2. Navigieren Sie im Menü unten links zu Einstellungen (Screenshot).
  3. Hier können langfristige Einstellungen in der Personalverwaltung getroffen werden.

Teil 3: Zugang zur Plattform für Erweiterte Einstellungen

  1. Öffnen Sie die App HR Hub.
  2. Klicken Sie im Menüband oben rechts auf das Zahnradsymbol.
  3. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen (Screenshot).
  4. Hier können Sie erweiterte Systemeinstellungen konfigurieren. Einige dieser Einstellungen sind nur für Globale Administratoren sichtbar. Melden Sie sich als System Admin an, um Zugriff auf alle erweiterten Einstellungen zu erhalten.

Kundenportal

Das Kundenportal ermöglicht Kunden und Partnern von Hubdrive, Informationen abzurufen und Support-Anfragen zu stellen. Hier finden Sie auch die notwendigen Dateien zum Download der Software und optionalen Add-ons.

Bei Erwerb Ihrer HR-Lösung geben Sie zwei Nutzer an, die Zugriff zum Kundenportal erhalten. Die Einladung mit dem Link zur Registrierung wird an die angegebenen Mitarbeiter verschickt.

Die Anmeldung im Kundenportal erfolgt durch Eingabe des Benutzernamens und Passworts in das Anmeldefeld.

Im Bereich Support stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Einreichen und Abfragen von Support-Tickets
  • Support FAQs
  • Download der Solution Updates
  • Interaktive Hilfestellungen
  • Lizenzmanagement
  • Nachbestellungen
  • eLearning
  • Kurse und Zertifikate
  • u.v.m.

Im Bereich Downloads können Sie die neuesten Dokumentationen und Lösungen herunterladen.

Digitale Personalakte: Systembenutzer eintragen

Sobald alle erforderlichen Daten in Ihr Hubdrive-System eingegeben und die notwendigen Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf die HR-Lösung gewähren. Dies erfolgt durch das Ausfüllen des "Systembenutzer"-Feldes in der digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wo Sie dieses Feld finden. Wichtig, bevor der Systembenutzer zugeordent werden kann benötigt er eine Sicherheitsrolle. Dieser erhält er durch die Lizenzzuweisung. Sobald der Mitarbeiter eine Sicherheitsrolle hat er Zugriff auf das System, durch die Zuweisung des Systembenutzers auf die Mitarbeiterakte erhält der Mitarbeiter Zugriff auf seine Mitarbeiterakte.

Zuweisung des Systembenutzers

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  3. Öffnen Sie die Akte des ersten Mitarbeiters.
  4. Navigieren Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
  5. Tragen Sie den Systembenutzer (Mitarbeiter) in das entsprechende Feld ein.
  6. Speichern & Schließen.
  7. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mitarbeiter, um ihnen Zugriff auf die HR-Lösung zu gewähren.

Das Feld Systembenutzer (Mitarbeiter) finden Sie in der erstellten Mitarbeiterakte unter "Personalverwaltungsdaten" im Bereich "Details" über dem Feld "HR Manager".

Vor dem zuweisen aller Systembenutzer, prüfen Sie bitte mit einer kleinen Gruppe die Sicherheitseinstellungen, bevor sie alle Mitarbeiter auf das System zugreifen lassen.

Anleitung zum Importieren von Mitarbeitern in Hubdrive - Variante 1

  1. Anmeldung: Melden Sie sich mit Ihrem Admin- oder HR Manager-Konto in Ihrem Hubdrive an.
  2. App öffnen: Starten Sie die App HR HUB.
  3. Mitarbeiter anzeigen: Klicken Sie im linken Menü auf Mitarbeiter. Die Standardansicht "Aktive Mitarbeiter" wird angezeigt.
  4. Spalten anpassen: Optional können Sie weitere Spalten hinzufügen, indem Sie oben rechts auf Spalten bearbeiten klicken.
  5. Export nach Excel Online: Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Nach Excel exportieren im oberen Menüband und wählen Sie In Excel Online öffnen.
    • Hinweis: Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern empfehlen wir, Statische Tabelle zu wählen, um eine Excel-Datei herunterzuladen. Öffnen Sie diese Datei für die nächsten Schritte.
  6. Daten eingeben: Tragen Sie die Vornamen und Nachnamen Ihrer Mitarbeiter in die Excel-Online-Datei ein, wobei jede Zeile einen Mitarbeiter darstellt. Fügen Sie alle weiteren erforderlichen Informationen hinzu.
  7. Datei speichern: Speichern Sie die Excel-Online-Datei, nachdem Sie alle Daten eingegeben haben.
  8. Importieren: Wenn Sie die Daten in einer heruntergeladenen Excel-Datei eingegeben haben, wählen Sie im Hubdrive-Menüband oben Aus Excel importieren und wählen Sie die entsprechende Datei aus.
  9. Datenimport abwarten: Warten Sie, bis die Daten in Ihr System importiert sind. Dies kann bei vielen Mitarbeitern etwas Zeit in Anspruch nehmen.
    • Optional: Verfolgen Sie den Fortschritt des Imports.
  10. Massenbearbeitung: Sobald alle Mitarbeiter im System sind, können Sie wichtige Informationen, die für mehrere Mitarbeiter gleich sind (z. B. die Sprache), per Massenbearbeitung hinzufügen.

Ihre Mitarbeiter sind nun erfolgreich ins System importiert. In den nächsten Schritten fügen wir weitere Details hinzu und passen die digitale Personalakte der Mitarbeiter an.

Beachtenswertes Es wird empfohlen, zuerst Daten ohne Abhängigkeiten zu importieren. Beispielsweise sollten Sie Mitarbeiter erst importieren, nachdem Abteilungen erstellt wurden. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn das System versucht, einen Mitarbeiter mit einer nicht existierenden Abteilung zu verknüpfen. Lassen Sie in diesem Fall das Abteilungsfeld leer, um den Import erfolgreich abzuschließen.

Empfohlener Ablauf für den Import

  1. Abteilungen mit der Importvorlage importieren
  2. Regionen mit der Importvorlage importieren (optional)
  3. Kalender und Kalendereinträge importieren
  4. Versicherungen importieren
  5. Mitarbeiter importieren
  6. Die Einstellungen für Abwesenheitstypen anpassen
  7. Vorlagen für Arbeitsverträge erstellen
  8. Arbeitsverträge mit der Importvorlage importieren
  9. Löhne importieren
  10. Fähigkeiten und Fähigkeitsgrade importieren
  11. Stellenprofile importieren
  12. Arbeitsgeräte importieren

Microsoft Excel: Datenimport Variante 2 (Vor allem für Tabellen, die nicht in der Sitemap sind)

Ablauf

  1. Excel-Vorlage exportieren
    • HR-Manager exportieren die benötigte Vorlage.
  2. Daten in die Vorlage eingeben
    • HR-Manager fügen die relevanten Daten in die Vorlage ein.
  3. Vorlage importieren
    • HR-Manager importieren die ausgefüllte Vorlage zurück ins System.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie in HR HUB
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben 'Einstellungen'.
  5. Unter System klicken Sie auf Datenverwaltung.
  6. Wählen Sie Vorlagen für Datenimport.
  7. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus (z.B. Arbeitsgeräte) und klicken Sie auf Herunterladen.
  8. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und klicken Sie auf Bearbeitung aktivieren.
  9. Füllen Sie die Excel-Datei mit den Daten, die Sie in Dynamics hochladen möchten.
  10. Speichern und schließen Sie die Datei.
  11. Öffnen Sie erneut die Erweiterten Einstellungen.
  12. Klicken Sie wieder auf den Pfeil nach unten neben 'Einstellungen'.
  13. Gehen Sie zu Datenverwaltung und klicken Sie auf Importe.
  14. Klicken Sie in der Menüleiste auf Daten importieren.
  15. Klicken Sie auf Browse und wählen Sie die Datei mit den Daten aus.
  16. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie unter Duplikate zulassen die Option Nein.
  17. Klicken Sie auf Absenden und dann auf Fertig stellen.

Hinweis Nach Abschluss des Imports informiert das System über den Erfolg des Vorgangs. Um den Importstatus zu überprüfen, klicken Sie unter Importe auf den entsprechenden Datensatz.

Zusätzliche Informationen

  • Hubdrive bietet Excel-Vorlagen für alle Systemelemente an, um Importe zu erleichtern.
  • Im Learning Center finden Sie spezifische Tutorials für den Import von Abwesenheitsansprüchen, Abwesenheitsanträgen und Mitarbeitern.
  • Die Importdauer hängt von der Menge der importierten Daten ab.

Beachtenswertes Es wird empfohlen, zuerst Daten ohne Abhängigkeiten zu importieren. Beispielsweise sollten Sie Mitarbeiter erst importieren, nachdem Abteilungen erstellt wurden. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn das System versucht, einen Mitarbeiter mit einer nicht existierenden Abteilung zu verknüpfen. Lassen Sie in diesem Fall das Abteilungsfeld leer, um den Import erfolgreich abzuschließen.

Empfohlener Ablauf für den Import

  1. Abteilungen mit der Importvorlage importieren
  2. Regionen mit der Importvorlage importieren (optional)
  3. Kalender und Kalendereinträge importieren
  4. Versicherungen importieren
  5. Mitarbeiter importieren
  6. Die Einstellungen für Abwesenheitstypen anpassen
  7. Vorlagen für Arbeitsverträge erstellen
  8. Arbeitsverträge mit der Importvorlage importieren
  9. Löhne importieren
  10. Fähigkeiten und Fähigkeitsgrade importieren
  11. Stellenprofile importieren
  12. Arbeitsgeräte importieren

Kundenportal

Das Kundenportal ermöglicht Kunden und Partnern von Hubdrive, Informationen abzurufen und Support-Anfragen zu stellen. Hier finden Sie auch die notwendigen Dateien zum Download der Software und optionalen Add-ons.

Bei Erwerb Ihrer HR-Lösung geben Sie zwei Nutzer an, die Zugriff zum Kundenportal erhalten. Die Einladung mit dem Link zur Registrierung wird an die angegebenen Mitarbeiter verschickt.

Die Anmeldung im Kundenportal erfolgt durch Eingabe des Benutzernamens und Passworts in das Anmeldefeld.

Im Bereich Support stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Einreichen und Abfragen von Support-Tickets
  • Support FAQs
  • Download der Solution Updates
  • Interaktive Hilfestellungen
  • Lizenzmanagement
  • Nachbestellungen
  • eLearning
  • Kurse und Zertifikate
  • u.v.m.

Im Bereich Downloads können Sie die neuesten Dokumentationen und Lösungen herunterladen.

Zugriff zum Hubdrive Kundenportal

So verwenden Sie das Support-Portal

Diese kurze Anleitung soll zeigen, welche Schritte notwendig sind, um sich im Support-Portal zurechtzufinden.

Allgemeine Informationen Im Allgemeinen können bis zu zwei Benutzer pro Unternehmen auf das Portal zugreifen und Tickets einreichen. Dazu senden Sie bitte eine E-Mail an Request-Portal-invite@hubdrive.com. Sie können den folgenden Text als Vorlage verwenden, bitte geben Sie den Namen des Unternehmens sowie die Namen und E-Mail-Adressen der Personen an.

Guten Tag,

Wir möchten den Zugang zum HR-Support-Portal für Dynamics für das Unternehmen XY AG anfordern. Die folgenden Benutzer sollten Zugang zum Portal haben:

  • Herr Max Mustermann: max.mustermann@email.com
  • Frau Mia Musterfrau: mia.musterfrau@email.com

Mit freundlichen Grüßen

Registrierungsprozess Nach der Anforderung des Zugangs erhalten Sie eine E-Mail. Bitte klicken Sie auf den Link, um Ihre Registrierung zu starten.

Nach dem Klicken auf den Link öffnet sich ein Fenster in Ihrem Browser. Bitte wählen Sie hier "Registrieren" aus. Wählen Sie dann ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen, das aus Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen besteht.

Bestätigung der E-Mail-Adresse Im letzten Registrierungsschritt müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen.

Ihr Profil Einstellungen vornehmen Hier können Sie nun die Kontaktpräferenzen sowie die bevorzugte Sprache einstellen. Mit einem Klick auf "Support" können Sie ein neues Ticket öffnen.

Neues Ticket erstellen Hier können Sie eine Liste aller Tickets und deren Status einsehen. Zusätzlich finden Sie auf der rechten Seite einen Bereich, in dem Sie neue Tickets erstellen können.

Die Felder mit einem roten Stern sind Pflichtfelder. Ohne diese kann das Ticket nicht gespeichert werden. Bitte geben Sie eine Beschreibung des Problems ein und fügen Sie gegebenenfalls entsprechende Screenshots und die Protokolldatei bei.

Status überprüfen Kommentare lesen und hinzufügen Sobald das Ticket eingereicht wurde, wird es in der Übersicht sichtbar. Hier können Sie den Titel, die Ticketnummer und den Status des Tickets sehen. Durch Klicken auf den grünen Pfeil auf der rechten Seite können Sie weitere Details zum Ticket einsehen.

Detailansicht Hier finden Sie alle Informationen über das Ticket. Hier finden Sie alle gesammelten Informationen zu diesem Ticket. In der unteren Zeitleiste finden Sie auch die Antworten unseres Support-Teams. Auf der rechten Seite können Sie auch einen neuen Kommentar zurückschreiben. Wenn das Ticket aus Ihrer Sicht gelöst ist, können Sie die Anfrage auch direkt von hier aus schließen. (Mittlerer Button unten links)

Häufige Lizenzfehlermeldungen

Fehlercodes und Beschreibungen

Fehlercode Fehlerbeschreibung
HRLIC0001 Lizenz-Item zugewiesen, das nicht Teil der Produktlizenz ist
HRLIC0002 Lizenz ist abgelaufen
HRLIC0003 Testlizenz ist abgelaufen (oder Lizenz fehlt)
HRLIC0004 Lizenz fehlt (oder Testlizenz ist abgelaufen)
HRLIC0005 Dieses Feature ist in Ihrem Lizenzmodell nicht verfügbar
HRLIC0006 Benutzer ist ungültig
HRLIC0007 Fehler: Lizenzdaten ungültig (Deserializing License Failed)
HRLIC0008 Fehler: Lizenzdaten ungültig (Decrypting License Failed)
HRLIC0009 Organisation fehlt
HRLIC0010 Organisationsname stimmt nicht überein
HRLIC0011 Fehler bei der Organisationsprüfung
HRLIC0012 Lizenz ist blacklisted
HRLIC0013 Lizenzzuweisungen fehlen
HRLIC0014 Anzahl der Lizenzzuweisungen ist ungültig
HRLIC0015 Prüfen Sie das Deployment-Datum der Lösung
HRLIC0016 Lösung wurde in der Zukunft installiert und ist daher ungültig. Bitte kontaktieren Sie den Support.
HRLIC0017 Sie verwalten mehr Mitarbeiter, als Ihre HR-Lizenz erlaubt.