Personalverwaltung  1. Infoseite: Der Unterschied zwischen Belegschaft und Mitarbeitern  Benutzern ihre Lizenz zuweisen  Mit der Digitalen Personalakte arbeiten    Verschiedene Ansichten der digitalen Personalakte    Ansichten für unterschiedliche Rollen  Verfolgung von Datenänderungen durch Mitarbeiter  Arbeitgeber-Konto für Ihr Unternehmen anlegen  Kontakte in Ihrem Arbeitgeber-Konto hinterlegen (optional)  Abteilungen erstellen  Länder und Regionen erstellen und bearbeiten    Anleitung zur Erstellung und Anpassung einer Region  Einstellungen für Spesenerstattung  Einstellungen zur Abwesenheitsverwaltung  Feiertagskalender bearbeiten (optional)  Automatische Erstellung von Mitarbeiter-ID's aktivieren (optional)  Eine Digitale Personalakte erstellen  Digitale Personalakte: Wichtige Einstellungen    Wichtige Felder:  Personalakte der Mitarbeiter aktualisieren als HR Manager  Personalakte der Mitarbeiter aktualisieren als Vorgesetzter  Persönliche Informationen aktualisieren aus Sicht eines Mitarbeiters  Verfolgung von Datenänderungen durch Mitarbeiter  Aktivieren der Verfolgung von Datenänderungen  Notfallkontakt hinzufügen  Privaten Kontakt hinzufügen  Passdaten und Prüfung des Ablaufdatums  Arbeitsmittel und -verträge    Erstellen von Arbeitsgeräten    Einem Mitarbeiter Arbeitsgeräte zuweisen  Vorlagen für Arbeitsverträge erstellen  Arbeitsverträge erstellen  Gesundheits- und Sicherheitsmanagement    Medizinische Untersuchung erstellen    Erstellen eines Gesundheitschecks  Verwaltung von Arbeitsverträgen    Gehälter im Arbeitsvertrag verwalten    Gewährung von Abwesenheitsansprüchen im Arbeitsvertrag    Startdatum des Arbeitsvertrags anpassen    Arbeitsvertrag ersetzen    Unregelmäßige Arbeitszeiten konfigurieren (optional)    Teil 1: Arbeitsmustervorlage erstellen    Teil 2: Arbeitsmustervorlage mit Arbeitsvertrag verknüpfen    Beispiel  Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse erstellen  Einen Arbeitsunfall eintragen  Disziplinarmaßnahmen erstellen  Fähigkeiten im System hinterlegen und erfassen  Zertifikate erstellen  Vergütungsmanagement    Überblick: Löhne, Vergütungen und Zahlungen in der HR-Lösung    Verfügbare Vergütungstypen:    Spezifische Vergütungstypen:    Währungsmanagement    Gehaltsabrechnung    Zahlungszusammenfassungen    Zahlungsinformationen für Abrechnungsdienstleister  Aufstellen von Regeln für zielbasierte Provisionen (optional)  Aufstellen von Regeln für betragsbasierende Provisionen (optional)Arbeitszeugnisse und Bewertungen  Standard-Firmeninformationen für Arbeitszeugnisse einrichten  Arbeitszeugnis in der Lösung erstellen  Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse erstellen  Arbeitszeugnis als Word-Dokument erstellen  Erstellen zusätzlicher Arbeitszeugnisbewertungen (optional)  HR-Anfragen und deren Verwaltung    Erstellen einer HR-Anfrage als Mitarbeiter    HR-Anfragen prüfen als HR-Manager  Kostenstelle erstellen  Erstellen von Versicherungen  Aktivieren der Verfolgung von Datenänderungen  Dokumente hinterlegen als HR-Manager  Beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters eintragen  Kündigung oder Entlassung vorbereiten  Kündigung oder Entlassung durchführen  Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung  Stellenplanung    Stellen anlegen    Stelle einem Mitarbeiter zuweisen    Nachfolger zu einer Stelle hinzufügen    Nachfolgeplanung    Mehrere Stellen einem Mitarbeiter zuweisen    Stellenüberschneidungen abbilden    Automatisierte Prozesse in der Stellenplanung    Workflow:  Abwesenheitsmanagement    Übersicht über Abwesenheiten für HR-Manager und Vorgesetzte      Zugriffsrechte    Jährliche Abwesenheitsansprüche bereitstellen    Übertragung von Abwesenheitsansprüchen ins Folgejahr    Betriebsferien Erstellen  Arbeiten mit Vorlagen

Personalverwaltung

1. Infoseite: Der Unterschied zwischen Belegschaft und Mitarbeitern

Diese Seite erklärt den Unterschied zwischen Belegschaft und Mitarbeitern in Hubdrive, was wichtig für die korrekte Lizenzzuweisung ist. Um die HR-Lösung nutzen zu können, benötigen Benutzer Hubdrive-Lizenzen. Diese Lizenzen enthalten eine Standard-Sicherheitsrolle, die den Zugriff und die Informationen für den Benutzer regelt.

Der wesentliche Unterschied liegt zwischen Belegschafts- und Mitarbeiterlizenzen:

• Belegschaft-Lizenz:

  • Gewährt keinen Zugang zur Lösung.
  • Datensätze werden im System gespeichert und von Vorgesetzten verwaltet.
  • Keine Microsoft-Lizenz erforderlich.
  • Empfohlen, wenn die Belegschaft keinen Zugriff auf die HR-Lösung benötigt, aber Personaldatensätze verwaltet werden sollen.

• Mitarbeiter-Lizenz:

  • Gewährt Zugang zum System basierend auf der Rolle und den genutzten Funktionen.
  • Beispiele:
    • HR Management Mitarbeiter: Zugang zu Employee Self-Services
    • HR Management Supervisor: Zugang zu Manager Self-Services
    • HR Management Recruiter: Zugang zu HR Manager-Funktionen im Recruiting
    • HR Management Manager: Zugang zu HR Manager-Funktionen in der gesamten HR-Lösung

Benutzern ihre Lizenz zuweisen

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Benutzern in Ihrer HR-Lösung eine Lizenz zuweisen. Alle Benutzer benötigen eine Lizenz, um die Software nutzen zu können.

Ablauf

1. System Admin
   • Neue Lizenzzuweisung erstellen
   • Alle notwendigen Informationen ausfüllen
   • Für alle Benutzer im System wiederholen

Voraussetzungen

• Ein Lizenzschlüssel ist bereits im System eingebucht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Account bei Ihrer Hubdrive-Lösung an.
• Öffnen Sie die HR HUB App.
• Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
• Klicken Sie auf der linken Seite auf Lizenzzuweisungen.
• Klicken Sie in der oberen Leiste auf +Neu.
• Füllen Sie die Felder aus:
  • Lizenznutzer: Geben Sie den Namen eines Benutzers entsprechend dem Microsoft-Account ein. Sie können nach Benutzern suchen und dann auf ihren Namen klicken.
  • Lizenztyp: Wählen Sie die richtige Lizenz für den Benutzer:
    • HR App Administrator-Lizenz für generische Admin-Benutzer
    • HR Management Employee-Lizenzen für normale Mitarbeitende
    • HR Management Manager-Lizenz für Mitarbeitende, die das gesamte Spektrum der HR-Aufgaben abdecken
    • HR Management Recruiter-Lizenz für Mitarbeitende im Recruiting
    • HR Management Supervisor-Lizenz für Vorgesetzte
    • HR Management Supervisor Only Recruiting-Lizenz für Vorgesetzte im Recruiting
  • Rollen automatisch zuweisen: Setzen Sie dies auf Ja.
  • Preset Typical Email Settings: Setzen Sie dies auf Ja.
• Klicken Sie auf Speichern & Schließen.
• Wiederholen Sie diese Schritte für alle Benutzer, die Ihr HR-System verwenden werden.

Hinweis

• Um mit dem nächsten Schritt der Implementierung fortzufahren, weisen Sie mindestens einem HR Manager-Benutzer eine HR Management Manager-Lizenz zu.
• Klicken Sie auf Diagramm anzeigen auf der Seite Lizenzzuweisungen, um zu überprüfen, wie viele Lizenzen derzeit zugewiesen sind.
• HR Management Staff-Lizenzen werden nicht direkt Benutzern zugewiesen, sondern ermöglichen die Verwaltung von mehr Mitarbeiterdateien.
• Eine Übersicht über die gängigsten Lizenz-Fehlermeldungen finden Sie in den technischen Ressourcen.
• Wir empfehlen, die Option Preset typical Email Settings zu aktivieren, um die E-Mail-Einstellungen für neue Benutzer zu automatisieren. Ohne diese Option muss jeder Benutzer seine eigenen E-Mail-Einstellungen konfigurieren, was zu Problemen führen kann, wenn Funktionen wie „E-Mails in Ihrem Auftrag senden können“ nicht aktiviert sind.
• Für aktive Benutzer (außer Belegschaft-Lizenz) sind zusätzliche Microsoft-Lizenzen erforderlich, da Hubdrive als App innerhalb der Microsoft Dynamics 365 Business Platform verfügbar ist.

Mit der Digitalen Personalakte arbeiten

Verschiedene Ansichten der digitalen Personalakte

Auf den Punkt Die Mitarbeiterakte finden Sie im Bereich "Mitarbeiter" des HR-Systems. Die digitale Personalakte ist das Herzstück des Systems. Die digitale Personalakte in Hubdrive ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeiterdaten. Sie enthält grundlegende persönliche Informationen wie Adresse und Bankverbindung sowie Daten zu Fähigkeiten, Abwesenheiten und Arbeitsverträgen. Durch die Integration aller relevanten Informationen in einer digitalen Akte wird die Verwaltung erheblich erleichtert.

Die Personalakte ist in mehrere thematische Bereiche unterteilt, was eine klare Struktur und einfache Navigation ermöglicht. Neben den Basisdaten können auch spezifische Informationen wie Arbeitsunfälle oder Krankheitstage erfasst und bearbeitet werden. Diese zentrale Datensammlung erlaubt es den HR-Managern, alle relevanten Informationen auf einen Blick zu sehen und auszuwerten.

Wichtige Funktionen der digitalen Personalakte:

• Zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten: Alle relevanten Daten sind an einem Ort gespeichert.
• Verschiedene Ansichten: HR-Manager, Führungskräfte und Mitarbeiter haben jeweils eigene, für sie relevante Ansichten der Personalakte.
• Self-Service-Portal: Mitarbeiter können ihre Daten eigenständig aktualisieren, was HR entlastet und die Datenpflege vereinfacht.

Um mit der digitalen Personalakte zu arbeiten, müssen zunächst die entsprechenden Grundeinstellungen vorgenommen werden, bevor die Erfassung und Verwaltung der Daten beginnen kann. Weitere Details und Anleitungen zur Nutzung sind in den entsprechenden Modulen von Hubdrive verfügbar.

Ansichten für unterschiedliche Rollen

Die Digitale Personalakte bietet drei Ansichten für verschiedene Unternehmensrollen: HR-Manager, Vorgesetzter und Mitarbeiter. Die Ansicht kann je nach Berechtigung im oberen Bereich der Akte geändert werden.

• HR-Manager: Zugriff auf alle Daten, kann Einträge ändern, erstellen und löschen.
• Vorgesetzter: Einsicht in die Akten der direkt unterstellten Mitarbeiter.
• Mitarbeiter: Kann nur persönliche Daten wie Bankdaten oder Adresse ändern.

Die Ansichten werden automatisch anhand der Lizenzen jeder Rolle zugewiesen.

Verfolgung von Datenänderungen durch Mitarbeiter

Mitarbeiter können ihre Personaldaten selbst aktualisieren, was HR-Managern Zeit spart. Es ist wichtig, dass HR-Manager nachvollziehen können, welche Informationen geändert wurden.

Ablauf

1. Mitarbeiter: Aktualisiert Daten in der digitalen Personalakte.
2. Automatisierter Prozess: Sendet E-Mail an HR-Manager.
3. HR Manager: Kann Änderungen in HR HUB nachverfolgen.

Voraussetzungen

• Digitale Personalakte wurde erstellt.
• Mitarbeiter und HR-Manager haben gültige Lizenzen.
• Die Verfolgung von Datenänderungen ist aktiviert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB.
• Klicken Sie unter Verwaltung auf Datenänderungen.
• Wählen Sie die Ansicht Aktive Datenänderungen über das Drop-Down-Menü.
• Alle kürzlich erstellten oder veränderten Einträge werden angezeigt.

Tip

Bei Änderungen erhält der HR-Manager eine E-Mail. Alle Änderungen werden nachverfolgt und in der Ansicht "Aktive Datenänderungen" angezeigt. Sie können auf "Spalten bearbeiten" klicken, um "Zuletzt geändert von" hinzuzufügen. Auch neu erstellte Informationen werden angezeigt; bei diesen ist die Spalte Ehemaliger Wert leer. Vorgesetzte und Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Ansicht "Datenänderungen". Diese Funktion kann deaktiviert oder auf bestimmte Felder beschränkt werden. Nutzen Sie das Tutorial für Einstellungen.

Arbeitgeber-Konto für Ihr Unternehmen anlegen

Als HR-Manager benötigen Sie möglicherweise ein Arbeitgeber-Konto für Ihr Unternehmen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Mitarbeiter von Zeitarbeitsfirmen beschäftigen oder Ihr Unternehmen mehrere Standorte oder Branchen umfasst. Mit einem Arbeitgeber-Konto können Sie die Firma definieren, in der Ihre Mitarbeiter angestellt sind. Sie haben die Wahl, den Arbeitgeber entweder frei als Text einzutragen oder aus einer Liste von Firmenkontakten auszuwählen.

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie als HR-Manager ein Arbeitgeber-Konto einfach erstellen können.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB
• Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen
• Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitgeber
• Klicken Sie auf + Neu
• Tragen Sie den Namen des Unternehmens oder einen anderen passenden Kontonamen ein
• Speichern Sie
• Wählen Sie im Dropdown-Menü unter dem Firmennamen Konto aus
• Tragen Sie eine Telefonnummer ein (optional)
• Tragen Sie eine Faxnummer ein (optional)
• Tragen Sie eine Website ein (optional)
• Hinterlegen Sie eine übergeordnete Firma (optional)
  • Erstellen Sie eine hierarchische Struktur zwischen Ihren Firmen (Der Datensatz muss bereits erstellt sein um ihn zuverknüpfen)
• Tragen Sie ein Börsenkürzel ein (optional)
• Tragen Sie die Adressdaten Ihrer Firma ein (optional)
• Hinterlegen Sie einen primären Kontakt für Ihre Firma (optional)
• Speichern Sie
• Wechseln Sie zur Registerkarte Details
• Wählen Sie die Branche der neu angelegten Firma
• Fügen Sie den NACE-Code hinzu (optional)
  • Der NACE-Code klassifiziert die ökonomische Aktivität eines Unternehmens
• Wählen Sie den Besitz der Firma im Dropdown (Öffentlich, privat, Niederlassung oder sonstiges)
• Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional)
• Wählen Sie, ob Marketingmaterialien gesendet werden sollen
• Wählen Sie Ihre gewünschten Kontaktvoreinstellungen (optional)
• Fügen Sie Daten zur Fakturierung ein (optional)
• Fügen Sie Versanddetails hinzu (optional)
• Fügen Sie untergeordnete Konten hinzu (optional)
  • Erstellen Sie eine hierarchische Struktur zwischen Ihren Firmen
• Speichern & Schließen

Hinweis Ein Arbeitgeber-Konto für Ihre eigene Firma ist notwendig, wenn Sie Funktionalitäten des Moduls Weiterbildung & eLearning nutzen möchten, die Trainer und Prüfer beinhalten. Um Informationen über Trainer und Prüfer zu hinterlegen, nutzen Sie das Dropdown-Menü unter dem Namen Ihres angelegten Kontos und wechseln Sie zu Trainingsanbieter. Nach Hinzufügen aller Informationen ist Ihr Arbeitgeber-Konto bereit zur Verwendung.

Kontakte in Ihrem Arbeitgeber-Konto hinterlegen (optional)

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt HR-Managern, wie sie Kontakte (z.B. Mitarbeiter) in verschiedenen Arbeitgeber-Konten des Unternehmens hinterlegen können.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager.
• Mindestens ein Arbeitgeber-Konto ist bereits erstellt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB.
• Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
• Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitgeber.
• Öffnen Sie das Konto, in dem Sie einen Kontakt hinterlegen möchten.
• Im Bereich Kontakte auf der rechten Seite:
  • Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie + Kontakt erstellen.
  • Fügen Sie den Vornamen hinzu.
  • Fügen Sie den Nachnamen hinzu.
  • Fügen Sie die Position des Kontakts im Unternehmen hinzu (optional).
  • Füllen Sie die Kontaktinformationen aus (optional).
  • Fügen Sie eine Adresse hinzu (optional).
• Speichern & Schließen.

Hinweis

• Nutzen Sie die Schaltfläche Geschäftskarte scannen, um mithilfe von KI die Daten von einer Visitenkarte abzulesen und ins Kontaktformular zu übertragen.
• Wenn das Arbeitgeber-Konto eine Zweigstelle oder Unterfirma Ihres Unternehmens ist, empfehlen wir, die darin angestellten Mitarbeiter als Kontakte hinzuzufügen.
• Hinterlegen Sie als primären Kontakt den Hauptansprechpartner in diesem Teil des Unternehmens.
• Die Kontaktliste finden Sie rechts auf der Arbeitgeberkonto-Seite.

Abteilungen erstellen

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Abteilungen in Ihrem System erstellen, um Ihre Organisationsstruktur abzubilden. Mit korrekt zugeordneten Abteilungen können Sie z.B. Urlaubsansprüche verteilen, Betriebsurlaube planen und festlegen, welche Vorgesetzten Zugriff auf bestimmte Mitarbeiterakten haben.

Ablauf

HR-Manager: Abteilungen erstellen und nach organisatorischer Struktur sortieren.

Voraussetzungen:

• Stellen Sie sicher, dass die technische Basis eingerichtet ist.
• Halten Sie ein Diagramm Ihrer Organisationsstruktur bereit.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Melden Sie sich mit einem HR Manager-Konto in Ihrer HR-Lösung an und wählen Sie die App HR HUB.
• Wechseln Sie von "Übersicht" zu Einstellungen.
• Gehen Sie zu Abteilungen und klicken Sie auf +Neu.
• Geben Sie den Namen der ersten Abteilung ein (beginnen Sie mit der obersten in der Hierarchie).
• Speichern und schließen Sie den Datensatz.
• Erstellen Sie eine zweite Abteilung unter der zuvor erstellten:
  • Klicken Sie auf +Neu.
  • Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die übergeordnete Abteilung.
  • Speichern und schließen Sie den Datensatz.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Abteilungen.

Hinweis

• Durch die Auswahl der übergeordneten Abteilung entsteht eine hierarchische Struktur. Diese kann grafisch dargestellt werden.
• In neueren Power Platform-Versionen ist die Hierarchie-Ansicht deaktiviert.
• Um Abteilungen zu ändern oder umzubenennen, öffnen Sie die Abteilung, ändern Sie die Daten und speichern Sie.
• Verknüpfen Sie Mitarbeiter mit Abteilungen, indem Sie das Feld Abteilung in der digitalen Personalakte ausfüllen.
• Während des Mitarbeiterimports werden alle Mitarbeiter den passenden Abteilungen zugewiesen.

Ergebnis Nach der Erstellung und Strukturierung der Abteilungen können Sie eine hierarchische Ansicht aller Abteilungen sehen. Im Schritt "Mitarbeiterimport" werden die Mitarbeiter den entsprechenden Abteilungen zugeordnet.

Länder und Regionen erstellen und bearbeiten

Eine Region bezeichnet ein Land oder Gebiet im System. Die Zuordnung einer Region zu einem Mitarbeiter ist wichtig, da sie Informationen wie gesetzliche Berechnungseinstellungen (z.B. Feiertage) enthält. Viele Regionen sind bereits verfügbar, aber es ist ratsam, die Einstellungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Diese Einstellungen beeinflussen auch die Berechnung von Abwesenheitsansprüchen.

Anleitung zur Erstellung und Anpassung einer Region

Ablauf

1. HR-Manager prüft, ob die gewünschte Region bereits verfügbar ist.
2. HR-Manager erstellt eine neue Region, falls notwendig.
3. HR-Manager definiert die Einstellungen für Spesenerstattung und Abwesenheitsverwaltung.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.
• Kalender sind im System hinterlegt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie im HR HUB.
• Wechseln Sie zu Einstellungen.
• Klicken Sie auf Regionen unter Verwaltung.
• Prüfen Sie, ob die benötigte Region vorhanden ist.
  • Wenn ja, öffnen Sie den Datensatz.
  • Wenn nein, klicken Sie auf + Neu und fügen Sie die Details hinzu:
    • Name (Englisch und lokal)
    • Übergeordnete Region auswählen
    • Ebene definieren
    • Datensatz auf "Selbst verwaltet" setzen
    • Passenden Kalender hinzufügen

Hinweis

• Nach der Erstellung kann die Region einem Mitarbeiter zugewiesen werden, indem sie in der digitalen Personalakte als "Primärer Arbeitsort" eingetragen wird.
• Es können natürlch auch die bereits existierenden Regionen zugeordnet werden.
• Gesetzliche Berechnungseinstellungen für bestimmte Länder sind bereits verfügbar.

Einstellungen für Spesenerstattung

• Pauschal: Maximalbetrag pro Tag angeben.
• Berechnet: Parameter für die Berechnung festlegen.

Einstellungen zur Abwesenheitsverwaltung

Diese Einstellung ist nur pro Land möglich. Bitte stellen Sie die Urlaubsrundung unbedingt vor der Erstellung der Arbeitsverträge ein.

• Urlaubsanspruch: Täglich oder monatlich berechnen.
• Vollständiger Anspruch: Soll immer der ganze Vertragliche Anspruch ausgerollt werden oder nicht.
• Rundungsmethode: Anspruch runden. (Entscheiden Sie, ob ganz oder halbe Tage gerundet werden sollen)

Feiertagskalender bearbeiten (optional)

In Hubdrive können Sie Feiertagskalender für bestimmte Regionen erstellen und diese den entsprechenden Mitarbeitern in deren Digitaler Personalakte zuordnen. Der Kalender bestimmt, welche Feiertage bei Abwesenheitsanträgen berücksichtigt werden.

** Vorgehensweise** Eine Reihe von Kalendern ist bereits im System vorhanden. Dieses Tutorial zeigt, wie Sie bei Bedarf weitere erstellen können.

Schritte für HR-Manager:

1. Neuen Kalender erstellen
2. Kalendereinträge hinzufügen
3. Region dem Kalender hinzufügen

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
3. Wählen Sie Kalender.
4. Klicken Sie auf + Neu.
5. Fügen Sie den Namen hinzu.
6. Fügen Sie den gültigen Zeitraum hinzu.
7. Setzen Sie den Datensatz auf Selbst verwaltet.
8. Speichern Sie.
9. Fügen Sie die Kalendereinträge hinzu.
10. Ordnen Sie dem Kalender eine Region zu.
11. Speichern Sie.

Hinweis

• Ohne Enddatum bleibt der Kalender dauerhaft gültig, z.B. für Wochenendkalender.
• Um Feiertage für Mitarbeiter zu definieren, muss die Region als Primärer Arbeitsort in der digitalen Personalakte hinterlegt sein.
• Der Eintrag auf Selbst verwaltet verhindert Überschreibungen durch Systemaktualisierungen.

Ergebnis Nach Erstellung und Zuweisung der Kalender berücksichtigt das System diese Einträge, um die von den Abwesenheitsansprüchen des Mitarbeiters abzuziehenden Tage zu berechnen.

Automatische Erstellung von Mitarbeiter-ID's aktivieren (optional)

Diese Anleitung zeigt HR-Managern, wie sie die automatische Erstellung von Mitarbeiter-IDs aktivieren können. Bei der Erstellung eines neuen Mitarbeiters wird die ID automatisch um eine Einheit erhöht, basierend auf den Einstellungen des HR-Managers. Diese Funktion ist optional. Ohne Einrichtung bleibt das Mitarbeiter-ID-Feld leer.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB
• Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der rechten oberen Ecke
• Wählen Sie Erweiterte Einstellungen
• Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben 'Einstellungen'
• Unter Hubdrive klicken Sie auf Nummerierung
• Klicken Sie auf +Neu in der oberen Leiste
• In Nummerierte Entität fügen Sie xrm1_employee hinzu
• In Nummeriertes Feld fügen Sie xrm1_employee_number hinzu
• Bei Nummerierung erzeugen wählen Sie Bei Erstellung
• Bei Nummerierungsmethode wählen Sie Basierend auf nummerierter Entität
• Gehen Sie zum Feld Konfiguration formatieren
• Bei Präfix Typ wählen Sie Präfix eingeben
• Wählen Sie die Anzahl der Ziffern für die Mitarbeiter-IDs
• Fügen Sie ein Präfix hinzu (optional)
• Fügen Sie ein Trennzeichen hinzu (optional)
• Stellen Sie Datensatz verwaltet von auf Selbst verwaltet
• Speichern

Hinweis

• Präfix und Trennzeichen sind optional. Beispiel: MA-001
• Die Anzahl der Ziffern bestimmt die Länge der Zahlenfolge. Bei 4 Ziffern wird die erste ID 0001, die zweite 0002 usw. sein.

Eine Digitale Personalakte erstellen

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie in Hubdrive digitale Personalakten anlegen. Hier werden alle Mitarbeiterinformationen zentral gesammelt: Arbeitsvertrag, Kontaktinformationen, Qualifikationen und mehr. Um Hubdrive optimal zu nutzen, erstellen Sie für jeden Mitarbeiter eine digitale Personalakte.

Ablauf

• HR-Manager erstellt die Personalakte.
• HR-Manager fügt Basisinformationen hinzu.
• HR-Manager fügt Systemnutzer (Mitarbeiter) hinzu.
• HR-Manager pflegt die digitale Personalakte.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager.
• Sie haben eine gültige Lizenz.
• Regionen sind im System konfiguriert.
• Abteilungen sind im System erstellt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB.
• Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
• Klicken Sie auf +Neu.
• Füllen Sie die wichtigsten Felder aus. (Siehe unten Wichtige Einstellungen)
• Fügen Sie im Reiter Verträge & Gehälter einen Arbeitsvertrag hinzu.
• Fügen Sie den Systemnutzer im Reiter Personalverwaltungsdaten hinzu.
• Speichern & Schließen, wenn alles eingetragen ist.

Hinweis

• Beim Hinzufügen des Systemnutzers erhält der Mitarbeiter Zugriff auf die HR für Dynamics-Lösung.
• Fügen Sie den Systemnutzer erst hinzu, wenn alle Grundkonfigurationen abgeschlossen sind. (Der Benutzer des Mitarbeiters benötigt eine Mitarbeiter- oder Vorgesetztenlizenz bevor das Feld gefüllt werden kann.)
• Das Startdatum unter Personalverwaltungsdaten wird nach Eingabe gesperrt. Bei falscher Eingabe nutzen Sie die Excel-Export-Funktion zur Korrektur.
• Beim Import von Mitarbeitern werden automatisch digitale Personalakten erstellt.
• Bei Einstellung über das Recruiting-Modul wird die Bewerber-Akte automatisch in eine digitale Personalakte umgewandelt.
• Prüfen Sie vor dem Anlegen einer neuen Akte, ob diese bereits existiert.

Ergebnis Die digitale Personalakte ist fertig und kann von Mitarbeiter, Vorgesetzten und HR-Manager eingesehen und gepflegt werden. Die Zugriffsebene hängt von der Lizenzart und den zugewiesenen Sicherheitsrollen ab.

Digitale Personalakte: Wichtige Einstellungen

Diese Anleitung zeigt, welche Einstellungen pro Mitarbeiter notwendig sind, um alle Systemfunktionen zu gewährleisten. Diese Felder finden Sie in der Digitalen Personalakte jedes Mitarbeiters. Es wird dringend empfohlen, diese Informationen auszufüllen. Die relevanten Felder sind:

• HR Manager: Hat Zugriff auf alle Bereiche, kann Daten ändern, anlegen und löschen. Er ist der Ansprechpartner für den Mitarbeiter im HR-Team.

• Vorgesetzter: Durch das Ausfüllen dieses Feldes kann der Vorgesetzte die Datensätze seiner Mitarbeiter einsehen, sofern alle mit ihrem Systembenutzer verbunden sind. Dies ermöglicht Zugriff auf arbeitsrelevante Informationen, wie Arbeitszeiten und Abwesenheiten.

• Primärer Arbeitsort: Verknüpft mit Kalendern und Regionen, wichtig für Feiertage, Verpflegungsmehraufwand und Pausenregeln.

• Zeitzone: Relevant für die Zeiterfassung und automatische Terminerstellung, z.B. bei Trainings.

• Startdatum: Gibt den Arbeitsbeginn an und berechnet die Beschäftigungsdauer, wichtig für Arbeitgeberleistungen.

Wichtige Felder:

1. HR Manager zuweisen: In der Registerkarte "Personalverwaltungsdaten" unter "Details" das Feld HR Manager ausfüllen.
2. Startdatum eintragen: Unter "Personalverwaltungsdaten" - "Arbeitsvertrag" das Startdatum eintragen. Achtung: Nach Eintrag ist das Feld gesperrt.
3. Primärer Arbeitsort festlegen: Unter "Personalverwaltungsdaten" - "Arbeitsvertrag" den Arbeitsort auswählen.
4. Zeitzone festlegen: Unter "Personalverwaltungsdaten" - "Time & Attendance Settings" die Zeitzone auswählen.
5. Vorgesetzten zuweisen: Unter "Geschäftliche Daten" - "Berufliche Informationen" den Vorgesetzten auswählen.

Ergebnis Eine vollständig ausgefüllte Digitale Personalakte ermöglicht die volle Nutzung aller Funktionen von Hubdrive.

Personalakte der Mitarbeiter aktualisieren als HR Manager

Auf den Punkt Die Aktualisierung von Informationen in den Personalakten ist eine der häufigsten Aufgaben von HR-Managern. Hier erfahren Sie, wie Sie dies einfach erledigen können.

Ablauf

1. Mitarbeiter: Informiert den Manager über Änderungen der persönlichen Daten.
2. HR Manager: Aktualisiert die Informationen in der digitalen Personalakte.

Voraussetzungen

• Eine digitale Personalakte wurde erstellt.
• Sie sind HR-Manager und haben eine gültige Lizenz zugewiesen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
3. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und öffnen Sie die Akte.
4. Öffnen Sie den Tab, in welchem Sie die Daten bearbeiten möchten (z.B. Geschäftliche Daten, Personalverwaltungsdaten, ...).
5. Aktualisieren Sie die benötigten Daten.
6. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Felder mit einem Vorhängeschloss-Symbol können nicht bearbeitet werden, um die Integrität des Datensatzes zu gewährleisten.
• Änderungen können über die Entität Datenänderungen nachverfolgt werden.

Ergebnis Alle Änderungen erfolgen in Echtzeit und sind sofort in der Mitarbeiterakte sichtbar.

Personalakte der Mitarbeiter aktualisieren als Vorgesetzter

Auf den Punkt Vorgesetzte können die Datensätze der Mitarbeiter ändern, was HR-Managern Zeit spart und die Daten aktuell hält.

Ablauf

• Mitarbeiter: Informiert den Vorgesetzten über Änderungen in den persönlichen Daten.
• Vorgesetzter: Aktualisiert die Daten in der digitalen Personalakte.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
2. Wechseln Sie von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
4. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und öffnen Sie dessen Akte.
5. Öffnen Sie die Registerkarte, deren Informationen Sie bearbeiten möchten (z.B. Geschäftliche Daten).
6. Aktualisieren Sie die benötigten Informationen.
7. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Felder mit einem Vorhängeschloss-Symbol können nicht bearbeitet werden, um die Integrität des Datensatzes zu gewährleisten.
• Vorgesetzte können die Entität Datenänderungen zur Nachverfolgung von Änderungen nicht nutzen; dies muss ein HR-Manager tun.
• Vorgesetzte haben weniger Berechtigungen zur Bearbeitung von Informationen als HR-Manager.
• Vorgesetzte können keine Informationen für nicht zugewiesene Mitarbeiter bearbeiten.

Persönliche Informationen aktualisieren aus Sicht eines Mitarbeiters

Auf den Punkt Während des Arbeitsverhältnisses können sich viele Änderungen ergeben, wie z.B. Adress- oder Kontonummeränderungen. Hubdrive ermöglicht es Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten selbst zu aktualisieren. Dadurch müssen Personalverantwortliche nicht mehr die Unterlagen aktualisieren, und Mitarbeiter können ihre Daten stets aktuell halten.

Ablauf

• Mitarbeiter
  • Öffnen der digitalen Personalakte
  • Eintrag aktualisieren und speichern
• HR Manager
  • Kann die aktuellen Einträge einsehen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services
2. Wählen Sie im Dropdown der Startansicht das Dashboard Mitarbeiter-Cockpit
3. Wählen Sie Meine Mitarbeiterdaten aus
4. Klicken Sie auf den Tab Private Daten
5. Aktualisieren Sie den gewünschten Eintrag (z.B. Bankdaten)
6. Speichern & Schließen

Hinweis

• Felder mit einem Vorhängeschloss-Symbol können nicht bearbeitet werden, um die Integrität des Datensatzes zu gewährleisten.
• HR-Manager können alle vom Mitarbeiter vorgenommenen Änderungen im Bereich Datenänderungen der HR HUB-App sehen.
• Mitarbeiter können nur ihre eigenen persönlichen Daten sehen und nicht die Daten anderer Mitarbeiter ändern oder einsehen.

Verfolgung von Datenänderungen durch Mitarbeiter

Mitarbeiter können ihre Personaldaten selbst aktualisieren, was HR-Managern Zeit spart. Es ist wichtig, dass HR-Manager nachvollziehen können, welche Informationen geändert wurden. Diese Seite erklärt, wie Änderungen nachverfolgt werden können.

Ablauf

1. Mitarbeiter: Aktualisiert die Daten in seiner digitalen Personalakte.
2. Automatisierter Prozess: Sendet eine E-Mail an den HR-Manager.
3. HR Manager: Kann die Datenänderung in HR HUB nachverfolgen.

Voraussetzungen

• Digitale Personalakte wurde erstellt.
• Mitarbeiter und HR-Manager haben eine gültige Lizenz.
• Die Verfolgung von Datenänderungen ist aktiviert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Datenänderungen.
3. Wählen Sie die Ansicht Aktive Datenänderungen über das Drop-Down-Menü.
4. Alle kürzlich erstellten oder veränderten Einträge werden angezeigt.

Hinweis

• Sobald ein Mitarbeiter einen Eintrag ändert, erhält der HR-Manager eine E-Mail.
• Alle Änderungen werden nachverfolgt. Die Ansicht "Aktive Datenänderungen" zeigt, welches Feld geändert wurde und den alten Eintrag.
• Sie können "Spalten bearbeiten" und eine Spalte für "Zuletzt geändert von" hinzufügen.
• Auch neu erstellte Informationen werden angezeigt; bei diesen ist die Spalte "Ehemaliger Wert" leer.
• Vorgesetzte und Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Ansicht "Datenänderungen".
• Diese Funktion kann deaktiviert oder auf bestimmte Felder beschränkt werden. Nutzen Sie das Tutorial, um Einstellungen zu bearbeiten.

Aktivieren der Verfolgung von Datenänderungen

Auf den Punkt

Die Funktion "Datenänderungen verfolgen" informiert Sie über Änderungen. Sobald ein Mitarbeiter seine Daten ändert, wird dies vermerkt. Wenn die Funktion aktiviert ist, werden Sie über jede Änderung informiert.

Voraussetzungen

• Sie müssen als Systemadministrator eingeloggt sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (rechts oben).
3. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen.
4. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Einstellungen.
5. Wählen Sie Prozesse.
6. Ändern Sie die Ansicht von "Meine Prozesse" zu "Alle Prozesse".
7. Suchen Sie nach Track Data Change - [Multilingual] - Hubdrive.
8. Doppelklicken Sie auf den Prozess.
9. Klicken Sie auf Deaktivieren.
10. Setzen Sie einen Haken bei "Datensatzfelder werden geändert".
11. Klicken Sie auf Auswählen und wählen Sie die Felder aus.
12. Klicken Sie auf OK.
13. Aktivieren Sie den Workflow erneut.
14. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Hinweis

• Dieser Vorgang muss vom Systemadministrator durchgeführt werden.
• Sie können bestimmen, welche Felder überwacht werden. Alle ausgewählten Felder werden überwacht und Änderungen in eine Zusammenfassung geschrieben.

Notfallkontakt hinzufügen

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie Sie als HR-Manager einen Notfallkontakt für einen Mitarbeiter hinzufügen können.

Ablauf

• Mitarbeiter: Teilt dem HR-Manager einen Notfallkontakt mit.
• HR-Manager: Trägt den Notfallkontakt in die Personalakte des Mitarbeiters ein und kann diesen im Notfall kontaktieren.

Voraussetzungen

• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters ist bereits erstellt.
• Sie sind HR-Manager und haben eine gültige Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters, für den Sie einen Notfallkontakt hinzufügen möchten.
4. Gehen Sie zum Tab Persönliche Informationen.
5. Gehen Sie zur Tabelle Notfallkontakte.
6. Klicken Sie auf die 3 Punkte rechts oben in der Tabelle.
7. Wählen Sie +Notfallkontakt erstellen.
8. Fügen Sie die erforderlichen Informationen hinzu.
9. Speichern & schließen.

Hinweis

• Mitarbeiter können Notfallkontakte auch selbst über die HR HUB Mitarbeiter Self-Services App hinzufügen.
• Mitarbeiter können mehr als einen Notfallkontakt haben.
• Anstatt einen neuen Kontakt zu erstellen, können Sie einen bestehenden Kontakt bearbeiten, indem Sie darauf doppelklicken.
• Vorgesetzte können diesen Datensatz nicht aktualisieren.

Privaten Kontakt hinzufügen

Auf den Punkt In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie private Kontakte zur digitalen Personalakte eines Mitarbeiters hinzufügen können.

Ablauf

• Mitarbeiter: Stellt dem HR Manager die Daten eines privaten Kontakts zur Verfügung.
• HR Manager: Aktualisiert den Eintrag in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters.

Voraussetzungen

• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters wurde im System erstellt.
• Sie sind HR Manager und haben eine gültige Lizenz zugewiesen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Gehen Sie zur Registerkarte Persönliche Daten.
5. Navigieren Sie zur Tabelle Private Kontakte.
6. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts oben in der Tabelle.
7. Wählen Sie + Privater Kontakt erstellen aus.
8. Fügen Sie die notwendigen Informationen hinzu.
9. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Mitarbeiter können persönliche Kontakte auch selbst hinzufügen, allerdings in der HR HUB Mitarbeiter Self-Services App.
• Mitarbeiter können mehr als einen persönlichen Kontakt haben.
• Anstatt einen neuen Kontakt zu erstellen, können Sie auch einen bestehenden Kontakt bearbeiten, indem Sie darauf doppelklicken.
• Vorgesetzte können diesen Datensatz ebenfalls bearbeiten.

Passdaten und Prüfung des Ablaufdatums

Auf den Punkt Viele Arbeitgeber müssen die Reisepassdaten ihrer Mitarbeiter speichern. Diese Anleitung zeigt, wie Sie mit der erweiterten Suchfunktion das Ablaufdatum eines Reisepasses überprüfen können.

Ablauf

HR-Manager

• Hinzufügen der Reisepassdaten
• Nutzen der Erweiterten Suche, um das Ablaufdatum zu überprüfen

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

• Digitale Personalakte der Mitarbeiter wurde erstellt
• Sie sind HR-Manager und haben eine gültige Lizenz zugewiesen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Teil 1: Passdaten erstellen

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die digitale Personalakte des Mitarbeiters, dessen Reisepassdaten Sie hinzufügen möchten.
4. Navigieren Sie zur Registerkarte Persönliche Daten.
5. Gehen Sie zur Tabelle Pass und Nationalität.
6. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus.
7. Speichern & Schließen.
8. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Mitarbeiter, deren Reisepassdaten Sie hinzufügen möchten.

Teil 2: Ablaufdatum überprüfen

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf "Spalten bearbeiten" oben rechts.
3. Fügen Sie das Feld Gültig bis (Passport) hinzu.
4. Klicken Sie auf Ergebnisse.
5. Eine Liste mit allen Pässen wird angezeigt. Nun können Sie nach dem Datum filtern und diese Ansicht speichern.

Arbeitsmittel und -verträge

Erstellen von Arbeitsgeräten

Auf den Punkt Mit Hubdrive können Sie Ihre Arbeitsgeräte mühelos verwalten und den Überblick behalten, wer für welche Geräte verantwortlich ist. Anleitung für HR-Manager zur Erstellung von Arbeitsgeräten für Mitarbeiter.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager mit gültiger Lizenz.
• Abteilungen sind angelegt (falls das Gerät zu einer Abteilung gehört).
• Regionen sind konfiguriert (falls Sie andere als die Standardregionen nutzen).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Wechseln Sie unten links von Übersicht zu Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsgeräte.
4. Klicken Sie auf + Neu.
5. Geben Sie einen Namen für das Gerät ein (z.B. Firmentelefon).
6. Fügen Sie einen Mitarbeiter hinzu (optional).
7. Fügen Sie eine Abteilung hinzu (optional).
8. Fügen Sie einen Ort hinzu (optional).
9. Füllen Sie alle weiteren Felder aus.
10. Speichern & Schließen.

Hinweis:

• Das Feld Mitarbeiter kann ausgefüllt werden, um das Gerät sofort zuzuweisen. Andernfalls kann die Zuweisung später erfolgen.
• Ein Arbeitsgerät kann nicht mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden. Für Geräte, die von mehreren Personen genutzt werden, muss für jeden ein eigenes Gerät angelegt werden.
• Der Besitzer des Datensatzes kann geändert werden. Standardmäßig ist dies die Person, die den Datensatz erstellt.
• Vorgesetzte können keine Arbeitsgeräte anlegen.

Ergebnis: So sieht ein ausgefüllter Arbeitsgeräte-Datensatz aus.

Einem Mitarbeiter Arbeitsgeräte zuweisen

Auf den Punkt Die Ausstattung von Mitarbeitern mit Geräten wie Laptops, Schlüsseln, Handys oder Firmenwagen ist in Unternehmen üblich. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Ausrüstungen einfach zuweisen und nachverfolgen können.

Voraussetzungen

• Das Arbeitsgerät wurde bereits im System erstellt.
• Sie sind HR-Manager und haben eine gültige Lizenz.
• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters ist im System angelegt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Gehen Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
5. Wählen Sie die Tabelle Arbeitsgeräte aus.
6. Navigieren Sie über die drei Punkte rechts oben in der Tabelle zu hinzufügen: Arbeitsgerät.
7. Verwenden Sie das Suchfeld, um nach einem bereits erstellten Arbeitsgerät zu suchen.
8. Wählen Sie das Arbeitsgerät aus.
9. Klicken Sie auf Hinzufügen.
10. Speichern & Schließen.

Hinweis:

• Sie können ein Arbeitsgerät direkt in der Tabelle Arbeitsgeräte erstellen, indem Sie auf +Arbeitsgerät erstellen klicken.
• Vorgesetzte können keine Arbeitsgeräte zuweisen, aber Einträge einsehen und Listen nach Excel exportieren.
• Ein Gerät kann nicht gleichzeitig zwei Mitarbeitern zugewiesen werden. Für jeden Mitarbeiter muss ein eigener Datensatz angelegt werden, z.B. ein separater Eintrag "Firmentelefon" für jedes Telefon.

Vorlagen für Arbeitsverträge erstellen

Auf den Punkt Diese Anleitung führt Sie durch die Erstellung von Arbeitsvertragsvorlagen in Ihrem System. Diese Vorlagen basieren auf den häufigsten Vertragsbedingungen in Ihrem Unternehmen und sparen Zeit, indem sie wiederkehrende Informationen wie wöchentliche Arbeitszeit und Urlaubstage direkt in neue Verträge übernehmen.

Ablauf

1. HR-Manager: Arbeitsvertragsvorlage erstellen
2. HR-Manager: Details hinzufügen
3. Optional: Arbeitsmuster konfigurieren
4. Optional: Zeitkonten konfigurieren

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Melden Sie sich mit einem HR-Manager-Konto in Ihrem HR-System an und wählen Sie die App HR HUB.
• Wechseln Sie zu Einstellungen und gehen Sie zu Arbeitsvertragsvorlagen. Klicken Sie auf + Neu.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
  • Name: Sollte die wichtigsten Daten (Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch) anzeigen.
  • Stellenbeschreibung: Optional.
  • Jahresbeginn: Normalerweise der 1. Januar.
  • Vertragsart: Wählen Sie zwischen Vollzeit, Teilzeit, Student, etc.
  • Kündigungsfrist und Probezeit: Geben Sie die entsprechenden Fristen an.
  • Abrechnungszeitraum: Wählen Sie den Zeitraum für Zahlungen.
• Speichern Sie den Datensatz. Zusätzliche Abschnitte werden angezeigt.
• Region hinzufügen: Legen Sie fest, für welches Land oder welche Region die Vorlage gilt.
• Abwesenheitsanspruch hinzufügen: Definieren Sie Art und Anspruch der Abwesenheit.

Weitere Schritte

• Für unregelmäßige Arbeitszeiten können Sie eigene Vorlagen erstellen und Arbeitsmuster aktivieren.
• Navigieren Sie zum Abschnitt Arbeitszeiten und verteilen Sie die Gesamtarbeitszeit auf die Wochentage.
• Überprüfen Sie alle Eingaben, dann speichern und schließen.

Ergebnis Ihre Arbeitsvertragsvorlage ist einsatzbereit. Wiederholen Sie diese Schritte für alle gängigen Szenarien in Ihrer Organisation. Optional können Sie Arbeitsmuster oder Zeitkonten konfigurieren.

Hinweis

• Urlaubsansprüche werden als Standard zu neuen Verträgen hinzugefügt.
• Die angegebenen Arbeitszeiten sind für das System relevant, nicht die Anfangs- und Endzeiten.
• Die wöchentliche Arbeitszeit basiert auf der täglichen Arbeitszeit oder dem Arbeitsmuster.
• Nehmen Sie sich Zeit, detaillierte Vorlagen für alle Anwendungsfälle zu erstellen. Dies spart Ihnen später viel Zeit.
• Arbeitsvertragsvorlagen sind die Grundlage für alle Verträge, die Sie im System erstellen.

Arbeitsverträge erstellen

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie Sie Arbeitsverträge für Ihre Mitarbeiter basierend auf Vorlagen erstellen. Dieser Prozess kann je nach Unternehmensgröße variieren.

Ablauf

1. HR-Manager: Vertrag für Mitarbeiter anlegen
2. HR-Manager: Mit Vertragsvorlage verknüpfen
3. HR-Manager: Alle erforderlichen Daten ausfüllen
4. HR-Manager: Für alle Mitarbeiter wiederholen

Voraussetzungen

• Vorhandene Arbeitsvertragsvorlagen
• Gültige Lizenz als HR-Manager

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
4. Gehen Sie zur Registerkarte Verträge & Gehälter.
5. Wählen Sie + Arbeitsvertrag erstellen.
6. Geben Sie im Abschnitt Zusammenfassung alle nötigen Daten ein:
   • Mitarbeiter: Der jeweilige Mitarbeiter
   • Vertragsvorlage: Vorlage auswählen
   • Klassifikation: Dauerhaft oder befristet
   • Startdatum: Vertragsbeginn
7. Speichern Sie, um die Vorlage zu übernehmen und füllen Sie die restlichen Felder aus:
   • Typ: Vollzeit, Teilzeit, etc.
   • Enddatum: Nur bei befristeten Verträgen
   • Probezeit (Monate): Dauer der Probezeit
   • Abrechnungszeitraum: Zeitraum für Vergütungen
   • Kündigungsfrist: Freitextfeld
   • Kündigungsfrist Probezeit: Abweichende Frist
   • Statusgrund: Entwurf, Verhandlung, Gültig
8. Füllen Sie die Registerkarte Arbeitszeiten aus:
   • Arbeitszeiten: Stunden pro Tag
   • Arbeitszeit (Woche): Automatische Berechnung
9. Überprüfen Sie Ihre Eingaben und beenden Sie mit Speichern & Schließen.
10. Wiederholen Sie den Prozess für alle Mitarbeiter.

Hinweis

• Aktivieren Sie "Arbeitsmuster" für unregelmäßige Arbeitszeiten.
• Bei vielen Mitarbeitern empfiehlt sich die Aktivierung in den Vorlagen.
• Verträge mit Status Gültig sind für Änderungen gesperrt, außer für Abwesenheitsansprüche und Vergütungen.

Gesundheits- und Sicherheitsmanagement

Medizinische Untersuchung erstellen

Auf den Punkt Hubdrive ermöglicht Ihnen, wiederkehrende medizinische Untersuchungen zu planen und Mitarbeitern zuzuweisen. Beispiele sind Sehtests für Berufskraftfahrer oder Impfungen für medizinisches Personal. Diese Datensätze definieren die Untersuchungen, die Sie dann im Rahmen eines Gesundheitschecks zuordnen können.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager.
• Sie haben eine gültige Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen (linke untere Ecke).
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Medizinische Untersuchungen.
4. Klicken Sie auf + Neu.
5. Fügen Sie den Namen der Untersuchung hinzu.
6. Ändern Sie bei Bedarf den Besitzer des Datensatzes.
   • Standardmäßig ist der Ersteller der Besitzer.
   • Um den Besitzer zu ändern, klicken Sie auf das X neben dem aktuellen Namen und geben Sie den neuen Namen ein.
7. Speichern Sie den Datensatz.
   • Nach dem Speichern wird die Zeitachse freigeschaltet.
8. Fügen Sie bei Bedarf Dokumente zur Zeitachse hinzu.
9. Speichern & Schließen.

Hinweis Die Untersuchungen können einem Gesundheitscheck zugewiesen werden, wenn die Standard Untersuchung im Gesundheitscheck auf Ja gesetzt ist. Um die Untersuchung mit dem Gesundheitscheck eines Mitarbeiters zu verbinden, gehen Sie in die digitale Personalakte und fügen Sie unter Gesundheit & Sicherheit die Untersuchung hinzu.

Erstellen eines Gesundheitschecks

Erfahren Sie, wie Sie einen Gesundheitscheck für Ihre Mitarbeiter anlegen. Dies hilft, alle vorgeschriebenen medizinischen Standarduntersuchungen wie Seh- oder Hörtests zu dokumentieren.

Voraussetzungen

• Digitale Personalakte des Mitarbeiters muss angelegt sein.
• Datensatz für die medizinische Untersuchung muss existieren.
• Sie sind HR-Manager mit gültiger Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Gesundheitschecks.
3. Wählen Sie + Neu.
4. Entscheiden Sie, ob es sich um eine Standarduntersuchung handelt:
   • Ja: Die Untersuchung wird ein empfohlenes Feld. Ein Datensatz für Untersuchungsarten sollte erstellt werden.
   • Nein: Die Untersuchung wird ein Pflichtfeld. Geben Sie die Untersuchung in das Feld ein.
5. Fügen Sie die zuvor erstellte medizinische Untersuchung hinzu.
6. Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu.
7. Setzen Sie den Status auf Gültig.
8. Fügen Sie das Datum der letzten Untersuchung hinzu.
9. Fügen Sie das Datum der nächsten Untersuchung hinzu.
10. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Ergebnisse des Gesundheitschecks können als Dokumente in der Zeitachse des Mitarbeiters in seiner digitalen Personalakte hinterlegt werden.
• Überfällige Gesundheitschecks sind im HR Deadline Dashboard einsehbar.
• Der Statusgrund zeigt, ob der Gesundheitscheck gültig ist oder erneuert werden muss.
• Nach Abschluss kann der Datensatz deaktiviert werden.

Ergebnis Nach Abschluss des Prozesses kann der HR Manager alle Gesundheitschecks der Mitarbeiter in der Entität Gesundheitschecks einsehen. Zudem sind die Unterlagen in der digitalen Personalakte unter der Registerkarte Gesundheitsschutz & Sicherheit verfügbar.

Verwaltung von Arbeitsverträgen

Gehälter im Arbeitsvertrag verwalten

Erfahren Sie, wie ein HR-Manager die Vergütung eines Mitarbeiters im Arbeitsvertrag verwalten kann, einschließlich der Aktualisierung des Betrags.

Voraussetzungen

• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters ist angelegt.
• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Gehen Sie zur Registerkarte Verträge & Gehälter.
5. Wählen Sie Arbeitsverträge.
6. Öffnen Sie den Datensatz des Arbeitsvertrages zur Vergütungsanpassung.
7. Klicken Sie in der Tabelle Gehälter auf + Vergütung erstellen.
8. Fügen Sie ggf. ein Enddatum hinzu.
9. Wählen Sie den Vergütungstyp (z.B. Lohn, Provision) aus.
10. Wählen Sie die Währung.
11. Fügen Sie den Betrag hinzu.
12. Wählen Sie das Zahlungsintervall.
13. Fügen Sie ggf. Bemerkungen hinzu (optional).
14. Ändern Sie den Statusgrund auf Vereinbart.

Hinweis

• Ist der Arbeitsvertrag im Entwurfsstatus, entspricht das Startdatum der Vergütung dem des Arbeitsvertrages. Bei einem aktiven Vertrag muss das Startdatum der neuen Vergütung angegeben werden.
• Das Enddatum kann festgelegt werden, um die Vergütung zu deaktivieren und keine weiteren Zahlungen zu generieren.
• Mit einem Enddatum kann die Vergütung über einen bestimmten Zeitraum geplant werden, z.B. während der Einarbeitungsphase.
• Das Zahlungsintervall berechnet automatisch den Jahresbetrag (z.B. $3.000/Monat = $36.000/Jahr).
• Einem Arbeitsvertrag können mehrere Vergütungs-Typen zugeordnet werden (z.B. Lohn, Provision, Bonus).
• Die Schaltfläche Gehalt modifizieren ist nur für Vergütungen ohne Enddatum verfügbar.

Gewährung von Abwesenheitsansprüchen im Arbeitsvertrag

Diese Anleitung zeigt HR-Managern, wie sie Abwesenheitsansprüche in einen Arbeitsvertrag integrieren können.

Ablauf

1. Vertrag des Mitarbeiters öffnen
2. Ansprüche eingeben
3. Vertrag auf gültig setzen
4. Mitarbeiter erhält Echtzeitzugriff auf Abwesenheitsansprüche

Voraussetzungen

• Arbeitsvertragsvorlagen müssen erstellt sein
• Der Vertrag darf noch nicht auf gültig gesetzt sein

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB
• Öffnen Sie die Entität Mitarbeiter
• Gehen Sie zu Verträge & Gehälter
• Erstellen Sie einen neuen Arbeitsvertrag
• Fügen Sie eine Vertragsvorlage hinzu und speichern Sie
• Klicken Sie auf + Abwesenheitsanspruch hinzufügen
• Art der Abwesenheit hinzufügen (z. B. Urlaub)
• Höhe des Anspruchs hinzufügen
• Behandlung verbleibender Tage festlegen
  • Automatisch übertragen
  • Automatisch ausbuchen
  • Manuell übertragen
• Anspruchsart festlegen
  • Neuer Anspruch
  • Übertragener Anspruch
• Speichern
• Eingaben prüfen
• Status des Arbeitsvertrags auf „Gültig“ setzen

Hinweis

• Nach Setzen des Status „Gültig“ können Ansprüche nicht mehr geändert werden.
• Die Abwesenheitsansprüche im ersten Jahr werden automatisch berechnet. Beispiel: Bei 30 Urlaubstagen pro Jahr und Arbeitsbeginn am 1. Juli beträgt der Anspruch im ersten Jahr 15 Tage, wenn das Vertragsjahr am 1. Januar beginnt.

Startdatum des Arbeitsvertrags anpassen

Auf den Punkt Dieses Tutorial erklärt, wie Sie das Startdatum von Arbeitsverträgen aktualisieren können. Manchmal ist es notwendig, das Datum zu korrigieren oder zu aktualisieren. HR-Manager können das neue Startdatum in der digitalen Personalakte anzeigen lassen.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager
• Ein Arbeitsvertrag wurde bereits erstellt

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB
2. Wechseln Sie in der unteren linken Ecke von Übersicht zu Verwaltung
3. Klicken Sie im Menü links auf Mitarbeiter
4. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters
5. Gehen Sie zur Registerkarte Verträge & Gehälter
6. Öffnen Sie im Abschnitt Arbeitsverträge den gewünschten Vertrag
7. Aktualisieren Sie das Feld Arbeitsvertrag Startdatum mit dem neuen Datum
   • Falls kein Datum eingetragen ist, tragen Sie eines ein, um sicherzustellen, dass es aktualisiert wird
8. Gehen Sie zur Registerkarte Zusammenfassung
9. Wählen Sie im Abschnitt HR Details - Arbeitsvertrag Startdatum die Einstellung für 'HR-Details aktualisieren'
   • Nein: Das neue Startdatum wird nicht in den HR-Details angezeigt
   • Ja: Das neue Startdatum wird in den HR-Details angezeigt
10. Speichern & Schließen

Hinweis Für bestehende Arbeitsverträge enthält das Feld "Arbeitsvertrag Startdatum" oft noch kein Datum. Um das Datum in den HR-Details anzuzeigen, geben Sie das ursprüngliche Startdatum ein und speichern Sie. Danach kann das aktualisierte Datum eingegeben werden.

Arbeitsvertrag ersetzen

Es gibt Situationen, in denen ein Arbeitsvertrag ersetzt werden muss, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter die Position im Unternehmen wechselt. Dieses Tutorial zeigt, wie ein HR-Manager dies einfach umsetzen kann.

Ablauf

• Mitarbeiter: Wechselt die Position
• HR Manager: Ersetzt den Arbeitsvertrag

Voraussetzungen

• Eine digitale Personalakte des Mitarbeiters ist angelegt.
• Dem Mitarbeiter ist ein gültiger Arbeitsvertrag zugeordnet.
• Eine Vorlage für den neuen Arbeitsvertrag existiert.
• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Gehen Sie auf die Registerkarte Verträge & Gehälter.
5. Wählen Sie den zu ersetzenden aktiven Arbeitsvertrag aus.
6. Öffnen Sie den Datensatz.
7. Klicken Sie auf Aktiven Arbeitsvertrag ersetzen.
8. Wählen Sie die Vertragsvorlage des neuen Arbeitsvertrags aus der Liste.
9. Wählen Sie die Klassifikation: Dauerhaft oder Befristet.
10. Fügen Sie das Startdatum des neuen Arbeitsvertrags hinzu.
11. Klicken Sie auf Weiter.
12. Klicken Sie auf den Link im Dialogfenster.
13. Prüfen Sie, ob alle Informationen korrekt sind.
14. Fügen Sie das Gehalt hinzu.
15. Ändern Sie den Statusgrund auf Gültig.
16. Speichern und schließen.

Hinweis Dieser Vorgang kann einige Sekunden dauern, bis er abgeschlossen ist.

Ergebnis Auf der Registerkarte Verträge & Gehälter sehen Sie, dass der neue Arbeitsvertrag den Status Gültig hat, während der alte den Status Ersetzt hat.

Unregelmäßige Arbeitszeiten konfigurieren (optional)

Diese Anleitung hilft HR-Managern, Arbeitsmuster zu erstellen, um irreguläre Arbeitszeiten effizient zu planen. Dies ist besonders nützlich für Auszubildende, Werkstudenten, Saisonarbeiter und Schichtarbeiter. Eine Arbeitsmustervorlage spart Zeit, da sie mit mehreren Arbeitsverträgen verknüpft werden kann.

Ablauf

1. HR-Manager
   • Erstellen einer Arbeitsmustervorlage
   • Arbeitsmuster aus Vorlage erstellen
   • Arbeitsmuster mit Arbeitsvertrag verknüpfen

Voraussetzungen

• Technische Basis ist eingerichtet
• Sie sind HR-Manager mit der richtigen Lizenz
• Mitarbeiter haben einen Arbeitsvertrag im System

Teil 1: Arbeitsmustervorlage erstellen

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Wechseln Sie zu Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Arbeitsmustervorlagen und dann auf +Neu.
4. Füllen Sie die Felder aus:
   • Name: z.B. "4-Tage-Woche"
   • Wiederholung: Wöchentlich oder jährlich
   • 1. Tag des Arbeitsmusters: Definieren Sie den Starttag
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Erstellen Sie Arbeitsmuster Details:
   • Definieren Sie jeden Tag mit einer Zahl
   • Optionale Schicht hinzufügen oder Start- und Endzeit festlegen
7. Klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Teil 2: Arbeitsmustervorlage mit Arbeitsvertrag verknüpfen

1. Wechseln Sie zu Übersicht.
2. Klicken Sie auf Arbeitsverträge.
3. Öffnen Sie den gewünschten Arbeitsvertrag.
4. Aktivieren Sie Arbeitsmuster in der Registerkarte 'Zusammenfassung'.
5. Gehen Sie zur Registerkarte Arbeitsmuster:
   • + Arbeitsmuster erstellen
   • Namen eingeben
   • Vorlage hinzufügen
   • Start- und Enddatum festlegen
   • Wiederholung und Muster basierend auf Wochentag oder Nummerierung
   • Feiertagskalender-Einstellung
6. Prüfen Sie die Daten und ändern Sie den Status von Entwurf auf Gültig.
7. Speichern und schließen.

Hinweis

• Änderungen an einer verknüpften Vorlage wirken sich nicht auf gültige Verträge aus.
• Verwenden Sie "Gültiges Arbeitsmuster ersetzen" für Änderungen.
• Arbeitsmuster können direkt im Vertrag erstellt werden.

Beispiel

Für eine 3-Tage-Woche (24 Stunden wöchentlich):

• Montag: 8 Stunden
• Dienstag: 0 Stunden
• Mittwoch: 8 Stunden
• Donnerstag: 0 Stunden
• Freitag: 8 Stunden
• Samstag/Sonntag: 0 Stunden

Optional: Schicht oder Start-/Endzeit hinzufügen.

Ergebnis Ein gültiges Arbeitsmuster sieht so aus, wenn es mit einem Arbeitsvertrag verknüpft ist.

Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse erstellen

Auf den Punkt

Erfahren Sie, wie Sie eine Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse erstellen können. Diese Vorlage dient als Grundlage für individuelle Arbeitszeugnisse, wenn ein Mitarbeiter eines anfordert. Einmal erstellt, können Sie die Vorlage für alle zukünftigen Arbeitszeugnisse nutzen und somit Zeit sparen.

Falls Sie bereits eine Vorlage haben, erfahren Sie hier, wie Sie ein Arbeitszeugnis in ein Word-Dokument umwandeln.

Ablauf

1. HR-Manager: Erstellt die Word-Vorlage.
2. Mitarbeiter: Fordert ein Arbeitszeugnis an.
3. HR-Manager: Füllt die Zeugnisinformationen aus.
4. Automatisierter Prozess: Vorlage wird mit individuellen Informationen befüllt.
5. Mitarbeiter: Erhält das Arbeitszeugnis.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitszeugnisse.
3. Öffnen Sie den Eintrag für das gewünschte Arbeitszeugnis.
4. Klicken Sie auf den Drop-Down-Pfeil neben Word-Vorlagen.
   • Bei kleineren Bildschirmen finden Sie diese Option möglicherweise unter den drei Punkten oben rechts.
5. Wählen Sie Vorlage herunterladen.
6. Füllen Sie im neuen Fenster die erforderlichen Informationen aus:
   • Entität: Arbeitszeugnis
   • Wählen Sie eine n:1-Beziehung: Mitarbeiter (xrm1_employee_work_certificate_referring)
7. Klicken Sie auf Herunterladen und speichern Sie das Dokument.

8. Passen Sie das leere Dokument an Ihre Unternehmensrichtlinien an.

   Entwicklertools aktivieren

9. Gehen Sie zu Datei > Optionen.
10. Klicken Sie auf Menüband anpassen.
11. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwicklertools.

12. Bestätigen Sie mit OK.

    Platzhalter-Felder einfügen

13. Klicken Sie auf Entwicklertools und wählen Sie XML-Zuordnungsbereich.
14. Wählen Sie 'urn:Microsoft-crm/document...'.
15. Erweitern Sie "xrm1_work_certificate" und fügen Sie Platzhalter ein:
    • xrm1_certificate_category (Zeugniskategorie)
    • xrm1_opening (Einleitung)
    • xrm1_company_description (Firmenbeschreibung)
    • xrm1_task (Tätigkeit)
    • xrm1_rating_expertise_text (Fachwissen)
    • xrm1_rating_motivation_text (Leistungsbereitschaft)
    • xrm1_rating_approach_text (Arbeitsweise)
    • xrm1_rating_quality_text (Arbeitsqualität)
    • xrm1_rating_workload_text (Belastbarkeit)
    • xrm1_rating_leadership_text (Führungsstil)
    • xrm1_rating_assessment_text (Gesamtbeurteilung)
    • xrm1_rating_behaviour_text (Sozialverhalten)
    • xrm1_rating_exit_text (Austrittsgrund)
    • xrm1_rating_farewell_text (Abschiedsformel)
    • xrm1_rating_remarks_text (Sonstige Anmerkungen)
    • xrm1_handed_over_on (Übergeben am)
    • xrm1_work_certificate_ratingmanager_idname (Bewertungsmanager)
16. Um ein Feld hinzuzufügen:
    • Klicken Sie auf die gewünschte Stelle im Dokument.
    • Wählen Sie das Feld im XML-Zuordnungsbereich.
    • Rechtsklick > Inhaltssteuerelement einfügen: Rich Text.
17. Speichern Sie die Datei an einem einprägsamen Ort.

Ergebnis Die in der Vorlage hinterlegten "Platzhalter" werden automatisch mit Informationen gefüllt, wenn ein neues Arbeitszeugnis erstellt wird. So erhalten Sie ein individuelles Arbeitszeugnis für jeden Mitarbeiter.

Einen Arbeitsunfall eintragen

Diese Anleitung zeigt HR-Managern, wie sie einen Arbeitsunfall in die digitale Personalakte eines Mitarbeiters aufnehmen können.

Ablauf

1. Mitarbeiter: Erleidet einen Arbeitsunfall.
2. HR Manager: Fügt den Eintrag zur digitalen Personalakte hinzu.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsunfälle.
  • Klicken Sie auf + Neu.
  • Fügen Sie den Unfall im Freitextfeld hinzu.
  • Fügen Sie das Unfallopfer (Mitarbeiter) hinzu.
  • Fügen Sie Tag und Uhrzeit des Unfalls hinzu.
  • Wählen Sie, ob der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist.
    • Achtung: Bei Auswahl von "Ja" wird das Feld gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.
  • Wählen Sie, ob es sich um einen tödlichen Unfall handelt.
  • Fügen Sie den Unfallort hinzu (optional).
  • Fügen Sie den Ersthelfer hinzu (optional).
  • Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung hinzu (optional).
  • Wählen Sie aus, auf wessen Beschreibung die eingegebene Beschreibung basiert (optional).
  • Wählen Sie den Verletzungsschweregrad des Vorfalls (optional).
  • Fügen Sie die Verletzung hinzu (optional).
  • Fügen Sie die verletzten Körperteile hinzu (optional).
  • Klicken Sie auf Speichern.

Nach dem Speichern wird die Zeitleiste freigeschaltet, sodass Sie Dokumente an den Datensatz anhängen können. Wenn alle erforderlichen Dokumente angehängt sind oder keine vorhanden sind, klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Hinweis Wenn die Option "Mitarbeiter ist arbeitsunfähig" auf "Ja" gesetzt ist, wird das Feld gesperrt. Ist der Flow "Create Absence on Work Accident - HR Management [Multilingual]-Hubdrive" aktiv, wird für den Mitarbeiter automatisch eine Abwesenheit angelegt.

Ergebnis Der Arbeitsunfalldatensatz kann durch Zugriff auf die Einheit Arbeitsunfälle (aktive und inaktive Datensätze) eingesehen werden. Der Datensatz ist auch direkt in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters unter der Registerkarte Gesundheitsschutz & Sicherheit verfügbar.

Disziplinarmaßnahmen erstellen

Dieses Tutorial erklärt, wie HR-Manager und Vorgesetzte Disziplinarmaßnahmen bei Fehlverhalten eines Mitarbeiters zur digitalen Personalakte hinzufügen können. So werden alle Maßnahmen gespeichert und sind leicht abrufbar.

Ablauf

1. Mitarbeiter zeigt Fehlverhalten.
2. HR-Manager fügt die Disziplinarmaßnahme zur digitalen Personalakte hinzu.

Voraussetzungen

• Digitale Personalakte des Mitarbeiters muss erstellt sein.
• Sie sind HR-Manager oder Vorgesetzter mit gültiger Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• HR-Manager starten in HR HUB.
• Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services und wechseln zu Manager Self-Services.
• Klicken Sie unter Verwaltung auf Disziplinarmaßnahmen.
• Klicken Sie auf + Neu.
• Fügen Sie den Grund hinzu (freies Textfeld).
• Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu.
• Fügen Sie das Datum hinzu.
• Wählen Sie die Art der Disziplinarmaßnahme (schriftlich/mündlich/Kündigung).
• Fügen Sie eine Bemerkung hinzu (optional).
• Ändern Sie den Status von Entwurf auf Gültig.
• Speichern & Schließen.

Hinweis

• Der Prozess ist für Vorgesetzte und HR-Manager identisch.
• Nach dem ersten Speichern wird die Zeitleiste freigeschaltet, um Dokumente hinzuzufügen.
• Disziplinarmaßnahmen können auch direkt in der digitalen Personalakte unter der Registerkarte Performance hinzugefügt werden.

Ergebnis

• Der Eintrag kann vom HR-Manager und dem Vorgesetzten des Mitarbeiters eingesehen werden.

Fähigkeiten im System hinterlegen und erfassen

Diese Anleitung zeigt, wie Sie Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen in Hubdrive anlegen können. Fähigkeiten umfassen Kompetenzen, Wissen und Begabungen, die für eine Tätigkeit erforderlich sind, wie z.B. Sprachfähigkeiten oder Sozialkompetenzen.

Fähigkeitsklassen beschreiben die Ausprägungsstufen einer Fähigkeit, z.B. Anfänger, Fortgeschritten, Experte. Diese können kombiniert und als Fähigkeitsstufe einer Stellenbeschreibung, einem Training oder einem Mitarbeitergespräch zugewiesen werden. So definieren Sie das erforderliche Fachwissen für eine Stelle, die Tiefe eines Trainings oder den Wissenszuwachs eines Mitarbeiters.

Weitere Informationen zur holistischen Verwendung von Fähigkeiten in Hubdrive finden Sie hier.

Ablauf

1. Fähigkeiten erstellen (z.B. Business English)
2. Fähigkeitsklassen erstellen (z.B. A1, A2, B1...)
3. Fähigkeitsstufen kombinieren
4. Fähigkeitsstufen zuweisen (Stellenbeschreibung, Training, Mitarbeitergespräch)

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager

Schritt-für-Schritt-Anleitung 1: Fähigkeiten erstellen

• Starten Sie in HR HUB
• Gehen Sie zu Einstellungen > Talent Management > Fähigkeiten
• Klicken Sie auf +Neu
• Geben Sie einen Namen und Typ (z.B. Sprachfähigkeit) ein
• Speichern & Schließen

2: Fähigkeitsklassen erstellen

• Gehen Sie zu Einstellungen > Talent Management > Fähigkeitsklassen
• Klicken Sie auf +Neu
• Vergeben Sie einen Namen, Bewertung (0-10) und Typ
• Speichern & Schließen

3: Verknüpfen von Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen

• Gehen Sie zu Einstellungen > Talent Management > Fähigkeiten
• Öffnen Sie eine Fähigkeit
• Fügen Sie die passenden Fähigkeitsklassen hinzu
• Speichern & Schließen

Wiederholen Sie die Schritte, bis alle Fähigkeiten und Klassen erstellt und verknüpft sind. Fähigkeitsklassen können mehrfach verwendet werden, z.B. für verschiedene Sprachen oder fachliche Fähigkeiten.

Zertifikate erstellen

Hubdrive ermöglicht die Verwaltung von Zertifikaten, die in Ihrem Unternehmen regelmäßig benötigt oder vergeben werden. Diese Zertifikate sind in vier Kategorien unterteilt:

• Fachliche Zertifikate
• Sozialkompetenz-Zertifikate
• Sprachzertifikate
• Sonstige Zertifikate

Zertifikatsvorlagen werden erstellt und an Mitarbeiter verteilt. Die Anforderungen für Zertifikate werden durch Fähigkeitsstufen definiert.

Ablauf

1. HR-Manager
   • Erstellt die Zertifikat-Vorlage.
   • Rollout des Zertifikats über das Rollout Center.
2. Mitarbeiter
   • Erhält das persönliche Zertifikat und sieht die erforderlichen Fähigkeitsstufen.

Voraussetzungen

• Fähigkeitsstufen für die gewünschte Fähigkeit müssen bereits erstellt sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB
2. Klicken Sie unter Training auf Zertifikate.
3. Klicken Sie auf + Neu erstellen.
4. Geben Sie einen passenden Namen für das Zertifikat ein.
5. Wählen Sie den Typ 'Vorlage' für das Zertifikat.
6. Unter Klassifikation wählen Sie die Kategorie des Zertifikats.
7. Ausgestellt durch informiert über die ausstellende Firma.
8. Maximalpunktzahl zeigt die erreichbare Höchstpunktzahl.
9. Statusgrund zeigt den Fortschritt des Zertifikats.
10. Kosten informieren über Gebühren.
11. In Bezahlt von geben Sie an, wer die Kosten trägt.
12. Klicken Sie auf Speichern.
13. Eine neue Tabelle Verknüpfte Fähigkeitsstufen ist verfügbar.
14. Klicken Sie auf Hinzufügen: Fähigkeitsstufe (möglicherweise hinter den drei Punkten oben rechts versteckt).
15. Wählen Sie alle relevanten Fähigkeitsstufen aus.
16. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Speichern & Schließen.

Hinweis Beginnen Sie immer mit dem Typ 'Vorlage'. Dies erstellt eine Kopie im Rollout Center, die automatisch den Typ 'Benutzung' erhält.

Vergütungsmanagement

Überblick: Löhne, Vergütungen und Zahlungen in der HR-Lösung

Einführung Gehälter, Vergütungen und Zahlungen sind zentrale Aufgaben für HR-Manager und entscheidend für Mitarbeiter. Die HR-Lösung von Hubdrive bietet eine umfassende, benutzerfreundliche Plattform zur Erfassung und Vorbereitung von Gehältern, um genaue Lohnabrechnungen zu gewährleisten.

Vergütungstypen Hubdrive unterstützt verschiedene Vergütungstypen, die Transparenz bei der Lohnerfassung bieten. Alle Löhne müssen vom Mitarbeiter akzeptiert werden, bevor sie angewendet werden.

Verfügbare Vergütungstypen:

• Bonus: Einmalige oder wiederkehrende Zahlungen als Belohnung für Leistungen.
• Lohn: Zusätzliche Vergütung für Überstunden oder spezielle Aufgaben.
• Gehalt: Regelmäßiges monatliches Gehalt ohne Boni oder Überstunden.
• Fahrtkostenzuschuss: Deckung von Ausgaben auf Dienstreisen.
• Tarifgehalt: Tarifvertraglich festgelegtes Gehalt.

Spezifische Vergütungstypen:

• Provision: Basierend auf Umsatz oder Profit, erfordert Freigabe durch den Vorgesetzten. (Kapitel 29 und 30)
• Stundenlohn: Zahlung pro Arbeitsstunde, basierend auf Zeitnachweisen.

Währungsmanagement

Standardwährung kann festgelegt werden, weitere Währungen sind hinzufügbar. Währungsumrechnungen erfolgen bei der Freigabe der Leistung.

Gehaltsabrechnung

Nutzen Sie die Funktion 'Zahlungen erstellen' für die Lohnabrechnung. Sie ermöglicht die Auswahl von Zahlungsperiode, Abteilung oder Region.

Zahlungszusammenfassungen

• Allgemein: Übersicht über Gesamtbetrag und Vergütungstypen.
• Verarbeitung: Liste vereinbarter Vergütungen.
• Fehler: Auflistung fehlerhafter Zahlungen.

Nach Prüfung und Korrektur der Zahlungszusammenfassung können die Daten exportiert werden. Mehr Infos

Zahlungsinformationen für Abrechnungsdienstleister

Zahlungen werden basierend auf Arbeitsverträgen und konfigurierten Provisionsregeln generiert. Exportieren Sie die Daten nach Excel und senden Sie sie an Ihren Abrechnungsdienstleister.

Ablauf

1. HR-Manager: Bereitet Gehaltsabrechnung vor.
2. Payroll: Führt Zahlungen aus.

Hinweis Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen korrekt und exportbereit sind, bevor Sie sie generieren und herunterladen.

Aufstellen von Regeln für zielbasierte Provisionen (optional)

Dieses Tutorial erklärt, wie Provisionsvorlagen erstellt werden, die einem Mitarbeiter zugewiesen werden können, indem der Vergütungstyp "Provision" genutzt wird. Die Provisionsregeln werden auf eine Vorlage angewandt, um den provisionsbasierten Teil des Gehalts eines Mitarbeiters basierend auf seinen Leistungen zu berechnen.

Zielbasierte Provisionsregeln Bei dieser Methode wird ein Zielwert festgelegt. Der Mitarbeiter erhält einen Betrag für jeden Prozentsatz des Ziels, den er erreicht. Zum Beispiel:

• Ziel: 100.000€
  • 1% des Gesamtbetrags für 1%-50% Zielerreichung
  • 2% für 50%-99%
  • 3% für 100%

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB
2. Wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen
3. Unter Vergütungen, klicken Sie auf Provisionsvorlagen
4. Klicken Sie auf + Neu erstellen
5. Geben Sie der Vorlage einen Namen und speichern Sie
6. Nach dem Speichern ist die 'Provisionsregeln'-Tabelle verfügbar
7. Klicken Sie auf + Provisionsregel erstellen
   • Diese Option kann unter den drei Punkten versteckt sein
8. Geben Sie einen Namen für die Provisionsregel ein
9. Wählen Sie eine Provisionskategorie
10. Wählen Sie die Stufendefinition Zielbasierend
11. Fügen Sie einen Zielbetrag hinzu und wählen Sie die Währung
12. Speichern Sie
13. Wechseln Sie in den Tab Provisionsberechnung
14. Klicken Sie auf + Provisionsstufe erstellen
15. Wählen Sie die Provisionsberechnung
    • Provisionsbetrag pro %-Punkt
    • Leistung x Provision %
16. Überprüfen Sie die Währung
17. Fügen Sie Von % des Ziels und Bis % des Ziels hinzu
18. Fügen Sie den Provisionsbetrag hinzu
19. Speichern und schließen Sie
20. Wiederholen Sie, bis alle Regeln abgedeckt sind
21. Speichern und schließen Sie die Provisionsregel

Hinweis

• Das System enthält zwei Provisionstypen (Typ 1 und Typ 2), die angepasst werden können. Weitere Typen können hinzugefügt werden.
• Nicht mehr aktuelle Vorlagen können über Deaktivieren in der oberen Leiste deaktiviert werden.

Aufstellen von Regeln für betragsbasierende Provisionen (optional)

Dieses Tutorial erklärt, wie man Provisionsvorlagen erstellt, die später einem Mitarbeiter zugewiesen werden können, indem der Vergütungstyp "Provision" genutzt wird. Die Provisionsregeln werden auf eine Vorlage angewandt, um den provisionsbasierten Teil des Gehalts des Mitarbeiters basierend auf den erbrachten Leistungen zu berechnen.

Betragsbasierende Provisionsregeln Bei diesen Regeln basiert der Prozentsatz der Provision auf einem bestimmten Betrag. Der HR-Manager sollte verschiedene Berechnungsarten festlegen, basierend auf den vom Mitarbeiter erwirtschafteten Beträgen. Zum Beispiel:

• 100€ bis 1000€: 3% Provision
• 1001€ bis 5000€: 5% Provision

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Voraussetzungen: Sie sind HR Manager.
2. Starten Sie in HR HUB:
   • Wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen.
   • Unter Vergütung wählen Sie Provisionsvorlagen.
   • Klicken Sie auf + Neu erstellen.
   • Fügen Sie einen Namen hinzu und speichern Sie.
   • Nach dem Speichern ist die 'Provisionsregeln'-Tabelle verfügbar.
   • Klicken Sie auf + Provisionsregel erstellen.
   • Geben Sie einen Namen für die Regel ein und wählen Sie eine Provisionskategorie.
   • Wählen Sie die Stufendefinition Betragsbasierend und die bevorzugte Währung.
   • Speichern Sie.
   • Wechseln Sie zum Tab Provisionsberechnung.
   • Klicken Sie auf + Provisionsstufe erstellen.
   • Fügen Sie Betrag von, Betrag bis und den Prozentsatz der Provision hinzu.
   • Speichern und schließen Sie.
   • Wiederholen Sie den Prozess, bis alle Regeln abgedeckt sind.

Ergebnis Am Ende sehen Sie, wie eine vollständig ausgefüllte Provisionsvorlage für betragsbasierende Provisionsregeln aussieht.

Arbeitszeugnisse und Bewertungen

Standard-Firmeninformationen für Arbeitszeugnisse einrichten

Auf den Punkt: Hubdrive ermöglicht die automatische Erstellung von Arbeitszeugnissen anhand einer Vorlage. Diese Zeugnisse enthalten auch Informationen über das Unternehmen, die in den Einstellungen festgelegt werden können, um Einheitlichkeit zu gewährleisten.

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie die Standard-Unternehmensinformationen für Arbeitszeugnisse einrichten können.

Voraussetzungen

• Sie sind als System-Administrator angemeldet.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB

   • Klicken Sie rechts oben auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Erweiterte Einstellungen.
   • Ein neues Fenster öffnet sich. Klicken Sie auf den Pfeil neben "Einstellungen".

2. Prozesscenter öffnen

   • Klicken Sie unter "Prozesscenter" auf Prozesse.
   • Wechseln Sie im Drop-Down Menü von "Meine Prozesse" zu Alle Prozesse.

3. Prozess suchen und öffnen

   • Suchen Sie nach "Work certificate company description template - [Multilingual] - Hubdrive" und klicken Sie auf den Namen.
   • Deaktivieren Sie den Prozess, indem Sie auf Deaktivieren klicken und bestätigen Sie dies im Dialogfenster.

4. Firmenbeschreibung bearbeiten

   • Klicken Sie auf Eigenschaften festlegen unter "Add/Change Work certificate Company Description in appropriate language".
   • Wählen Sie die gewünschte Sprache aus.
   • Bearbeiten oder fügen Sie Text unter "Firmenbeschreibung" hinzu.

5. Änderungen speichern und Prozess aktivieren

   • Speichern und schließen Sie Ihre Änderungen.
   • Aktivieren Sie den Prozess erneut und bestätigen Sie dies im Dialogfenster.

Hinweis: Anschließend können Sie das Fenster schließen.

Arbeitszeugnis in der Lösung erstellen

Ein Arbeitszeugnis bewertet die Leistungen eines Mitarbeiters während seiner Tätigkeit im Unternehmen. Mitarbeiter können es sowohl beim Verlassen des Unternehmens als auch während ihrer Anstellung beantragen. Diese Anleitung erklärt, wie ein Antrag auf ein Arbeitszeugnis bearbeitet wird.

Ablauf

1. Mitarbeiter

   • Beantragt ein Arbeitszeugnis.

2. HR Manager

   • Erstellt das Arbeitszeugnis und weist es dem Vorgesetzten zu.

3. Vorgesetzter

   • Bewertet den Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen.

4. HR Manager

   • Erstellt ein Word-Dokument und übergibt es dem Mitarbeiter.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager mit gültiger Lizenz.
• Sie haben eigene Arbeitszeugnisbewertungen erstellt, falls nötig.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Mitarbeiter erstellt eine HR-Anfrage für ein Arbeitszeugnis.

• HR-Manager erhält die Anfrage und weist sie dem Vorgesetzten zu:

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie auf HR Anfragen unter Meine Arbeit.
  • Öffnen Sie den Arbeitszeugnis-Antrag.
  • Erstellen Sie basierend auf den Informationen ein Arbeitszeugnis.
  • Klicken Sie auf Arbeitszeugnisse unter Verwaltung.
  • Klicken Sie auf + Neu.
  • Geben Sie den Mitarbeiter ein und wählen Sie eine Zeugniskategorie und einen Grund der Zeugnisausgabe.
  • Wählen Sie ein Ausstellungsdatum.
  • Geben Sie einen Bewertungsmanager ein.
  • Speichern Sie den Datensatz.
  • Klicken Sie auf Zuweisen und weisen Sie das Zeugnis dem Vorgesetzten zu.

• Vorgesetzter führt die Bewertung durch.

• Nach Abschluss der Bewertung übernimmt der HR-Manager:

  • Klicken Sie auf Bewertung im Geschäftsprozessfluss.
  • Überprüfen Sie die Informationen und wählen Sie Nächste Phase.
  • Klicken Sie auf Ausstellung.
  • Überprüfen Sie die Informationen im Abschnitt "Ausstellung".
  • Geben Sie das Übergeben am Datum ein.
  • Wählen Sie Fertig stellen.

Ergebnis

Nach Erstellung des Arbeitszeugnisses wird ein Word-Dokument generiert, das dem Mitarbeiter ausgehändigt wird.

• Hinweis: Wenn Sie zum ersten Mal ein Arbeitszeugnis in Hubdrive erstellen, folgen Sie der Anleitung zur Erstellung einer Word-Vorlage. Wenn bereits vorhanden, finden Sie hier die Anleitung zur Erstellung des Word-Dokuments.

Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse erstellen

Erstellen Sie eine Word-Vorlage für Arbeitszeugnisse, die als Basis für individuelle Zeugnisse dient. Diese Vorlage muss nur einmal erstellt werden und spart Zeit bei der Erstellung zukünftiger Zeugnisse.

Ablauf

1. HR-Manager: Erstellt die Word-Vorlage.
2. Mitarbeiter: Fordert ein Arbeitszeugnis an.
3. HR-Manager: Füllt die Zeugnis-Informationen aus.
4. Automatisierter Prozess: Befüllt die Vorlage mit individuellen Informationen.
5. Mitarbeiter: Erhält das Arbeitszeugnis.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitszeugnisse.
3. Öffnen Sie den Eintrag, für den Sie eine Vorlage erstellen möchten.
4. Klicken Sie auf den Drop-Down-Pfeil neben Word-Vorlagen.
5. Wählen Sie Vorlage herunterladen.
6. Füllen Sie im geöffneten Fenster die benötigten Informationen aus:
   • Entität: Arbeitszeugnis
   • Beziehung: n:1 mit Mitarbeiter (xrm1_employee_work_certificate_referring)
7. Herunterladen und speichern Sie das Dokument.
8. Anpassen: Befüllen Sie das Dokument mit Text und passen Sie es an Unternehmensrichtlinien an.
9. Entwicklertools aktivieren:
   • Datei > Optionen > Menüband anpassen > Entwicklertools aktivieren.
10. XML-Zuordnungsbereich:
    • Wählen Sie 'urn:Microsoft-crm/document...'.
    • Fügen Sie Platzhalter-Felder ein (z.B. xrm1_certificate_category, xrm1_opening).
11. Speichern Sie die Datei.

Ergebnis Die Platzhalter in der Vorlage werden automatisch mit Informationen befüllt, um individuelle Arbeitszeugnisse zu erstellen.

Arbeitszeugnis als Word-Dokument erstellen

Erstellen Sie ein Word-Dokument aus einem bestehenden Arbeitszeugnis.

Voraussetzungen

• Ein Arbeitszeugnis ist angelegt und ausgefüllt.
• Eine Word-Vorlage wurde erstellt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
4. Wählen Sie in der Menüleiste Word-Vorlagen und dann Vorlage hochladen.
5. Laden Sie die erstellte Word-Vorlage hoch.
6. Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitszeugnisse.
7. Markieren Sie den gewünschten Eintrag.
8. Wählen Sie im Drop-Down unter Persönliche Word-Vorlagen die korrekte Vorlage aus und laden Sie sie herunter.

Ergebnis Das Word-Dokument mit dem persönlichen Arbeitszeugnis wird heruntergeladen. Sie können es drucken, in ein PDF umwandeln oder anderweitig bearbeiten.

Erstellen zusätzlicher Arbeitszeugnisbewertungen (optional)

Hubdrive bietet bereits einen Standardsatz von Arbeitszeugnisbewertungen an. Diese Bewertungen helfen, die Leistung eines Mitarbeiters in bestimmten Bereichen zu beurteilen. Basierend auf Ihrer Bewertung erstellt Hubdrive ein vollständiges Arbeitszeugnis mit standardisierten Textbausteinen.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie zusätzliche Bewertungen hinzufügen können, wenn Sie andere Textkomponenten oder Themen verwenden möchten.

Ablauf

1. HR-Manager
   • Möchte Arbeitszeugnis-Bewertungen anpassen oder hinzufügen.
   • Erstellt zusätzliche Bewertungen in der Lösung.
   • Setzt das Feld "Datensatz verwaltet von" auf "Selbst verwaltet".

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager.
• Sie haben eine gültige Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB
2. Wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen.
3. Unter Talent Management klicken Sie auf Arbeitszeugnis Bewertungen.
4. Klicken Sie auf + Neu.
5. Füllen Sie die Felder aus:
   • Bewertung: Numerische Bewertung basierend auf der Beurteilungsstufe.
   • Bewertungsnote: Wählen Sie basierend auf der Bewertung.
   • Thema: Wählen Sie basierend auf den Anforderungen.
   • Textvariation: Schreiben Sie die Textvariation für die ausgewählte Bewertung und das Thema.
   • Textvariationen Männlich/Weiblich: Bei geschlechtsspezifischen Anforderungen in Sprachen wie Deutsch und Französisch.
   • Datensatz verwaltet von: Wählen Sie Selbst verwaltet.
6. Speichern & Schließen

Hinweis

• Wenn Sie "Selbst verwaltet" wählen, wird der Datensatz bei Aktualisierungen nicht überschrieben. Setzen Sie Datensätze auf "Selbst verwaltet", um sie langfristig zu behalten.
• Um einen bestehenden Textbaustein zu ändern, wählen Sie ihn aus der Liste, ändern Sie ihn und setzen Sie den Datensatz auf "Selbst verwaltet".

Ergebnis

Sie haben nun eine zusätzliche Arbeitszeugnis-Bewertung, die in zukünftigen Arbeitszeugnissen verwendet werden kann. Unten finden Sie ein Beispiel für eine ausgefüllte Bewertung.

HR-Anfragen und deren Verwaltung

Erstellen einer HR-Anfrage als Mitarbeiter

Auf den Punkt HR-Anfragen dienen als Kommunikationsmittel zwischen HR-Managern und Mitarbeitern, um Anfragen einfach, sicher und unkompliziert zu gestalten.

Ablauf Mitarbeiter

• Stellt eine Anfrage an den HR-Manager.

HR Manager

• Bearbeitet die Anfrage des Mitarbeiters.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
2. Navigieren Sie zum Mitarbeiter-Cockpit.
3. Klicken Sie auf Neuen HR-Antrag erstellen.
4. Fügen Sie einen Betreff (Titel der Anfrage) hinzu.
5. Wählen Sie einen Betreff aus dem Dropdown-Menü aus.
6. Tragen Sie ein Fälligkeitsdatum ein.
7. Fügen Sie Details hinzu (optional).
8. Speichern & Schließen.

Hinweis Klicken Sie nach dem Ausfüllen aller Felder auf Speichern & Schließen und nicht auf "HR-Antrag abschließen". Diese Schaltfläche sollte erst betätigt werden, wenn der Antrag vom HR-Manager abgeschlossen ist, da der Datensatz dadurch deaktiviert wird. Der Antrag kann in beide Richtungen bearbeitet werden, vom Mitarbeiter zum HR-Manager und umgekehrt.

Ergebnis Nach Fertigstellung des Antrags können Sie ihn unter Meine HR Anfrage einsehen.

Hinweis Falls die HR-Anfrage nicht wie beschrieben erstellt werden kann, kontaktieren Sie bitte Ihre HR-Abteilung und lassen Sie folgendes prüfen:

• Digitale Personalakte des Mitarbeiters ist bereits angelegt.
• HR-Manager und Mitarbeiter haben gültige Lizenzen zugewiesen.
• Die SharePoint-Integration sollte bereits eingerichtet sein (optional, für mehr Speicherplatz für Dokumente).

HR-Anfragen prüfen als HR-Manager

Auf den Punkt Diese Seite zeigt, wie der Kommunikationsprozess zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung einfach gestaltet werden kann. Mit der Funktion für HR-Anfragen können HR-Manager effizient und sicher sehen, was ihre Mitarbeiter benötigen.

Ablauf Mitarbeiter

• Sendet eine Anfrage an den HR-Manager.

  HR Manager

• Bearbeitet die Anfrage des Mitarbeiters.

Voraussetzungen

• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters wurde bereits angelegt.
• SharePoint-Integration wurde eingerichtet (zur Weitergabe von Dokumenten).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf HR Anfragen.
3. Öffnen Sie die gewünschte HR-Anfrage aus der Liste.
4. Nach Fertigstellung der Anfrage klicken Sie auf HR-Anfrage abschließen.

Hinweis Wenn Dokumente weitergegeben werden müssen, folgen Sie diesem Tutorial. Wenn die Anfrage vom HR-Manager an den Mitarbeiter geht, wird die Anfrage an derselben Stelle angezeigt, und der Zugriff kann über die Employee Self-Services App erfolgen.

Kostenstelle erstellen

Hubdrive ermöglicht die zentrale Verwaltung Ihrer Kostenstellen.

Voraussetzungen:

• Sie sind HR-Manager.
• Ihnen ist eine gültige Lizenz zugewiesen.

Schritte:

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Kostenstellen.
4. Klicken Sie auf + Neu.
5. Fügen Sie einen Namen hinzu.
6. Ändern Sie ggf. den Besitzer des Datensatzes.
   • Sinnvoll, wenn die erstellende Person nicht mehr verantwortlich ist.
7. Speichern & Schließen.

Hinweis:

• Nach dem ersten Speichern werden die Tabellen Mitarbeiter und Prozesse freigeschaltet.
• In der Tabelle Mitarbeiter können Sie Mitarbeiter zuordnen:
  • Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Mitarbeiter hinzufügen.
• In der Tabelle Prozesse können Sie Prozesse zuordnen:
  • Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Vorhandenen Prozess hinzufügen.
  • Prozesse messen die Arbeitszeit eines Mitarbeiters an einem Projekt.
  • Diese Stunden können z.B. einem Kunden in Rechnung gestellt werden.

Erstellen von Versicherungen

Diese Anleitung zeigt, wie Sie einen Versicherungsdatensatz erstellen, der Mitarbeitern zugewiesen werden kann.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager.
• Ihnen wurde eine gültige Lizenz zugewiesen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Versicherungen.
4. Klicken Sie auf + Neu.
5. Füllen Sie die Felder aus:
   • Name der Versicherung
   • Art (z.B. Krankenversicherung)
   • KK-Nummer (ID der Versicherung)
   • Wählen Sie aus, ob ein SEPA-Mandat erteilt wurde oder nicht.
6. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Der Datensatz ist nun einsatzbereit und kann den Mitarbeitern in ihrer digitalen Personalakte (auf der Registerkarte Gesundheit und Sicherheit) zugewiesen werden.
• Nachdem die Mitarbeiter in ihrer digitalen Personalakte mit der Versicherung verbunden wurden, werden sie auch im Datensatz Versicherung angezeigt (in einer Tabelle auf der rechten Seite).
• Sie können Mitarbeiter auch direkt im Versicherungsdatensatz hinzufügen, nachdem Sie zum ersten Mal gespeichert haben.

Aktivieren der Verfolgung von Datenänderungen

Die Funktion "Datenänderungen verfolgen" benachrichtigt Sie über Änderungen, die Mitarbeiter an ihren Daten vornehmen, wie z.B. Adress- oder Bankverbindungsänderungen. Diese Änderungen werden in der Mitarbeiterakte vermerkt. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Funktion aktivieren.

Voraussetzungen:

• Sie müssen als Systemadministrator eingeloggt sein.

Schritte zur Aktivierung:

1. Starten Sie in HR HUB
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (oben rechts)
3. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen
4. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben 'Einstellungen'
5. Wählen Sie Prozesse
6. Ändern Sie die Ansicht von 'Meine Prozesse' zu 'Alle Prozesse' über das Dropdown-Menü
7. Suchen Sie nach Track Data Change - [Multilingual] - Hubdrive
8. Doppelklicken Sie auf den Prozess, um ihn zu öffnen
9. Klicken Sie auf Deaktivieren
10. Setzen Sie einen Haken bei Datensatzfelder werden geändert
11. Klicken Sie auf Auswählen und wählen Sie die zu überwachenden Felder
12. Klicken Sie auf OK
13. Aktivieren Sie den Workflow erneut
14. Klicken Sie auf Speichern & Schließen

Hinweis:

• Dieser Vorgang muss vom Systemadministrator durchgeführt werden.
• Sie können schnell bestimmen, welche Felder überwacht werden sollen.
• Alle ausgewählten Felder werden überwacht und Änderungen in einer Zusammenfassung festgehalten.

Dokumente hinterlegen als HR-Manager

Erfahren Sie, wie Sie als HR-Manager Dokumente im Abschnitt "Dokumente" der digitalen Personalakte eines Mitarbeiters ablegen können.

Voraussetzungen

• SharePoint-Integration muss aktiviert sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpft.
5. Wählen Sie Dokumente.
6. Klicken Sie auf + Neu.
7. Hinterlegen Sie das passende Dokument.
8. Speichern & Schließen.

Ergebnis Ihr hochgeladenes Dokument ist nun in der digitalen Personalakte hinterlegt.

Tips & Tricks Falls das Hochladen nicht wie beschrieben funktioniert, überprüfen Sie:

• Sie sind als HR-Manager angemeldet und haben eine gültige Lizenz.
• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters wurde bereits erstellt.
• Die SharePoint-Integration wurde korrekt aktiviert.

Beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters eintragen

Dieses Tutorial soll HR Manager befähigen, den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters in dessen Personalakte zu erstellen.

Ablauf

• HR-Manager möchte den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters eingeben.
• HR Manager vervollständigt den beruflichen Werdegang.
• HR Manager kann den Werdegang jederzeit abrufen.

Voraussetzungen

• Eine digitale Personalakte wurde angelegt.
• Gültige Lizenzen sind zugewiesen.
• Stellenbeschreibung wurde erstellt (optional).
• Abteilungen wurden angelegt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
4. Wählen Sie die Registerkarte Persönliche Daten.
5. Rechts unten finden Sie die Tabelle Beruflicher Werdegang.
6. Klicken Sie auf + Beruflicher Werdegang erstellen.
7. Füllen Sie die Felder aus:
   • Titel: Funktion beim vorherigen Arbeitgeber
   • Arbeitgeber: Name oder Details des vorherigen Arbeitgebers
   • Startdatum: Beginn der vorherigen Beschäftigung
   • Enddatum: Ende der vorherigen Beschäftigung
8. Klicken Sie Speichern & Schließen.
9. Wiederholen Sie die Schritte, bis der Werdegang vollständig ist.

Hinweis

• Vergewissern Sie sich, dass die Angaben zur vorherigen Beschäftigung mit den Angaben des Mitarbeiters übereinstimmen.
• Achten Sie darauf, dass sich die Daten nicht überschneiden, wenn dies nicht der Fall ist.
• Die Beschäftigungsdauer wird automatisch berechnet.
• Nach dem ersten Speichern wird die Zeitachse freigeschaltet, um Dokumente zu hinterlegen.

Ergebnis Eine vollständig ausgefüllte ehemalige Stelle ist sichtbar. Eine Übersicht aller eingetragenen Stellen finden Sie in der digitalen Personalakte unter Beruflicher Werdegang.

Kündigung oder Entlassung vorbereiten

Das Ausscheiden von Mitarbeitern ist unvermeidlich, sei es durch Entlassung, Kündigung oder Ruhestand. Die Schritte, die ein HR-Manager unternehmen muss, sind dabei stets gleich.

Ablauf Mitarbeiter: Verlässt das Unternehmen. HR Manager: Bereitet die Kündigung vor.

Voraussetzungen

• Die digitale Personalakte des Mitarbeiters ist angelegt.
• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die digitale Personalakte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Gehen Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
5. Setzen Sie die Schaltfläche Kündigung vorbereiten auf Ja.
   • Diese Schaltfläche löst keine Automatisierung aus, sondern informiert den HR Manager über den Beginn des Prozesses.
6. Fügen Sie das Datum Einreichung hinzu.
   • Der Tag, an dem der Austritt mitgeteilt wird oder der HR-Manager den Prozess beginnt.
7. Fügen Sie den Beweggrund hinzu.
   • Geben Sie den Grund für die Kündigung/Entlassung an (Freitextfeld).
8. Fügen Sie das Datum Freigestellt ab hinzu.
   • Gibt an, wann der Mitarbeiter von seiner Tätigkeit entbunden wird.
9. Fügen Sie das Ausstiegsrisiko hinzu.
   • Misst die Auswirkungen des Austritts auf das Unternehmen.
10. Wählen Sie, ob der Vertrag verlängert wird oder nicht.
11. Wählen Sie eine Option in Einreichung von.
    • Gibt an, ob der Prozess vom Mitarbeiter, Arbeitgeber oder beiden initiiert wurde.
12. Fügen Sie das Datum Letzter Arbeitstag hinzu.
    • Der letzte Tag, an dem der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet.
13. Fügen Sie das Datum Wirksam zum hinzu.
    • Der letzte gültige Tag des Vertrags, ab dem der Mitarbeiter aus der Gehaltsliste gestrichen wird.
14. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Der letzte Arbeitstag erscheint im Deadline Dashboard, sobald das Verlassen der Firma bevorsteht.
• Ein Vertrag auf "außerhalb der Abrechnung" bedeutet nicht, dass der Mitarbeiter inaktiv ist. Ein Enddatum muss festgelegt und der Mitarbeiter später deaktiviert werden.

Ergebnis

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine vorbereitete Kündigung.

Kündigung oder Entlassung durchführen

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt HR-Managern, was bei einer Kündigung oder Entlassung zu tun ist. Es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter eine Firma verlässt. Hier erfahren Sie, wie Sie den Mitarbeiter im System korrekt deaktivieren, sobald er die Firma verlassen hat.

Ablauf

1. Mitarbeiter kündigt oder wird entlassen.
2. HR Manager bereitet die Kündigung bzw. Entlassung im System vor.
3. HR Manager deaktiviert den Mitarbeiter, sobald dieser die Firma verlassen hat.

Voraussetzungen

• Eine digitale Personalakte ist für den Mitarbeiter im System angelegt.
• Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.
• Die nötigen Schritte zur Vorbereitung einer Kündigung bzw. Entlassung sind bereits vorgenommen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
4. Navigieren Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
5. Wählen Sie im Drop-Down beim Feld Mitarbeitertyp die Option Kündigung.
6. Navigieren Sie zur Registerkarte Verträge & Gehälter.
7. Öffnen Sie den aktuell gültigen Arbeitsvertrag.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Enddatum des Arbeitsvertrages festlegen.
9. Setzen Sie ein Enddatum und klicken Sie Weiter.
10. Aktualisieren Sie die Seite.
11. Gehen Sie zurück zur Digitalen Personalakte des Mitarbeiters.
12. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Deaktivieren.
13. Bestätigen Sie die Deaktivierung.

Hinweis Die Deaktivierung entfernt den Mitarbeiter aus dem Pool der aktiven Datensätze und entzieht ihm die zugewiesene Lizenz. So wird sichergestellt, dass dieser Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf das System hat.

Achtung: Sie können einen deaktivierten Mitarbeiter später wieder aktivieren. Die Verbindung zu anderen Datensätzen (z.B. Arbeitsvertrag, Urlaubsanspruch) im System wird durch die Deaktivierung jedoch gelöst und muss bei einer Reaktivierung manuell wiederhergestellt werden.

Ergebnis Wenn Sie zur digitalen Personalakte zurücknavigieren, sehen Sie, dass der Datensatz nun inaktiv ist.

Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung

Auf den Punkt: Im Laufe der Karriere kann es vorkommen, dass Mitarbeiter ihre Abteilung wechseln. HR-Manager können diese Änderung einfach in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters eintragen. Ablauf

1. Mitarbeiter: Wechsel in eine andere Abteilung
2. HR Manager: Zuweisung der neuen Abteilung in der digitalen Personalakte

Voraussetzungen

• Abteilungen wurden erstellt
• Digitale Personalakte des Mitarbeiters wurde erstellt
• Sie sind HR-Manager mit gültiger Lizenz

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter
3. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters
4. Wählen Sie die Registerkarte Geschäftliche Daten
5. Gehen Sie zur Tabelle Berufliche Informationen
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abteilung ändern
7. Im Pop-up Fenster:
   • Wählen Sie die neue Abteilung
   • Entscheiden Sie über die Löschung der vorherigen Betriebsferien
   • Entscheiden Sie über zukünftige Betriebsferien
8. Klicken Sie auf Weiter
9. Die Abteilung des Mitarbeiters wird geändert (Dauer: bis zu einer Minute)
10. Aktualisieren Sie die Seite, um die Änderungen zu sehen.

Hinweis: Wenn für die alte Abteilung Betriebsferien erstellt wurden, können Sie die Verknüpfung im Dialogfenster aufheben. Sie können auch zukünftige Betriebsferien der neuen Abteilung auf den Mitarbeiter übertragen.

Ergebnis: Die neu zugewiesene Abteilung ist nun in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters sichtbar.

Stellenplanung

Stellen anlegen

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie Stellen im Unternehmen erstellt werden können. Diese Stellen sind nützlich für:

• Nachfolgeplanung
• Hierarchische Übersicht der Mitarbeiter
• Temporäre Stellen

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB
2. Gehen Sie zu Verwaltung und wählen Sie Stellen
3. Klicken Sie auf + Neu
4. Geben Sie den Namen der Stelle ein
5. Fügen Sie, falls vorhanden, die übergeordnete Stelle hinzu, um eine hierarchische Struktur zu erstellen
6. Fügen Sie eine Stellenbeschreibung hinzu
7. Geben Sie die Abteilung an
8. Geben Sie das Vollzeitäquivalent (FTE) ein (1 für Vollzeit)
9. Fügen Sie das Startdatum hinzu
10. Bei befristeten Stellen, fügen Sie das Enddatum hinzu
11. Optional: Geben Sie den Budgetbetrag ein
12. Fügen Sie Angefordert von hinzu
13. Optional: Geben Sie den Antragsgrund ein
14. Speichern Sie den Datensatz
15. Wählen Sie 'Beantragung' im Geschäftsprozessfluss
16. Überprüfen Sie die Details, geben Sie einen Budgetbetrag ein und wählen Sie Nächste Stufe
17. Wählen Sie den Status der Genehmigung und dann Nächste Stufe
18. Wählen Sie den Status der Stellenbesetzung und beenden Sie den Vorgang

Hinweis

• Verwaltungsmöglichkeiten: Legen Sie fest, ob eine Stelle befristet oder unbefristet ist, wer bisher zugeordnet war und wer zukünftig zugeordnet werden soll.
• Nachfolgeplanung: Sammeln Sie potenzielle Nachfolger und beurteilen Sie sie nach Leistung, Potenzial und Austrittsrisiko.
• Hierarchische Übersicht: Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Stellen und Nachfolger.
• Spezielle Stellen: Nutzen Sie dies für Rollen wie Datenschutzbeauftragte oder First Responder.
• Mehrere Stellen: Ein Mitarbeiter kann mehrere Stellen haben, aber nur eine primäre.

Stelle einem Mitarbeiter zuweisen

Auf den Punkt Diese Anleitung beschreibt, wie eine Stelle zu Mitarbeitern hinzugefügt wird, um deren aktuelle Position und Entwicklung zu verfolgen.

Voraussetzungen

• Stellen müssen bereits erstellt sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter
3. Öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters, dem Sie eine Stelle hinzufügen möchten
4. Gehen Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten
5. Gehen Sie zur Tabelle Aktuelle Stellen
6. Klicken Sie auf die 3 Punkte in der oberen rechten Ecke der Tabelle
7. Wählen Sie + Stellenzuweisung erstellen
8. Suchen Sie nach der zuvor erstellten Stelle
9. Klicken Sie auf die Stelle, um sie hinzuzufügen
10. Wählen Sie das Startdatum
11. Optional: Wählen Sie ein Enddatum
12. Wählen Sie, ob es sich um eine primäre Stelle handelt
13. Klicken Sie auf Speichern & Schließen

Hinweis

• Eine Stelle kann nur einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Für mehrere Mitarbeiter müssen mehrere Stellen erstellt werden.
• Das Startdatum zeigt an, wann der Mitarbeiter die Stelle angetreten hat.
• Das Enddatum sollte angegeben werden, wenn eine andere Stelle zugewiesen wird.
• Das Feld "Ist primäre Stelle" zeigt an, ob es die erste Stelle des Mitarbeiters ist.
• Verfolgen Sie die Entwicklung der Stellen in der Tabelle "Aktuelle Stellen".

Ergebnis Die zugewiesene Stelle kann in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters eingesehen werden.

Nachfolger zu einer Stelle hinzufügen

Auf den Punkt Dieses Tutorial zeigt HR-Managern, wie sie einem Mitarbeiter eine Nachfolgerrolle zuweisen können, indem sie dessen Performance und Potenzialbewertungen hinzufügen. Dies ist ein nützliches Werkzeug für die Stellenplanung.

Voraussetzungen

• Sie sind HR-Manager
• Eine Stelle wurde bereits angelegt

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Stellen.
3. Öffnen Sie den gewünschten Eintrag.
4. Navigieren Sie zur Registerkarte Nachfolger.
5. Klicken Sie auf + Nachfolger erstellen.
6. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus.
7. Stellen Sie sicher, dass die korrekte Stelle eingetragen ist.
8. Tragen Sie die Performance, das Potenzial und das Ausstiegsrisiko des Nachfolgers ein.
9. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Performance: Generelle Performance-Bewertung des Nachfolgers.
• Potenzial: Generelles Potenzial des Nachfolgers.
• Ausstiegsrisiko: Generelles Ausstiegsrisiko des Nachfolgers.

Nachfolgeplanung

Sobald eine Stelle erstellt und einem Mitarbeiter zugewiesen ist, können potenzielle Nachfolger zugeordnet werden.

Voraussetzungen

• Stelle wurde erstellt

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Stellen.
3. Öffnen Sie die gewünschte Stelle.
4. Navigieren Sie zur Registerkarte Nachfolger.
5. Klicken Sie auf + Nachfolger erstellen.
6. Fügen Sie den gewünschten Mitarbeiter hinzu.
7. Die Stelle ist automatisch befüllt.
8. Fügen Sie die Performance, das Potenzial und das Ausstiegsrisiko des Nachfolgers hinzu.
9. Speichern & Schließen.

Hinweis

• In der Stellen Nachfolger Ansicht können Sie grafisch analysieren, welcher Nachfolger am besten geeignet ist.

Mehrere Stellen einem Mitarbeiter zuweisen

Diese Anleitung erklärt, wie ein Mitarbeiter mehrere Stellen gleichzeitig innehaben kann.

Voraussetzungen

• Die Stelle wurde bereits erstellt

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Stellen.
3. Öffnen Sie die gewünschte Stelle.
4. Im Abschnitt Stellenzuweisung klicken Sie auf + Stellenzuweisung erstellen.
5. Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu.
6. Die Stelle ist automatisch ausgefüllt.
7. Fügen Sie das Startdatum hinzu.
8. Fügen Sie das Enddatum hinzu (optional).
9. Geben Sie an, ob es sich um die primäre Stelle handelt.
10. Speichern & Schließen.
11. Wiederholen Sie diese Schritte für weitere Stellen.

Hinweis

• Ein Mitarbeiter kann mehrere Stellen haben, aber nur eine kann die primäre Stelle sein.
• Bei Änderung der primären Stelle muss das Startdatum der neuen Stelle nach dem Enddatum der vorherigen liegen.

Stellenüberschneidungen abbilden

Dieses Tutorial beschreibt, wie HR-Manager vorgehen, wenn ein neuer Mitarbeiter für eine Stelle eingestellt wird, die noch von einem Vorgänger besetzt ist.

Ablauf

1. Mitarbeiter B wird als Nachfolger für die primäre Stelle von Mitarbeiter A angestellt.
2. HR Manager erstellt eine temporäre Stelle.
3. HR Manager weist Mitarbeiter B die temporäre Stelle zu.
4. Mitarbeiter A verlässt die primäre Stelle.
5. HR Manager weist die primäre Stelle von Mitarbeiter A an Mitarbeiter B zu.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Erstellen Sie eine temporäre Stelle für den neuen Mitarbeiter.
3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
4. Öffnen Sie die Akte des neuen Mitarbeiters.
5. Gehen Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
6. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter die temporäre Stelle zu.
7. Speichern & Schließen.
8. Warten Sie, bis der andere Mitarbeiter die primäre Stelle verlässt.
9. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter die primäre Stelle zu.
10. Speichern & Schließen.

Hinweis

• Wenn der Datensatz des Mitarbeiters deaktiviert wird, wird das Enddatum automatisch gesetzt.

  Beispiel

• Mitarbeiter A kündigt seine Tätigkeit zum 31.12.
• Mitarbeiter B wird ab 01.11. eingestellt, um eingearbeitet zu werden.
• Mitarbeiter B erhält eine temporäre Stelle "ABC Temp" vom 01.11. bis 31.12.
• Mitarbeiter A verlässt das Unternehmen am 31.12.
• HR-Manager weist Mitarbeiter B ab 01.01. die Stelle ABC zu.

Ergebnis

• Die zugewiesenen Stellen sind in der digitalen Personalakte sichtbar.

Automatisierte Prozesse in der Stellenplanung

• Austrittsrisiko: Sobald eine Stelle angelegt wird, wird das Austrittsrisiko aus der digitalen Personalakte des zugeordneten Mitarbeiters abgerufen und eingetragen.
• Aktuelle Zuweisung: Ist ein Mitarbeiter einer Stelle zugeordnet, wird das Feld "Aktuelle Zuweisung" im Abschnitt Stellenzuweisung auf "Ja" gesetzt. Läuft der Zuordnungszeitraum ab, wird es automatisch auf "Nein" gesetzt.
• Neue Stellenzuweisung: Bei einer neuen Stellenzuweisung für den nachfolgenden Zeitraum wird das Feld auf "Ja" gesetzt und das Austrittsrisiko entsprechend dem neuen Mitarbeiter aktualisiert.

Workflow:

Ein Workflow namens 'Update Name - Position Assignment - HR Management [Multilingual] - xRM1' wird in Echtzeit ausgelöst, wenn ein Datensatz für die Stellenzuweisung erstellt oder geändert wird (Mitarbeiter, Stelle, Startdatum). Dieser Prozess aktualisiert den Namen im Datensatz für die Stellenzuweisung.

Abwesenheitsmanagement

Übersicht über Abwesenheiten für HR-Manager und Vorgesetzte

Auf den Punkt Diese Seite bietet HR-Managern und Vorgesetzten detaillierte Informationen über ihre eigenen Abwesenheiten und die ihrer Mitarbeiter. Sie zeigt den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters für jede Abwesenheitsart, den bereits verbrauchten Anspruch und die Gültigkeit des Restanspruchs.

Ablauf Für HR-Manager:

1. Navigieren Sie zu HR HUB.
2. Öffnen Sie die Abwesenheitsübersichten.
3. Wählen Sie den Mitarbeiter oder Eintrag aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie in HR HUB.
• Navigieren Sie zu Abwesenheitsübersichten.
• Wählen Sie die Ansicht Aktive Abwesenheitsübersichten.
• Wählen Sie den gewünschten Eintrag.
• Die Abwesenheitsübersicht wird angezeigt.
• Filter können angewendet werden, um Einträge schneller zu finden.

Hinweis

• Ansprüche und deren Gültigkeit werden automatisch aus dem Arbeitsvertrag übernommen.
• Bereits genommene Abwesenheiten werden aus der Abwesenheitsverwaltung übernommen.
• Geplante Abwesenheiten erscheinen in den Übersichten nach Genehmigung.
• Ad-hoc-Abwesenheiten werden direkt nach Erstellung übernommen.
• Jeder Mitarbeiter hat pro Abwesenheitsart einen eigenen Datensatz.

Zugriffsrechte

• Mitarbeiter sehen ihre eigenen und die Einträge ihrer Kollegen aus der gleichen Abteilung.
• Vorgesetzte sehen alle Mitarbeiter ihrer Abteilung(en).
• HR-Manager sehen alle Mitarbeiter, für die sie zuständig sind.

Ergebnis Die Abbildung zeigt eine Liste der aktiven Abwesenheitsübersichten mit dem Namen des Mitarbeiters, der Art der Abwesenheit, des Anspruchs sowie Start- und Endzeit der Abwesenheit.

Jährliche Abwesenheitsansprüche bereitstellen

Auf den Punkt Dieser Abschnitt erklärt, wie der HR-Manager die jährlichen Urlaubsansprüche in einem einfachen Prozess bereitstellt. Dieser Prozess wird jährlich durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Urlaubsansprüche für das nächste Geschäftsjahr erhalten.

Ablauf

1. HR-Manager: Auswahl von Abteilungen oder Mitarbeitern für den Rollout-Prozess.
2. HR-Manager: Rollout der Abwesenheitsansprüche.
3. Automatisierter Prozess: Verteilung neuer Ansprüche an die ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter.
4. Mitarbeiter: Einsicht der neuen Ansprüche in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten".

Voraussetzungen

• Mitarbeiter müssen in ihrer digitalen Personalakte einer Abteilung zugeordnet sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. In HR HUB:
   • Wählen Sie Mitarbeiter oder Abteilungen aus.
   • Markieren Sie alle relevanten Mitarbeiter oder Abteilungen.
2. Klicken Sie auf Flow:
   • Wählen Sie "Roll out Leave Entitlements".
   • Geben Sie das Geschäftsjahr ein, für das die Ansprüche ausgerollt werden sollen.
3. Klicken Sie auf Flow ausführen.

Hinweis

• Dieser Prozess kann nur vom HR-Manager durchgeführt werden.
• Der Dialog betrifft alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung und deren untergeordnete Abteilungen (bis zu 5 Hierarchieebenen).
• Der Rollout kann auch für einzelne oder Gruppen von Mitarbeitern durchgeführt werden.
• Der Rollout kann je nach Unternehmensgröße einige Zeit in Anspruch nehmen.

Ergebnis Nach dem Rollout sind die neuen Abwesenheitsansprüche in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten" sichtbar.

Übertragung von Abwesenheitsansprüchen ins Folgejahr

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie HR-Manager verbleibende Abwesenheitsansprüche ins nächste Jahr übertragen können. Alle ungenutzten Ansprüche der ausgewählten Mitarbeiter werden berücksichtigt. Der Übertrag ist erst nach Abschluss des Vorjahres möglich, daher wird empfohlen, dies im Januar des neuen Jahres zu tun.

Ablauf

1. HR-Manager
   • Wählt Abteilungen oder Mitarbeiter für den Übertragungsprozess aus.
   • Überträgt die Abwesenheitsansprüche aus dem vorherigen Geschäftsjahr.
2. Automatisierter Prozess
   • Verteilt die neuen Berechtigungen an die ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter.
3. Mitarbeiter
   • Sieht die neuen Ansprüche in der Tabelle „Abwesenheitsübersichten“.

Voraussetzungen

• Aktualisieren Sie Ihr System auf das neueste Rollup-Update.
• Stellen Sie sicher, dass alle Standardfunktionen der Abwesenheitsverarbeitung nicht durch individuelle Anpassungen überschrieben werden.
• Konfigurieren Sie die „Abwesenheitsart-Einstellungen“ auf „Übertrag durchführen = Ja“.
• Sicherstellen, dass die Abwesenheitsansprüche korrekte Daten haben:
  • Das Datum „Übertragung bis“ muss im folgenden Jahr liegen.
  • Für Überstundenansprüche muss das Enddatum innerhalb des Jahres auf den letzten Tag gesetzt sein.
• Setzen Sie das Attribut „Behandlung verbleibender“:
  • In neue Periode übertragen: Anspruch wird übertragen.
  • Ausbuchen: Restanspruch wird ausgebucht.
  • Keine Aktivität: Anspruch wird nicht verarbeitet.
  • Individueller Übertrag: Für benutzerdefinierte Prozesse.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

• Starten Sie im HR HUB.
• Wählen Sie Mitarbeiter oder Abteilungen aus.
• Markieren Sie alle relevanten Einträge.
• Klicken Sie auf Flow und wählen Sie „Abwesenheitsansprüche übertragen“.
• Geben Sie das abgeschlossene Urlaubsjahr ein und führen Sie den Flow aus.

Hinweis

• Nur der HR-Manager kann diesen Vorgang durchführen.
• Der Übertrag betrifft alle Mitarbeiter der ausgewählten und untergeordneten Abteilungen.
• Einzelne Ansprüche können über die digitale Personalakte des Mitarbeiters übertragen werden.

• Der Vorgang ist erst ab dem 1.1. des neuen Geschäftsjahres möglich.

  Hinweis

• Die Schritte unter „Voraussetzungen“ müssen in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden, um Fehler zu vermeiden.

Ergebnis Die neuen Ansprüche sind in der Tabelle „Abwesenheitsübersichten“ sichtbar.

Betriebsferien Erstellen

Auf den Punkt Dieser Abschnitt zeigt, wie der HR-Manager Betriebsferien für das Unternehmen festlegen kann. Diese Funktion ist im Wesentlichen ein Urlaubsantrag, der auf eine ausgewählte Personengruppe angewendet und automatisch genehmigt wird. Sie kann für das gesamte Unternehmen, bestimmte Abteilungen oder einzelne Personen genutzt werden.

Ablauf

1. HR-Manager
   • Erstellt die Betriebsferien.
2. Automatisierter Prozess
   • Trägt den Urlaub für die angegebenen Abteilungen oder Mitarbeiter ein.
   • Aktualisiert den Abwesenheitskalender und die Urlaubsansprüche der betroffenen Mitarbeiter.
3. Mitarbeiter
   • Kann den Urlaub in seinem Kalender sehen.

Voraussetzungen

• Muss vom HR-Manager durchgeführt werden (Vorgesetzter kann dies nicht tun).
• Mitarbeiter müssen in ihrer digitalen Personalakte Abteilungen zugeordnet sein, wenn der Prozess auf Abteilungsebene durchgeführt wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Starten Sie in HR HUB.
2. Klicken Sie auf Betriebsferien.
3. Klicken Sie auf + Neu.
4. Fügen Sie einen aussagekräftigen Namen hinzu.
5. Wählen Sie als Art der Betriebsferien Urlaub aus.
6. Geben Sie den Zeitraum an.
7. Wählen Sie aus, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
8. Optional: Fügen Sie eine Anmerkung hinzu.
9. Speichern Sie.
10. Fügen Sie Abteilungen und/oder Mitarbeiter hinzu.
11. Prüfen Sie Ihre Angaben auf Vollständigkeit.

12. Klicken Sie auf Verteilung starten.

    Hinweis

13. Dieser Vorgang kann nur vom HR-Manager durchgeführt werden.
14. Die Dauer der Betriebsferien wird vom Urlaubsanspruch der betroffenen Mitarbeiter abgezogen.
15. Es kann einige Minuten dauern, bis die Betriebsferien in der Tabelle „Abwesenheitsübersicht“ angezeigt werden.
16. Falls ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt wurde, nachdem die Betriebsferien bereits ausgerollt waren, navigieren Sie zu dessen digitaler Personalakte und klicken Sie im oberen Menüband auf die Schaltfläche "Betriebsferien ausrollen". So werden die Betriebsferien auch für den neuen Mitarbeiter ausgerollt, basierend auf der Abteilung, der dieser zugeordnet ist.

Ergebnis Die Betriebsferien werden auf alle ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter ausgeweitet und generieren einen Urlaubseintrag in ihren Abwesenheitsanträgen.

Arbeiten mit Vorlagen

Hier finden Sie verschiedene Anleitungen zu Excel und Word-Vorlagen. Besuchen Sie den Link für mehr Informationen: Hubdrive Anleitungen