Self Service

Zugriff auf Mitarbeiter Self-Service

Auf den Punkt Diese Seite erklärt, wie Sie auf den Mitarbeiter-Self-Service zugreifen können.

Click Through Hinweis: Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter-Self-Service bereits als Favorit in Ihrem Browser gespeichert ist. Dies wird für einen einfachen Zugriff dringend empfohlen.

Falls noch kein Lesezeichen vorhanden ist, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Besuchen Sie die Microsoft 365 App: Apps | Microsoft 365
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft Account an.
  3. Wenn Sie bereits eingeloggt sind, sehen Sie Ihre Account-Informationen in der rechten oberen Ecke.
  4. Klicken Sie im Menü am linken Rand auf Apps.
  5. Wählen Sie Alle Apps unter dem Abschnitt Apps.
  6. Scrollen Sie nach unten zu Geschäfts-Apps.

  7. Wählen Sie Hubdrive Employee Self-Service.

    Hinweis

  8. Für einen schnelleren zukünftigen Zugriff können Sie diese Seite als Favorit in Ihrem Browser speichern.
  9. Die Funktion zum Speichern als Favorit finden Sie rechts oben in Ihrem Browser neben der Adresszeile.

Das Mitarbeiter-Cockpit

Das Mitarbeiter-Cockpit ist der zentrale Anlaufpunkt in HR für Dynamics für Mitarbeiter-Self-Services. Hier erhalten Sie Schnellzugriff auf alle wichtigen Funktionen und eine Übersicht über die wichtigsten Daten.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind Mitarbeiter, Vorgesetzter oder HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.
  • Ihr Zugang zu HR für Dynamics wurde von Ihrer Firma eingerichtet.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services (als Vorgesetzter in HR HUB Manager Self-Services).
  • Das Mitarbeiter-Cockpit ist standardmäßig die erste Seite, die sich öffnet.

  • Um später zurückzukehren, klicken Sie in der Navigation links auf Dashboards.

    Hinweis Das Mitarbeiter-Cockpit enthält vier Schnellzugriffe:

  • Neuen Abwesenheitsantrag erstellen: Stellen Sie einen Urlaubsantrag.
  • Neuen HR-Antrag stellen: Senden Sie eine Anfrage an Ihre HR-Abteilung.
  • Meine Mitarbeiterdaten: Öffnet Ihre digitale Personalakte.
  • Hierarchie anzeigen: Zeigt Ihre Position innerhalb der Unternehmens-Hierarchie an.

Erstellen einer HR-Anfrage als Mitarbeiter

Auf den Punkt HR-Anfragen dienen als Kommunikationsmittel zwischen HR-Managern und Mitarbeitern, um Anfragen einfach, sicher und unkompliziert zu gestalten.

Ablauf Mitarbeiter

  • Stellt eine Anfrage an den HR-Manager

HR Manager

  • Bearbeitet die Anfrage des Mitarbeiters

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services
  • Navigieren Sie zum Mitarbeiter-Cockpit
  • Klicken Sie auf Neuen HR-Antrag erstellen
  • Fügen Sie einen Betreff (Titel der Anfrage) hinzu
  • Wählen Sie einen Betreff aus dem Dropdown-Menü aus
  • Tragen Sie ein Fälligkeitsdatum ein
  • Fügen Sie Details hinzu (optional)
  • Speichern & Schließen

Hinweis

  • Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie nicht auf "HR-Antrag abschließen", sondern auf Speichern & Schließen. Die Schaltfläche "HR-Anfrage abschließen" sollte erst betätigt werden, wenn der Antrag vom HR-Manager abgeschlossen ist, da der Datensatz dadurch deaktiviert wird.
  • Der Antrag kann in beide Richtungen bearbeitet werden, vom Mitarbeiter zum HR-Manager und umgekehrt.

Das Mitarbeiterverzeichnis ansehen

Das Mitarbeiterverzeichnis bietet Ihnen die Kontaktinformationen aller Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Hier finden Sie berufliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern Ihrer Kollegen.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind Mitarbeiter und haben eine gültige Lizenz.

  • Ihr Zugang zu HR für Dynamics wurde von Ihrer Firma eingerichtet.

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Klicken Sie unter Meine Arbeit auf Mitarbeiterverzeichnis.
  • Eine Liste aller Mitarbeiter in Ihrer Organisation wird angezeigt, und Sie können die Kontaktinformationen einsehen.

Übersicht über Abwesenheiten für Mitarbeiter

Auf den Punkt Diese Seite zeigt, wie Mitarbeiter detaillierte Informationen über ihre Abwesenheiten einsehen können. Sie können sehen, wie viel Urlaubsanspruch sie pro Abwesenheitsart haben, wie viel davon bereits verbraucht wurde und wie lange der Restanspruch noch gültig ist.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Navigiert zu HR Mitarbeiter Self-Services.

  2. Mitarbeiter: Öffnet das Menü Abwesenheitsübersichten.

    Click Through

  3. Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  4. Klicken Sie auf Abwesenheitsübersichten.
  5. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht Aktive Abwesenheitsübersichten ausgewählt ist (dies ist die Standardeinstellung).
  6. Hier sehen Sie Ihre Abwesenheitsübersichten.

  7. Wenn Sie einen Eintrag näher betrachten möchten, können Sie diesen mit Doppelklick öffnen.

    Hinweis

  8. Die Ansprüche sowie deren Gültigkeit werden automatisch aus dem Arbeitsvertrag übernommen. Alle bereits genommenen Abwesenheiten werden aus der Abwesenheitsverwaltung übernommen.
  9. Geplante Abwesenheiten werden in der Übersicht der Urlaubsübersichten angezeigt, sobald sie genehmigt sind. Ad-hoc-Abwesenheiten werden direkt nach Erstellung übernommen.
  10. Der Mitarbeiter sieht sowohl seine eigenen Abwesenheiten als auch die der Mitarbeiter der gleichen Abteilung.

Ergebnis Aktive Abwesenheitsübersichten mit Name, Mitarbeiter, Art der Abwesenheit, Anspruch und Start- und Endzeit sehen im System so aus:

Tipps & Tricks Falls Sie nicht wie beschrieben auf Ihre Abwesenheitsübersicht zugreifen können, wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Abteilung und lassen Sie folgendes prüfen:

  • Der Mitarbeiter von HR Self-Services, um detaillierte Informationen über ihre Abwesenheiten einzusehen. Sie können den Urlaubsanspruch pro Abwesenheitsart, den bereits verbrauchten Anspruch und die Gültigkeit des Restanspruchs einsehen.

Ablauf

  1. Navigieren Sie zu HR Mitarbeiter Self-Services.

  2. Öffnen Sie das Menü Abwesenheitsübersichten.

    Schritte

  3. Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  4. Klicken Sie auf Abwesenheitsübersichten.
  5. Stellen. Das ist in der Regel die Personalabteilung.

Tipps & Tricks Falls Sie nicht wie beschrieben auf Ihre Abwesenheitsübersicht zugreifen können, wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Abteilung und lassen Sie folgendes prüfen:

  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.
  • Der Mitarbeiter hat gültige Arbeitsstunden (oder Arbeitsmuster) im Vertrag.
  • Dem Mitarbeiter muss ein primärer Arbeitsort zugewiesen sein.
  • Dem Mitarbeiter sind gültige Abwesenheitsansprüche zugewiesen (manuell oder über den Arbeitsvertrag).
  • Dem Mitarbeiter sind gültige Lizenzen zugewiesen.

Zugriff auf den Abwesenheitskalender

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie HR-Manager anstehende und aktuelle Abwesenheiten im Abwesenheitskalender einsehen können. Der Kalender bietet einen Überblick über alle geplanten Abwesenheiten im Unternehmen oder in der Abteilung, um Kapazitätsengpässe zu vermeiden.

Click Through

  • In HR HUB
  • Navigieren Sie zu Abwesenheitskalender
  • Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus

  • Wählen Sie eines der Dashboards (z.B. Mitarbeiter-Abwesenheitskalender)

    Hinweis

  • Der Zugang zum Abwesenheitskalender ist für HR-Manager, Vorgesetzte und Mitarbeiter gleich.
    • Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services.
    • Mitarbeiter starten in HR HUB Employee Self-Services.
    • Vorgesetzte und Mitarbeiter sehen nur Personen innerhalb ihrer Abteilung.
    • Es ist möglich, nach Mitarbeitern zu filtern.
    • Vorgesetzte und HR-Manager sehen bunte Daten (verschiedene Abwesenheitsarten) und können den Grund für die Abwesenheit durch Überfahren mit der Maus anzeigen.
    • Mitarbeiter sehen die Daten anderer in grauer Farbe.

Mitarbeiter-Self-Service: Abwesenheitsantrag mit Vertretung

Auf den Punkt Dieses Tutorial erklärt, wie Mitarbeiter über Self-Services einen Urlaub beantragen, der eine Vertretung erfordert und von einem HR-Manager oder Vorgesetzten genehmigt wird.

Ablauf

  1. Mitarbeiter erstellt einen Abwesenheitsantrag.
  2. Mitarbeiter legt die Vertretung fest.
  3. Vertretung wird benachrichtigt und akzeptiert die Vertretung.
  4. HR Manager genehmigt den Abwesenheitsantrag.
  5. Automatisierter Prozess sendet eine E-Mail und erstellt Aufgaben für den Mitarbeiter und die Vertretung.
  6. Mitarbeiter kann die genehmigte Abwesenheit im Abwesenheitskalender und in den Abwesenheitsanträgen sehen.

Click Through

  • In HR HUB Employee Self-Services
  • Navigieren Sie zum Mitarbeiter-Cockpit
  • Klicken Sie auf Neuen Abwesenheitsantrag erstellen
  • Fügen Sie die Daten von und bis ein
  • Wählen Sie, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt
    • Falls nicht, wählen Sie die 1. oder 2. Tageshälfte
  • Als Entwurf speichern
  • Fügen Sie den Stellvertreter hinzu
  • Prüfen Sie die Korrektheit der Daten
  • Klicken Sie auf Absenden
  • Warten Sie auf die Annahme des Vertreters

  • Warten Sie auf die Genehmigung des HR-Managers oder Vorgesetzten

    Hinweis

  • Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald die Vertretung den Urlaubsantrag annimmt oder ablehnt.
  • Bei Ablehnung der Vertretung einfach eine andere Vertretung eingeben und auf deren Annahme warten.
  • Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Ergebnis Nach Annahme des Abwesenheitsantrags kann dieser im Abwesenheitskalender eingesehen werden. Sie können auch Ihre Abwesenheitsanträge unter "Urlaubsanträge" und den verbleibenden Saldo in der Tabelle "Aktive Abwesenheitsübersichten" sehen.

Tips & Tricks Falls der Abwesenheitsantrag nicht wie beschrieben gestellt werden kann, kontaktieren Sie Ihre HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag mit Abwesenheitsansprüchen.
  • Regionen und Kalender sind im System konfiguriert.
  • Ein primärer Arbeitsort ist in der digitalen Personalakte eingetragen.
  • Alle beteiligten Benutzer verfügen über gültige Lizenzen.

Mitarbeiter-Self-Service: Abwesenheitsantrag ohne Vertretung

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie Sie als Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag ohne Vertretung im System stellen können.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Erstellen Sie einen neuen Abwesenheitsantrag im Mitarbeiter-Cockpit.
  2. Vorgesetzter: Erhält eine Benachrichtigung zur Genehmigung.
  3. Vorgesetzter: Genehmigt die Abwesenheit.
  4. Mitarbeiter: Erhält eine Benachrichtigung über die genehmigte Abwesenheit.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Gehen Sie zum Mitarbeiter-Cockpit.
  • Klicken Sie auf Neuen Abwesenheitsantrag erstellen.
  • Fügen Sie die Daten von und bis ein.
  • Wählen Sie, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
  • Speichern Sie als Entwurf.
  • Prüfen Sie die Daten.
  • Klicken Sie auf Bestätigen.

  • Warten Sie auf die Genehmigung.

    Hinweis

  • Für halbtägige Abwesenheit: Setzen Sie "Ganztägiges Ereignis" auf Nein und wählen Sie die Tageshälfte.
  • Sie werden per E-Mail über die Genehmigung informiert.

Ergebnis Nach Genehmigung sehen Sie Ihre Abwesenheit im Abwesenheitskalender und unter "Meine Abwesenheitsanträge". Tipps & Tricks

  • Kontaktieren Sie HR, wenn Probleme auftreten:
    • "Verfügbar für Self-Service" ist aktiviert.
    • Self-Service-Funktion ist definiert.
    • Gültiger Arbeitsvertrag.
    • Regionen und Kalender sind konfiguriert.
    • Primärer Arbeitsort ist eingetragen.
    • Gültige Lizenzen sind zugewiesen.

Mitarbeiter-Self-Service: Automatisch genehmigte Abwesenheitsanträge (optional)

Auf den Punkt Tutorial zur automatischen Genehmigung von Abwesenheitsanträgen über Self-Service.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Beantragt Abwesenheit.
  2. Automatisierter Prozess: Antrag wird automatisch genehmigt.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Gehen Sie zum Mitarbeiter-Cockpit.
  • Klicken Sie auf Neuen Abwesenheitsantrag erstellen.
  • Fügen Sie die Daten von und bis ein.
  • Wählen Sie, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
  • Speichern Sie als Entwurf.
  • Überprüfen Sie die Daten.

  • Klicken Sie auf Absenden.

    Hinweis

  • Für halbtägige Abwesenheit: Setzen Sie "Ganztägiges Ereignis" auf Nein.
  • E-Mail-Benachrichtigung bei Genehmigung.

Ergebnis Nach Genehmigung sehen Sie die Abwesenheit im Abwesenheitskalender.

Tipps & Tricks

  • Kontaktieren Sie HR, wenn Probleme auftreten:
    • Gültiger Arbeitsvertrag.
    • Regionen und Kalender sind konfiguriert.
    • Primärer Arbeitsort ist eingetragen.
    • Gültige Lizenz ist zugewiesen.
    • Self-Service-Funktion ist aktiviert.

Abwesenheitsanträge stornieren (optional)

Auf den Punkt Tutorial zur Stornierung eines genehmigten Abwesenheitsantrags über Self-Service.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Storniert den Antrag.
  2. Automatisierter Prozess: Aktualisiert Kalender und Urlaubsansprüche. Click Through
  3. Starten Sie in HR HUB Employee Self Services.
  4. Klicken Sie auf Abwesenheiten.
  5. Wählen Sie den zu stornierenden Antrag.
  6. Klicken Sie auf Abwesenheitsantrag ändern.
  7. Wählen Sie Abwesenheitsantrag stornieren.
  8. Geben Sie den Grund ein.
  9. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Schließen.

Ergebnis Nach Stornierung wird der Kalender aktualisiert.

Tipps & Tricks

  • Kontaktieren Sie HR, wenn Probleme auftreten:
    • Gültiger Arbeitsvertrag.
    • Regionen und Kalender sind konfiguriert.
    • Primärer Arbeitsort ist eingetragen.
    • Gültige Lizenz ist zugewiesen.
    • Self-Service-Funktion ist aktiviert.

Mitarbeiter-Self-Service: Abwesenheitsantrag für Überstundenabbau

Hubdrive ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Überstunden in Abwesenheiten umzuwandeln. Diese Funktion ist verfügbar, wenn sie von Ihrer Organisation unterstützt wird.

Ablauf

  1. Mitarbeiter
    • Arbeitet zusätzliche Stunden und sammelt Überstunden an.
    • Beantragt Abwesenheit aufgrund von Überstunden.
    • Falls der Prozess "mit Vertreter" ist, wartet auf Zustimmung des Vertreters.
  2. Vertretung
    • Akzeptiert die Vertretung.
  3. HR Manager
    • Genehmigt den Abwesenheitsantrag.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Gehen Sie zum Mitarbeiter-Cockpit.
  • Klicken Sie auf + Neuen Abwesenheitsantrag erstellen.
  • Wählen Sie die Abwesenheitsart: Überstundenausgleich.
  • Fügen Sie den Zeitraum von und bis hinzu.
  • Wählen Sie, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
  • Speichern Sie als Entwurf.
  • Prüfen Sie die Daten auf Korrektheit.
  • Fügen Sie einen Vertreter hinzu (falls erforderlich).
  • Klicken Sie auf Absenden.
  • Bei Vertretung, warten Sie auf die Zustimmung der Vertretung.
  • Ohne Vertretung, warten Sie auf die Zustimmung des Vorgesetzten.

Hinweis

  • Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn Ihr Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wird.
  • Die Genehmigung kann durch einen HR-Manager oder den Vorgesetzten der Abteilung erfolgen.

  • Bei aktivierter Selbstgenehmigung durch den HR-Manager wird die Abwesenheit automatisch genehmigt.

    Tipps & Tricks Falls der Überstundenabbau nicht wie beschrieben beantragt werden kann, kontaktieren Sie Ihre HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Der HR-Manager hat die Abwesenheitsart Überstunden aktiviert.
  • Das Zeitkonto ist konfiguriert und dem Arbeitsvertrag hinzugefügt.
  • Notwendige Systemdaten (Summenlisten) sind erstellt.
  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.
  • Allen Benutzern ist eine gültige Lizenz zugewiesen.

Die digitale Personalakte aus Sicht eines Mitarbeiters

Diese Seite zeigt die Digitale Personalakte aus der Perspektive des Mitarbeiters.

Übersicht: Digitale Personalakte in der Mitarbeiter-Ansicht

Mitarbeiter haben aufgrund ihrer Sicherheitsrollen weniger Rechte als HR-Manager oder Vorgesetzte, was ihren Datenzugriff einschränkt. Sie können auf folgende 6 Registerkarten zugreifen:

  1. Geschäftliche Daten

    • Informationen wie geschäftliche Telefonnummer, Arbeitsadresse.
    • Bearbeitung nur durch HR-Manager möglich.

  2. Private Daten

    • Persönliche Informationen wie Wohnadresse, Bankdaten.
    • Bearbeitung durch den Mitarbeiter selbst möglich.

  3. Abwesenheitsverwaltung

    • Übersicht über Abwesenheitsanträge und Krankheitstage.
    • Weitere Infos im Modul Urlaub & Abwesenheit.

  4. Zeitwirtschaft

    • Zeitnachweise und tägliche Übersichten.
    • Weitere Infos im Modul Zeitwirtschaft.

  5. Fähigkeiten & Weiterbildungen

    • Eingetragene Fähigkeitsstufen und Bildung.
    • Weitere Infos zur Nutzung hier.

  6. Verknüpft

    • Liste verknüpfter Datensätze.
    • Zugriff abhängig von Lizenz und Sicherheitsrollen.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Mitarbeiter Self-Services
  • Navigieren Sie zum Mitarbeiter-Cockpit
  • Klicken Sie auf Meine Mitarbeiterdaten
  • Nutzen Sie die Registerkarten zur Navigation

Details Wichtige Anmerkung: Mitarbeiter können nur ihre eigenen Daten sehen.

Einen Screenshot der digitalen Personalakte in der Mitarbeiter-Ansicht finden Sie hier.

Persönliche Informationen aktualisieren aus Sicht eines Mitarbeiters

Auf den Punkt Während des Arbeitsverhältnisses können sich viele Änderungen ergeben, wie z.B. Adress- oder Kontonummeränderungen. Hubdrive ermöglicht es Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten selbst zu aktualisieren. So müssen sich Personalverantwortliche nicht mehr um die Aktualisierung kümmern, und Mitarbeiter können ihre Daten stets aktuell halten.

Ablauf

  1. Mitarbeiter
    • Öffnen der digitalen Personalakte
    • Eintrag aktualisieren und speichern

  2. HR Manager

    • Kann die aktuellen Einträge einsehen

    Click Through

  3. Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services
  4. Wählen Sie im Dropdown der Startansicht das Dashboard Mitarbeiter-Cockpit
  5. Wählen Sie Meine Mitarbeiterdaten aus
  6. Klicken Sie auf den Tab Private Daten
  7. Aktualisieren Sie den gewünschten Eintrag (z.B. Bankdaten)

  8. Speichern & Schließen

    Hinweis

  9. Felder mit einem Vorhängeschloss-Symbol können nicht bearbeitet werden, um die Integrität des Datensatzes zu gewährleisten.
  10. HR-Manager können alle vom Mitarbeiter vorgenommenen Änderungen im Bereich Datenänderungen der HR HUB-App sehen.

  11. Mitarbeiter können nur ihre eigenen persönlichen Daten sehen und nicht die Daten anderer Mitarbeiter ändern oder einsehen.

    Ergebnis Alle Änderungen erfolgen in Echtzeit und sind sofort einsehbar.

Dokumente abrufen als Mitarbeiter (optional)

Auf den Punkt Diese Seite zeigt, wie Mitarbeiter Dokumente einsehen können, die ihnen von HR-Managern bereitgestellt wurden. Diese Funktion ist für jede Dokumentation nutzbar, die ein Mitarbeiter von der HR-Abteilung benötigt.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Stellt eine Dokumenten-Anfrage an HR.
  2. HR Manager: Erstellt und speichert das Dokument.
  3. Mitarbeiter: Kann auf das Dokument zugreifen.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Im Mitarbeiter-Cockpit.
  • Klicken Sie auf Meine Mitarbeiterdaten.
  • Klicken Sie auf die Registerkarte Verknüpft.
  • Wählen Sie Dokumente.
  • Öffnen Sie den gewünschten Eintrag.

Ergebnis Nach Befolgung der beschriebenen Schritte können Mitarbeiter die angeforderten Dokumente einsehen.

Tipps & Tricks Sollten Sie Ihr angefordertes Dokument nicht finden, kontaktieren Sie bitte Ihre HR-Abteilung und lassen Sie folgendes prüfen:

  • HR-Manager und Mitarbeiter haben eine gültige Lizenz zugewiesen.
  • SharePoint-Integration ist eingerichtet.
  • Das Dokument wurde bei der HR-Abteilung angefragt (z.B. mithilfe der HR-Anfrage-Funktion) und vom HR-Manager in Ihrer digitalen Personalakte hinterlegt.

Mitarbeiter: Zeiterfassung mit virtueller Stechuhr

Überblick Diese Anleitung zeigt, wie Mitarbeiter die virtuelle Stechuhr nutzen, um ihre Anwesenheit zu erfassen.

Ablauf

  • Mitarbeiter
    • Registrieren Sie Ihre Anwesenheit.
    • Überprüfen Sie Ihre erfasste Anwesenheit im Mitarbeiter-Cockpit.

Schritte

  1. Starten Sie in Employee Self-Services.
  2. Gehen Sie zum Mitarbeiter-Cockpit.
  3. Nutzen Sie das Virtuelle Stechuhr-Dashboard.
  4. Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag (z. B. „Arbeitsbeginn“).
  5. Ihre Arbeitszeit wird erfasst, bis Sie einen anderen Eintrag auswählen (z. B. „Arbeitsende“).
  6. Erfassen Sie auch Pausen mit der virtuellen Stechuhr.

Hinweise

  • HR-Manager können die Schaltflächen der virtuellen Stechuhr anpassen.
  • Mitarbeiter können ihre Anwesenheiten unter Anwesenheit -> Anwesenheitsdetails verfolgen.
  • Einträge werden automatisch in die Arbeitszeittabelle und tägliche Übersicht übernommen.
  • Die virtuelle Stechuhr ist auch für HR-Manager und Vorgesetzte verfügbar.
  • Nach „Arbeitsbeginn“ sind nur „Arbeitsende“ oder „Pause beginnen“ verfügbar.
  • Zeitstempel werden in der Zeitzone des Benutzers angezeigt.

Mitarbeiter: Zeitstempel korrigieren und zur Genehmigung einreichen

Überblick Manchmal müssen Mitarbeiter ihre Anwesenheitsdetails anpassen, etwa wenn beim Einstempeln ein falscher Knopf gedrückt wurde. Dieses Tutorial zeigt, wie man solche Anpassungen vornimmt und zur Genehmigung einreicht.

Ablauf

  1. Mitarbeiter erstellt versehentlich einen falschen Zeitstempel.
  2. Mitarbeiter korrigiert den Zeitstempel und reicht ihn zur Freigabe ein.
  3. Vorgesetzter genehmigt oder lehnt die Anfrage ab.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Starten Sie in HR HUB Mitarbeiter Self-Services.
  • Klicken Sie unter "Meine An- & Abwesenheiten" auf "Anwesenheit".
  • Doppelklicken Sie auf das zu ändernde Anwesenheitsdetail.
  • Wählen Sie im Feld "Anwesenheitsdetails" das zu korrigierende Detail.
  • Klicken Sie auf "Korrektur".
  • Entscheiden Sie, ob Sie den Zeitstempel modifizieren oder entfernen möchten.
    • Modifizieren: Ändern Sie Zeit/Datum des Anwesenheitsdetails.
    • Entfernen: Löschen Sie das Anwesenheitsdetail.
  • Passen Sie Datum und Uhrzeit an.
  • Korrigieren Sie den Typ des Anwesenheitsdetails (z.B. Arbeitsbeginn, Arbeitsende).
  • Fügen Sie optional eine Anmerkung hinzu.
  • Klicken Sie auf "Absenden".
  • Speichern & Schließen.

Hinweis

  • Modifizieren: Verwenden, wenn ein falscher Eintrag erstellt wurde, z.B. Pause vor Arbeitsbeginn.
  • Entfernen: Verwenden, wenn ein Eintrag doppelt erstellt wurde, z.B. doppeltes Einstempeln.
  • Nicht möglich: Einträge für die Vergangenheit zu erstellen, wenn vergessen.

Nach der Korrektur muss der Mitarbeiter auf die Entscheidung des Vorgesetzten warten. Bei Genehmigung wird das alte Detail inaktiv und der neue Eintrag zur Berechnung genutzt. Ohne Vorgesetzten geht die Änderung an den HR-Manager.

Mitarbeiter: Tägliche und wöchentliche Anwesenheitsübersichten im Dashboard

Überblick Diese Anleitung beschreibt, wie Mitarbeiter ihre Anwesenheiten für die aktuelle Woche sehen können.

Ablauf

  • Mitarbeiter
    • Registrieren Sie Anwesenheiten mit der virtuellen Stechuhr oder am Terminal.
    • Navigieren Sie zum Dashboard, um die erfassten Anwesenheiten anzuzeigen.

Schritte

  1. In HR HUB Employee Self-Services.
  2. Gehen Sie zum Mitarbeiter-Cockpit.
  3. Unter Meine Anwesenheiten diese Woche werden Ihre Daten angezeigt.

Hinweise

  • Kontrollieren Sie Ihre tägliche Anwesenheit über das Menü Anwesenheit.
  • Nutzen Sie die Tägliche Übersichten für eine umfassendere Visualisierung.

Mitarbeiter: Projektbezogene Arbeitszeiterfassung (optional)

Überblick Diese Anleitung beschreibt, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten projektbezogen erfassen können.

Ablauf

  • HR-Manager erstellt Geschäftsprozess.
  • Vorgesetzter fügt den Geschäftsprozess dem Zeitnachweis hinzu.
  • Mitarbeiter bucht Arbeitszeit im Geschäftsprozess.

  • Vorgesetzter kontrolliert und genehmigt die Arbeitszeiten.

    Schritte

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Gehen Sie zu Zeitnachweise.
  • Wählen Sie den richtigen Wochenzeitraum aus.
  • Doppelklicken Sie auf den Eintrag.
  • Navigieren Sie zu Zeiterfassung.
  • Wählen Sie den richtigen Geschäftsprozess aus.
  • Fügen Sie die verbrachte Zeit hinzu.
  • Speichern.

Hinweise

  • Stunden werden in den täglichen Übersichten zugewiesen.
  • Bei Korrekturen muss der HR-Manager den Eintrag deaktivieren.
  • Nach der Woche kann der Prozess in die nächste Phase verschoben werden.
  • Diese Methode ist sinnvoll für abrechenbare Stunden.
  • Arbeitsaufwand in Minuten eingeben, das System wandelt in Stunden um.

Tipps & Tricks

  • Kontaktieren Sie die HR-Abteilung, wenn Probleme auftreten.
  • Prüfen Sie, ob alle Benutzer eine gültige Lizenz haben.
  • Basisdaten müssen erstellt sein.
  • Vorgesetzter und Mitarbeiter müssen in derselben Abteilung sein.
  • Mindestens ein Geschäftsprozess muss erstellt und zugeordnet sein.

Arbeit mit Trainings aus Sicht eines Trainees

Sobald ein Trainingsplan ausgerollt ist, beginnt der Weiterbildungsprozess für den Mitarbeiter. Der folgende Ablauf beschreibt den typischen Prozess aus der Sicht eines Trainees:

Ablauf

  1. Mitarbeiter erhält eigenen Trainingsplan.
  2. Mitarbeiter startet mit den Lerninhalten.
  3. Mitarbeiter erhält erste Trainingseinladungen in Outlook.
  4. Mitarbeiter nimmt an Examen teil.
  5. Vorgesetzter verfolgt den Status des Mitarbeiters.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Die nötigen Vorlagen sollten ausgerollt und die zugehörigen Trainingsveranstaltungen geplant sein.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Service.
  • Wechseln Sie von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Mitarbeiter Self-Service.
  • Klicken Sie unter Training auf Trainingspläne.
  • Alternativ: Klicken Sie auf Dashboards und ändern Sie die Ansicht von "Mitarbeiter-Cockpit" zu Meine Trainingsübersichten.
  • Klicken Sie auf Ihren Trainingsplan.
  • Im Trainingsplan sehen Sie die Trainings und Lernmodule, die Sie abschließen müssen.
  • Fortschritt und Dauer berechnen sich automatisch.
  • Wählen Sie das gewünschte Training aus und öffnen Sie es.
  • Als Trainingsteilnehmer sehen Sie:
    • Trainings-Kategorie
    • Was das Training ist
    • Informationen zum Trainer und Anbieter
    • Ein Inhaltspfad und alle Inhaltsdateien
  • Falls ein Examen abzuschließen ist, finden Sie es unter Examen (linkes Menü).
  • Klicken Sie auf das Examen, um Informationen zu sehen.
    • Ändern Sie den Statusgrund zu Examen angefragt, wenn Sie bereit sind.
    • Ihr Trainingsadministrator plant das Examen und Sie erhalten eine Outlook-Einladung.
  • Klicken Sie auf das Lernmodul, um Trainingsveranstaltungen und Inhalte zu sehen.
  • Fortschritt in Lernmodulen:
    • Gesperrt: Fortschritt wird durch Teilnahme an Veranstaltungen berechnet.
    • Einstellbar: Lernen Sie selbstständig und passen Sie den Fortschritt manuell an.
  • Bei erfolgreichem Abschluss werden Zertifikate und Fähigkeitsstufen in Ihrer Digitalen Personalakte aktualisiert.

Auf interne Stellenangebote bewerben

Auf den Punkt

HR-Manager können interne Stellenangebote in HR für Dynamics erstellen. Mitarbeiter können sich über die Mitarbeiter-Self-Services bewerben.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Ihr Zugang zu HR für Dynamics muss eingerichtet sein.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Wechseln Sie zu Mitarbeiter Self-Service.
  • Klicken Sie unter Meine Daten auf Interne Stellenangebote.
  • Öffnen Sie das gewünschte Stellenangebot mit einem Doppelklick.
  • Klicken Sie auf Möchten Sie sich auf diese Stelle bewerben? und setzen Sie auf Ja.
  • Der Bewerbungsprozess für die HR-Abteilung beginnt.
  • Unter Meine Bewerbungen können Sie den Status Ihrer Bewerbung einsehen.

Ergebnis

Hier sehen Sie, wo Sie sich auf interne Stellenangebote bewerben können.

Tipps & Tricks

Falls Sie sich nicht bewerben können, kontaktieren Sie Ihre HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Es gibt ein intern ausgeschriebenes Stellenangebot.
  • Dem Mitarbeiter ist eine gültige Lizenz zugewiesen.

Manager Self Service

Zugriff auf Manager Self-Service

Hinweis: Prüfen Sie, ob Sie Manager Self-Service bereits als Favorit in Ihrem Browser gespeichert haben. Wir empfehlen dies für einen unkomplizierten Zugriff.

Falls noch kein Lesezeichen gesetzt ist, folgen Sie diesen Schritten:

  1. Besuchen Sie die Microsoft 365 App: Apps | Microsoft 365.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft Account an.
    • Wenn Sie bereits eingeloggt sind, sehen Sie Ihre Account-Informationen oben rechts.
  3. Klicken Sie im Menü links auf Apps.
  4. Wählen Sie Alle Apps unter dem Abschnitt Apps.
  5. Scrollen Sie zu Geschäfts-Apps.
  6. Wählen Sie Hubdrive Manager Self-Service.

Hinweis:

  • Für einen schnelleren Zugriff in Zukunft, fügen Sie diese Seite als Favorit in Ihrem Browser hinzu.
  • Die Funktion zum Hinzufügen finden Sie rechts oben in Ihrem Browser neben der Adresszeile.

Beurteilung der Bewerbung durch HR und Vorgesetzten

Auf den Punkt Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, den Bewerbermanagementprozess abzubilden, der vom Eingang der Bewerbung bis zur finalen Entscheidung reicht. Der Schwerpunkt dieses Tutorials liegt auf der zweiten Hälfte des Bewerbungszyklus.

Nachdem Sie die Bewerbung initial beurteilt und den Kandidaten als geeignet befunden haben, wird die Bewerbung an den zukünftigen Vorgesetzten weitergeleitet. Es folgen gegebenenfalls das erste und zweite Interview, bevor es zur Vertragsverhandlung kommt.

Ablauf

  • HR-Manager
    • Positive Beurteilung der Bewerbung
    • Weiterleitung an die Führungskraft
  • Vorgesetzter
    • Feedback zur Bewerbung

  • HR Manager

    • Einladung zum Interview

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Bewerbungen.
  • Öffnen Sie die Bewerbung, die Sie bearbeiten möchten.
  • Im oberen Bereich sehen Sie die einzelnen Prozessschritte.
  • Geben Sie Ihre initiale Beurteilung ab:
    • Klicken Sie auf Initiale Beurteilung im Prozess und füllen Sie die Felder aus.
  • Fordern Sie Feedback des Vorgesetzten an, indem Sie den Prozess in die nächste Phase schicken.
    • Die Führungskraft wird automatisch benachrichtigt, ein Feedback abzugeben.
  • Laden Sie den Kandidaten zu den einzelnen Interviews ein.
    • Die Einladung und allgemeine Kommunikation mit dem Kandidaten erfolgt über die Zeitachse.
    • In der Zeitachse sehen Sie die gesamte Kommunikation mit dem Bewerber.

Ergebnis Hier sehen Sie eine mögliche vollständige Bewerbung, nachdem der Vorgesetzte sein Feedback eingetragen hat.

Recruiting Team Feedback

Auf den Punkt Diese Funktion ermöglicht es, ein Recruiting Team zu erstellen. Das Team besteht aus Mitarbeitern, die Zugriff auf Bewerberdaten haben und Feedback zu Interviews geben können. Dieses Feedback wird von HR gesichtet.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Aktivierung des Recruiting Teams
    • Auswahl des Recruiting Teams
  2. Vorgesetzter
    • Teilnahme am Bewerbungsprozess
    • Eintrag Interview-Feedback
  3. HR Manager
    • Sichtung des Feedbacks

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter mit gültiger Lizenz
  • Die automatisierte E-Mail ans Hiring Team wurde angepasst

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Stellenangebote
  • Öffnen Sie das gewünschte Stellenangebot
  • Aktivieren Sie das Recruiting Team im Reiter Zusammenfassung
  • Fügen Sie Recruiting Team Mitglieder hinzu
  • Legen Sie fest, an welchen Interviewrunden die Teammitglieder teilnehmen

  • Recruiting Team Mitglieder erhalten Zugriff auf Bewerbungsunterlagen und können Feedback abgeben

    Für Mitarbeiter:

  • HR HUB Employee Self-Service
    • Unter Meine Daten im Bereich Mitarbeiter Self-Service
    • Recruiting Team Feedbacks öffnen
    • Entsprechenden Eintrag öffnen und alle erforderlichen Felder ausfüllen
    • Speichern

Für Manager:

  • HR HUB Manager-Self-Service
    • Unter Teamentwicklung im Bereich Recruiting
    • Recruiting Team Feedbacks öffnen
    • Entsprechenden Eintrag öffnen und alle erforderlichen Felder ausfüllen
    • Speichern

Das Feedback kann anschließend in der Bewerbung unter Recruiting Team angesehen werden.

Aktualisierung der Personalakte durch Vorgesetzte

Auf den Punkt

Auch Vorgesetzte können die Datensätze der Mitarbeiter ändern. Dies spart HR-Managern Zeit und hält die Datensätze stets aktuell.

Ablauf

Mitarbeiter

  • Informiert den Vorgesetzten über Änderungen in den persönlichen Daten.

Vorgesetzter

  • Aktualisiert die Daten in der digitalen Personalakte.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
  3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  4. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und öffnen Sie dessen Akte.
  5. Öffnen Sie die Registerkarte, deren Informationen Sie bearbeiten möchten (z.B. Geschäftliche Daten).
  6. Aktualisieren Sie die benötigten Informationen.
  7. Speichern & Schließen.

Hinweis

  • Felder mit einem Vorhängeschloss-Symbol können nicht bearbeitet werden, um die Integrität des Datensatzes zu gewährleisten.
  • Vorgesetzte können die Entität Datenänderungen zur Nachverfolgung von Änderungen in der Personalakte nicht nutzen. Dies muss ein HR-Manager tun, wenn es nötig ist.
  • Vorgesetzte haben im Vergleich zu HR-Managern weniger Berechtigungen zur Bearbeitung von Informationen.
  • Vorgesetzte können keine Informationen für Mitarbeiter bearbeiten, die ihnen nicht zugewiesen sind.

Ergebnis

Da alle Änderungen in Echtzeit erfolgen, können Sie sie sofort sehen.

Disziplinarmaßnahmen erstellen

Auf den Punkt Dieses Tutorial erklärt, wie HR-Manager und Vorgesetzte Disziplinarmaßnahmen bei Fehlverhalten eines Mitarbeiters zur digitalen Personalakte hinzufügen können. So werden alle Maßnahmen gespeichert und sind leicht abrufbar.

Ablauf

  1. Mitarbeiter zeigt Fehlverhalten.
  2. HR-Manager fügt die Disziplinarmaßnahme zur digitalen Personalakte hinzu.

Voraussetzungen

  • Digitale Personalakte des Mitarbeiters ist erstellt.
  • Sie sind HR-Manager oder Vorgesetzter mit gültiger Lizenz.

Click Through

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services und wechseln von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Disziplinarmaßnahmen.
  • Klicken Sie auf + Neu.
  • Fügen Sie den Grund hinzu (freies Textfeld).
  • Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu.
  • Fügen Sie das Datum hinzu.
  • Wählen Sie die Art der Disziplinarmaßnahme (schriftlich/mündlich/Kündigung).
  • Fügen Sie eine Bemerkung hinzu (optional).
  • Ändern Sie den Status von Entwurf auf Gültig.
  • Speichern & Schließen.

Hinweis

  • Der Prozess funktioniert für Vorgesetzte und HR-Manager gleich.
  • Nach dem ersten Speichern wird die Zeitleiste freigeschaltet, um Dokumente hinzuzufügen.
  • Disziplinarmaßnahmen können auch direkt in der digitalen Personalakte unter der Registerkarte Performance hinzugefügt werden.

Ergebnis Nach dem Hinzufügen kann der Eintrag vom HR-Manager und dem Vorgesetzten eingesehen werden.

Einen Arbeitsunfall eintragen

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie HR-Manager einen Arbeitsunfall in die digitale Personalakte eines Mitarbeiters aufnehmen können.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Erleidet einen Arbeitsunfall.

  2. HR Manager: Fügt den Eintrag zur digitalen Personalakte hinzu.

    Click Through

  3. Starten Sie in HR HUB
  4. Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsunfälle
  5. Klicken Sie auf + Neu
  6. Fügen Sie den Unfall hinzu (Freitextfeld)
  7. Fügen Sie das Unfallopfer (Mitarbeiter) hinzu
  8. Fügen Sie den Tag und die Uhrzeit des Unfalls hinzu
  9. Wählen Sie, ob der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist
    • Achtung: Wenn auf Ja gesetzt, wird das Feld gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.
  10. Wählen Sie, ob es sich um einen tödlichen Unfall handelt
  11. Fügen Sie den Unfallort hinzu (optional)
  12. Fügen Sie den Ersthelfer hinzu (optional)
  13. Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung hinzu (optional)
  14. Wählen Sie aus, auf wessen Beschreibung die eingegebene Beschreibung basiert (optional)
  15. Wählen Sie den Verletzungsschweregrad des Vorfalls (optional)
  16. Fügen Sie die Verletzung hinzu (optional)
  17. Fügen Sie die verletzten Körperteile hinzu (optional)
  18. Klicken Sie auf Speichern
  19. Nach dem Speichern wird die Zeitleiste freigeschaltet, sodass Sie Dokumente an den Datensatz anhängen können.

  20. Wenn alle erforderlichen Dokumente angehängt sind oder keine benötigt werden, klicken Sie auf Speichern & Schließen

    Hinweis

  21. Wenn die Option Mitarbeiter ist arbeitsunfähig auf Ja gesetzt ist, wird das Feld gesperrt. Ist der Flow "Create Absence on Work Accident - HR Management [Multilingual]-Hubdrive" aktiv, wird automatisch eine Abwesenheit für den Mitarbeiter angelegt.

    Ergebnis Der Arbeitsunfalldatensatz kann durch Zugriff auf die Einheit Arbeitsunfälle (aktive und inaktive Datensätze) eingesehen werden. Der Datensatz ist auch direkt in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters unter der Registerkarte Gesundheitsschutz & Sicherheit verfügbar.

Beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters eintragen

Auf den Punkt Dieses Tutorial befähigt HR-Manager, den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters in dessen Personalakte zu erstellen.

Ablauf

  • HR-Manager möchte den beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters eingeben.
  • HR-Manager vervollständigt den beruflichen Werdegang.
  • HR-Manager kann den Werdegang jederzeit abrufen.

Voraussetzungen

  • Eine digitale Personalakte wurde angelegt.
  • Beteiligte Benutzer haben gültige Lizenzen.
  • Stellenbeschreibung wurde erstellt (optional).

  • Abteilungen wurden angelegt.

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
  • Wählen Sie die Registerkarte Persönliche Daten.
  • Unten rechts finden Sie die Tabelle Beruflicher Werdegang.
  • Klicken Sie auf + Beruflicher Werdegang erstellen.
  • Füllen Sie die Felder aus:
    • Titel: Funktion beim vorherigen Arbeitgeber
    • Arbeitgeber: Name oder Details des vorherigen Arbeitgebers
    • Startdatum: Beginn der vorherigen Beschäftigung
    • Enddatum: Ende der vorherigen Beschäftigung
  • Klicken Sie Speichern & Schließen.
  • Wiederholen Sie die Schritte, bis der Werdegang vollständig ist.

Hinweis

  • Stellen Sie sicher, dass die Angaben zur vorherigen Beschäftigung korrekt sind.
  • Achten Sie darauf, dass sich die Daten nicht überschneiden.
  • Die Beschäftigungsdauer wird automatisch berechnet.

  • Nach dem ersten Speichern wird die Zeitachse freigeschaltet, um Dokumente zu hinterlegen.

    Ergebnis Eine vollständig ausgefüllte ehemalige Stelle ist sichtbar. Eine Übersicht aller eingetragenen Stellen finden Sie in der digitalen Personalakte unter Beruflicher Werdegang.

Manager/Mitarbeiter-Gespräche

Manager/Mitarbeiter-Gespräche: Leistungsbeurteilung

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie in Hubdrive ein Mitarbeitergespräch zur Leistungsbeurteilung erstellen und ausfüllen.

Ablauf

  • HR-Manager
    • Identifiziert den Bedarf an Mitarbeitergesprächen zur Leistungsbeurteilung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten.
    • Erstellt und verteilt die Gespräche zur Durchführung. Schritte
  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Talent Management auf Mitarbeitergespräche.
  • Klicken Sie auf + Neu.
  • Füllen Sie die Felder aus:
    • Benennen Sie das Mitarbeitergespräch.
    • Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
    • Wählen Sie die entsprechende Vorlage und stellen Sie sicher, dass sie für die Leistungsbeurteilung eingerichtet ist.
    • Datum: Wählen Sie das Abschlussdatum.
    • Gültig bis: Wählen Sie das Gültigkeitsdatum.
    • Nächstes Gespräch: Wählen Sie das Datum für das nächste Gespräch.
    • Erledigt: Setzen Sie auf "Ja", wenn das Gespräch abgeschlossen ist.
  • Speichern & Schließen

Hinweis

  • Unter Ziele sind alle Details (erforderliche Fähigkeiten) aufgeführt.
  • Die Grafik Zielerreichung ändert sich, wenn Ziele erreicht sind.
  • HR-Manager und Vorgesetzte können die Gespräche bearbeiten; Mitarbeiter haben nur Lesezugriff.

Manager/Mitarbeitergespräche: Bewertungen

Dieses Tutorial informiert Manager und Vorgesetzte über die Durchführung von Mitarbeitergesprächen für Bewertungen.

Ablauf

  • HR-Manager

    • Identifiziert den Bedarf an Gesprächen für Bewertungen.
    • Erstellt und verteilt die Gespräche zur Durchführung.

    Schritte

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Talent Management auf Mitarbeitergespräche.
  • Klicken Sie auf + Neu.
  • Füllen Sie die Felder aus:
    • Benennen Sie das Mitarbeitergespräch.
    • Wählen Sie den Mitarbeiter aus.
    • Wählen Sie die entsprechende Vorlage für die Bewertung.
    • Datum: Wählen Sie das Abschlussdatum.
    • Gültig bis: Wählen Sie das Gültigkeitsdatum.
    • Nächstes Gespräch: Wählen Sie das Datum für das nächste Gespräch.
    • Erledigt: Setzen Sie auf "Ja", wenn das Gespräch abgeschlossen ist.
  • Speichern & Schließen

Ergebnis

  • In der Zusammenfassung sind alle wichtigen Informationen aufgeführt.
  • In der Bewertung finden Sie eine Liste aller bewerteten Fähigkeiten.

360°-Feedback

Überblick

Das 360°-Feedback ist ein Mitarbeitergespräch, bei dem verschiedene Personen, wie Kollegen und Vorgesetzte, einem Mitarbeiter Feedback geben. Dieses Tutorial zeigt, wie Vorgesetzte in Hubdrive auf das 360°-Feedback eines Mitarbeiters zugreifen und Feedback hinzufügen können. Wichtig: Das Feedback der Vorgesetzten bleibt anonym.

Ablauf

  • HR-Manager: Erstellt und verteilt das 360°-Feedback.
  • Mitarbeiter: Gibt eine Selbsteinschätzung ab und schließt den Datensatz ab.
  • Kollege: Gibt Feedback ab.

  • Vorgesetzter: Gibt Feedback ab.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  2. Wechseln Sie von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Teamentwicklung.
  3. Klicken Sie unter Talent Management auf Mitarbeitergespräche.
  4. Navigieren Sie zu Aktive 360° Mitarbeitergespräche.
  5. Wählen Sie das zu bearbeitende Gespräch aus.
  6. Füllen Sie die Details aus:
    • Details: Geben Sie Informationen im Freitextfeld ein.
    • Bewertung: Geben Sie eine Bewertung von 1-5 ein.
    • Anmerkung: Fügen Sie einen Kommentar hinzu.
    • Erledigt: Setzen Sie auf 'Ja', wenn fertig.
  7. Speichern.

Ergebnis

Nach dem Speichern ist Ihr Feedback nur für den HR-Manager sichtbar.

Tipps & Tricks

Sollten Probleme auftreten, kontaktieren Sie die HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Eine digitale Personalakte für den Mitarbeiter existiert.
  • Der Vorgesetzte ist als Beurteiler zugeordnet.
  • Eine Stellenbeschreibung wurde erstellt (optional).
  • Eine MA-Gesprächs Vorlage, die Abteilung, Region, Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen enthält, verteilt wurde.
  • Benötigte Trainings wurden erstellt.

360°-Feedback: Auswertung ansehen

Dieses Tutorial zeigt HR-Managern und Vorgesetzten, wie sie das Ergebnis eines abgeschlossenen 360°-Feedbacks einsehen können.

Ablauf

  • HR-Manager: Erstellt und verteilt das 360°-Feedback.
  • Mitarbeiter: Gibt Selbsteinschätzung ab und markiert den Datensatz als "erledigt".
  • Kollege: Gibt Feedback ab und markiert den Datensatz als "erledigt".
  • Vorgesetzter: Gibt Feedback ab und markiert den Datensatz als "erledigt".

  • HR Manager: Prüft 360°-Feedback-Einträge im Berichtsformat.

    Voraussetzungen

  • Sie sind HR-Manager oder Vorgesetzter mit gültiger Lizenz.

  • Alle hinzugefügten Mitarbeiter haben das 360°-Feedback als 'erledigt' markiert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. HR-Manager: Starten Sie in HR HUB.
  2. Vorgesetzte: Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services und wechseln Sie zu Teamentwicklung.
  3. Klicken Sie unter Talent Management auf 360° Feedbacks.
  4. Wählen Sie Aktive 360° Feedbacks aus.
  5. Öffnen Sie den Datensatz des Mitarbeiters, dessen Bewertung Sie einsehen möchten.

  6. Navigieren Sie zur Registerkarte Detailbewertungen.

    Ergebnis

Sie sehen eine Reihe von Diagrammen, die die Bewertungen und Feedbacks aller Teilnehmer des 360°-Feedbacks detailliert darstellen.

Potenzialanalyse

Potenzialanalyse: Eingabe der Daten

Ziel Dieses Tutorial zeigt Vorgesetzten, wie sie Leistungs- und Potenzialdaten in die digitale Personalakte eines Mitarbeiters eingeben können. Die Potenzialanalyse bewertet und visualisiert die Leistung und das Potenzial eines Mitarbeiters.

Ablauf

  1. Datenüberprüfung: Vorgesetzte überprüfen die Beurteilungsdaten der Mitarbeiter.

  2. Dateneingabe: Vorgesetzte erfassen Potenzial- und Leistungsdaten basierend auf den Beurteilungsdaten.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

  3. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Service.
  4. Wechseln Sie zu Manager Self-Services.
  5. Klicken Sie auf Mitarbeiter unter Verwaltung.
  6. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  7. Gehen Sie zur Registerkarte Performance.
  8. Passen Sie die Leistungs- und Potenzialbalken an.

  9. Speichern Sie die Änderungen.

    Hinweise

  10. Die Gitter-Ansicht visualisiert die Performance des Mitarbeiters und passt sich automatisch an.
  11. Bei Eingabe für viele Mitarbeiter kann eine unternehmensweite Leistungspotenzial-Matrix erstellt werden. Weitere Informationen hier.

Tipps & Tricks

  • Stellen Sie sicher, dass Benutzer gültige Lizenzen haben.
  • Eine digitale Personalakte muss für den Mitarbeiter angelegt sein.
  • Der Vorgesetzte muss als zuständiger Vorgesetzter eingetragen sein.

Potenzialanalyse: Daten eines Mitarbeiters ansehen

Ziel Diese Anleitung zeigt HR-Managern und Vorgesetzten, wie sie die Potenzialanalyse-Daten eines Mitarbeiters aufrufen können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte wechseln zu Manager Self-Services.
  • Klicken Sie auf Mitarbeiter unter Verwaltung.
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  • Navigieren Sie zur Registerkarte Performance.

Hinweise

  • Das Gitter visualisiert das Leistungspotenzial des Mitarbeiters.
  • Die digitale Personalakte zeigt nur Daten des jeweiligen Mitarbeiters an. Unternehmensweite Analyse hier.

Tipps & Tricks

  • Benutzer benötigen gültige Lizenzen.
  • Potenzialanalyse-Daten müssen eingegeben sein.
  • Vorgesetzte sehen nur Daten von Mitarbeitern, für die sie zuständig sind.

Potenzialanalyse: unternehmensweite Leistung-Potenzial-Analyse

Ziel Dieses Tutorial erklärt, wie HR-Manager und Vorgesetzte auf die unternehmensweite Leistung-Potenzial-Analyse zugreifen können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte wechseln zu Teamentwicklung.
  • Klicken Sie auf Potenzialanalyse unter Talent Management.

Hinweise

  • Zahlen in den Feldern zeigen die Anzahl der Mitarbeiter mit entsprechender Leistung und Potenzial.
  • Klicken auf ein Feld filtert die Mitarbeiterliste.
  • Ein leeres Gitter-Icon bedeutet fehlende Potenzialanalysedaten.

Tipps & Tricks

  • Benutzer benötigen gültige Lizenzen.
  • Daten müssen in die digitalen Personalakten eingegeben sein. ## Zeiterfassung und Schichtplanung

Vorgesetzter: Zeitstempel manuell hinzufügen

Überblick Im Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter vergisst, den Arbeitsbeginn oder -ende korrekt zu stempeln. Vorgesetzte können in solchen Fällen Zeitstempel manuell hinzufügen. Dieses Tutorial erklärt, wie das funktioniert.

Für Informationen zur Bearbeitung eines falschen Zeitstempels, besuchen Sie bitte diese Seite.

Ablauf Mitarbeiter:

  • Meldet das Fehlen eines Zeitstempels.

Vorgesetzter:

  • Erstellt einen neuen Zeitstempel.

Voraussetzungen:

  • Ein Zeitstempel eines Mitarbeiters fehlt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  2. Klicken Sie links auf Dashboards.
  3. Wählen Sie das Virtuelle Stechuhr Dashboard über das Drop-Down-Menü im Dashboard-Titel aus.
  4. Klicken Sie in der Tabelle Meine heutigen Zeitstempel auf + Neu.
    • Stellen Sie sicher, dass die Ansicht Anwesenheitsdetails Manager ausgewählt ist.
  5. Wählen Sie den Typ (z.B. Arbeitsbeginn).
  6. Fügen Sie das Anfangsdatum hinzu.
  7. Fügen Sie die Uhrzeit hinzu.
  8. Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu.
  9. Fügen Sie einen Kommentar hinzu (optional).
  10. Speichern & Schließen.

Hinweise

  • Die Virtuelle Stechuhr ist der Ort im System, an dem alle Anwesenheitsdetails erstellt werden. Mit den passenden Rechten (als HR-Manager oder Vorgesetzter) können Sie nicht nur Ihre eigenen, sondern auch die Anwesenheitsdetails Ihrer Mitarbeiter erfassen.
  • Anwesenheitsdetails können zu Korrekturzwecken hinzugefügt und geändert werden, Anwesenheiten jedoch nicht. Einträge von Mitarbeitern werden aus rechtlichen Gründen im System gespeichert.
  • Zeitstempel werden immer mit den Zeitzonen-Einstellungen des Benutzers angezeigt, der den Eintrag aufruft. Bei unterschiedlichen Zeitzonen von Vorgesetzten und Mitarbeitern wird die Startzeit entsprechend angepasst angezeigt.

Tipps & Tricks Falls die Korrektur des Zeitstempels nicht wie beschrieben möglich ist, kontaktieren Sie bitte Ihre HR-Abteilung und lassen Sie folgende Einstellungen prüfen:

  • Gültige Lizenzzuweisung für Mitarbeiter und Vorgesetzten.
  • Erstellung von Summenlisten für den Mitarbeiter (normalerweise automatisch nach erster Nutzung).
  • Vorgesetzter und Mitarbeiter müssen in derselben Abteilung sein.
  • Konfiguration von Anwesenheitskonfiguration, Pflichtpausen und Badges für Stechuhren (falls verwendet).

Vorgesetzter: Zeitstempel manuell korrigieren

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie Vorgesetzte Anwesenheitsdetails korrigieren können, wenn ein Mitarbeiter einen falschen Eintrag erstellt oder vergessen hat, sein Arbeitsende zu stempeln.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Meldet den falschen Eintrag.

  2. Vorgesetzter:

    • Öffnet das Vorgesetzten-Dashboard Zeitwirtschaft.
    • Navigiert zum falschen Eintrag.
    • Korrigiert den Zeitstempel.

    Voraussetzungen

  3. Ein falsches Anwesenheitsdetail ist für einen Mitarbeiter eingetragen.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  • Klicken Sie auf Dashboards.
  • Ändern Sie die Ansicht zu HR Vorgesetzten Dashboard - Zeitwirtschaft.
  • Im Bereich Aktive Teilnahme finden Sie "Korrektur erforderlich".
  • Doppelklicken Sie auf den Eintrag.
  • Setzen Sie einen Haken beim falschen Anwesenheitsdetail.
  • Klicken Sie auf die drei Punkte im Menüband und wählen Sie Deaktivieren.
  • Wählen Sie den gewünschten Statusgrund zum Deaktivieren:
    • Inaktiv: System berechnet Anwesenheit neu.
    • Archiviert: Zeitstempel bleibt sichtbar, keine Neuberechnung.
  • Erstellen Sie ein neues Anwesenheitsdetail mit der korrekten Uhrzeit.

Hinweis

  • Anwesenheitsdetails können hinzugefügt und geändert werden, Anwesenheiten nicht.
  • Bei vergessenen Stempelungen erstellt das System automatisch ein Detail für 23:59 Uhr mit "Korrektur erforderlich".
  • Bei falschen Details ohne Warnung: Eintrag unter Anwesenheit finden, deaktivieren und neu erstellen.
  • Zeitstempel werden in der Zeitzone des Benutzers angezeigt.

Tipps & Tricks

  • Falls die Korrektur nicht möglich ist, kontaktieren Sie die HR-Abteilung:
    • Mitarbeiter muss eine gültige Lizenz haben.
    • Summenlisten müssen erstellt sein.
    • Vorgesetzter und Mitarbeiter müssen in derselben Abteilung sein.
    • Anwesenheitsberechnungsregeln und Pflichtpausenregeln müssen konfiguriert sein.

Vorgesetzter: Genehmigung von Zeitstempel-Korrekturen (erst mit RU 44)

Überblick Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Korrektur für einen Zeitstempel einreicht, wird der Vorgesetzte benachrichtigt, um diese zu genehmigen oder abzulehnen. Dieses Tutorial erklärt den Genehmigungsprozess.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Reicht eine Korrektur der Anwesenheit ein.
  2. Automatisierter Prozess: Benachrichtigt den Vorgesetzten.
  3. Vorgesetzter: Genehmigt oder lehnt die Anfrage ab.

Voraussetzungen

  • Sie sind der Vorgesetzte des Mitarbeiters.

  • Eine Korrekturanfrage wurde eingereicht.

    Schritte zur Genehmigung

  • E-Mail öffnen: Über eine ausstehende Genehmigung.
  • Link klicken: In der E-Mail, um zur Korrektur zu gelangen.
  • Überprüfung: Stellen Sie sicher, dass die Zeitstempel korrekt sind.
  • Entscheidung treffen: Genehmigen oder ablehnen.

  • Absenden: Klicken Sie auf Absenden.

    Hinweis

  • Das Feld Aktion ist gesperrt; die markierte Option wurde vom Mitarbeiter gewählt.
  • Bei Modifizieren: Der alte Eintrag wird inaktiv, der neue Eintrag wird verwendet.
  • Bei Entfernen: Der Eintrag wird inaktiv gesetzt.
  • Der E-Mail-Link ist auch in Aktivitäten und im Dashboard HR Vorgesetzter sichtbar.
  • Ohne zugewiesenen Vorgesetzten geht die Anfrage direkt an den HR-Manager.
  • HR-Manager-Genehmigungen sind identisch, Informationen erscheinen im HR HUB Manager Self-Services Dashboard.

Vorgesetzter: Zeiterfassungsdaten eines Mitarbeiters aufrufen

Überblick Diese Anleitung beschreibt, wie Vorgesetzte Zeiterfassungsinformationen von Mitarbeitern im System einsehen und verfolgen können.

Ablauf

  • HR-Manager: Erstellt Summenlisten für den Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter: Registriert seine Anwesenheit im System.

  • Vorgesetzter: Kann die Datensätze einsehen.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  • Gehen Sie zu Dashboards.
  • Wechseln Sie zur Ansicht HR Vorgesetzten Dashboard - Zeitwirtschaft.

Hinweis

  • Die Ansicht ist in zwei Hauptabschnitte unterteilt:
    • Links: Informationen zu aktiven Anwesenheiten (z.B. Name, Erfassungsdatum, Start- und Endzeit, Brutto- und Nettostunden).
    • Rechts: Tabelle mit Informationen zur aktiven Teilnahme, die 'Korrektur erforderlich' sind (z.B. fehlende Zeitstempel).

  • Vorgesetzte sehen nur Datensätze von Mitarbeitern derselben Abteilung.

    Beachtenswertes

  • Zeitstempel werden mit den Zeitzonen-Einstellungen des Benutzers angezeigt. Unterschiedliche Zeitzonen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern werden automatisch angepasst.

Tipps & Tricks Falls Probleme beim Aufrufen der Zeiterfassungsdaten auftreten, kontaktieren Sie die HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Zuweisung einer gültigen Lizenz an Mitarbeiter.
  • Konfiguration der Grundeinstellungen fürs Modul Zeitwirtschaft.
  • Konfiguration des Badges (bei Zeiterfassungsterminals).
  • Vorgesetzter und Mitarbeiter müssen in derselben Abteilung sein.

Vorgesetzter: Schichten verwenden und zuweisen

Überblick Diese Anleitung beschreibt, wie Vorgesetzte Schichten zuweisen können, die vom HR-Manager erstellt wurden.

Ablauf

  • Vorgesetzter: Weist die Schicht einem Mitarbeiter zu.
  • Mitarbeiter: Arbeitet während der angegebenen Zeit.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  2. Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Tägliche Übersichten.
  3. Öffnen Sie die Anwesenheitsliste des Mitarbeiters, indem Sie mit der Maus über den Eintrag fahren und auf das Pfeil-Icon klicken.
  4. Fügen Sie die Schicht zum Datensatz hinzu.
  5. Speichern und schließen.

Hinweis

  • Schichten können nur von HR-Managern erstellt werden.

  • Schichten können in das Arbeitsmuster des Mitarbeiters eingefügt werden. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Arbeitsmuster im Arbeitsvertrag. Die Schichtzuweisung ist nur im Status "Entwurf" möglich.

    Tipps & Tricks Falls Probleme beim Zuweisen von Schichten auftreten, kontaktieren Sie die HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Gültige Lizenz für Mitarbeiter.
  • Vorgesetzter und Mitarbeiter müssen in derselben Abteilung sein.
  • Konfiguration der Regeln zur Berechnung von Anwesenheit und Pflichtpausen.
  • Notwendige Daten (Summenlisten) sind angelegt.
  • Badges der Mitarbeiter sind konfiguriert (bei Zeiterfassungsterminals).
  • Schichten wurden vom HR-Manager erstellt.

Vorgesetzter: Projektbezogene Arbeitszeit prüfen und genehmigen

Zusammenfassung Diese Anleitung beschreibt, wie ein Vorgesetzter die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter, die derselben Abteilung angehören, basierend auf Projekten (Geschäftsprozessen) in den Zeitnachweisen einsehen und genehmigen kann.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Anwesenheitsdetail erstellen.
  2. Vorgesetzter: Zeitnachweis des Mitarbeiters öffnen.

  3. Vorgesetzter: Anwesenheit kontrollieren und Stunden genehmigen.

    Voraussetzungen

  4. Mindestens ein Geschäftsprozess muss dem Zeitnachweis des Mitarbeiters zugewiesen sein.

  5. Der Mitarbeiter hat seine Arbeitszeit erfasst, entweder über Geschäftsprozesse oder eine Stechuhr.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

  6. Starten Sie in HR Manager Self-Services.
  7. Gehen Sie zu Zeitnachweise.
  8. Wählen Sie den Zeitnachweis des gewünschten Mitarbeiters aus.
  9. Doppelklicken Sie auf den Eintrag.
  10. Das System zeigt die Liste der täglichen Zusammenfassungen.
  11. Wählen Sie den richtigen Tag und klicken Sie auf Bearbeiten (Stiftsymbol).
  12. Ein neues Fenster mit der täglichen Übersicht öffnet sich.
  13. Fügen Sie die Anzahl der genehmigten Stunden hinzu.
  14. Speichern und schließen.

Hinweise

  • Die in den Geschäftsprozessen zugewiesenen Stunden erscheinen direkt in den täglichen Übersichten.
  • Bei Korrekturen muss der HR-Manager das Anwesenheitsdetail deaktivieren und einen neuen Eintrag erstellen.
  • Der Vorgesetzte kann alle Einträge gesammelt genehmigen: Alle Tage auswählen, auf Bearbeiten klicken, Ansicht auf Kopfzeile ändern, Status und Statusgrund auswählen, speichern und schließen.
  • Die Genehmigung ist nur relevant für Mitarbeiter mit Stundenlohn, da die genehmigte Zeit zur Berechnung der geleisteten Stunden verwendet wird.

Tipps & Tricks Falls die Genehmigung nicht wie beschrieben möglich ist, kontaktieren Sie Ihre HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Mitarbeiter und Vorgesetzte verfügen über eine gültige Lizenz.
  • Basisdaten (Summenlisten) sind erstellt.
  • Vorgesetzter und Mitarbeiter sind in derselben Abteilung.
  • Der HR-Manager hat mindestens einen Geschäftsprozess angelegt.

Übersicht über Abwesenheiten für HR-Manager und Vorgesetzte

Diese Seite bietet HR-Managern und Vorgesetzten detaillierte Einblicke in ihre eigenen Abwesenheiten sowie die ihrer Mitarbeiter. Sie können den Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters für verschiedene Abwesenheitsarten, den bereits verbrauchten Anspruch und die Gültigkeit des Restanspruchs einsehen.

Ablauf HR-Manager

  1. Navigieren Sie zu HR HUB.
  2. Öffnen Sie die Abwesenheitsübersichten.
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter oder Eintrag aus.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Navigieren Sie zu Abwesenheitsübersichten.
  • Wählen Sie die Ansicht Aktive Abwesenheitsübersichten.
  • Wählen Sie den gewünschten Eintrag.
  • Die Abwesenheitsübersicht wird angezeigt.

  • Filter anwenden, um Einträge schneller zu finden.

    Hinweis

  • Ansprüche und deren Gültigkeit werden automatisch aus dem Arbeitsvertrag übernommen. Bereits genommene Abwesenheiten stammen aus der Abwesenheitsverwaltung.
  • Geplante Abwesenheiten erscheinen in den Übersichten nach Genehmigung. Ad-hoc-Abwesenheiten werden sofort übernommen.
  • Jeder Mitarbeiter hat pro Abwesenheitsart einen eigenen Datensatz.
  • Mitarbeiter sehen ihre eigenen und die Einträge ihrer Kollegen aus derselben Abteilung. Vorgesetzte sehen alle Mitarbeiter ihrer Abteilung(en). HR-Manager sehen alle Mitarbeiter, für die sie zuständig sind.

Ergebnis Die Abbildung zeigt eine Liste der aktiven Abwesenheitsübersichten mit Name des Mitarbeiters, Art der Abwesenheit, Anspruch sowie Start- und Endzeit der Abwesenheit.

Tipps & Tricks Falls die Abwesenheitsübersichten nicht sichtbar sind, prüfen Sie:

  • Der Mitarbeiter hat einen Mitarbeiter für eine Abwesenheitsart, den verbrauchten Anspruch und die Gültigkeit des Restanspruchs. Falls die Abwesenheitsübersichten nicht sichtbar sind, überprüfen Sie:
  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.
  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitszeitplan oder Arbeitsmuster.
  • Ein primärer Arbeitsort ist dem Mitarbeiter zugewiesen.
  • Abwesenheitsansprüche sind dem Mitarbeiter zugewiesen (manuell oder über den Arbeitsvertrag).
  • Alle beteiligten Benutzer haben gültige Lizenzen.

Geplante Abwesenheit mit Vertretung erstellen

Zusammenfassung Diese Anleitung zeigt, wie ein HR-Manager im Namen eines Mitarbeiters eine Abwesenheit mit Vertretung beantragt.

Ablauf

  1. HR-Manager: Erstellen eines Abwesenheitsantrags im Namen des Mitarbeiters.
  2. HR-Manager: Hinzufügen der Vertretung.
  3. Vertretung: Benachrichtigung erhalten und Vertretung akzeptieren.
  4. HR-Manager: Genehmigung des Abwesenheitsantrags.
  5. Automatisierter Prozess: E-Mail-Versand und Aufgaben für Mitarbeiter und Vertretung erstellen.
  6. Mitarbeiter: Abwesenheit im Kalender und in der Übersicht einsehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  • Navigieren Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  • Klicken Sie auf +Abwesenheit erstellen.
  • Geben Sie die Daten von und bis ein.
  • Wählen Sie, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
    • Bei halbtägigen Ereignissen wählen Sie die Tageshälfte.
  • Fügen Sie die Vertretung hinzu.
  • Speichern Sie als Entwurf.
  • Prüfen Sie die Daten.
  • Klicken Sie auf Absenden.
  • Warten Sie auf die Annahme des Vertreters.
  • Genehmigen Sie den Urlaub.

Hinweise

  • Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn der Vertreter den Antrag annimmt oder ablehnt.
  • Bei Ablehnung der Vertretung einfach eine andere Vertretung eintragen.
  • Der Mitarbeiter wird über die Genehmigung oder Ablehnung informiert.

Ergebnis Der genehmigte Antrag ist im Abwesenheitskalender sichtbar. Mitarbeiter können Anträge und Resturlaub im System einsehen.

Tipps & Tricks

  • Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter einen gültigen Arbeitsvertrag hat.
  • Regionen und Kalender müssen konfiguriert sein.
  • Ein primärer Arbeitsort muss in der Personalakte eingetragen sein.
  • Alle beteiligten Benutzer benötigen gültige Lizenzen.

Geplante Abwesenheit ohne Vertretung erstellen

Zusammenfassung Diese Anleitung beschreibt, wie HR-Manager und Vorgesetzte einen Abwesenheitsantrag ohne Vertretung erstellen.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Teilt den Abwesenheitsantrag mit.
  2. HR-Manager: Gibt die Daten ein.
  3. HR-Manager: Genehmigt den Antrag.
  4. Automatisierter Prozess: Benachrichtigung und Aufgaben für den Mitarbeiter.

  5. Mitarbeiter: Erhält Benachrichtigung über den genehmigten Antrag.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

  6. HR-Manager starten in HR HUB.
  7. Vorgesetzte wechseln zu Manager Self-Services.
  8. Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  9. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  10. Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  11. Klicken Sie auf +Abwesenheit erstellen.
  12. Geben Sie die Daten von und bis ein.
  13. Wählen Sie, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
  14. Speichern Sie als Entwurf.
  15. Überprüfen Sie die Daten.
  16. Klicken Sie auf Absenden.
  17. Genehmigen Sie die Abwesenheit.

Hinweise

  • Für halbtägige Abwesenheiten setzen Sie "Ganztägiges Ereignis" auf Nein.
  • Der Mitarbeiter wird über die Genehmigung oder Ablehnung informiert.
  • HR-Manager können Abwesenheiten für alle Mitarbeiter eintragen, Vorgesetzte nur für ihre Abteilung.

Ergebnis Der genehmigte Antrag ist im Abwesenheitskalender sichtbar und im System unter "Urlaubsanträge" einsehbar.

Tipps & Tricks

  • Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter einen gültigen Arbeitsvertrag hat.
  • Regionen und Kalender müssen konfiguriert sein.
  • Ein primärer Arbeitsort muss in der Personalakte eingetragen sein.
  • Alle beteiligten Benutzer benötigen gültige Lizenzen.

Ad-hoc-Abwesenheit erstellen

Zusammenfassung Diese Anleitung erklärt die Erstellung einer Ad-hoc-Abwesenheit aus Sicht eines HR-Managers.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Meldet Ad-hoc-Abwesenheit.
  2. HR-Manager: Trägt die Abwesenheit ein.
  3. Mitarbeiter: Kehrt zurück und legt Krankmeldung vor.
  4. HR-Manager: Schließt den Vorgang ab.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  • Starten Sie in HR Hub.
  • Navigieren Sie zu Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  • In der Tabelle Krankheitstage.
  • Klicken Sie auf + Abwesenheit erstellen.
  • Wählen Sie den Abwesenheitstyp.
  • Geben Sie die Daten von und bis ein.
  • Wählen Sie, ob es sich um ein "Ganztägiges Ereignis" handelt.
  • Speichern Sie als Entwurf.
  • Klicken Sie auf Absenden.
  • Nach Rückkehr des Mitarbeiters setzen Sie "Mitarbeiter arbeitet wieder" auf Ja.
  • Passen Sie das Enddatum an.
  • Überprüfen Sie die Daten.

  • Klicken Sie auf Absenden.

    Hinweise

  • Nach dem ersten Speichern werden Abwesenheitstage automatisch berechnet.
  • Der Datensatz bleibt bis zur Rückkehr des Mitarbeiters im Status "Entwurf".
  • Bei Krankmeldung muss "Krankenschein erhalten" auf Ja gesetzt werden.

Ergebnis Ad-hoc-Abwesenheiten sind in der Übersicht sichtbar. Nach Rückkehr und Krankmeldung wird der Vorgang abgeschlossen.

Tipps & Tricks

  • Prüfen Sie, ob Abwesenheitsarten konfiguriert sind.
  • Der Mitarbeiter muss einen gültigen Arbeitsvertrag haben.
  • Regionen und Kalender müssen konfiguriert sein.
  • Ein primärer Arbeitsort muss in der Personalakte eingetragen sein.
  • Alle beteiligten Benutzer benötigen gültige Lizenzen.

Einen Abwesenheitsantrag ändern

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie HR-Manager oder Vorgesetzte den Abwesenheitsantrag eines Mitarbeiters ändern können, ohne dass ein neuer Antrag erforderlich ist.

Ablauf

  • Mitarbeiter: Informiert den HR-Manager über die Änderung.
  • HR Manager: Ändert den Abwesenheitsantrag.
  • Automatisierter Prozess: Aktualisiert den Abwesenheitskalender.
  • Mitarbeiter: Wird automatisch über Änderungen informiert.

Voraussetzungen

  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.

Click Through

  1. HR-Manager starten in HR HUB.
  2. Vorgesetzte wechseln zu Manager Self-Service.
  3. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
  4. Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
  5. Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  6. Doppelklicken Sie auf den Abwesenheitsantrag.
  7. Klicken Sie auf Abwesenheitsantrag modifizieren.
  8. Geben Sie das neue Start- und Enddatum ein.
  9. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Schließen.

Hinweis

  • Der Prozess kann von HR-Managern oder Vorgesetzten durchgeführt werden.

    Ergebnis Der Abwesenheitskalender wird aktualisiert und der Mitarbeiter per E-Mail informiert.

Einen Abwesenheitsantrag aufteilen

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie genehmigte Abwesenheitsanträge bei Krankheit während des Urlaubs geändert werden können, um Urlaubstage zu schützen.

Ablauf

  • Mitarbeiter: Meldet Krankheit während des Urlaubs.
  • HR Manager: Teilt den Abwesenheitsantrag auf.

  • Automatisierter Prozess: Aktualisiert Kalender und Anträge.

    Click Through

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte wechseln zu Manager Self-Service.
  • Klicken Sie auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  • Doppelklicken Sie auf den Abwesenheitsantrag.
  • Klicken Sie auf Abwesenheitsantrag ändern.
  • Wählen Sie Urlaubsantrag aufteilen.
  • Geben Sie das Enddatum der 1. Hälfte an.
  • Spezifizieren Sie die Abwesenheitsart für beide Teile.

  • Klicken Sie auf Weiter und dann auf Schließen.

    Hinweis

  • Der Prozess kann von HR-Managern oder Vorgesetzten durchgeführt werden.

Ergebnis Der Abwesenheitskalender wird aktualisiert und der Urlaubsanspruch neu berechnet.

Einen Abwesenheitsantrag stornieren

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie genehmigte Urlaubsanträge storniert werden können, um den Urlaubsanspruch zu schützen.

Ablauf

  • Mitarbeiter: Teilt die Stornierung mit.
  • HR Manager: Storniert den Urlaub.

  • Automatisierter Prozess: Aktualisiert Kalender und Urlaubsanspruch.

    Click Through

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte wechseln zu Manager Self-Service.
  • Klicken Sie auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des Mitarbeiters.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  • Wählen Sie den Urlaubsantrag aus.
  • Klicken Sie auf Urlaubsantrag ändern.
  • Wählen Sie Abwesenheitsantrag stornieren.
  • Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.

  • Klicken Sie auf Weiter und dann auf Schließen.

    Hinweis

  • Der Vorgang kann von HR-Managern oder Vorgesetzten durchgeführt werden.

Ergebnis Der Abwesenheitskalender wird aktualisiert und der Urlaubsanspruch neu berechnet.

Zugriff auf den Abwesenheitskalender

Auf den Punkt Diese Seite erklärt, wie HR-Manager die anstehenden und aktuellen Abwesenheiten im Abwesenheitskalender einsehen können. Der Kalender bietet Managern und Vorgesetzten einen Überblick über alle geplanten Abwesenheiten in ihrem Unternehmen oder ihrer Abteilung. So lässt sich leicht erkennen, ob die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu Kapazitätsengpässen führen könnte. Click Through

  • In HR HUB
  • Navigieren Sie zu Abwesenheitskalender
  • Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus
  • Wählen Sie eines der Dashboards aus (z.B. Mitarbeiter-Abwesenheitskalender)

Hinweis

  • Das Öffnen des Abwesenheitskalenders funktioniert für HR-Manager, Vorgesetzte und Mitarbeiter gleich:
    • Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services.
    • Mitarbeiter starten in HR HUB Employee Self-Services.
    • Vorgesetzte und Mitarbeiter sehen nur Personen innerhalb ihrer eigenen Abteilung.
    • Es ist möglich, nach Mitarbeitern zu filtern.
    • Vorgesetzte und HR-Manager sehen den Kalender mit bunten Daten (verschiedene Arten von Abwesenheiten), und wenn sie mit dem Mauszeiger über einen Abwesenheitstag fahren, wird der Grund für die Abwesenheit angezeigt.
    • Mitarbeiter sehen die Daten der anderen in grauer Farbe.