Einführung und Grundlagen

Einführung zur Zeitwirtschaft - Was ist was

Anwesenheitserfassung und Arbeitszeiterfassung

Zunächst ist es wichtig, den Unterschied zwischen Anwesenheit und Arbeitszeit zu verstehen, da beide in Hubdrive verfolgt werden können.

Anwesenheit

  • Definition: Die Anwesenheit bezieht sich auf die Zeit, die ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbringt, vom Betreten des Büros (oder der Anmeldung im Homeoffice) bis zum Ende des Arbeitstags, abzüglich der Pausen.
  • Erfassung: Mitarbeiter erfassen ihre Anwesenheit in der Regel über virtuelle oder physische Stechuhren, indem sie „Arbeitsbeginn“ und „Arbeitsende“ angeben.

Arbeitszeit

  • Definition: Die Arbeitszeit umfasst die Zeit, die ein Mitarbeiter mit spezifischen Aufgaben oder Projekten verbringt.
  • Erfassung: Diese wird erfasst, indem Mitarbeiter die aufgewendete Zeit für Geschäftsprozesse im System buchen.

Unterschiede:

  • Anwesenheit: Umfasst auch Zeiten für Gespräche, E-Mails und andere nicht projektbezogene Tätigkeiten.
  • Arbeitszeit: Zählt nur die Zeit, die für spezifische Projekte aufgewendet wird.

Technische Unterscheidung in Hubdrive

  • Anwesenheit: Besteht aus mindestens zwei Details:
    • Startzeit
    • Endzeit
  • Arbeitszeit: Das System benötigt Informationen über die Projekte, für die Mitarbeiter Zeit aufwenden. Nach der Erstellung dieser Geschäftsprozesse können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen.

Tägliche Übersicht

In der Täglichen Übersicht finden Vorgesetzte und HR-Manager einen Überblick über die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters an einem bestimmten Tag:

  • Details: Informationen über den Mitarbeiter, den Wochentag und den zugeordneten Zeitnachweis.
  • Stunden: Übersicht über Sollstunden, anwesende Stunden, Überstunden und genehmigte Stunden.

Zeitnachweise

Der Zeitnachweis bietet einen Überblick über die gesamte Arbeitszeit der Woche:

  • Prozessstatus: „Entwurf“, „Eingereicht“, „Genehmigt“.
  • Zeiterfassung: Mitarbeiter tragen ihre Stunden in Projekte ein, die dann zur Genehmigung an Vorgesetzte weitergeleitet werden.
  • Wöchentliche Zusammenfassung: Übersicht über alle Aspekte des Zeitmanagements.

Summenlisten

Die Summenlisten bieten einen vollständigen Bericht für den Monat:

  • Details: Informationen über den Mitarbeiter und den Zeitraum.
  • Stunden: Übersicht über Sollstunden, anwesende Stunden, genehmigte Stunden und Überstunden.

Zugriffsrechte: Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte und HR-Manager haben Zugriff auf die relevanten Daten.

Was sind Zeitkonten?

Zeitkonten sind ein flexibles Werkzeug zur Verwaltung von Arbeitszeiten auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis. Sie ermöglichen es, verschiedene Arten von Arbeitszeiten, wie Überstunden, Überzeit oder Nachtarbeit, in individuell konfigurierbaren Zeitkonten zu sammeln. Diese Konten erfassen die Arbeitszeiten gemäß landes- oder industriespezifischen Anforderungen sowie vertraglichen Regelungen. Zudem können Sie mit Zeitkonten Datenanalysen für die unterschiedlichen Arbeitszeitarten durchführen.

Um Zeitkonten effektiv zu nutzen, erstellen und konfigurieren Sie einfach ein Konto für jede Art von Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen.

Beispiel

Die Arbeitszeitkonten ermöglichen eine gestapelte Erfassung von Überstunden. Zum Beispiel zählen die ersten 5 Stunden der Woche als Überstunden, während alle darüber hinausgehenden Stunden als Überzeit gelten, was dem SECO-Standard in der Schweiz entspricht. Informationen zur Einstellung des SECO-Standards finden Sie hier.

Am Ende des Sammelzeitraums wird das Zeitkonto automatisch oder manuell genehmigt, sodass der Mitarbeiter seine Urlaubsansprüche erhält.

Zeitkonten und die Offset-Funktionalität

Unsere Lösung erlaubt die Erstellung negativer Abwesenheitsansprüche, wenn ein Mitarbeiter weniger Arbeitsstunden erfasst als im Arbeitsvertrag festgelegt. In diesem Fall wird die Offset-Funktionalität aktiviert, die den negativen Abwesenheitsanspruch mit einem bestehenden positiven Abwesenheitsanspruch ausgleicht. Falls kein positiver Anspruch verfügbar ist, wird der negative Anspruch mit dem nächsten verfügbaren positiven Abwesenheitsanspruch ausgeglichen.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter bereits Überstunden (positiver Abwesenheitsanspruch) angesammelt hat und an einem Tag früher geht (negativer Abwesenheitsanspruch), gleicht das System diese Einträge automatisch aus. Weitere Informationen zur Offset-Funktionalität finden Sie hier.

Konfiguration und Einrichtung

Erste Nutzung: Vom System notwendige Daten anlegen lassen

Auf den Punkt Diese Seite erklärt, wie der HR-Manager manuell Summenlisten für Mitarbeiter erstellen kann. Dies ist sinnvoll, wenn Sie sofort alle Funktionen der Zeiterfassung nutzen möchten. Andernfalls erstellt ein automatisierter Prozess die Summenlisten für den Folgemonat. (immer zum 27. eines Monats für den Folgemonat.) Falls ein neuer Mitarbeiter kurzfristig (nach dem 27. eines Monats für den 1. des Folgemonats) eingestellt wird, muss die Summenliste für den ersten Monat manuell erfasst werden.

Ablauf

  • HR-Manager: Manuelles Anlegen von Summenlisten
  • Mitarbeiter: Erfassung der Anwesenheiten
  • Automatisierter Prozess: Berechnung der Arbeitszeit des Mitarbeiters

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  1. Dem HR-Manager ist eine gültige Lizenz zugewiesen.
  2. Der Arbeitnehmer muss über einen gültigen Arbeitsvertrag verfügen.
  3. Regionen und Kalender müssen bereits in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters konfiguriert und gepflegt sein.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Klicken Sie auf Summenlisten.
  3. Klicken Sie auf +Neu.
  4. Fügen Sie den Mitarbeiter hinzu.
  5. Fügen Sie das Startdatum hinzu (erster Tag in der Summenliste, z.B. 1. des Monats).
  6. Fügen Sie das Enddatum hinzu (letzter Tag in der Summenliste, z.B. letzter Tag des Monats).
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis Nach dem Klicken auf Speichern wird die vollständige Summenliste für den entsprechenden Monat generiert. Dies kann bis zu einer Minute dauern.

Nachdem der Mitarbeiter seine Anwesenheiten erfasst hat, berechnet das System automatisch seine Arbeitszeit basierend auf der hinterlegten Konfiguration der Anwesenheitsberechnung und der Pflichtpausen.

  • Die Sollstunden werden direkt dem Arbeitsvertrag entnommen.
  • Die Anwesenden Stunden werden aus den Anwesenheitsdatensätzen übernommen und bei Änderungen aktualisiert.
  • Die Arbeitszeit-Stunden werden aus den Zeitnachweisen übernommen und ebenfalls bei Änderungen aktualisiert.
  • Die Überzeit wird aus den Sollstunden und den geleisteten Stunden berechnet.
  • Die genehmigten Stunden werden nach Genehmigung durch den Vorgesetzten aus den Zeitnachweisen übernommen.

Um die vollständige Übersicht (Tägliche Übersichten) zu sehen, klicken Sie auf die Registerkarte Tägliche Übersichten.

Die Summenlisten müssen nur manuell generiert werden, wenn Sie sofort alle Funktionen der Zeiterfassung nach dem Anlegen neuer Mitarbeiter nutzen möchten. Andernfalls erstellt ein automatisierter Prozess monatlich die Summenlisten für alle aktiven Mitarbeiter für den Folgemonat.

Checkliste: Erstkonfiguration bei neuen Mitarbeitern

Auf den Punkt Diese Seite bietet eine Checkliste für HR-Manager, um alles Notwendige für die Zeitwirtschaft eines neu eingestellten Mitarbeiters einzurichten. Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR-Manager.
  • Sie möchten das Modul Zeitwirtschaft für einen neuen Mitarbeiter einrichten. Checkliste
  • Lizenz zuweisen: Dem Mitarbeiter die passende Lizenz zuordnen.
  • Digitale Personalakte: Die digitale Personalakte anlegen.
  • Zeitzone: Das Feld für die Zeitzone ausfüllen.
  • Arbeitsvertrag: Den Arbeitsvertrag zuweisen.
  • Badge: Falls Zeiterfassungsterminals verwendet werden, den Badge konfigurieren und aushändigen.
  • Arbeitsmuster: Arbeitsmuster konfigurieren, falls der Mitarbeiter unregelmäßige Arbeitszeiten hat.
  • Schichten: Dem Mitarbeiter die passenden Schichten zuweisen, falls Schichtarbeit erforderlich ist.
  • Summenlisten: Zu den Summenlisten gehen und manuell die Summenlisten für den ersten Monat generieren. Zukünftige Summenlisten werden automatisch erstellt.

Ergebnis Nach Abschluss dieser Schritte ist Ihr neuer Mitarbeiter im System eingerichtet und bereit, das Modul Zeitwirtschaft zu nutzen.

Regeln zur Berechnung von Anwesenheit definieren

Überblick Diese Seite beschreibt, wie Sie Regeln für die Berechnung der Anwesenheit in Ihrem Hubdrive-System einrichten.

Ablauf HR-Manager

  1. Konfiguration der Anwesenheit einrichten

  2. Automatisierter Prozess: Verwendet die Konfiguration zur korrekten Berechnung der Anwesenheit.

    Mitarbeiter

  3. Kann das System nutzen, um die Anwesenheit zu erfassen.

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  4. Der HR-Manager besitzt eine gültige Lizenz.
  5. Alle verwendeten Regionen sind im System richtig konfiguriert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Anwesenheitsart-Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf +Neu.
  5. Wählen Sie einen Namen für die Konfiguration.
  6. Setzen Sie ein Häkchen neben Globale Konfiguration (Fallback).
    • Dies gilt nur für die erste Abwesenheitsart-Einstellung und wird global angewandt.
    • Für spätere spezifische Einstellungen setzen Sie hier keinen Haken.
  7. Setzen Sie "Sekunden ignorieren" auf Ja.
    • Wenn Sekunden nicht ignoriert werden, kann dies zu unerwünschten Überstunden führen (z. B. wenn jemand täglich 10 Sekunden zu früh beginnt).
  8. Fügen Sie die maximalen Arbeitsstunden pro Tag gemäß Ihrer lokalen Gesetze hinzu.
  9. Fügen Sie die Nachtarbeitszeit hinzu.
    • Die Arbeitszeit nach dieser Zeit wird als Nachtarbeitszeit gewertet.
  10. Fügen Sie eine Uhrzeit für Nachtarbeitszeit bis ein.
    • Die Arbeitszeit nach dieser Zeit wird als Tagarbeitszeit gewertet.
  11. Fügen Sie den Mindestwert Nachtzeit in Minuten hinzu.
    • Beispiel: Ein Mindestwert von 10 Minuten bedeutet, dass jemand, der weniger als 10 Minuten vor Ablauf der Nachtzeit kommt, keine anteilige Nachtarbeitszeit erhält.
  12. Wählen Sie aus, ob es obligatorische Pausenregeln gibt.
    • In einigen Ländern sind Pflichtpausen vorgeschrieben. Diese können später festgelegt werden, wenn Sie die Einstellung hier auf Ja setzen.
    • Bei Vorhandensein von Pausenregeln konfigurieren Sie diese auf der zweiten Registerkarte, Pflichtpausen Konfiguration.
    • Bei fehlenden Pausenregeln wechseln Sie direkt zur dritten Registerkarte, Regionen/Gebiete.
  13. Fügen Sie eine bestehende Region hinzu, für die die Abwesenheitsart-Einstellung gelten soll.
  14. Speichern.

Hinweis

  • Die globale Konfiguration (Fallback) legt fest, ob diese Anwesenheitsberechnungsregel für alle oder nur für bestimmte Regionen gilt. Sie können nur EINE globale Konfiguration erstellen.
  • Die maximalen Arbeitsstunden pro Tag (netto) sorgen dafür, dass bei Überschreitung zwei Aktionen automatisch durchgeführt werden:
    1. Der Status des eingegebenen Arbeitsendes wird auf Korrigiert geändert.
    2. Ein neuer Eintrag für das Arbeitsende wird erstellt, sodass die Gesamtarbeitszeit dem angegebenen Höchstbetrag entspricht.
  • Mit Nachtarbeitszeit von/bis wird der Beginn und das Ende der Nachtarbeitszeit festgelegt.
  • Der Mindestwert für die Nachtzeit sollte in Minuten angegeben werden und definiert die Mindestzeit, die ein Mitarbeiter in den definierten Nachtzeiten arbeiten muss, damit es als Nachtarbeitszeit zählt.

Regeln zur Berechnung von Pflichtpausen definieren

Überblick Diese Anleitung zeigt, wie Sie in Hubdrive Pflichtpausen konfigurieren können.

Ablauf HR-Manager

  • Konfiguration der Pflichtpausen: Ein automatisierter Prozess nutzt diese Einstellungen zur korrekten Berechnung der Anwesenheit. Mitarbeiter
  • Nutzung des Systems: Mitarbeiter können das System zur Erfassung ihrer Anwesenheit verwenden. Voraussetzungen
  • HR Manager hat eine gültige Lizenz.
  • Regionen und Kalender sind korrekt eingerichtet.
  • Anwesenheitsregeln sind bereits konfiguriert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie in HR HUB

    • Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
    • Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Anwesenheitsberechnung.
    • Öffnen Sie die Anwesenheitsvorlage.

  2. Vorlage bearbeiten

    • Falls der Statusgrund "Gültig" ist, deaktivieren und reaktivieren Sie den Datensatz mit dem Statusgrund "Entwurf".

  3. Pflichtpausen konfigurieren

    • Wählen Sie den Berechnungsmodus:
      • Blockweise: Pflichtpausen am Ende jedes Arbeitsblocks.
      • Gesamt: Pflichtpausen am Ende der gesamten Arbeitszeit.
    • Wählen Sie die Stundenbasis:
      • Brutto: Berechnung anhand der Brutto-Arbeitszeit.
      • Netto: Berechnung anhand der Netto-Arbeitszeit.
    • Geben Sie die Mindestdauer für Pausen ein (z.B. 15 Minuten nach deutschem Recht).
    • Fügen Sie die Pflichtpausenblocklänge hinzu (empfohlener Wert: 1).

  4. Pflichtpausenregelungen hinzufügen

    • Klicken Sie auf "+Pflichtpausenregelung hinzufügen".
    • Wählen Sie die Regelvariante:
      • Gesamte Arbeitszeit
      • Zeitblock
    • Wählen Sie den Operator (z.B. "größer als") und fügen Sie die Arbeitszeit und Pflichtpause in Minuten hinzu.
    • Bei altersabhängigen Regeln: Markieren Sie "Altersbedingte Regel" und definieren Sie die Bedingungen.

  5. Speichern & Schließen

    • Fügen Sie weitere Regeln hinzu, bis alle Unternehmensregeln hinterlegt sind.
    • Setzen Sie den Statusgrund der Konfiguration auf "Gültig".

Hinweis

  • Pflichtpausenblocklänge: Bestimmt die Größe der Blöcke, um fehlende Pausenzeiten aufzufüllen.
    • Beispiel 1: Bei einer Blocklänge von 1 werden fehlende Minuten exakt aufgefüllt.
    • Beispiel 2: Bei einer Blocklänge von 15 kann es zu Überschreitungen kommen.
  • Empfehlung: Setzen Sie die Blocklänge auf 1 für maximale Flexibilität.

Für weitere Details zur praktischen Anwendung der Pflichtpausenkonfiguration, siehe [20. Praktische Anwendung Pflichtpausenkonfiguration].

Einstellungen für projektbezogene Arbeitszeiterfassung (optional)

Auf den Punkt

In Hubdrive werden "Geschäftsprozesse" intuitiver als Projekte bezeichnet. Mit der Zeitbuchungsfunktion können Sie überwachen, wie viel Arbeitszeit Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben aufwenden. Diese Informationen werden in den Arbeitszeitnachweisen der Mitarbeiter gespeichert.

Diese Anleitung beschreibt, wie ein HR-Manager einen Geschäftsprozess erstellt und dem Zeitnachweis zuweist, damit Mitarbeiter ihre aufgewendete Zeit buchen können.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Erstellt einen Zeitnachweis
    • Erstellt Geschäftsprozesse
    • Fügt Geschäftsprozesse zum Zeitnachweis hinzu
  2. Mitarbeiter
    • Bucht die Zeit im Prozess
  3. Vorgesetzter
    • Genehmigt die Zeitnachweise

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie auf Zeitnachweise
  • Wählen Sie den Zeitraum des Zeitnachweises aus
  • Wählen Sie + Neu
  • In Schnellerfassung: Zeiterfassung
  • Klicken Sie auf das Feld Prozess
  • Wählen Sie + Prozess erstellen
  • Klicken Sie im Popup auf OK
  • Fügen Sie den Namen hinzu
  • Optional: Übergeordneten Prozess hinzufügen
    • Erstellen Sie eine hierarchische Struktur innerhalb Ihrer Prozesse
    • Der Prozess wird zu einem Unterprozess des übergeordneten Prozesses
  • Wählen Sie die Ebene aus:
    • Geschäftsprozess
    • Hauptprozess
    • Teilprozess
  • Speichern und schließen

Nach der Erstellung können Sie den Prozess der Schnellerfassung dem Zeitnachweis zuordnen:

  • Klicken Sie erneut auf + Zeiterfassung erstellen
  • Wählen Sie den erstellten Prozess aus
  • Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
  • Speichern und schließen

Hinweis

  • Mitarbeiter können nun ergänzen, wie viel Zeit sie für bestimmte Geschäftsprozesse aufgewendet haben.
  • Mehrere Geschäftsprozesse können einem Zeitnachweis zugeordnet werden.
  • Die zugewiesenen Stunden werden automatisch in die täglichen Übersichten des Mitarbeiters übernommen.
  • Bei stundenweiser Lohnberechnung werden nur genehmigte Stunden berücksichtigt. Der Mitarbeiter muss den Stundennachweis zur Genehmigung vorlegen und den Prozess in die nächste Phase senden, um den Status "Eingereicht" zu erreichen. Ausführliches Tutorial für Mitarbeiter
  • Der Vorgesetzte kann die Zeit täglich oder wöchentlich genehmigen, indem er den Geschäftsprozessfluss in die letzte Phase (Status "Genehmigt") sendet und seinen Namen in das Feld "Genehmigt von" einträgt. Ausführliches Tutorial für Vorgesetzte
  • Bei Abweichungen in den geleisteten Arbeitsstunden kann der Vorgesetzte die korrekte Anzahl im Feld "Genehmigte Stunden" eintragen. Dies überschreibt nicht die vom Mitarbeiter eingegebenen Stunden, kann jedoch zur Berechnung der Zahlung verwendet werden.
  • Falls der Mitarbeiter die Zeit nicht gebucht hat, kann der Vorgesetzte oder HR-Manager die Stunden anpassen, indem er in den täglichen Übersichten auf den gewünschten Wochentag doppelklickt und die Stundenzahl einträgt. Die Berechnung kann durch Klicken auf Neu Berechnen im oberen Menüband aktualisiert werden.

Tipps & Tricks

Falls Sie Zeitnachweise nicht wie beschrieben anlegen können, prüfen Sie folgende Einstellungen:

  • Den beteiligten Usern (HR-Manager, Vorgesetzter, Mitarbeiter) ist eine gültige Lizenz zugewiesen
  • Der Mitarbeiter muss über einen gültigen Arbeitsvertrag verfügen
  • Regionen und Kalender müssen konfiguriert und in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters gepflegt sein
  • Summenlisten müssen erstellt sein

Arbeitsmuster Unregelmäßige Arbeitszeiten konfigurieren (optional)

Auf den Punkt Diese Seite erklärt, wie Sie Arbeitsmuster erstellen können. Arbeitsmuster ermöglichen es HR-Managern, irreguläre Arbeitszeiten effizient zu planen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Mitarbeiter mit variierenden Arbeitsstunden, wie z.B. Auszubildende, Werkstudenten, Saisonarbeiter und Schichtarbeiter.

Wir empfehlen, eine Arbeitsmustervorlage zu erstellen, da diese mit mehreren Arbeitsverträgen verknüpft werden kann, was bei der Erstellung neuer Mitarbeiter im System Zeit spart.

Ablauf

  1. HR-Manager: Erstellen einer Arbeitsmustervorlage
  2. HR-Manager: Arbeitsmuster aus der Vorlage erstellen
  3. HR-Manager: Arbeitsmuster mit Arbeitsvertrag verknüpfen

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Die technische Basis ist eingerichtet.
  • Sie sind HR-Manager mit der richtigen Lizenz im System.
  • Die Mitarbeiter haben einen Arbeitsvertrag im System.

Teil 1: Arbeitsmustervorlage erstellen

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen (links unten).
  3. Klicken Sie auf Arbeitsmustervorlagen.
  4. Klicken Sie auf +Neu.
  5. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
    • Name: Geben Sie der Vorlage einen Namen, z.B. "4-Tage-Woche".
    • Wiederholung: Wählen Sie zwischen "Musterwiederholung" (wöchentlich) oder "Jährlich" (einmal pro Jahr).
    • 1. Tag des Arbeitsmusters: Definieren Sie den Wochentag, an dem das Muster beginnt.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Wählen Sie + Arbeitsmuster Detail erstellen und definieren Sie die Tage mit fortlaufenden Zahlen (0 für freie Tage).
  8. Fügen Sie bei Bedarf eine Schicht hinzu oder legen Sie Start- und Endzeiten fest.
  9. Fügen Sie beliebig viele Arbeitsmusterdetails hinzu und klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Teil 2: Arbeitsmustervorlage mit dem Arbeitsvertrag verknüpfen

  1. Wechseln Sie von Einstellungen zu Übersicht (links unten).
  2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Arbeitsverträge.
  3. Öffnen Sie den Arbeitsvertrag des gewünschten Mitarbeiters.
  4. Aktivieren Sie die Schaltfläche Arbeitsmuster aktivieren in der Registerkarte Zusammenfassung.
  5. Gehen Sie zur Registerkarte Arbeitsmuster und klicken Sie auf + Arbeitsmuster erstellen.
  6. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie die zuvor erstellte Vorlage hinzu.
  7. Fügen Sie das Startdatum und optional ein Enddatum hinzu.
  8. Wählen Sie die Art der Wiederholung und definieren Sie den 1. Tag des Musters.
  9. Entscheiden Sie, ob der Feiertagskalender ignoriert werden soll (relevant für die Abwesenheitsberechnung).
  10. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten und ändern Sie den Status von Entwurf auf Gültig.

  11. Speichern und schließen.

    Hinweis Änderungen an einer Arbeitsmustervorlage, die bereits mit einem gültigen Arbeitsvertrag verknüpft ist, haben keine Auswirkungen auf den bestehenden Vertrag. Um das Arbeitsmuster in einem gültigen Vertrag zu ändern, verwenden Sie den Button "Gültiges Arbeitsmuster ersetzen".

Ein Arbeitsmuster kann auch direkt im Arbeitsvertrag erstellt werden, ohne eine Vorlage zu verwenden, was nützlich ist, wenn unregelmäßige Arbeitszeiten nur eine Ausnahme darstellen.

Beispiel Angenommen, Sie möchten ein Arbeitsmuster für eine 3-Tage-Woche erstellen, bei dem Ihr Mitarbeiter 24 Stunden wöchentlich arbeitet:

  • Montag: 8 Stunden
  • Dienstag: 0 Stunden
  • Mittwoch: 8 Stunden
  • Donnerstag: 0 Stunden
  • Freitag: 8 Stunden
  • Samstag: 0 Stunden
  • Sonntag: 0 Stunden

Wählen Sie die Musterwiederholung und definieren Sie den Montag als ersten Wochentag. Fügen Sie die Arbeitsmusterdetails hinzu und speichern Sie das Muster.

Schichten konfigurieren (optional)

Auf den Punkt Diese Anleitung erklärt, wie Schichten in Ihrem Hubdrive-System erstellt werden, die später Mitarbeitern zugewiesen werden können. Diese Aufgabe wird in der Regel vom HR Manager durchgeführt.

Ablauf

  • HR-Manager: Erstellt eine Schicht.
  • Vorgesetzter: Fügt die Schicht zu den täglichen Übersichten des Mitarbeiters hinzu.
  • Automatisierter Prozess: Berechnet die Anwesenheit während der Schicht korrekt.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Schichten.
  4. Klicken Sie auf +Neu.
  5. Fügen Sie einen beschreibenden Namen hinzu.
  6. Fügen Sie die Startzeit der Schicht hinzu.
  7. Fügen Sie die Endzeit der Schicht hinzu.
  8. Toleranz Zuordnung Startzeit [min] hinzufügen: Definiert, wie weit der tatsächliche Arbeitsbeginn vom Schichtbeginn abweichen darf.
  9. Toleranz Zuordnung Endzeit [min] hinzufügen: Definiert, wie weit das tatsächliche Arbeitsende vom Schichtende abweichen darf.

  10. Speichern & schließen.

    Hinweis Nach der Erstellung können Schichten zum Arbeitsvertrag des Mitarbeiters oder in die täglichen Übersichten hinzugefügt werden. Bei außergewöhnlichen Arbeitszeiten kann der Vorgesetzte die entsprechende Schicht direkt in die täglichen Übersichten einfügen.

Vorgesetzter: Schichten verwenden und zuweisen

Auf den Punkt Diese Anleitung beschreibt, wie Vorgesetzte Mitarbeitern Schichten zuweisen, die vom HR-Manager erstellt wurden.

Ablauf

  • Vorgesetzter: Weist die Schicht einem Mitarbeiter zu.
  • Mitarbeiter: Arbeitet während der angegebenen Zeit.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB Manager Self-Services.
  2. Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Tägliche Übersichten.
  3. Öffnen Sie die Anwesenheitsliste des Mitarbeiters, indem Sie mit der Maus über den gewünschten Eintrag fahren und auf das Pfeil-Icon klicken.
  4. Fügen Sie die Schicht zum Datensatz hinzu.
  5. Speichern und schließen.

Hinweis

  • Schichten können nur von HR-Managern erstellt werden.

  • Schichten können auch in das Arbeitsmuster des Mitarbeiters eingefügt werden. Dazu muss das Arbeitsmuster im Status "Entwurf" sein.

    Tipps & Tricks Falls die Zuweisung von Schichten nicht wie beschrieben funktioniert, prüfen Sie folgende Punkte:

  • Mitarbeiter haben eine gültige Lizenz.
  • Vorgesetzter und Mitarbeiter sind in der gleichen Abteilung.
  • Regeln zur Berechnung von Anwesenheit und Pflichtpausen sind konfiguriert.
  • Notwendige Daten im System (Summenlisten) sind angelegt.
  • Badges der Mitarbeiter sind konfiguriert (falls Zeiterfassungsterminals verwendet werden).
  • Schichten wurden vom HR-Manager erstellt.

Zeitkonten können zur Erfassung von Überstunden genutzt werden.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Aktivieren der Zeitkonten-Funktion
    • Einrichten von Zeitkonten-Konfigurationsvorlagen
    • Einrichten von Zeitkonten für Mitarbeiter

Voraussetzungen

  • Zeitkonten müssen installiert und aktiviert sein.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Navigieren Sie zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Zeitkonten Konfigurationsvorlagen.
  4. Klicken Sie auf +Neu.
  5. Füllen Sie die Felder aus:
    • Quelle für die Summenabrechnung: z.B. Überstunden.
    • Zeiteinheit: Basis der Berechnung.
    • Sammelzeitraum: täglich, wöchentlich oder monatlich.
    • Maximale Summe pro Zeitraum: Obergrenze für Akkumulation.
  6. Schwellenwerte für positive Beiträge:
    • Zeitraum für Schwellenwert: Definieren Sie einen Schwellenwert.
    • Schwellenwert: Dauer in Minuten.
    • Schwellenwert in Summe einberechnen: Bestimmen Sie, ob er in die Akkumulation einbezogen wird.

  7. Einstellungen für Abwesenheitsansprüche:

    • Abwesenheitstyp für Positive Werte: Art der Urlaubsansprüche.
    • Negative Beiträge verarbeiten: Entscheiden Sie, ob negative Beträge verarbeitet werden.

    Einrichtung für Mitarbeiter

  • Zeitkontenkonfigurationen im Arbeitsvertrag finden.
  • Wählen Sie eine bestehende Zeitkontenkonfigurationsvorlage.

  • Nach Erstellung und Verknüpfung mit Verträgen werden Zeitkonten erstellt.

    Aktive Zeitkonten einsehen

  1. Navigieren Sie in HR HUB zu Zeitwirtschaft > Zeitkonten.
  2. Öffnen Sie einen Datensatz.

  3. Sehen Sie das Zeitkonto des Erfassungszeitraumes.

    Abwesenheitsansprüche einsehen

  • Klicken Sie auf Verknüpft > Abwesenheitsansprüche.

  • Negative Abwesenheitsansprüche: Wenn aktiviert, werden sie erzeugt.

    Hinweis

  • Wählen Sie nur relevante Felder für Zeitkonten.

  • Änderungen an aktiven Konfigurationen können Datenintegrität beeinflussen.
  • Zwei Zeitkonto-Konfigurationen mit gleichen Quellfeldern und negativen Abwesenheitsarten sind nicht möglich.
  • Negative Ansprüche werden durch positive ausgeglichen.

Beachtenswertes

  • Liste von Feldern für Zeitkonten.
  • Tutorial zur Erfassung von Überstunden gemäß Schweizer Standards. Ergebnis

Nach Einrichtung der Zeitkonten sehen Sie z.B. ein Überstunden-Zeitkonto.

Konfigurationen in der Zeitwirtschaft

Geolocation deaktivieren (optional)

Auf den Punkt Die virtuelle Stechuhr kann die Koordinaten eines Mitarbeiters erfassen. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie diese Funktion deaktivieren können, falls Sie sie nicht nutzen möchten.

Wichtig: Geolocation ist relevant für Mitarbeiter, die ihre Zeiten mit mobilen Geräten erfassen. Wenn Sie Zeiten über ein Terminal oder die virtuelle Stechuhr an einem Computer im Büro buchen, ist dieses Tutorial für Sie nicht relevant.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind Systemadministrator.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der rechten oberen Ecke.
  3. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf das Trichter-Symbol in der rechten oberen Ecke.
  5. Suchen Sie nach Hubdrive Settings Keys.
  6. Klicken Sie auf Ergebnisse.
  7. Doppelklicken Sie auf GeoLocation.
  8. Um den Wert zu bearbeiten, ändern Sie das Feld 'Datensatz verwaltet von' am Ende des Formulars zu Selbst verwaltet.
  9. Setzen Sie den Wert auf 0.
  10. Speichern und schließen.

Hinweis

  • Standardmäßig ist Geolocation aktiviert.
  • Die Einstellungen können jederzeit geändert werden. Wenn Sie später entscheiden, die Funktion wieder zu aktivieren, wiederholen Sie die Schritte und ändern Sie den Wert auf 1.
  • Weitere Informationen zu den Werten finden Sie unter "Details" auf der Seite der GeoLocation-Einstellung.

Ergebnis Hier sehen Sie die Geolocation-Einstellungen:

  • Wert 1: Geolocation aktiviert
  • Wert 0: Geolocation deaktiviert

Badges für Stechuhr konfigurieren (optional)

Auf den Punkt In diesem Tutorial wird erklärt, wie Sie als HR-Manager die Badges konfigurieren können, die Ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung an den Zeiterfassungsterminals verwenden. Die Badge muss bei der ersten Verwendung für jeden Mitarbeiter einmalig konfiguriert werden.

Ablauf

  1. HR-Manager: Abholung der Badges bei Ihrem Lieferanten.
  2. HR-Manager: Hinzufügen der Ausweis-ID der Badge in die digitale Personalakte des Mitarbeiters.
  3. Mitarbeiter: Badge an einem Zeiterfassungsterminal verwenden, um Anwesenheiten zu erfassen.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Dem HR-Manager ist eine gültige Lizenz zugewiesen.
  • Die Terminals sind korrekt installiert und mit dem HR für Dynamics-System verbunden (Setup-Dokumentationen finden Sie im Bereich technische Ressourcen).

Click Through

  1. Öffnen Sie die HR HUB-App.
  2. Navigieren Sie zu Mitarbeiter.
  3. Öffnen Sie die Digitale Personalakte des Mitarbeiters, für den Sie die Badge konfigurieren möchten.
  4. Gehen Sie auf die Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
  5. In der Tabelle Zutrittskontrolle:
    • Fügen Sie die Badge-ID hinzu.
    • Im Bereich "Hinweise" finden Sie eine Anleitung, falls Sie diese nicht kennen.
  6. Speichern und schließen.

Hinweis Wenn Sie die ID der Badge nicht kennen, gehen Sie zum Terminal und versuchen Sie, sich mit der unbekannten Badge einzuloggen. Das System erstellt dann einen Zeitstempel mit HR-Anfrage, der die Identifikationsnummer der Badge anzeigt. Der Eintrag ist dann links im Menü unter "Meine Arbeit" in der Registerkarte "HR Anfragen" mit der ID-Nummer und dem Zeitpunkt der Erstellung zu sehen.
Kopieren Sie nun einfach die Seriennummer und fügen Sie sie in das Feld Badge-ID ein.

Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird (z. B. bei Kündigung), wird das Feld Badge-ID automatisch aus seiner Akte gelöscht, sodass Sie ab diesem Zeitpunkt dieselbe Badge einem anderen Mitarbeiter zuweisen können.

Die Felder Zugangsgruppe, Badge Gültig von und Badge Gültig bis sind nur relevant, wenn Sie Dormakaba Terminals verwenden. Dormakaba kontrolliert, ob Sie zu einer bestimmten Gruppe gehören und ob Ihre Anwesenheitsdaten innerhalb des angegebenen Zeitraums liegen.

Ergebnis Sobald die korrekte Badge-ID zur digitalen Personalakte hinzugefügt wurde, können die Mitarbeiter ihre Badge verwenden, um ihre Anwesenheit über das Zeiterfassungsterminal zu verfolgen.

Einstech-Optionen in der Virtuellen Stechuhr verbergen (optional)

Auf den Punkt Die virtuelle Stechuhr bietet viele Optionen wie Home-Office oder Reise. Einige dieser Schaltflächen könnten in Ihrer Organisation überflüssig sein. Sie können diese Schaltflächen verbergen, indem Sie diesem Tutorial folgen.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind Systemadministrator

Anleitung

  1. Starten Sie in make.powerapps.com
  2. Klicken Sie auf Lösungen
  3. Wählen Sie die Lösung, die Sie für Ihre Anpassungen nutzen
  4. Klicken Sie auf Vorhandene hinzufügen
  5. Wählen Sie Tabelle
  6. Suchen Sie nach Anwesenheitsdetail
  7. Wählen Sie die Tabelle und klicken Sie auf Weiter
  8. Klicken Sie auf Objekte auswählen
  9. Suchen Sie nach Typ
  10. Wählen Sie Typ aus und klicken Sie auf Hinzufügen
  11. Klicken Sie auf Hinzufügen
  12. Klicken Sie links in der Spalte 'Objekte' auf den Pfeil neben Tabellen
  13. Klicken Sie dann auf den Pfeil neben Anwesenheitsdetail
  14. Wählen Sie Spalten
  15. Klicken Sie auf Typ
  16. Unter Optionen klicken Sie auf die Ellipse (3 Punkte) neben der Option, die Sie verstecken wollen
  17. Klicken Sie auf zusätzliche Eigenschaften
  18. Tauschen Sie in der Beschreibung das Wort "enabled" gegen "disabled" aus
  19. Wiederholen Sie den letzten Schritt für alle Optionen, die Sie verbergen wollen

  20. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern

    Hinweis Versteckte Optionen können wieder sichtbar gemacht werden, indem Sie in der Beschreibung "disabled" wieder gegen "enabled" austauschen.

Ergebnis Als Beispiel können Sie hier die virtuelle Stechuhr mit den Dienstgang-Optionen versteckt sehen.

Nutzung der Zeitwirtschaft durch HR Manager

HR-Manager: Wochenarbeitsstunden für Lohnabrechnung exportieren

Zusammenfassung Diese Anleitung erklärt, wie Sie Wochenarbeitsstunden für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aus Hubdrive exportieren können. Diese Funktion ist nützlich, wenn Ihre Organisation wöchentlich abrechnet. Für monatliche Abrechnungen gibt es ein separates Tutorial.

Ablauf

  1. Mitarbeiter
    • Anwesenheit erfassen
  2. HR Manager
    • Zeitnachweise im System aufrufen
    • Zeitnachweise der Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung exportieren Voraussetzungen
  3. Mitarbeiter benötigen eine gültige Lizenz.
  4. Module Base Settings müssen konfiguriert sein.
  5. Summenlisten müssen erstellt sein.
  6. Badge-Konfiguration ist erforderlich (bei Verwendung physischer Stechuhren).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. In HR HUB
    • Wählen Sie Zeitnachweise.
    • Wählen Sie Aktive Zeitnachweise.
    • Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus.
    • Klicken Sie auf Nach Excel exportieren.
    • Speichern Sie die Datei.
    • Leiten Sie die Excel-Datei an Ihren Lohnabrechnungsanbieter weiter.

Hinweise

  • Statusgrund Freigegeben: Alle Stunden sind geprüft und korrekt für die Zahlung.
  • Massenhafte Genehmigung: Der HR Manager kann Stunden genehmigen, indem er Einträge auswählt und die Bearbeiten-Schaltfläche nutzt.
  • Berichte anpassen: Weitere Spalten wie Überstunden, Sollstunden oder Anwesende Stunden können hinzugefügt werden.
  • Vorgesetzte: Können den Vorgang für Mitarbeiter in derselben Abteilung durchführen.
  • Abwesenheiten: Krankheit, Urlaub oder Feiertage werden automatisch in den Zeitnachweis übernommen.

Beachtenswertes

  • Nach dem Export der Zeitnachweise sollte der Statusgrund auf Archiviert geändert werden.

Ergebnis Die Liste der wöchentlichen Arbeitsstunden zum Export für die Lohnabrechnung wird im System angezeigt.

HR-Manager: Monatliche Arbeitsstunden für Lohnabrechnung exportieren

Überblick Diese Anleitung beschreibt, wie Sie monatliche Arbeitsstunden aus Hubdrive für die Lohn- und Gehaltsabrechnung exportieren können. Diese Funktion ist nützlich, wenn Ihre Organisation monatlich abrechnet. Für den Export von Wochenarbeitsstunden, lesen Sie bitte das entsprechende Tutorial.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Anwesenheit erfassen
  2. HR Manager: Summenlisten im System aufrufen
  3. HR Manager: Summenlisten der Mitarbeiter für die Gehaltsabrechnung exportieren

Voraussetzungen

  • Mitarbeiter benötigen eine gültige Lizenz
  • Module Base Settings müssen konfiguriert sein
  • Summenlisten müssen erstellt worden sein
  • Badge muss konfiguriert sein (bei Verwendung physischer Stechuhren)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. In HR HUB
    • Wählen Sie Summenlisten
    • Wählen Sie Aktive Summenlisten
    • Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus
    • Klicken Sie auf Exportieren nach Excel
    • Speichern Sie die Datei
    • Leiten Sie die Excel-Datei an Ihren Payroll-Anbieter weiter

Hinweis

  • Statusgrund "Freigegeben": Alle Stunden wurden überprüft und sind korrekt für die Berechnung.
  • Genehmigung: Der HR Manager kann Stunden in großem Umfang genehmigen, indem er die gewünschten Einträge auswählt und die Schaltfläche Bearbeiten im oberen Menüband betätigt.
  • Berichte anpassen: Weitere Informationen können durch Hinzufügen von Spalten wie Überstunden, Sollstunden oder Anwesende Stunden ergänzt werden. Dies erfolgt über die Schaltfläche Spalten bearbeiten.
  • Vorgesetzte: Dieser Vorgang kann auch von einem Vorgesetzten für Mitarbeiter derselben Abteilung durchgeführt werden.

Ergebnis Die Liste der monatlichen Arbeitszeiten zum Export für die Lohnabrechnung wird im System angezeigt.

HR-Manager: Zeitstempel manuell hinzufügen

Einleitung Im Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass Mitarbeiter vergessen, ihre Arbeitszeiten korrekt zu stempeln. Um diese Unstimmigkeiten zu beheben, haben HR-Manager die Möglichkeit, Zeitstempel manuell hinzuzufügen. Dieses Tutorial führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Informiert den HR-Manager über den fehlenden Zeitstempel.

  2. HR-Manager: Erstellt einen neuen Zeitstempel im System.

    Voraussetzungen

  3. Mindestens ein Zeitstempel muss fehlen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Zugang zum HR HUB
    • Melden Sie sich im HR HUB an.
  1. Dashboard auswählen
  2. Klicken Sie links auf Dashboards.

  3. Wählen Sie das Virtuelle Stechuhr Dashboard aus dem Drop-Down-Menü im Dashboard-Titel aus.

    1. Neuen Zeitstempel hinzufügen
  4. Klicken Sie in der Tabelle Meine heutigen Zeitstempel auf + Neu.

  5. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht Anwesenheitsdetails Manager ausgewählt ist (im Drop-Down unter dem Namen des neuen Anwesenheitsdetails).

    1. Zeitstempeldetails eingeben
  6. Typ: Wählen Sie den Typ des Zeitstempels (z.B. Arbeitsbeginn).
  7. Anfangsdatum: Geben Sie das Datum ein.
  8. Uhrzeit: Fügen Sie die Uhrzeit hinzu.
  9. Mitarbeiter: Wählen Sie den betroffenen Mitarbeiter aus.

  10. Kommentar: Fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.

  11. Speichern

  12. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

    Wichtige Hinweise

  13. Die Virtuelle Stechuhr ist der zentrale Ort im System, an dem alle Anwesenheitsdetails erstellt werden. HR-Manager oder Vorgesetzte mit den entsprechenden Rechten können sowohl ihre eigenen als auch die Anwesenheitsdetails ihrer Mitarbeiter erfassen.
  14. Anwesenheitsdetails können hinzugefügt und geändert werden, jedoch nicht die Anwesenheiten selbst. Ein hinzugefügter Eintrag wird aus rechtlichen Gründen im System gespeichert.
  15. Zeitstempel werden immer in der Zeitzone des Benutzers angezeigt, der den Eintrag aufruft. Dies bedeutet, dass HR-Manager und Mitarbeiter unterschiedliche Startzeiten sehen können, je nach ihrer jeweiligen Zeitzone.

Tipps & Tricks Falls Sie den Zeitstempel nicht wie beschrieben hinzufügen konnten, überprüfen Sie bitte:

  • Ob den Mitarbeitern eine gültige Lizenz zugewiesen wurde.
  • Ob der HR-Manager die Regeln zur Berechnung der Anwesenheit und die Pflichtpausenregeln definiert hat.
  • Ob die notwendigen Daten im System (Summenlisten) erstellt wurden.
  • Ob das Badge konfiguriert wurde, falls Zeiterfassungsterminals verwendet werden.

HR-Manager: Zeitstempel manuell korrigieren

Auf den Punkt Diese Anleitung erklärt, wie HR-Manager Anwesenheitsdetails korrigieren können, wenn ein Mitarbeiter einen falschen Eintrag erstellt oder vergisst, sein Arbeitsende zu stempeln.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Meldet den falschen Eintrag.
  2. HR Manager:
    • Navigiert zum falschen Eintrag.
    • Deaktiviert den falschen Eintrag.
    • Erstellt einen neuen Zeitstempel mit korrekten Daten.

Voraussetzungen

  • Mindestens ein falsches Anwesenheitsdetail muss vorhanden sein.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Anwesenheit.
  3. Ändern Sie die Ansicht zu Aktive Teilnahme mit "Korrektur erforderlich" über das Drop-Down-Menü.
  4. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag.
  5. Rechts finden Sie Anwesenheitsdetails.
  6. Setzen Sie einen Haken beim falschen Anwesenheitsdetail.
  7. Klicken Sie im Menüband auf die drei Punkte und wählen Sie Deaktivieren.
  8. Wählen Sie den gewünschten Statusgrund zum Deaktivieren:
    • Inaktiv: Das System berechnet die Anwesenheit neu, wenn der erste Zeitstempel des Tages noch aktiv ist.
    • Archiviert: Der Zeitstempel bleibt sichtbar, wird aber nicht neu berechnet.
  9. Erstellen Sie ein neues Anwesenheitsdetail mit der korrekten Uhrzeit:
    • Wählen Sie + Anwesenheitsdetail erstellen.
    • Fügen Sie den korrekten Typ und die Uhrzeit ein.
    • Speichern & Schließen.

Hinweis

  • Anwesenheitsdetails können hinzugefügt und geändert werden, Anwesenheiten jedoch nicht. Einträge werden aus rechtlichen Gründen im System gespeichert.
  • Vergisst ein Mitarbeiter, sein Arbeitsende zu stempeln, erstellt das System automatisch ein Detail für 23:59 Uhr mit "Korrektur erforderlich" (außer bei Schichtarbeit).
  • Bei falschen Einträgen ohne Warnung, finden Sie den Eintrag unter Anwesenheit, deaktivieren das Detail und erstellen ein neues.
  • Zeitstempel werden in der Zeitzone des Benutzers angezeigt, der den Eintrag aufruft. Unterschiede in Zeitzonen zwischen HR-Managern und Mitarbeitern werden automatisch angepasst.

Spezielle Konfigurationen und Integrationen

Beispiel: Zeitkonten-Konfiguration für die Schweiz

Überblick In der Schweiz werden Überstunden und Überzeit auf zwei verschiedenen Zeitkonten erfasst:

  • Überstunden: Arbeitsstunden über den zugewiesenen Stunden bis zu 45 Stunden pro Woche.
  • Überzeit: Arbeitsstunden über 45 Stunden pro Woche, mit einem Maximum von 170 Stunden Überzeit pro Jahr.

Regelung:

  • Überstunden werden zuerst angesammelt.
  • Überzeit wird erst ab 45 Stunden pro Woche gezählt.
  • Überzeit wird zuerst durch Urlaubsanträge oder Minusstunden abgebaut.
  • Nach Verbrauch der Überzeit werden Überstunden abgebaut.

Konfiguration in Hubdrive Erfahren Sie, wie Sie Zeitkonten in Hubdrive konfigurieren, um Überstunden und Überzeit korrekt zu berechnen.

Ablauf

  1. Vorlage für Überstunden erstellen

    • Starten Sie in HR HUB
    • Gehen Sie zu Einstellungen > Zeitkonto Konfigurationsvorlagen
    • Klicken Sie auf + Neu
    • Einstellungen:
      • Quelle: Überstunden Minuten
      • Sammelzeitraum: Wöchentlich
      • Zeiteinheit: Minute
      • Maximale Summe: 150 Minuten
      • Abwesenheitstyp für Positive Werte: Überstundenausgleich
      • Negative Werte: Ja, Abwesenheitsart: Überzeitausgleich
    • Speichern & Schließen

  2. Vorlage für Überzeit erstellen

    • Starten Sie in HR HUB
    • Gehen Sie zu Einstellungen > Zeitkonto Konfigurationsvorlagen
    • Klicken Sie auf + Neu
    • Einstellungen:
      • Quelle: Überstunden Minuten
      • Sammelzeitraum: Wöchentlich
      • Zeiteinheit: Minute
      • Maximale Summe: 300 Minuten
      • Schwellenwert: 150 Minuten (nicht in Summe einberechnen)
      • Abwesenheitstyp für Positive Werte: Überzeitausgleich
      • Negative Werte: Nein
    • Speichern & Schließen

  3. Zeitkonten für Mitarbeiter einrichten

    • Starten Sie in HR HUB
    • Gehen Sie zu Verwaltung > Arbeitsverträge
    • Öffnen Sie den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters
    • Fügen Sie die Vorlage für Überstunden hinzu
    • Speichern & Schließen
    • Fügen Sie die Vorlage für Überzeit hinzu
    • Speichern & Schließen
    • Wiederholen Sie für alle relevanten Mitarbeiter

Hinweis

  • Die Überstunden-Vorlage summiert Arbeitsstunden zwischen den zugewiesenen Stunden und 45 Stunden pro Woche.
  • Überzeit-Vorlage deckt Arbeitsstunden über 45 Stunden ab und erfordert eine Schwelle von 150 Minuten.
  • Positive Abwesenheitsansprüche werden als Überstunden oder Überzeitausgleich erstellt.

Ergebnis Nach der Konfiguration erscheinen im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters zwei Zeitkonto-Konfigurationen: eine für Überstunden und eine für Überzeit.

Praktische Anwendung: Pflichtpausenkonfiguration für Deutschland

Auf den Punkt Diese Seite beschreibt die Basis-Konfiguration von Pflichtpausen nach deutschem Recht.

Ablauf

  • HR-Manager: Definiert Regeln für die Pflichtpausenberechnung.
  • Automatisierter Prozess: Nutzt die Regeln, um Pflichtpausen korrekt zu berechnen.
  • Mitarbeiter: Kann das System nutzen, um Anwesenheit zu erfassen.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB
  2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Anwesenheitsberechnung Konfigurationen.
  4. Öffnen Sie die Vorlage Ihrer gültigen Anwesenheitsberechnung.
  5. Wenn der Statusgrund der Vorlage Gültig ist:
    • Deaktivieren Sie den Datensatz.
    • Aktivieren Sie ihn wieder.
    • Der Statusgrund ist jetzt Entwurf.
  6. Gehen Sie zur Registerkarte Pflichtpausen Konfiguration.
  7. Setzen Sie den Berechnungsmodus auf Gesamt.
  8. Setzen Sie die Stundenbasis auf Netto.
  9. Bei "Pausen kürzer als [min] nicht berücksichtigen" tragen Sie 15 ein.
  10. Bei "Pflichtpausenblocklänge [min]" tragen Sie 1 ein (empfohlen).

Regelkonfiguration

  • Minderjährige (unter 18 Jahren):
    • Ab 4,5 Stunden Arbeitszeit: 30 Minuten Pause.
    • Ab 6 Stunden Arbeitszeit: 60 Minuten Pause.
    • Ab 9 Stunden Arbeitszeit: 60 Minuten Pause.
  • Erwachsene:
    • Ab 4,5 Stunden Arbeitszeit: Keine Pause erforderlich.
    • Ab 6 Stunden Arbeitszeit: 30 Minuten Pause.
    • Ab 9 Stunden Arbeitszeit: 45 Minuten Pause.

Schritte zur Regelkonfiguration

  1. Klicken Sie auf + Pflichtpausenregelung hinzufügen.
  2. Unter Allgemein setzen Sie einen Haken bei Altersbedingte Regel.
  3. Gehen Sie zur Registerkarte Regel.
  4. Setzen Sie die Regelvariante auf Gesamte Arbeitszeit.
  5. Wählen Sie als Operator Größer als.
  6. Tragen Sie die entsprechende Arbeitszeit [min] ein.
  7. Tragen Sie die entsprechende Pflichtpause [min] ein.
  8. Gehen Sie zur Registerkarte Altersbedingte Regel.
  9. Wählen Sie als Operator (Altersbedingt) Weniger als.
  10. Tragen Sie das Alter ein.
  11. Tragen Sie die entsprechende Pflichtpause (altersbedingt) [min] ein.
  12. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.

Hinweis

  • Berechnungsmodus: Legt fest, ob die Pflichtpausen am Ende jedes Arbeitsblocks oder am Ende der gesamten Arbeitszeit berechnet werden.
  • Stundenbasis: Legt fest, ob die Berechnung der Pflichtpausen anhand von Brutto- oder Netto-Arbeitszeit durchgeführt wird.
  • Pausen kürzer als [min] nicht berücksichtigen: Nur Pausen von mindestens 15 Minuten gelten als Pause.
  • Pflichtpausenblocklänge: Definiert die Blocklänge, mit der fehlende Pausenzeiten aufgefüllt werden.

Beispiele

  • Beispiel 1: Ein Mitarbeiter macht 20 Minuten Pause statt der erforderlichen 30 Minuten. Bei einer Pflichtpausenblocklänge von 1 werden die fehlenden 10 Minuten genau aufgefüllt. Bei einer Blocklänge von 15 werden die fehlenden 10 Minuten mit einem Block von 15 Minuten aufgefüllt, was zu einer Gesamtpausenzeit von 35 Minuten führt.
  • Beispiel 2: Ein Mitarbeiter macht nur eine 10-minütige Pause. Bei einer Blocklänge von 1 wird auf 30 Minuten aufgefüllt. Bei einer Blocklänge von 15 reicht ein Block nicht aus, sodass 2 Blöcke gefüllt werden, was zu einer Gesamtpausenzeit von 40 Minuten führt.

Für maximale Flexibilität empfehlen wir eine Pflichtpausenblocklänge von 1.

Übersicht: Automatisierte Prozesse in der Zeitwirtschaft

Auf den Punkt In Hubdrive verfügt jedes Modul über automatisierte Prozesse, die im Hintergrund ablaufen und sicherstellen, dass Ihre Lösung wie vorgesehen funktioniert. Diese automatisierten Prozesse werden Flows genannt.

Diese Seite bietet Ihnen einen Überblick über die Flows im Zeitwirtschaftsmodul von Hubdrive.

Status der Flows überprüfen Um den Status der Flows zu überprüfen:

  1. Gehen Sie zu make.powerapps.com.
  2. Melden Sie sich mit Ihren Admin-Zugangsdaten an.
  3. Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite zu Flows.

Wichtige Flows

  • Monthly Rollout of Time Summaries for Employees - Hubdrive: Dieser Flow sorgt für die automatische Erstellung von Summenlisten für die Mitarbeiter jeden Monat. Stellen Sie sicher, dass dieser Flow aktiv ist.
Name des Workflows Auslöser Empfänger
Monthly Rollout of Time Summaries for Employees - Hubdrive monatlich Mitarbeiter
  • Daily Summary update for empty attendance - Hubdrive: Falls ein Mitarbeiter vergisst, sich am Ende des Tages bei der Zeiterfassung auszustempeln, erstellt dieser Flow um Mitternacht ein Anwesenheitsdetail "Arbeitsende" für den Mitarbeiter und sendet gleichzeitig eine Benachrichtigungs-E-Mail an den HR-Manager oder den Vorgesetzten des Mitarbeiters.
Name des Workflows Auslöser Empfänger
Daily Summary update for empty attendance - Hubdrive Wenn eine Anwesenheitsdetail der Art "Ende" automatisch vom System erstellt wird HR-Manager oder Vorgesetzter des Mitarbeiters