Abwesenheitsverwaltung

In diesem Modul betrachten wir die Arten der Abwesenheitserfassung. Es gibt zwei Hauptprozesse zur Erfassung von Abwesenheiten:

  1. Ad hoc Abwesenheiten: Eigener Prozess für ungeplante Abwesenheiten z.B. Krankheit
  2. Geplante Abwesenheiten: Eigener Prozess für geplange Abwesenheiten z. Urlaub

Die Prozesse unterscheiden sich in mehreren Aspekten:

  • Ungeplante Abwesenheiten benötigen keine Genehmigung furch den Vorgesetzten. Eintragung "Mitarbeiter arbeitet wieder" als Bestätigung der Rückkehr.
  • Geplante Abwesenheiten erfordern eine Genehmigung durch den Vorgesetzten, die je nach Einstellung kann auch eine Stellvertretergenehmigung eingeschlossen werden.
  • Für die Geschäftsleitung ist in ein Selbstgenehmigungsprozess implementiert.

Voraussetzungen für die Nutzung des Abwesenheitsmoduls:

  1. Gültiger Arbeitsvertrag: Der Vertrag muss Arbeitszeit und Urlaubsanspruch beinhalten.
  2. Primärer Arbeitsort: Der Arbeitsort des Mitarbeiters muss im System eingetragen sein.
  3. Sprache: Der Mitarbeiter muss eine Sprache im Systemfeld "Sprache" hinterlegt haben (Deutsch, Englisch oder Französisch).
  4. Abwesenheitsart-Einstellungen: Diese müssen geprüft und die richtigen Abwesenheiten im Selfservice freigegeben sein.
  5. Konfiguration auf der Mitarbeiterakte Definition ob ein Stelllvertreter benötigt wird oder der Mitarbeiter für die Selbstgenehmigung freigegeben ist.
  6. Selfservice-Lizenz: Der Mitarbeiter benötigt eine gültige Selfservice-Lizenz.

Zu 4. Um das Abwesenheitsmodul zu konfigurieren, gehen Sie bitte zu den Einstellungen in der unteren linken Ecke und wählen Sie die Abwesenheitsart-Einstellungen. Dort finden Sie eine Liste aller bereits im System vorkonfigurierten Abwesenheitsarten.

  • Beispiel: Öffnen Sie die Abwesenheitsart Urlaub. Hier können Sie die vorhandenen Einstellungen einsehen und deren Korrektheit überprüfen. Achten Sie besonders darauf, dass das Feld Datensatz verwaltet von auf Solution Provider eingestellt ist.
  • Prüfen Sie, ob der Reiter verfügbar für den Self-Service auf Ja oder Nein steht.
    • Wenn der Mitarbeiter diese Abwesenheitsart über den Self-Service beantragen soll, muss der Reiter auf Ja stehen.
  • Wenn der Mitarbeiter im Self-Service seine Stornierung für alle zukünftigen Abwesenheiten dieser Art ermöglichen möchte, muss der Button ebenfalls auf Ja stehen.
  • Auf der rechten Seite finden Sie die Einstellung Bevorzugter Anspruch. Hier wird der übertragene Anspruch für alle Abwesenheiten, die ins nächste Jahr übertragen werden können, als Bevorzugter Anspruch betrachtet, von dem zuerst abgezogen werden soll.
  • Sie können die Eskalationsabwesenheitsart eintragen oder leer lassen. Wenn ein Anspruch verbraucht wird, wird geprüft, ob genügend Kontingent vorhanden ist. Ist kein ausreichendes Urlaubskontingent mehr vorhanden, kann auf unbezahlten Urlaub eskaliert werden.
  • Für die Abwesenheitsart Urlaub sollten auch die Einstellungen Zeitschutzschrift und Übertrag durchführen auf Ja stehen. Die Berechnung der Dauer sollte auf Automatisch eingestellt sein.
  • Bei der Einstellung Überbuchen verhindern entscheiden Sie, ob dies geschehen soll. Wenn Sie möchten, dass geprüft wird, ob der Mitarbeiter genügend Kontingent hat und das Überbuchen verhindert wird, stellen Sie dies auf Ja. Andernfalls auf Nein, was bedeutet, dass der Mitarbeiter seinen Urlaub theoretisch überbuchen kann, und dies mit dem Anspruch des Folgejahres verrechnet wird.

Abwesenheitsarten konfigurieren

Auf den Punkt Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Grundeinstellungen für Abwesenheitsarten in Ihrem System konfigurieren. So stellen Sie sicher, dass das System die Abwesenheitsarten gemäß den Standards Ihrer Organisation behandelt.

Ablauf

  • HR-Manager: Konfiguriert die Basiseinstellungen.
  • Automatisierter Prozess: Nutzt diese Einstellungen zur korrekten Berechnung der Abwesenheitsansprüche.
  • Mitarbeiter: Können Abwesenheitsanträge stellen.

Schritte

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Wechseln Sie von Übersicht zu Einstellungen.
  3. Wählen Sie Abwesenheitsart Einstellungen.
  4. Öffnen Sie den zu konfigurierenden Eintrag.
  5. Stellen Sie Datensatz als verwaltet von: Selbst verwaltet ein.
  6. Konfigurieren Sie den Datensatz gemäß Ihrer Standards.
  7. Informationen zu jeder Einstellung finden Sie im Abschnitt Konfigurationsdetails.
  8. Speichern Sie die Änderungen.
  9. Wiederholen Sie dies für alle gewünschten Abwesenheitsarten.

Konfigurationsdetails

  • Felder gesperrt: Bis "Datensatz verwaltet von" auf Selbst verwaltet geändert wird.
  • Abwesenheitskategorien: Geplant und Ad-hoc.
    • Geplante Abwesenheiten: Gutschrift nach Genehmigung.
    • Ad-hoc-Abwesenheiten: Gutschrift bei Erstellung, bleibt bestehen bis storniert/abgelehnt.
  • Berechnungsart:
    • Abzug vom bestehenden Urlaubsanspruch: Für Abwesenheitsarten mit Anspruch (z.B. Urlaub).
    • Negativen Urlaubsanspruch anlegen: Für Abwesenheitsarten ohne Anspruch (z.B. Arbeitsunfälle).
    • Empfehlung: Bei mehr als 20 Ansprüchen jährlich pro Mitarbeiter, "Negativen Urlaubsanspruch anlegen".
  • Zeiteinheit: Stunden oder Tage.
  • Verfügbar für Self-Service: Standardmäßig nur Urlaub.
    • Self-Service Stornierung erlauben: Nur sichtbar bei aktivierter Self-Service.
  • Bevorzugter Anspruch:
    • Übertragene Ansprüche: Verbrauch zuerst.
    • Neue Ansprüche: Verbrauch zuerst.
  • Eskalations-Abwesenheitsart: Optional, gleiche Zeiteinheiten erforderlich.
  • Arbeitszeitgutschrift: Z.B. bei Urlaub auf Ja setzen.
  • Übertrag durchführen: Resturlaubsansprüche ins Folgejahr übertragen.
  • Berechnung der Dauer: Automatisch oder manuell.
  • Überbuchung verhindern:
    • Ja: Nur bei genügend Ansprüchen.
    • Nein: Auch ohne genügend Ansprüche.

Beachtenswertes

  • Neue Abwesenheitsart-Einstellungen: Bearbeiten Sie Standardversionen statt neue anzulegen.
  • Selbst verwaltet: Verhindert Überschreiben durch Systemaktualisierungen.

Ergebnis Ein Beispiel einer ausgefüllten Abwesenheitsart-Einstellung (z.B. Urlaub) zeigt, wie das System bei einem Urlaubsantrag reagiert.

Länder und Regionen erstellen und bearbeiten

Eine Region ist die Systembezeichnung für ein Land oder Gebiet. Sie ist wichtig, da sie Informationen über gesetzliche Berechnungseinstellungen wie örtliche Feiertage enthält. Viele Regionen sind bereits verfügbar, aber es ist wichtig, die Einstellungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen. Diese Einstellungen beeinflussen auch die Berechnung der Abwesenheitsansprüche.

Anleitung zur Erstellung und Anpassung einer Region

Ablauf

  1. HR-Manager prüft, ob die gewünschte Region bereits verfügbar ist.
  2. HR-Manager erstellt eine neue Region, falls notwendig.

  3. HR-Manager definiert die Einstellungen für Spesenerstattung und Abwesenheitsverwaltung.

    Voraussetzungen

  4. Sie sind HR-Manager mit einer gültigen Lizenz.

  5. Kalender sind im System hinterlegt.

    Schritte

  6. Starten Sie in HR HUB.
  7. Wechseln Sie zu Einstellungen.
  8. Klicken Sie auf Regionen unter Verwaltung.
  9. Prüfen Sie, ob die benötigte Region vorhanden ist.
    • Wenn ja, öffnen Sie den Datensatz.
    • Wenn nein, klicken Sie auf + Neu.
  10. Fügen Sie den Namen (Englisch und lokal) hinzu.
  11. Wählen Sie eine übergeordnete Region aus.
  12. Definieren Sie die Ebene und speichern Sie.
  13. Setzen Sie Datensatz verwaltet von auf Selbst verwaltet.
  14. Fügen Sie den örtlich passenden Kalender hinzu.
  15. Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen für Spesenerstattung.
  16. Gehen Sie zur Registerkarte Einstellungen zur Abwesenheitsverwaltung.
  17. Speichern Sie.

Einstellungen für Spesenerstattungen

  • Pauschal: Maximalbetrag pro Tag angeben.

  • Berechnet: Parameter für die Berechnung definieren.

    Art der Spesenerstattung: Pauschal

  • Maximal berücksichtigte Tage

  • Maximaler Betrag

  • Entfernung für Fahrkostenzuschuss Art der Spesenerstattung: Berechnet

  • Rate der Reisetage

  • Maximal berücksichtigte Tage
  • Prozentsätze für Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen)

  • Entfernung für Fahrkostenzuschuss

    Einstellungen zur Abwesenheitsverwaltung

  • Berechnungsmethode Urlaubsanspruch: Täglich oder monatlich.

  • Vollständiger Anspruch: Zu Beginn des Vertrags.
  • Rundungsmethode: Auf, ab oder nicht runden.

  • Runden auf: Ganze oder halbe Zahl.

    Ergebnis

Nach der Erstellung kann die Region einem Mitarbeiter zugewiesen werden, indem sie in der digitalen Personalakte im Feld Primärer Arbeitsort eingetragen wird. Unten sehen Sie, wie eine neu erstellte Region im System aussieht.

Feiertagskalender bearbeiten (optional)

Auf den Punkt: In Hubdrive können Sie Feiertagskalender für bestimmte Regionen erstellen und diese den entsprechenden Mitarbeitern in deren Digitaler Personalakte zuordnen. Der Kalender bestimmt, welche Feiertage bei Abwesenheitsanträgen berücksichtigt werden.

Standardkalender: Es gibt bereits einige Kalender im System. Dieses Tutorial zeigt, wie Sie bei Bedarf weitere erstellen können.

Ablauf HR-Manager

  • Neuen Kalender erstellen
  • Kalendereinträge hinzufügen
  • Region dem Kalender hinzufügen

Voraussetzungen:

  • Sie sind HR-Manager

Schritte:

  • Starten Sie in HR HUB
  • Wechseln Sie zu Einstellungen (linke untere Ecke)
  • Wählen Sie Kalender
  • Klicken Sie auf + Neu
  • Fügen Sie den Namen hinzu
  • Fügen Sie den gültigen Zeitraum hinzu
  • Setzen Sie den Datensatz auf Selbst verwaltet
  • Speichern
  • Kalendereinträge hinzufügen
  • Region zuordnen
  • Speichern

Hinweis:

  • Ohne Enddatum bleibt der Kalender dauerhaft gültig, z.B. für Wochenendkalender.
  • Die Region muss als Primärer Arbeitsort in der digitalen Personalakte hinterlegt sein, damit die Feiertage gelten.
  • "Selbst verwaltet" verhindert Überschreibung durch Systemaktualisierungen.

Ergebnis: Nach Erstellung und Zuweisung der Kalender berücksichtigt das System diese Einträge, um die von den Abwesenheitsansprüchen abgezogenen Tage zu berechnen.

ToolTips für den Abwesenheitskalender anpassen

Auf den Punkt:

Wenn ein HR-Manager in Hubdrive mit der Maus über eine Abwesenheit im Abwesenheitskalender fährt, werden zusätzliche Informationen durch einen Mouse-over-Effekt angezeigt. Dieses Tutorial erklärt, wie Sie diese Informationsfelder individuell anpassen können.

Voraussetzungen:

  • Sie sind App-Administrator oder System Customizer.
  • Sie haben bereits einen Speicher für Ihre Anpassungen erstellt.

Anleitung:

  1. Starten Sie in make.powerapps.com.
  2. Wählen Sie oben rechts die richtige Umgebung aus.
  3. Klicken Sie links auf Solutions.
  4. Öffnen Sie Ihren Speicher für Anpassungen.
  5. Klicken Sie im oberen Menüband auf Add existing.
  6. Wählen Sie Table.
  7. Klicken Sie auf Add Leave Request.
  8. Im linken Panel, klicken Sie auf Columns.
  9. Fügen Sie die gewünschten Spalten hinzu, z.B. Mitarbeiter (Employee), Abwesenheitsart (Absence Type), etc.
  10. Klicken Sie auf den Namen der Spalte, die Sie bearbeiten möchten, z.B. Mitarbeiter (Employee).
  11. Ändern Sie den Anzeigenamen (Display Name) nach Ihren Wünschen.
  12. Klicken Sie auf Save.
  13. Gehen Sie zurück zur Hauptseite.
  14. Klicken Sie auf Publish all customizations.

Hinweis:

Nach dem Publizieren der Anpassungen können Sie die Änderungen in Ihrer HR-Lösung sehen. Diese Änderung beeinflusst auch den Namen der betreffenden Spalte in den Abwesenheitsanträgen.

Ergebnis:

Die Informationen aus dem Mouse-over-Effekt können mithilfe dieses Tutorials angepasst werden.

Datenimport und -verwaltung

Bulk-Import von Datensätzen: Abwesenheitsansprüche importieren

Auf den Punkt Diese Anleitung führt Sie durch den Importvorgang, um große Datenmengen in Ihr System zu integrieren. Sie lernen, wie Sie Abwesenheitsansprüche und Abwesenheitsanträge importieren.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Vorlagen für den Datenimport herunterladen
    • Notwendige Felder in der Excel-Vorlage ausfüllen
    • Daten zurück in das System importieren

Voraussetzungen

  • Sie sind HR Manager
  • Daten in der richtigen Reihenfolge herunterladen und importieren. Weitere Informationen finden Sie im Import Guide.

Schritte

  1. In HR HUB

    • Öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Einstellungen
    • Wählen Sie Datenverwaltung
    • Klicken Sie auf Vorlagen für Datenimport
    • Wählen Sie die Vorlage für Abwesenheitsanspruch
    • Klicken Sie auf Herunterladen
    • Öffnen Sie die Excel-Datei
    • Aktivieren Sie die Bearbeitung
    • Fügen Sie den Namen des Mitarbeiters hinzu
    • Fügen Sie die Art der Abwesenheit hinzu
    • Fügen Sie das Start- und Enddatum hinzu
    • Fügen Sie die Anzahl der Ansprüche hinzu
    • Tragen Sie alle Daten ein, die Sie ins System importieren wollen
    • Wenn Ihre Einträge vollständig sind, speichern Sie
    • Gehen Sie zurück zu Datenverwaltung
    • Wählen Sie Importe aus
    • Klicken Sie auf Daten importieren
    • Fügen Sie Ihre gespeicherte Excel-Datei hinzu
    • Klicken Sie Weiter und Zustimmen
    • Der Prozess ist nun fertig

    Hinweis

  2. Der Importvorgang ist für alle Einheiten gleich.
  3. Beim Import großer Datenmengen kann der Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Bulk-Import von Datensätzen: Abwesenheitsanträge importieren

Auf den Punkt Diese Anleitung führt Sie durch den Massenimport von Abwesenheitsanträgen, sowohl für einzelne als auch mehrere Mitarbeiter. Dies ist besonders nützlich bei der Ersteinrichtung von Hubdrive, um das System mit Daten zu füllen.

Ablauf

  1. HR-Manager: Laden Sie die vordefinierten Excel-Vorlagen herunter.
  2. HR-Manager: Füllen Sie die erforderlichen Felder in der Excel-Vorlage aus.
  3. HR-Manager: Importieren Sie die Daten zurück ins System.

Voraussetzungen

  • Sie sind HR-Manager.

  • Die Daten sind korrekt heruntergeladen und importiert.

    Schrit für Schritt Anleitung

  • In HR HUB:

    • Öffnen Sie Mitarbeiter.
    • Kopieren Sie den Namen des Mitarbeiters.
    • Öffnen Sie den Reiter Abwesenheitsanfragen im linken Menü.
    • Wählen Sie Exportieren nach Excel.
    • Fügen Sie den Namen des Mitarbeiters in die passende Spalte in Excel ein.
    • Fügen Sie die Art der Abwesenheit hinzu.
    • Geben Sie den Zeitraum an (von/bis).
    • Speichern.

    Fortschritt verfolgen

  • Hinweis:
    • Der Import kann je nach Anzahl der Anträge etwas Zeit in Anspruch nehmen.
    • Bei ganztägigen Ereignissen in Excel Online wird automatisch "Ja" ausgewählt, wenn nichts angegeben ist.
    • Der Statusgrund muss nicht in der Excel-Datei hinzugefügt werden.
    • Der Fortschritt der importierten Dateien kann verfolgt werden. Bei Fehlern zeigt das System an, welche Datei betroffen ist.

Mitarbeitern Abwesenheitsansprüche via Arbeitsvertrag gewähren

Ziel: Diese Anleitung erklärt, wie HR-Manager Abwesenheitsansprüche in einen Arbeitsvertrag integrieren können.

Vorgehensweise:

  1. Vertrag öffnen:
    • HR-Manager öffnet den Vertrag des Mitarbeiters.
  2. Ansprüche eingeben:
    • Höhe der Abwesenheitsansprüche festlegen.
  3. Vertrag aktivieren:
    • Vertrag auf „gültig“ setzen.
  4. Echtzeitzugriff:
    • Mitarbeiter erhält Echtzeitzugriff auf seine Abwesenheitsansprüche.

Voraussetzungen:

  • Arbeitsvertragsvorlagen müssen erstellt sein.
  • Der Vertrag darf noch nicht auf „gültig“ gesetzt sein.

Schritte im HR HUB:

  1. Start: HR HUB öffnen.
  2. Mitarbeiter: Entität „Mitarbeiter“ öffnen.
  3. Verträge & Gehälter: Reiter öffnen.
  4. Neuen Vertrag erstellen:
    • Arbeitsvertragsvorlage hinzufügen und speichern.
  5. Abwesenheitsanspruch hinzufügen:
    • Art der Abwesenheit (z.B. Urlaub) und Höhe des Anspruchs eingeben.
    • Behandlung verbleibender Tage festlegen (automatisch übertragen, ausbuchen oder manuell).
    • Anspruchsart festlegen (neu oder übertragen).
  6. Speichern: Eingaben speichern.
  7. Überprüfung: Eingaben auf Richtigkeit prüfen.
  8. Vertrag auf „gültig“ setzen:
    • Nach Aktivierung keine Änderungen mehr möglich.

Hinweis:

  • Abwesenheitsansprüche im ersten Jahr werden automatisch basierend auf dem Startdatum berechnet.
    • Beispiel: Bei 30 Urlaubstagen pro Jahr und Arbeitsbeginn am 1. Juli beträgt der Anspruch im ersten Jahr 15 Tage.

Ergebnis:

  • Nach Aktivierung können Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Manager die Ansprüche einsehen.
  • Das System erstellt automatisch Ansprüche für das laufende und das nächste Jahr.

Mitarbeitern Abwesenheitsansprüche manuell gewähren

Zusammenfassung Manchmal ist es notwendig, den Abwesenheitsanspruch eines Mitarbeiters nachträglich zu ändern. Mit der Funktion zum manuellen Anlegen von Abwesenheitsansprüchen können Sie sowohl Ansprüche abziehen als auch zusätzliche gewähren. Eine sofortige Verlängerung des Arbeitsverhältnisses ist dabei nicht erforderlich.

Ablauf

  1. HR-Manager: Öffnen Sie die digitale Personalakte des Mitarbeiters.
  2. HR-Manager: Fügen Sie Abwesenheitsansprüche hinzu.
  3. Mitarbeiter: Erhält Echtzeitzugriff auf die Abwesenheitsansprüche.

Voraussetzungen

  • Sie müssen HR-Manager sein (Vorgesetzte können dies nicht tun).
  • Der Mitarbeiter benötigt einen gültigen Arbeitsvertrag.
  • Alle Benutzer in diesem Prozess müssen gültige Lizenzen haben.

**Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Starten Sie im HR HUB.
  2. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
  3. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus und öffnen Sie die digitale Personalakte.
  4. Gehen Sie zum Reiter Urlaub & Abwesenheit.
  5. Klicken Sie auf Abwesenheitsansprüche hinzufügen.
  6. Ein Dialogfenster öffnet sich.
  7. Wählen Sie den Abwesenheitstyp.
  8. Geben Sie den Anspruchsbetrag ein.
  9. Wählen Sie den Start- und Endtag für den Gültigkeitszeitraum.
  10. Optional: Geben Sie ein Transferdatum an, bis wann der Urlaubsanspruch übertragen wird.
  11. Wählen Sie die Behandlung übriger Tage aus (automatisch übertragen, ausgebucht oder manuell übertragen).
  12. Optional: Geben Sie eine Beschreibung ein.
  13. Klicken Sie auf Weiter.

Hinweis

  • Der Anspruch kann positiv oder negativ sein.
  • Der Anspruch wird in Tagen angegeben (ganze oder halbe Tage sind gültig).

Ergebnis Der Urlaubsanspruch wird gemäß den definierten Einträgen addiert oder abgezogen und ist in der Tabelle „Urlaubszusammenfassungen“ ersichtlich. Das Bild zeigt das Dialogfenster zum manuellen Hinzufügen von Abwesenheitsansprüchen, beispielhaft ausgefüllt.

Jährliche Abwesenheitsansprüche zur Verfügung stellen

Überblick Dieser Abschnitt erklärt, wie der HR-Manager die jährlichen Urlaubsansprüche in einem einfachen Prozess bereitstellt. Der Prozess wird jährlich durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre Ansprüche für das nächste Geschäftsjahr erhalten.

Ablauf

  1. HR-Manager: Auswahl von Abteilungen oder Mitarbeitern für den Rollout-Prozess.
  2. HR-Manager: Rollout der Abwesenheitsansprüche.
  3. Automatisierter Prozess: Verteilung neuer Ansprüche an die ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter.
  4. Mitarbeiter: Einsicht der neuen Ansprüche in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten".

Voraussetzungen

  • Mitarbeiter müssen in ihrer digitalen Personalakte einer Abteilung zugeordnet sein.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. In HR HUB:
    • Wählen Sie Mitarbeiter oder Abteilungen aus.
    • Markieren Sie alle relevanten Mitarbeiter oder Abteilungen.
    • Klicken Sie auf Flow.
    • Wählen Sie Roll out Leave Entitlements.
    • Geben Sie das Geschäftsjahr ein.
    • Klicken Sie auf Flow ausführen.

Hinweis

  • Der Prozess kann nur vom HR-Manager durchgeführt werden.
  • Der Dialog betrifft alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung und der darunter liegenden Abteilungen (bis zu 5 Hierarchieebenen).
  • Der Rollout kann auch für einzelne oder Gruppen von Mitarbeitern durchgeführt werden.
  • Die Dauer des Rollouts hängt von der Unternehmensgröße ab.

Ergebnis Nach dem Rollout sind die neuen Abwesenheitsansprüche in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten" sichtbar.

Abwesenheitsansprüche ins Folgejahr übertragen

Zusammenfassung Diese Anleitung zeigt, wie HR-Manager verbleibende Abwesenheitsansprüche ins nächste Jahr übertragen können. Alle ungenutzten Ansprüche der ausgewählten Mitarbeiter werden berücksichtigt. Der Übertrag ist erst nach Abschluss des Vorjahres möglich, daher wird empfohlen, dies im Januar des neuen Jahres zu tun.

Prozessablauf

  1. HR-Manager
    • Wählt Abteilungen oder Mitarbeiter für den Übertragungsprozess aus.
    • Überträgt die Abwesenheitsansprüche aus dem vorherigen Geschäftsjahr.
  2. Automatisierter Prozess
    • Verteilt die neuen Berechtigungen an die ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter.
  3. Mitarbeiter
    • Sieht die neuen Ansprüche in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten".

Voraussetzungen

  • Aktualisieren Sie Ihr System auf das neueste Rollup-Update.
  • Stellen Sie sicher, dass keine kundenspezifischen Anpassungen die Standardfunktionen überschreiben.
  • Konfigurieren Sie die "Abwesenheitsart-Einstellungen" auf "Übertrag durchführen = Ja".
  • Überprüfen Sie die Daten der Abwesenheitsansprüche:
    • Das Datum "Übertragung bis" muss im Folgejahr liegen.
    • Für Überstundenansprüche muss das Enddatum innerhalb des Geschäftsjahres liegen.

  • Setzen Sie das Attribut "Behandlung verbleibender" korrekt:

    • In neue Periode übertragen: Anspruch wird übertragen.
    • Ausbuchen: Restanspruch wird nicht übertragen.
    • Keine Aktivität: Anspruch wird nicht verarbeitet.
    • Individueller Übertrag: Nur bei benutzerdefinierten Prozessen.

    Durchführung

  • Starten Sie im HR HUB.
  • Wählen Sie Mitarbeiter oder Abteilungen aus.
  • Markieren Sie alle relevanten Einträge.
  • Klicken Sie auf "Flow" und wählen Sie "Abwesenheitsansprüche übertragen".
  • Geben Sie das abgeschlossene Urlaubsjahr ein und führen Sie den Flow aus.

Hinweise

  • Nur der HR-Manager kann diesen Vorgang durchführen.
  • Der Übertrag betrifft alle Mitarbeiter der ausgewählten Abteilung und deren Unterabteilungen.
  • Einzelne Ansprüche können über die digitale Personalakte des Mitarbeiters übertragen werden.

  • Der Übertrag kann erst zu Beginn des neuen Geschäftsjahres erfolgen (z.B. ab 1.1.2024 für 2023).

    Wichtige Hinweise

  • Die Schritte unter "Voraussetzungen" müssen in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden, um Fehler zu vermeiden.

Ergebnis Die neuen Ansprüche sind in der Tabelle "Abwesenheitsübersichten" sichtbar.

Übersicht über Abwesenheiten für HR-Manager und Vorgesetzte

Diese Seite bietet HR-Managern und Vorgesetzten detaillierte Informationen über ihre eigenen Abwesenheiten und die ihrer Mitarbeiter. Sie können den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters für jede Abwesenheitsart, den bereits verbrauchten Anspruch und die Gültigkeitsdauer des Restanspruchs einsehen.

Ablauf HR-Manager

  1. Navigieren Sie zu HR HUB.
  2. Öffnen Sie die Abwesenheitsübersichten.
  3. Wählen Sie den Mitarbeiter oder Eintrag aus.

Schritte

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Navigieren Sie zu Abwesenheitsübersichten.
  3. Wählen Sie die Ansicht Aktive Abwesenheitsübersichten.
  4. Wählen Sie den gewünschten Eintrag.
  5. Die Abwesenheitsübersicht wird angezeigt.
  6. Nutzen Sie Filter, um Einträge schneller zu finden.

Hinweis

  • Ansprüche und deren Gültigkeit werden automatisch aus dem Arbeitsvertrag übernommen.
  • Bereits genommene Abwesenheiten stammen aus der Abwesenheitsverwaltung.
  • Geplante Abwesenheiten erscheinen nach Genehmigung in den Übersichten.
  • Ad-hoc-Abwesenheiten werden sofort nach Erstellung übernommen.
  • Jeder Mitarbeiter hat pro Abwesenheitsart einen eigenen Datensatz.

Mitarbeiter können ihre eigenen und die Einträge ihrer Kollegen aus derselben Abteilung sehen. Vorgesetzte sehen alle Mitarbeiter ihrer Abteilung(en). HR-Manager sehen alle Mitarbeiter, für die sie zuständig sind.

Ergebnis Die Abbildung zeigt eine Liste der aktiven Abwesenheitsübersichten mit dem Namen des Mitarbeiters, der Art der Abwesenheit, des Anspruchs sowie Start- und Endzeit der Abwesenheit.

Tipps & Tricks Falls die Abwesenheitsübersichten nicht wie beschrieben angezeigt werden, prüfen Sie:

  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.
  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitszeitplan oder Arbeitsmuster.
  • Dem Mitarbeiter ist ein primärer Arbeitsort zugewiesen.
  • Dem Mitarbeiter sind Abwesenheitsansprüche zugewiesen (manuell oder über den Arbeitsvertrag).
  • Alle beteiligten Benutzer haben gültige Lizenzen.

Übersicht über Abwesenheiten für Mitarbeiter

Diese Seite erklärt, wie Mitarbeiter detaillierte Informationen über ihre Abwesenheiten einsehen können. Sie zeigt den Urlaubsanspruch pro Abwesenheitsart, den bereits verbrauchten Anspruch und die Gültigkeit des Restanspruchs.

Ablauf

  1. Mitarbeiter navigiert zu HR Mitarbeiter Self-Services.
  2. Mitarbeiter öffnet das Menü Abwesenheitsübersichten.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB Employee Self-Services.
  • Klicken Sie auf Abwesenheitsübersichten.
  • Stellen Sie sicher, dass die Ansicht Aktive Abwesenheitsübersichten ausgewählt ist (Standardeinstellung).
  • Hier sehen Sie Ihre Abwesenheitsübersichten.
  • Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um Details zu sehen.

Hinweis

  • Ansprüche und deren Gültigkeit werden automatisch aus dem Arbeitsvertrag übernommen.
  • Bereits genommene Abwesenheiten werden aus der Abwesenheitsverwaltung übernommen.
  • Geplante Abwesenheiten erscheinen in der Übersicht, sobald sie genehmigt sind.
  • Ad-hoc-Abwesenheiten werden sofort nach Erstellung übernommen.
  • Mitarbeiter sehen sowohl ihre eigenen Abwesenheiten als auch die ihrer Abteilungskollegen.

Ergebnis Aktive Abwesenheitsübersichten zeigen Name, Mitarbeiter, Art der Abwesenheit, Anspruch sowie Start- und Endzeit.

Tipps & Tricks Falls der Zugriff auf die Abwesenheitsübersicht nicht möglich ist, wenden Sie sich an die HR-Abteilung und prüfen Sie:

  • Gültiger Arbeitsvertrag des Mitarbeiters.
  • Gültige Arbeitsstunden oder Arbeitsmuster im Vertrag.
  • Zuweisung eines primären Arbeitsortes.
  • Zuweisung gültiger Abwesenheitsansprüche (manuell oder über den Arbeitsvertrag).
  • Zuweisung gültiger Lizenzen.

Geplante Abwesenheit mit Vertretung erstellen

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie ein HR-Manager im Namen eines Mitarbeiters eine Abwesenheit mit Vertretung beantragt.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Erstellt einen Abwesenheitsantrag im Namen des Mitarbeiters.
    • Fügt eine Vertretung hinzu.
  2. Vertretung
    • Wird benachrichtigt und akzeptiert die Vertretung.
  3. HR-Manager
    • Genehmigt den Abwesenheitsantrag.
  4. Automatisierter Prozess
    • Sendet eine E-Mail und erstellt Aufgaben für Mitarbeiter und Vertretung.
  5. Mitarbeiter
    • Sieht die Abwesenheit im Abwesenheitskalender und in der Abwesenheitsübersicht.

Schritte

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  • Navigieren Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  • Klicken Sie auf +Abwesenheit erstellen.
  • Fügen Sie die Daten von und bis ein.
  • Wählen Sie aus, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt.
    • Falls nicht, wählen Sie die 1. oder 2. Tageshälfte.
  • Fügen Sie die Vertretung hinzu.
  • Als Entwurf speichern.
  • Prüfen Sie die Daten.
  • Klicken Sie auf Absenden.
  • Warten Sie auf die Annahme des Vertreters.
  • Genehmigen Sie den Urlaub.

**Hinweis

  • Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Vertreter den Antrag annimmt oder ablehnt.
  • Bei Ablehnung der Vertretung einfach eine andere Vertretung eintragen und auf deren Annahme warten.
  • Der Mitarbeiter wird per E-Mail über die Genehmigung oder Ablehnung informiert.

**Ergebnis

  • Nach Annahme des Antrags ist dieser im Abwesenheitskalender sichtbar.
  • Der Mitarbeiter kann seine Anträge und den verbleibenden Saldo unter Abwesenheiten und Abwesenheitsübersichten einsehen.

Im Beispielbild sehen Sie den ausgefüllten Abwesenheitsantrag vor dem Absenden.

Geplante Abwesenheit ohne Vertretung erstellen

Diese Anleitung zeigt HR-Managern und Vorgesetzten, wie sie einen Abwesenheitsantrag ohne Vertretung für einen Mitarbeiter erstellen können. Dieser Prozess ist Teil der Abwesenheitsplanung und -genehmigung.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Teilt dem HR-Manager den Abwesenheitsantrag mit.
  2. HR Manager: Gibt die Daten ein und genehmigt den Antrag.
  3. Automatisierter Prozess: Sendet Benachrichtigungen und erstellt Aufgaben für den Mitarbeiter.
  4. Mitarbeiter: Erhält eine Benachrichtigung über den genehmigten Antrag.

Click Through

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte nutzen HR HUB Manager Self-Services und wechseln von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
  • Unter Verwaltung auf Mitarbeiter klicken.
  • Akte des gewünschten Mitarbeiters öffnen.
  • Zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit gehen.
  • Auf +Abwesenheit erstellen klicken.
  • Daten von und bis einfügen.
  • Ganztägiges Ereignis auswählen.
  • Abwesenheitsantrag als Entwurf speichern.
  • Daten überprüfen und auf Absenden klicken.
  • Abwesenheit im Dropdown-Menü genehmigen und erneut auf Absenden klicken.

Hinweis

  • Für eine halbtägige Abwesenheit die Schaltfläche Ganztägiges Ereignis auf Nein setzen. Wählen, ob die Abwesenheit am Anfang oder in der zweiten Tageshälfte stattfinden soll.
  • Der Mitarbeiter wird per E-Mail benachrichtigt, wenn der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde.
  • HR-Manager können Abwesenheiten für alle Mitarbeiter eintragen, Vorgesetzte nur für ihre Abteilung.

Ergebnis Nach Genehmigung ist der Abwesenheitsantrag im Abwesenheitskalender sichtbar. Er erscheint auch unter Urlaubsanträge und in den Übersichten über die aktiven Abwesenheiten.

Ad-hoc-Abwesenheit erstellen

Auf den Punkt Diese Anleitung beschreibt, wie ein HR-Manager eine Ad-hoc-Abwesenheit erstellt.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Meldet Ad-hoc-Abwesenheit.
  2. HR Manager: Trägt die Abwesenheit ein.
  3. Mitarbeiter: Kehrt zurück und legt eine Krankmeldung vor.
  4. HR Manager: Schließt den Vorgang ab.

Schritte

  • Starten Sie in HR Hub
    • Navigieren Sie zu Verwaltung > Mitarbeiter.
    • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
    • Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
    • In der Tabelle Krankheitstage, klicken Sie auf + Abwesenheit erstellen.
    • Wählen Sie den Abwesenheitstyp.
    • Fügen Sie von und bis hinzu.
    • Entscheiden Sie, ob es ein Ganztägiges Ereignis ist.
    • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.
    • Klicken Sie auf Absenden.

Die Abwesenheit ist nun eingetragen und der Geschäftsprozessfluss steht auf "Warten auf Rückkehr". Nach der Rückkehr des Mitarbeiters:

  • Setzen Sie Mitarbeiter arbeitet wieder auf Ja.
  • Passen Sie das Enddatum der Abwesenheit an.
  • Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf Absenden.

Hinweis Nach dem ersten Speichern werden die Abwesenheitstage automatisch berechnet und im Abteilungskalender angezeigt. Der Statusgrund ist "Entwurf". Das Enddatum kann bei Bedarf aktualisiert werden, bis der Mitarbeiter zurückkehrt. Nach der Rückkehr kann das Enddatum endgültig angepasst werden und das Feld "Mitarbeiter wieder am Arbeitsplatz" auf "Ja" gesetzt werden.

Je nach Abwesenheitsdauer und -art erscheint die Schaltfläche Krankenschein erhalten, die auf Ja gesetzt werden muss, sobald der Krankenschein eingereicht ist.

Ergebnis Ad-hoc-Abwesenheiten erscheinen in der Abwesenheitsübersicht nach Einreichung. Wenn der Mitarbeiter zurückkehrt und ein Krankenschein erforderlich war, wird der Vorgang abgeschlossen und die korrekte Anzahl von Tagen im Abwesenheitskalender angezeigt.

Einen Abwesenheitsantrag ändern

Auf den Punkt Diese Anleitung zeigt, wie HR-Manager oder Vorgesetzte den Abwesenheitsantrag eines Mitarbeiters ändern können. Der Prozess ermöglicht es, die Abwesenheitsdaten zu ändern, ohne einen neuen Antrag zu stellen.

Ablauf

  1. Mitarbeiter: Informiert den HR-Manager über die Änderung des genehmigten Abwesenheitsantrags.
  2. HR Manager: Greift auf den Abwesenheitsantrag zu und nimmt die Änderungen vor.
  3. Automatisierter Prozess: Aktualisiert den Abwesenheitskalender.
  4. Mitarbeiter: Wird automatisch über die Änderungen informiert.

Voraussetzungen

  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.

Schritte

  • HR-Manager starten in HR HUB.
  • Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services und wechseln zu Manager Self-Service.
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  • Öffnen Sie den zu ändernden Abwesenheitsantrag mit einem Doppelklick.
  • Klicken Sie auf Abwesenheitsantrag modifizieren.
  • Wählen Sie Abwesenheitsantrag modifizieren als Aktion.
  • Geben Sie das neue Startdatum und Enddatum ein.
  • Klicken Sie auf Weiter und dann auf Schließen.

Hinweis Dieser Prozess kann sowohl vom HR-Manager als auch vom Vorgesetzten durchgeführt werden.

Ergebnis Nach Eingabe und Speicherung der neuen Daten wird der Abwesenheitskalender automatisch aktualisiert und der Mitarbeiter per E-Mail über die neuen Abwesenheitsdaten informiert.

Einen Abwesenheitsantrag aufteilen

Zusammenfassung Diese Anleitung zeigt, wie HR-Manager oder Vorgesetzte den genehmigten Abwesenheitsantrag eines Mitarbeiters bei Krankheit während des Urlaubs ändern können. Dies wird als "Aufteilung" des Urlaubsantrags bezeichnet, um sicherzustellen, dass Krankheitstage nicht vom Urlaubsanspruch abgezogen werden.

Ablauf

  • Mitarbeiter: Meldet Krankheit während des Urlaubs.
  • HR-Manager: Teilt den Abwesenheitsantrag auf.
  • Automatisierter Prozess: Aktualisiert den Abwesenheitskalender und die Anträge des Mitarbeiters.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. HR-Manager starten in HR HUB.
  2. Vorgesetzte wechseln in HR HUB Manager Self-Services von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
  3. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
  4. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  5. Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  6. Öffnen Sie den zu ändernden Abwesenheitsantrag mit einem Doppelklick.
  7. Klicken Sie auf Abwesenheitsantrag ändern.
  8. Wählen Sie als Aktion Urlaubsantrag aufteilen.
  9. Geben Sie das Enddatum für die 1. Hälfte der Abwesenheit an.
  10. Spezifizieren Sie die Abwesenheitsart (z.B. Urlaub) für den 1. Teil.
  11. Spezifizieren Sie die Abwesenheitsart (z.B. Krankheit) für den 2. Teil.
  12. Klicken Sie Weiter.
  13. Klicken Sie Schließen.

Hinweis Der Prozess kann sowohl von einem HR-Manager als auch durch den Vorgesetzten des Mitarbeiters durchgeführt werden.

Ergebnis Nach der Änderung des Urlaubsantrags aktualisiert das System automatisch den Abwesenheitskalender und berechnet den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters neu.

Einen Abwesenheitsantrag stornieren

Auf den Punkt Erfahren Sie, wie HR-Manager oder Vorgesetzte den genehmigten Urlaub eines Mitarbeiters stornieren können, wenn dieser seinen Urlaub nicht antreten möchte. Der Prozess stellt sicher, dass der Urlaub aus dem System entfernt wird und nicht vom Urlaubsanspruch des Mitarbeiters abgezogen wird.

Ablauf

  • Mitarbeiter: Teilt die Stornierung eines Urlaubsantrags mit.
  • HR Manager: Storniert den Urlaub.
  • Automatisierter Prozess: Aktualisiert den Abwesenheitskalender und den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters.

Schritte

  1. HR-Manager starten in HR HUB.
  2. Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services und wechseln in der linken unteren Ecke von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
  3. Klicken Sie auf Mitarbeiter.
  4. Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  5. Gehen Sie zur Registerkarte Urlaub & Abwesenheit.
  6. Wählen Sie den Urlaubsantrag aus, der geändert werden soll.
  7. Klicken Sie auf Urlaubsantrag ändern.
  8. Als auszuführende Aktion wählen Sie Abwesenheitsantrag stornieren.
  9. Geben Sie den Grund für die Stornierung ein.
  10. Klicken Sie auf Weiter.
  11. Klicken Sie auf Schließen.

Hinweis Dieser Vorgang kann sowohl von einem HR-Manager als auch vom Vorgesetzten des Mitarbeiters durchgeführt werden.

Ergebnis Nach der Stornierung des Urlaubsantrags ändert das System automatisch die Einträge im Abwesenheitskalender und berechnet den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters neu.

Betriebsferien erstellen

Auf den Punkt Dieser Abschnitt erklärt, wie ein HR-Manager Betriebsferien für das Unternehmen einrichten kann. Diese Funktion ist im Wesentlichen ein Urlaubsantrag, der auf eine ausgewählte Personengruppe angewendet und automatisch genehmigt wird. Sie kann für das gesamte Unternehmen, bestimmte Abteilungen oder einzelne Personen genutzt werden.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Erstellt die Betriebsferien.
  2. Automatisierter Prozess
    • Trägt den Urlaub für die angegebenen Abteilungen oder Mitarbeiter ein.
    • Aktualisiert den Abwesenheitskalender und die Urlaubsansprüche der betroffenen Mitarbeiter.
  3. Mitarbeiter
    • Kann den Urlaub in seinem Kalender sehen.

Voraussetzungen

  • Muss vom HR-Manager durchgeführt werden (Vorgesetzter kann dies nicht tun).
  • Mitarbeiter müssen in ihrer digitalen Personalakte Abteilungen zugeordnet sein, wenn der Prozess auf Abteilungsebene durchgeführt wird.

Schritte

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Klicken Sie auf Betriebsferien.
  3. Klicken Sie auf + Neu.
  4. Fügen Sie einen aussagekräftigen Namen hinzu.
  5. Wählen Sie als Art der Betriebsferien Urlaub aus.
  6. Geben Sie den Zeitraum an.
  7. Wählen Sie aus, ob es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt oder nicht.
  8. Optional: Fügen Sie eine Anmerkung hinzu.
  9. Speichern.
  10. Fügen Sie Abteilungen und/oder Mitarbeiter hinzu.
  11. Prüfen Sie Ihre Angaben auf Vollständigkeit.
  12. Klicken Sie auf Verteilung starten.

Hinweis

  • Dieser Vorgang kann nur vom HR-Manager durchgeführt werden.
  • Die Dauer der Betriebsferien wird vom Urlaubsanspruch der betroffenen Mitarbeiter abgezogen.
  • Es kann einige Minuten dauern, bis die Betriebsferien in der Tabelle „Abwesenheitsübersicht“ angezeigt werden.
  • Falls ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt wurde, nachdem die Betriebsferien bereits ausgerollt waren, navigieren Sie zu dessen digitaler Personalakte und klicken Sie im oberen Menüband auf die Schaltfläche "Betriebsferien ausrollen". So werden die Betriebsferien auch für den neuen Mitarbeiter ausgerollt, basierend auf der Abteilung, der dieser zugeordnet ist.

Ergebnis Die Betriebsferien werden auf alle ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter ausgeweitet und generieren einen Urlaubseintrag in ihren Abwesenheitsanträgen.

Eine Urlaubssperre erstellen

Auf den Punkt Dieser Abschnitt erklärt, wie HR-Manager oder Vorgesetzte einen Blocker als Termin im Kalender eines Mitarbeiters einfügen können. Dies ist nützlich für Strategieplanungswochen oder Urlaubssperren im Abwesenheitskalender.

Ablauf

  • HR-Manager: Erstellt eine Urlaubssperre.
  • Automatisierter Prozess: Benachrichtigt den Mitarbeiter über die Urlaubssperre im Kalender.
  • Mitarbeiter: Kann die geplante Urlaubssperre im Abwesenheitskalender sehen.

Click Through

  1. HR-Manager starten in HR HUB.
  2. Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services und wechseln von "Meine An- und Abwesenheiten" zu Manager Self-Services.
  3. Wählen Sie Aktivitäten im Bereich "Meine Arbeit".
  4. Klicken Sie in der oberen Leiste auf Termin.
  5. Erforderlich hinzufügen (betroffener Mitarbeiter).
  6. Betreff hinzufügen (z.B. "Urlaubssperre").
  7. Bezug hinzufügen (betroffener Mitarbeiter).
  8. Gesperrten Zeitraum hinzufügen (Start- und Endzeit).
  9. Speichern.

Hinweis

  • Dieser Vorgang kann sowohl vom HR-Manager als auch vom Vorgesetzten durchgeführt werden.
  • Es hindert den Mitarbeiter nicht daran, Urlaub zu beantragen; es ist lediglich eine Bemerkung im Kalender.
  • Der Termin erscheint im Abwesenheitskalender, wenn der Mitarbeiter sowohl im Feld "Erforderlich" als auch "Bezug" eingetragen ist.
  • Vorgesetzte und HR-Manager können den Termin sehen und einen Urlaubsantrag während der Sperre ablehnen.

Ergebnis Die Urlaubssperre ist nun im Abwesenheitskalender sichtbar.

Zugriff auf den Abwesenheitskalender

Auf den Punkt Diese Seite erklärt, wie HR-Manager die anstehenden und aktuellen Abwesenheiten im Abwesenheitskalender einsehen können. Der Kalender bietet Managern und Vorgesetzten einen Überblick über alle geplanten Abwesenheiten im Unternehmen oder in der Abteilung. So lässt sich leicht erkennen, ob die Abwesenheit eines Mitarbeiters zu Kapazitätsengpässen führen könnte.

Click Through In HR HUB

  1. Navigieren Sie zu Abwesenheitskalender.
  2. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus.
  3. Wählen Sie eines der Dashboards aus (z.B. Mitarbeiter-Abwesenheitskalender).

Hinweis

  • Das Öffnen des Abwesenheitskalenders funktioniert für HR-Manager, Vorgesetzte und Mitarbeiter gleich.
  • Vorgesetzte starten in HR HUB Manager Self-Services.
  • Mitarbeiter starten in HR HUB Employee Self-Services.
  • Vorgesetzte und Mitarbeiter sehen nur Personen innerhalb ihrer eigenen Abteilung.
  • Es ist möglich, nach Mitarbeitern zu filtern.
  • Vorgesetzte und HR-Manager sehen den Kalender mit bunten Daten (verschiedene Arten von Abwesenheiten), und wenn sie mit dem Mauszeiger über einen Abwesenheitstag fahren, wird der Grund für die Abwesenheit angezeigt.
  • Mitarbeiter sehen die Daten der anderen in grauer Farbe.

Arbeitsunfälle ins System eintragen

Auf den Punkt Diese Anleitung erklärt, wie ein HR-Manager einen Arbeitsunfall im System erfasst. Wenn der Mitarbeiter seine Arbeit nicht wieder aufnehmen kann, wird automatisch ein Abwesenheitseintrag erstellt und der Einheit "Krankheitstage" hinzugefügt.

  1. Mitarbeiter: Erleidet einen Arbeitsunfall.
  2. HR Manager: Trägt die Informationen ins System ein.
  3. Automatisierter Prozess: Erstellt einen Abwesenheitsdatensatz für den Mitarbeiter.
  4. HR Manager: Sieht die Abwesenheit in Echtzeit.
  5. HR Manager: Wartet, bis der Mitarbeiter zurückkehrt, um den Prozess abzuschließen.

Voraussetzungen

  • Aktivieren Sie den Flow "Abwesenheit bei Arbeitsunfall anlegen".
  • Der Mitarbeiter hat einen gültigen Arbeitsvertrag.
  • Regionen und Kalender sind im System konfiguriert.
  • Ein primärer Arbeitsort ist in der digitalen Personalakte hinterlegt.
  • Beteiligte Benutzer benötigen Lizenzen.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Gehen Sie zu Mitarbeiter.
  3. Öffnen Sie den gewünschten Mitarbeiter.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Gesundheitsschutz & Sicherheit.
  5. Wählen Sie Arbeitsunfälle.
  6. Klicken Sie auf + Arbeitsunfall erstellen.
  7. Fügen Sie den Unfall, das Unfallopfer und den Unfallzeitpunkt hinzu.
  8. Wählen Sie, ob der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist (Ja/Nein).
  9. Wählen Sie, ob es ein tödlicher Unfall war (Ja/Nein).
  10. Füllen Sie alle relevanten Felder aus.
  11. Speichern Sie.

Hinweis

  • Der Prozess kann auch über das Menü auf der linken Seite gestartet werden, indem Sie die Einheit Arbeitsunfälle auswählen.
  • Nur der HR-Manager kann einen Arbeitsunfall erstellen.
  • Nach dem ersten Speichern wird die Zeitachse freigeschaltet, und Dokumente können bei Bedarf hochgeladen werden.

Ergebnis Die Abwesenheit ist in Echtzeit im Abwesenheitskalender und in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters sichtbar, bleibt jedoch im Entwurfsstatus, bis der Mitarbeiter zur Arbeit zurückkehrt.

Krankheitsbeginn während des Arbeitstages richtig prozessieren

Auf den Punkt Mitarbeiter können während der Arbeit krank werden und müssen möglicherweise nach Hause gehen. Unsere Lösung hilft, diese Situation effizient zu bewältigen. Dieses Tutorial zeigt, wie HR-Manager die Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters gesetzeskonform anpassen können.

Ablauf

  1. Mitarbeiter beginnt zu arbeiten.
  2. Mitarbeiter meldet Krankheit.
  3. HR Manager passt Anwesenheitsdetails an.
  4. HR Manager erstellt eine Ad-hoc-Abwesenheit.

Voraussetzungen

  • Sie sind HR-Manager oder Vorgesetzter.
  • Mitarbeiter und Vorgesetzter sind in derselben Business Unit.
  • Der Mitarbeiter hat Anwesenheitsdetails erstellt (z.B. Arbeitsbeginn, Pausen).

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Zeitwirtschaft auf Anwesenheit.
  • Öffnen Sie den Datensatz, den Sie anpassen möchten.
  • Stellen Sie sicher, dass der Datensatz in der Ansicht Anwesenheitsdetails Manager angezeigt wird.
  • Deaktivieren Sie alle Anwesenheitsdetails außer dem ersten des Tages.
  • Erstellen Sie eine Ad-hoc-Abwesenheit, wenn nur das Arbeitsbeginn-Detail vorhanden ist.

Hinweis

  • Das erste Anwesenheitsdetail (z.B. Arbeitsbeginn) darf aus rechtlichen Gründen nicht deaktiviert werden.
  • Alle folgenden Anwesenheitsdetails können deaktiviert werden und bleiben zur Überprüfung einsehbar.
  • Um inaktive Anwesenheiten zu sehen, wechseln Sie in der Registerkarte Verknüpft zu Inaktive Anwesenheitsdetails.

Ergebnis Nach Deaktivierung der Anwesenheitsdetails und Erstellung einer Ad-hoc-Abwesenheit wird der Tag in den täglichen Übersichten als krankheitsbedingte Abwesenheit angezeigt.

Seitenlimit für Abwesenheitskalender-Einträge deaktivieren (optional)

Die Begrenzung der Einträge im Abwesenheitskalender wurde eingeführt, um die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite zu kontrollieren. Unabhängig von Ihren Personalisierungseinstellungen zeigt der Kalender standardmäßig nur eine festgelegte Anzahl an Einträgen an. Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.

Dieses Tutorial erklärt, wie Sie diese Begrenzung deaktivieren können, um alle Einträge auf einer Seite anzuzeigen. Beachten Sie, dass eine große Anzahl an Einträgen zu Performanceproblemen führen kann. Voraussetzungen

  • Sie sind Systemadministrator

Schritte

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie Erweiterte Einstellungen.
  4. Klicken Sie auf das Trichter-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  5. Suchen Sie nach Hubdrive Settings Keys.
  6. Klicken Sie auf Ergebnisse.
  7. Doppelklicken Sie auf AbsenceCalendarDefaultPagingLimit.
  8. Setzen Sie das Feld 'Datensatz verwaltet von' auf Selbst verwaltet.
  9. Ändern Sie den Wert zu 0.
  10. Speichern und schließen.

Hinweis

  • Die Settings Keys für den Abwesenheitskalender sind standardmäßig auf 1 gesetzt.
  • Sie können die Einstellungen jederzeit anpassen und die Funktionalität aktivieren oder deaktivieren.
  • Setzen Sie den Wert auf 1 (40 Einträge pro Seite) oder 0 (alle Einträge auf einer Seite). Verwenden Sie keine anderen Werte.

Weitere Informationen zu den Werten finden Sie im Abschnitt "Details" auf der Einstellungsseite.

Systemerklärungen und Automatisierungen

Wie der Ausgleich von Abwesenheitsansprüchen funktioniert Mehr Infos hier: HR für Dynamics - Urlaub, Abwesenheit & Ausgleich

Erklärung: Ad-hoc Abwesenheit vs. Geplante Abwesenheit Geplante Abwesenheit

  • Abwesenheiten, die im Voraus geplant werden können.
  • Beispiele: Urlaub, Mutterschaftsurlaub, Elternzeit, Sabbaticals, Überstunden, Feiertage, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub.
  • Stunden werden erst nach Genehmigung gutgeschrieben. Ad-hoc-Abwesenheit
  • Abwesenheiten, die plötzlich auftreten und nicht geplant werden können.
  • Beispiele: Krankheit, Urlaub für kranke Kinder, Arbeitsunfälle, unentschuldigtes Fehlen.
  • Stunden werden sofort gutgeschrieben, auch im "Entwurf"-Status. Details
  • Nach Auswahl der Abwesenheitsart zeigt das System die Abwesenheit automatisch im Kalender an.
  • Ad-hoc-Abwesenheiten erfordern einen zusätzlichen Schritt: Der HR-Manager muss das Rückkehrdatum des Mitarbeiters angeben.
  • Bei längerer Krankheit ist ein Krankenschein erforderlich, um den Vorgang abzuschließen.

Übersicht: Automatisierte Prozesse nach der Erstellung von Abwesenheiten

Mehr Info hier: HR für Dynamics - Urlaub & Abwesenheit

HR für Dynamics: Optionale Integrationen mit anderer Software

  • Microsoft Teams Shift: Erstellen, verwalten und kommunizieren Sie Mitarbeiterschichten und -zeitpläne in einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
  • F&O: Rationalisieren Sie Finanzvorgänge und erfassen Sie personalbezogene Ausgaben genau. Einrichtungsanleitungen:
  • F&O-Integration
  • Microsoft Teams Shift Einrichtung (PDF)