Recruiting und Onboarding

Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen

Ablauf für HR-Manager

Erstellen von Fähigkeiten Starten Sie in HR HUB

  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  • Klicken Sie unter Talent Management auf Fähigkeiten.
  • Klicken Sie auf +Neu.
  • Geben Sie der Fähigkeit einen Namen (z.B. Business Englisch) und einen Typ (z.B. Sprachfähigkeit).
  • Speichern & Schließen Sie die Fähigkeit.
  • Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle benötigten Fähigkeiten erstellt sind.

Erstellen von Fähigkeitsklassen Starten Sie in HR HUB

  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  • Klicken Sie unter Talent Management auf Fähigkeitsklassen.
  • Klicken Sie auf +Neu.
  • Vergeben Sie einen Namen (z.B. A1), eine Bewertung (z.B. "0" für die niedrigste Kategorie) und wählen Sie einen Typ (z.B. Sprachklassifizierung).
  • In "Bewertung" vergeben Sie eine Zahl zwischen 0 und 10. Je höher die Zahl, desto höher das Können.
  • Speichern & Schließen.
  • Erstellen Sie weitere Klassen, bis eine komplette Logik vorhanden ist (z.B. A2 - 1, B1 - 2, B2 - 3, C1 - 4, C2 - 5).
  • Wiederholen Sie diese Schritte für alle Fähigkeiten.

  • Fähigkeitsklassen können mehrfach verwendet werden, z.B. für Sprachen (A1 - C2) oder fachliche Fähigkeiten wie "Grundwissen", "Fortgeschritten" und "Experte".

    Verknüpfen von Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen Starten Sie in HR HUB

  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  • Klicken Sie unter Talent Management auf Fähigkeiten.
  • Öffnen Sie eine zuvor erstellte Fähigkeit.
  • Im Abschnitt Fähigkeitsklassen rechts oben auf die drei Punkte klicken und hinzufügen: Fähigkeitsklasse wählen.
  • Suchen Sie nach der passenden Fähigkeitsklasse und fügen Sie sie hinzu.
  • Fahren Sie fort, bis alle zugehörigen Fähigkeitsklassen hinzugefügt sind.
  • Speichern & Schließen Sie die Fähigkeit.
  • Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Fähigkeiten mit den passenden Fähigkeitsklassen verknüpft sind.

Onboarding- und Offboarding-Vorlagen erstellen

Diese Funktion ermöglicht die Erstellung von Onboarding-Vorlagen, die alle Aufgaben im Rahmen eines Onboardings innerhalb der Organisation beschreiben. Diese Vorlagen können als Projekte einem neuen Mitarbeiter zugewiesen werden. Einzelne Aufgabenpakete werden erstellt, die ein spezifischer (Bestands-)Mitarbeiter übernehmen soll. Der Mitarbeiter wird durch automatisch erstellte Aktivitäten im System informiert.

Offboarding-Vorlagen erfassen standardisiert die Aufgaben, die beim Offboarding eines Mitarbeiters anfallen.

Ablauf

  1. HR-Manager

    • Erstellt Onboarding-Vorlage
    • Fügt der Vorlage Aufgaben hinzu
    • Legt Start- und Enddatum fest

    Voraussetzungen

  2. Sie sind HR-Manager oder Recruiter mit einer gültigen Lizenz.

    Click Through

  3. Starten Sie in HR HUB.
  4. Klicken Sie unter Recruiting auf Onboarding.
  5. Klicken Sie auf +Neu.
  6. Vergeben Sie einen Namen und tragen Sie die Abteilung ein.
  7. Fügen Sie im Namen einen Platzhalter ein, z.B.: "Mitarbeiter".
  8. Füllen Sie die weiteren Angaben aus:
    • Titel Intern: Beschreibender Name mit Platzhaltern.
    • Ebene: Wählen Sie "Projekt".
    • Überg. Projekt: Wählen Sie ein übergeordnetes Projekt.
    • Startdatum Projekt: Datum des Projektbeginns.
    • Enddatum Projekt: Datum des Projektendes.
    • Vorlagenart: Onboarding- oder Offboarding-Projekt.
    • Mitarbeiter Start-/Enddatum: Datum des Arbeitsbeginns.
    • Besitzer: Ersteller des Datensatzes.
    • Statusgrund: Aktueller Statusgrund der Vorlage.
  9. Wählen Sie bei "Klassifikation" HR Projekt.
  10. Speichern Sie Ihre Angaben und aktualisieren Sie die Seite.
  11. Ändern Sie den Statusgrund in Vorlage in Bearbeitung.
  12. Aktualisieren Sie die Seite.
  13. Klicken Sie auf Vorlage erstellen. Wählen Sie, ob die Vorlage veröffentlicht oder als Entwurf gespeichert werden soll. Schließen Sie den Dialog und laden Sie die Seite neu. Im Abschnitt Projektstrukturplan planen Sie Ihr Projekt, erstellen Aufgaben und ordnen Verantwortliche zu. Markieren Sie die Zeile mit dem Projektnamen und fügen Sie eine Aufgabe hinzu. Füllen Sie alle benötigten Daten aus. Das Start- und Enddatum legt die geplante Dauer fest. Erstellen Sie Aufgaben im Bereich Aktivitäten unter dem Tab "Verknüpft". Geben Sie die verantwortliche Person ein. Speichern und schließen Sie das Projekt, wenn alle Aufgaben erstellt sind.

Bewerbungskanäle konfigurieren

Auf den Punkt Mit dieser Einstellung können Sie Bewerbungskanäle konfigurieren, um Stellenangebote zu publizieren oder zu verknüpfen. Sie können beliebige Jobbörsen anlegen, um eingegangene Bewerbungen zu verbinden und ein aussagekräftiges Reporting zu gewährleisten.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Öffnen der Sektion Bewerbungskanäle
    • Neuen Bewerbungskanal anlegen
    • Konfiguration des Bewerbungskanals
    • Verwenden des Bewerbungskanals innerhalb des Stellenangebots

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager und haben eine gültige Lizenz.

  • Sie können jeden beliebigen Bewerbungskanal hinterlegen, beachten Sie jedoch, dass es sich nicht um eine Multiposting-Funktionalität handelt. Diese Funktionalität bietet unsere Integration zu Broadbean. Weitere Informationen finden Sie in den technischen Ressourcen.

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen.
  • Unter Recruiting klicken Sie auf Bewerbungskanäle.
  • Klicken Sie auf +Neu.
  • Tragen Sie ein, von wem der Datensatz verwaltet wird, und vergeben Sie einen Namen.
    • Den Datensatz auf Selbst verwaltet zu setzen, verhindert, dass Ihr Bewerbungskanal von Systemupdates überschrieben wird.
  • Bei ergänzenden Informationen können Sie weitere Daten hinterlegen.
  • Nachdem Sie den Datensatz speichern, können Sie diesen Bewerbungskanal im Stellenangebot hinterlegen.

Recruiting-Team-E-Mail anpassen

Auf den Punkt

Wenn Sie ein Recruiting-Team in Ihrem Unternehmen einrichten, können Sie Personen bestimmen, die Feedback zu Bewerbungen geben. Diese Personen erhalten eine automatisierte E-Mail, sobald eine neue Bewerbung vorliegt.

Um diese automatisierte E-Mail-Anfrage zu aktivieren, muss sie einmalig manuell konfiguriert werden. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie das geht.

Ablauf

  1. System Admin
    • Passt die Recruiting-Team-E-Mail an.
  2. HR Manager
    • Definiert das Recruiting-Team.
  3. Automatisierter Prozess
    • Sendet E-Mail an das Recruiting-Team, wenn eine Bewerbung geprüft werden muss.

  4. Vorgesetzter & Mitarbeiter

    • Geben Feedback zur Bewerbung.

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind Systemadministrator.

  • Der Benutzer, der die E-Mail versendet, hat bereits eine Mailbox konfiguriert.

    Click Through

  • Starten Sie in PowerApps

  • Melden Sie sich als Admin an.
  • Stellen Sie sicher, dass die richtige Umgebung in der oberen Leiste ausgewählt ist.
  • Klicken Sie links auf Lösungen.
  • Stellen Sie sicher, dass der Filter auf Alle eingestellt ist.
  • Öffnen Sie Ihren Speicher für Anpassungen (falls nicht vorhanden, zeigt das Tutorial, wie Sie einen erstellen).
  • Klicken Sie in der Menüleiste oben auf Vorhandene Hinzufügen -> Automatisierung -> Prozess.
  • Suchen Sie nach dem Workflow Hiring Team Send Email To Evaluate Applicant [Multilingual] - Hubdrive.
  • Markieren Sie den Workflow und klicken Sie auf Hinzufügen.
  • Navigieren Sie links im Menü zu Prozesse.
  • Öffnen Sie den Workflow.
  • Deaktivieren Sie den Workflow und bestätigen Sie die Deaktivierung.
  • Klicken Sie neben 'E-Mail senden' auf die Schaltfläche Eigenschaften festlegen.
  • Passen Sie den E-Mail-Text nach Wunsch an.
    • Passen Sie die gelben Platzhalter nur an, wenn Sie Erfahrung mit E-Mail-Anpassungen in Dynamics 365 haben.
  • In der Absenderzeile ('Von') fügen Sie den Benutzer hinzu, von dem die E-Mail verschickt werden soll.
    • Es wird empfohlen, einen generischen Benutzer zu verwenden, damit die E-Mail nicht von einer bestimmten Person abhängt.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben auf Speichern und schließen.

  • Aktivieren Sie den Workflow wieder und bestätigen Sie die Aktivierung.

    Hinweis

  • Um den Workflow anpassen zu können, müssen Sie ihn zunächst deaktivieren. Vergessen Sie nicht, den Workflow wieder zu aktivieren, nachdem Sie Ihre Änderungen gespeichert haben.

. Automatische E-Mail-Antwort auf Bewerbungen konfigurieren

Auf den Punkt Mit dieser Anleitung können Sie automatisierte E-Mails an Bewerber konfigurieren. Es gibt viele Auslösepunkte für den Versand solcher E-Mails.

Ablauf

  1. HR-Manager

    • Öffnen der Erweiterten Einstellungen
    • Öffnen des gewünschten Workflows
    • Bearbeiten des Inhalts und der Eigenschaften bzw. Auslösepunkte
    • Personalisierung des Inhalts
    • Aktivierung des Workflows

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  2. Sie sind als Administrator angemeldet

    Click Through

  3. Starten Sie in HR HUB
  4. Öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen (Zahnrad-Symbol rechts oben)
  5. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben Einstellungen
  6. Unter Prozesscenter wählen Sie Prozesse
  7. Wechseln Sie über das Dropdown-Menü die Ansicht von 'Meine Prozesse' zu 'Alle Prozesse'
  8. Über die Suchleiste finden Sie den Workflow Application - Autoresponse for Incoming Application - [Multilingual] - Hubdrive
  9. Öffnen Sie den Workflow
  10. Deaktivieren Sie den Workflow
  11. Legen Sie neue Nachrichten oder Aufgaben an

  12. Unter Eigenschaften können Sie den Inhalt der Nachrichten anpassen

    Wir empfehlen folgende Schritte:

  13. Ändern Sie den Sender (von) auf einen generischen User mit einer bereits eingerichteten Mailbox
  14. Passen Sie den Text im großen Textfeld wie gewünscht an
  15. Wiederholen Sie dies für alle Mails in der Liste
  • Wenn Sie fertig sind, speichern und schließen Sie den Workflow

  • Aktivieren Sie den Workflow wieder

    Hinweis

  • Angepasste Workflows werden von Systemupdates überschrieben. Speichern Sie Ihre angepassten Workflows unbedingt außerhalb des Systems, bevor Sie ein neues Rollup Update machen.

Beachtenswertes

  • Eine Liste mit Workflows, die im Recruiting-Modul E-Mails versenden oder Aufgaben erstellen, finden Sie hier. Wir empfehlen, diese Workflows an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen. Das Vorgehen ist dabei für alle Workflows identisch.

Arbeitgeberprofile konfigurieren (optional)

Auf den Punkt Diese Funktion ermöglicht die Erstellung verschiedener Arbeitgeberprofile für die Stellenschaltung. Besonders nützlich ist sie für Recruiting-Firmen, die über die Bundesagentur für Arbeit oder Stepstone für viele Kunden rekrutieren. Jeder Kunde muss nur einmalig als Arbeitgeberprofil angelegt werden, um Stellenausschreibungen und Bewerbungen zentral in Hubdrive zu verwalten.

Auch Unternehmen mit mehreren Standorten, die spezifische Stellenanzeigen veröffentlichen möchten, profitieren von dieser Funktion.

Ablauf

  1. HR-Manager: Erstellung eines Arbeitgeberprofils
  2. HR-Manager: Verknüpfung des Arbeitgeberprofils mit einem Bewerbungskanal
  3. HR-Manager: Nutzung des verknüpften Bewerbungskanals für die Stellenschaltung

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR-Manager oder Recruiter

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Wechseln Sie links unten von Übersicht zu Einstellungen
  • Klicken Sie im Bereich Recruiting auf Arbeitgeberprofile
  • Klicken Sie auf +Neu
  • Füllen Sie alle notwendigen Felder aus:
    • Wählen Sie im Drop-Down, ob Sie ein bestehendes Arbeitgeber-Konto verknüpfen oder einen Namen eingeben möchten
    • Fügen Sie den Bewerbungskanal hinzu, um das Arbeitgeberprofil zu verknüpfen
    • Geben Sie optional eine Kunden ID ein, um Profile zu unterscheiden und zu filtern
    • Optional: Firmengröße hinzufügen
    • Optional: URL Ihrer Website hinzufügen
    • Optional: URL Ihres Firmenprofils auf Xing hinzufügen
  • Für StepStone: Füllen Sie die entsprechenden Felder aus
  • Speichern und schließen

Hinweis

  • Arbeitgeberprofile sind nur für die Veröffentlichung von Stellenangeboten über die Bundesagentur für Arbeit und Stepstone erforderlich.
  • Für die Stepstone-Integration finden Sie hier eine Dokumentation.
  • Für die Bundesagentur für Arbeit-Integration finden Sie hier eine Dokumentation.

Stellenbeschreibung erstellen

Auf den Punkt Mit der Funktion Stellenbeschreibungen können Sie alle wichtigen Details zur Stelle definieren, eine Stellenanzeige gestalten und Fähigkeitsstufen sowie Mitarbeitergesprächsvorlagen verknüpfen. Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie eine Stellenbeschreibung in Hubdrive erstellen können, die später als Basis für Ihre Stellenanzeigen dient.

Ablauf HR-Manager

  1. Stellenbeschreibung anlegen
  2. Details ausfüllen
  3. Vorlage für Veröffentlichung erstellen

  4. Stellenbeschreibung fertigstellen

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  5. Sie sind HR Manager oder Recruiter und Ihnen ist eine gültige Lizenz zugewiesen.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Stellenbeschreibungen.
  • Klicken Sie auf +Neu.
  • Füllen Sie die notwendigen Felder im Formular aus.
    • Wir empfehlen, die Stellenbeschreibung so detailliert wie möglich zu hinterlegen.
  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

  • Im nächsten Schritt können Sie die Stellenbeschreibung einem Stellenangebot zuweisen.

    Hinweis

  • Verknüpfen Sie Fähigkeitsstufen aus Ihrem System mit der Stellenbeschreibung, um diese auch ins Stellenangebot übernehmen zu können.

Talentsuche-Funktion nutzen

Auf den Punkt Diese Funktion ermöglicht es, Mitarbeiter oder Bewerber anhand von Suchkriterien, Jahren der Beschäftigung oder Stichwörtern zu durchsuchen. Suchkriterien können Fähigkeitsstufen oder Zertifizierungen sein. Die Suche kann mit einer Stellenbeschreibung verknüpft werden, um gezielt nach einem bestimmten Qualifikationsprofil zu suchen.

Ablauf

  1. HR-Manager

    • Erstellung einer neuen Talentsuche
    • Festlegen der Suchkriterien
    • Suche starten
    • Analyse der Suchergebnisse

    Voraussetzungen

  2. Sie sind HR Manager oder Recruiter mit einer gültigen Lizenz.

    Click Through

  3. Starten Sie in HR HUB.
  4. Klicken Sie unter Recruiting auf Talentsuche.
  5. Klicken Sie auf +Neu.
  6. Füllen Sie alle notwendigen Felder aus und legen Sie Ihre Suchkriterien fest.
  7. Im Abschnitt Erweitert können Sie die Gewichtung der Suchkriterien anpassen.
  8. Starten Sie den Prozess und warten Sie, bis die Suche abgeschlossen ist.

  9. Die Suche ist abgeschlossen, sobald die Suchergebnisse vorliegen.

    Hinweis

  10. Je höher die Gesamtbewertung im Suchergebnis, desto besser passt das Ergebnis zu Ihren Suchkriterien.
  11. Die Suche läuft im System, bis der Status von Entwurf zu Abgeschlossen geändert wird. Danach wird die Suche archiviert.
  12. Während eines Bewerbungsprozesses können Sie entscheiden, die Daten des Bewerbers für den Bewerberpool zu nutzen. Nach 3 Monaten erhält der Bewerber eine E-Mail, um zu entscheiden, ob er im Bewerberpool bleiben möchte. Bei keiner Antwort bleiben die Daten im Pool, und der Bewerber erhält nach weiteren 3 Monaten erneut eine E-Mail.

Stellenangebot erstellen und publizieren

Auf den Punkt

Die Funktion Stellenangebote organisiert alle Vakanzen eines Unternehmens und ermöglicht das Veröffentlichen auf Jobportalen. Der Prozess gliedert sich in verschiedene Phasen, beginnend mit der Beantragung eines Stellenangebots und endend mit der Einstellung eines Bewerbers. Diese Seite konzentriert sich auf die Erstellung bis zur Veröffentlichung eines Stellenangebots.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Stellenangebot anlegen
    • Stellenangebot anreichern und Stellenbeschreibung verknüpfen
    • Zur Genehmigung senden
  2. Manager
    • Genehmigung erteilen

  3. HR-Manager

    • Veröffentlichung der Stellenbeschreibung

    Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter und haben eine gültige Lizenz zugewiesen.

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.

  • Klicken Sie unter Recruiting auf Stellenangebot.
  • Klicken Sie auf +Neu.
  • Stellen Sie "Basierend auf Stellenbeschreibung" auf Ja.
  • Im Feld "Stellenbeschreibung" suchen Sie nach Ihrer zuvor erstellten Stellenbeschreibung und tragen diese ein.
  • Füllen Sie die als benötigt angezeigten Felder aus.
  • Klicken Sie Speichern.
  • Ändern Sie den Prozessschritt von "Beantragt" zu "Anreicherung".
  • Füllen Sie die als benötigt angezeigten Felder aus.
  • Ändern Sie den Prozessschritt von "Anreicherung" zu "Genehmigung".
  • Ihr Vorgesetzter wird benachrichtigt. Nach dessen Genehmigung ändert sich der Prozessschritt zu "Veröffentlichung".
  • In der Sektion Zusammenfassung wählen Sie die Veröffentlichungsart.
  • Eine Liste mit Ihren konfigurierten Bewerbungskanälen öffnet sich. Wie Sie diese einrichten, lesen Sie hier.
  • Unter der Spalte Veröffentlichungsvorgang können Sie das Publizieren starten, indem Sie auf "Kein" klicken und Start auswählen.

  • Nachdem Sie ein Stellenangebot veröffentlicht haben, erhalten Sie die ersten Bewerbungen. Im nächsten Schritt startet das Bewerbermanagement.

    Hinweis

  • Die notwendigen Felder im Formular ändern sich je nach Prozessschrittung und die damit verbundenen Kosten.

  • Mit der Auswahl der zuvor erstellten Stellenbeschreibung werden automatisch alle Details in das Stellenangebot übernommen.
  • Viele Daten für die Veröffentlichung können aus der Stellenbeschreibung stammen. Daher ist es empfehlenswert, eine detaillierte Stellenbeschreibung als Vorlage zu haben.

Stellenanzeigen mit StepStone publizieren

Auf den Punkt Diese Anleitung hilft Ihnen, ein Stellenangebot bei StepStone zu veröffentlichen. Bewerber können sich per "Quick-Apply" mit ihrem Lebenslauf bewerben. Die Daten werden an Textkernel zum CV Parsing gesendet und als XML-Datei an StepStone zurückgeschickt, die dann direkt in Hubdrive übertragen wird. Ein manuelles CV Parsing ist nicht mehr nötig.

Ablauf HR-Manager

  1. Konfiguration des Stellenangebots
  2. Veröffentlichen des Stellenangebots bei StepStone

Voraussetzungen

  • Sie sind HR-Manager
  • Sie haben eine Lizenz von StepStone
  • Die StepStone-Integration ist eingerichtet

  • Die Stellenanzeige ist bereits in Hubdrive erstellt

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Navigieren Sie zu Recruiting > Stellenangebote
  • Öffnen Sie das gewünschte Stellenangebot
  • Falls die Stellenangebot ID nicht automatisch erstellt wurde, legen Sie eine Nummerierung an
  • Falls StepStone nicht als Bewerbungskanal gelistet ist, fügen Sie es hinzu:
    • Klicken Sie auf + Stellenangebotveröffentlichung hinzufügen
    • Wählen Sie StepStone als Bewerbungskanal
    • Speichern Sie
    • Navigieren Sie zu Veröffentlichungsübertragungen
    • Falls die Übertragungs-ID nicht automatisch erstellt wird, legen Sie eine Nummerierung an
    • Speichern & Schließen Sie das Formular
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Details
  • Befüllen Sie alle Felder unter Kontaktdaten Recruiting
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Externe Jobbörsen
  • Geben Sie bei Validierung Pflichtfelder Anzeigen Für: StepStone ein
  • Füllen Sie die benötigten Felder
  • Speichern Sie
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Zusammenfassungen

  • Klicken Sie bei StepStone auf Kein und wählen Sie Start

    Hinweis

  • Um eine Stellenanzeige erneut zu veröffentlichen, gehen Sie zur gewünschten Stufe zurück und setzen Sie "Alle Stellen besetzt" auf Nein. Verlängern Sie das Ablaufdatum und speichern Sie.

    Ergebnis Hier sehen Sie den Abschnitt des Stellenangebots, in dem die Veröffentlichung mit dem Bewerbungskanal StepStone festgelegt ist.

    Tipps & Tricks

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre StepStone-Integration korrekt eingerichtet ist.
  • Bei Fehlermeldung "Status Code 209", wenden Sie sich an StepStone.

Stellenanzeigen mit Broadbean publizieren

Auf den Punkt Broadbean ist ein führender Multiposter-Anbieter, mit dem Sie Stellenanzeigen auf tausenden Jobportalen weltweit gleichzeitig schalten können.

Ablauf HR-Manager

  1. Bewerbungskanal konfigurieren

  2. Stellenangebot veröffentlichen

    Voraussetzungen

  3. Abgeschlossener Vertrag mit Broadbean
  4. Broadbean ist konfiguriert
  5. Das Stellenangebot ist in Hubdrive erstellt

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Navigieren Sie zu Recruiting > Stellenangebote
  • Öffnen Sie das Stellenangebot
  • Die Stellenangebot ID sollte automatisch befüllt sein
  • Broadbean sollte als Bewerbungskanal gelistet sein
  • Falls nicht, folgen Sie diesen Schritten:
    • Klicken Sie auf + Stellenangebotveröffentlichung hinzufügen
    • Wählen Sie Broadbean als Bewerbungskanal
    • Speichern Sie
    • Wechseln Sie zur Registerkarte Veröffentlichungsübertragungen
    • Die Übertragungs-ID sollte automatisch befüllt sein
    • Speichern & Schließen Sie das Formular
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Details
  • Befüllen Sie alle Felder unter Kontaktdaten Recruiting
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Externe Jobbörsen
  • Wählen Sie unter Validierung Pflichtfelder Anzeigen Für: Broadbean
  • Füllen Sie die Felder und speichern Sie
  • Navigieren Sie zur Registerkarte Zusammenfassungen
  • Wählen Sie in der Zeile Broadbean bei Veröffentlichungsvorgang Start
  • Speichern Sie, das Stellenangebot wird an Broadbean übermittelt
  • Wählen Sie die Jobportale aus und klicken Sie auf Continue
  • Unter Advert Details können Sie weitere Informationen hinzufügen
  • Unter Broadcast As wählen Sie das Profil aus
  • Wählen Sie Continue
  • Füllen Sie aus:
    • Deliver this advert at: Zeitpunkt der Veröffentlichung
    • Apply Online URL: Bewerbungs-URL
    • Destinations & Advertising Periods: Veröffentlichungszeitraum

  • Klicken Sie auf Send Advert

    Hinweis

  • Änderungen am Stellenangebot direkt über das Broadbean-Konto vornehmen.
  • Prüfen Sie die Konfiguration des Bewerbungskanals bei Problemen.
  • Keine doppelten Einträge im Bewerbungskanal erstellen.
  • Die Endpunkt Service URL zeigt die Veröffentlichungs-URL im Broadbean-System an.

Bewerberdatensatz anlegen

Auf den Punkt Mit der Bewerber-Funktion können Sie Bewerberdatensätze entweder automatisch oder manuell erstellen. Bewerbungen über das Hubdrive Recruiting-Portal oder verknüpfte Jobportale generieren automatisch einen Datensatz im System. Bei postalischen Bewerbungen muss der Datensatz manuell angelegt werden.

Ablauf

  1. Bewerber
    • Bewerbung auf Stellenangebot
  2. Automatisierter Prozess
    • System generiert Bewerberdatensatz mit Bewerbung
  3. HR Manager
    • Zugriff auf Bewerberdatensatz mit Lebenslauf

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter

Click Through: Bewerbung manuell anlegen

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Bewerber
  • Sie sehen nun alle aktiven Bewerber
  • Um einen Bewerber manuell anzulegen, klicken Sie auf +Neu
  • Füllen Sie alle notwendigen Felder aus
  • Stellen Sie sicher, dass der Bewerber der Datenspeicherung zugestimmt hat, und setzen Sie die Schaltfläche Datenspeicherung Bestätigung auf Ja
  • Speichern Sie den Datensatz
  • Verknüpfen Sie den Bewerber mit einer Bewerbung und weisen Sie ein Stellenangebot zu
  • Klicken Sie links unter Bewerbungen auf +Bewerbung erstellen
  • Weisen Sie der Bewerbung ein Stellenangebot zu
  • Klicken Sie auf Speichern, wenn alles ausgefüllt ist
  • Die Bewerbung befindet sich nun im Statusgrund 1: Neu
  • Bei Fortschritt der Bewerbung wird der Status im Bewerberdatensatz angepasst

Hinweis

  • Bei Online-Bewerbungen sind viele Felder im Bewerbungsdatensatz bereits automatisch ausgefüllt.

Beurteilung der Bewerbung durch HR und Vorgesetzten

Auf den Punkt Diese Funktion ermöglicht es, den Bewerbermanagementprozess abzubilden, der vom Bewerbungseingang bis zur finalen Entscheidung reicht. Der Schwerpunkt dieses Tutorials liegt auf der zweiten Hälfte des Bewerbungszyklus.

Prozessablauf

  1. Initiale Beurteilung: Nach der ersten Bewertung und positiver Einschätzung des Kandidaten wird die Bewerbung an den zukünftigen Vorgesetzten weitergeleitet.
  2. Interviews: Es folgen das erste und zweite Interview, bevor es zur Vertragsverhandlung kommt.

Schritte im Detail

  • HR-Manager: Positive Beurteilung der Bewerbung.
  • HR-Manager: Weiterleitung an die Führungskraft.
  • Vorgesetzter: Feedback zur Bewerbung.

  • HR-Manager: Einladung zum Interview.

    Voraussetzungen

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter.

Click-Through-Anleitung

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Bewerbungen.
  • Öffnen Sie die Bewerbung, die Sie bearbeiten möchten.
  • Im oberen Bereich sehen Sie die einzelnen Prozessschritte.
  • Geben Sie Ihre initiale Beurteilung ab:
    • Klicken Sie auf Initiale Beurteilung im Prozess und füllen Sie die Felder aus.
  • Fordern Sie Feedback des Vorgesetzten an, indem Sie den Prozess in die nächste Phase schicken.
  • Die Führungskraft wird automatisch benachrichtigt, ein Feedback abzugeben.
  • Laden Sie den Kandidaten zu den einzelnen Interviews ein.
  • Die Einladung und Kommunikation mit dem Kandidaten erfolgt über die Zeitachse.
  • In der Zeitachse sehen Sie die gesamte Kommunikation mit dem Bewerber.

Fähigkeiten des Bewerbers bewerten

Auf den Punkt Diese Funktion vergleicht automatisch die benötigten Fähigkeiten eines Stellenangebots mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Bewerbers. Dies geschieht, sobald eine Bewerbung erstellt wird, die mit einer Stellenbeschreibung verknüpft ist.

Fokus des Tutorials

  • Erstellen von benötigten Fähigkeiten in einem Stellenangebot.
  • Automatischer Abgleich dieser Fähigkeiten bei Eingang einer Bewerbung.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Definition von Fähigkeiten & Fähigkeitsklassen in der Stellenbeschreibung.
    • Verknüpfung von Stellenbeschreibung & Stellenangebot.
    • Erfassen der vorhandenen Fähigkeiten des Bewerbers.
  2. Bewerber
    • Selbstbewertung über das Recruiting-Portal.
  3. Automatisierter Prozess
    • Übertragung der Fähigkeiten vom Recruiting-Portal in die Bewerbung.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR-Manager oder Recruiter mit einer gültigen Lizenz.
  • Fähigkeiten und Fähigkeitsklassen müssen im System definiert und gepflegt sein.
  • Mindestens eine Stellenbeschreibung wurde erstellt.

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Stellenbeschreibungen.
  • Öffnen Sie die Stellenbeschreibung, der Sie Fähigkeiten hinzufügen möchten.
  • Unter Fähigkeitsstufen können Sie benötigte Fähigkeiten mit einer Einstufung zuweisen.
  • Klicken Sie auf "Fähigkeitsstufe erstellen", um eine Fähigkeitsstufe bestehend aus einer Fähigkeit und einer Fähigkeitsklasse zu erstellen.
  • Diese Fähigkeitsstufen sind nun sowohl in der Stellenbeschreibung als auch in der Bewerbung in der Sektion "Bewertung der Fähigkeiten" sichtbar.

Recruiting Team Feedback

Auf den Punkt Diese Funktion ermöglicht die Erstellung eines Recruiting Teams. Dieses Team besteht aus Mitarbeitern, die Zugriff auf Bewerberdaten haben und Feedback zu Interviews geben können. Das gespeicherte Feedback wird von HR gesichtet.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Aktivierung des Recruiting Teams
    • Auswahl des Recruiting Teams
  2. Vorgesetzter
    • Teilnahme am Bewerbungsprozess
    • Eintrag Interview-Feedback
  3. HR Manager
    • Sichtung des Feedbacks

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter mit gültiger Lizenz

  • Die automatisierte E-Mail ans Hiring Team wurde angepasst

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Stellenangebote
  • Öffnen Sie das gewünschte Stellenangebot
  • Aktivieren Sie das Recruiting Team im Reiter Zusammenfassung
  • Fügen Sie Recruiting Team Mitglieder hinzu
  • Legen Sie fest, an welchen Interviewrunden die Teammitglieder teilnehmen

  • Recruiting Team Mitglieder erhalten Zugriff auf Bewerbungsunterlagen und können Feedback geben

    Für Mitarbeiter, die Feedback geben müssen:

  • HR HUB Employee Self-Service

    • Unter Meine Daten im Bereich Mitarbeiter Self-Service
    • Recruiting Team Feedbacks öffnen
    • Entsprechenden Eintrag öffnen und alle erforderlichen Felder ausfüllen
    • Speichern

  • HR HUB Manager-Self-Service

    • Unter Teamentwicklung im Bereich Recruiting
    • Recruiting Team Feedbacks öffnen
    • Entsprechenden Eintrag öffnen und alle erforderlichen Felder ausfüllen
    • Speichern

Das Feedback kann anschließend in der Bewerbung unter Recruiting Team angesehen werden.

Arbeitsvertragsangebot erstellen & versenden

Auf den Punkt

Wenn der Bewerbungsprozess erfolgreich verläuft, möchten Sie dem Bewerber ein Vertragsangebot unterbreiten. Diese Anleitung zeigt, wie Sie in HR für Dynamics einen Arbeitsvertrag erstellen und diesen als Word-Dokument exportieren, um dem Bewerber ein Angebot zu machen.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Öffnet die gewünschte Bewerbung.
    • Erstellt den Arbeitsvertrag im System.
    • Erstellt das Arbeitsvertragsangebot als Word-Dokument.
    • Sendet das Arbeitsvertragsangebot an den Bewerber.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR-Manager oder Recruiter.
  • Es existieren bereits Arbeitsvertragsvorlagen für Ihr Unternehmen.
  • Eine Word-Vorlage für Arbeitsverträge ist erstellt.
  • Der Bewerbungsprozess ist im letzten Schritt ("Vertragsverhandlung").

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Recruiting auf Bewerbungen.
  • Öffnen Sie die gewünschte Bewerbung.
  • Falls nötig, führen Sie den Recruiting-Prozess bis zum letzten Schritt "Vertragsverhandlung" durch.
  • Klicken Sie auf Vertragsverhandlung.
  • Ein kleines Feld öffnet sich.
  • Klicken Sie in das leere Feld Arbeitsvertrag und dann auf +Arbeitsvertrag erstellen.
  • Füllen Sie alle Pflichtfelder und optional weitere Felder aus.
  • Speichern Sie.
  • In der oberen Navigationsleiste klicken Sie auf Word-Vorlagen.
  • Wählen Sie Ihre zuvor erstellte (globale) Word-Vorlage aus.
  • Ihr Arbeitsvertragsangebot wird erstellt und als Word-Dokument heruntergeladen.
  • Versenden Sie dieses Dokument an den Bewerber.
  • Navigieren Sie innerhalb der Bewerbung zur Zeitachse.
  • Klicken Sie auf das + Symbol, dann auf E-Mail.
  • Schreiben Sie dem Bewerber eine Mail und hängen Sie das Arbeitsvertragsangebot an.
  • Den (unterschriebenen) Arbeitsvertrag können Sie in die zukünftige Digitale Personalakte des neuen Mitarbeiters legen. Anleitung hier.

Arbeitsvertrag und finale Entscheidung

Diese Funktion ermöglicht es, im Prozessschritt "Vertragsverhandlung" einer Bewerbung, eine Arbeitsvertragsvorlage zuzuweisen. Diese Vorlage entspricht dem Arbeitsvertrag des zukünftigen Mitarbeiters und kann bei erfolgreicher Einstellung direkt im System hinterlegt werden.

Ablauf

  • HR-Manager
    • Erstellung einer Arbeitsvertragsvorlage
    • Senden des Arbeitsvertrags und des Jobangebots an den Bewerber
  • Bewerber
    • Unterzeichnen des Arbeitsvertrags
  • HR Manager
    • Verknüpfung der Arbeitsvertragsvorlage mit dem Bewerber
  • Automatisierter Prozess
    • Generiert einen Mitarbeiterdatensatz mit persönlichem Arbeitsvertrag

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter
  • Arbeitsvertragsvorlagen sind bereits im System erstellt
  • Der Bewerbungsprozess befindet sich im letzten Prozessschritt "Vertragsverhandlung"

Click Through

  1. Starten Sie in der App HR HUB
  2. Klicken Sie unter Recruiting auf Bewerbungen
  3. Öffnen Sie die gewünschte Bewerbung
  4. Prozessieren Sie den Recruiting-Prozess bis zum letzten Schritt "Vertragsverhandlung"
  5. Wählen Sie die entsprechende Arbeitsvertragsvorlage aus und füllen Sie alle notwendigen Felder aus
  6. Wählen Sie im Drop-down Ihre Entscheidung:
    • Bewerber einstellen: Ein Mitarbeiter-Datensatz wird angelegt
    • Bewerber ablehnen/zurückgezogen: Der Bewerbungsprozess wird beendet. Bei Ablehnung muss ein Grund angegeben werden.
    • Bewerberpool: Der Bewerber wird nicht eingestellt, aber seine Daten werden für die Talentsuche gespeichert
  7. Klicken Sie auf Fertig stellen

Onboarding- und Offboarding-Prozesse

Dieses Tutorial erklärt, wie Sie Onboarding- oder Offboarding-Vorlagen an Mitarbeiter zuweisen. Diese Vorlagen standardisieren Prozesse, indem sie festlegen, welche Aufgaben vor dem Start eines neuen Mitarbeiters erledigt werden müssen und welche Trainings in den ersten Wochen erforderlich sind.

Ablauf

  1. HR-Manager
    • Öffnet die Akte des neuen Mitarbeiters.
    • Weist die Onboarding-Vorlage zu.
    • Legt Start- und Enddatum fest.

Voraussetzungen

  • Sie sind HR Manager oder Recruiter mit gültiger Lizenz.
  • Eine Onboarding-Vorlage ist bereits erstellt.

  • Die digitale Personalakte des Mitarbeiters ist angelegt.

    Click Through

  • Starten Sie in HR HUB.
  • Klicken Sie unter Verwaltung auf Mitarbeiter.
  • Öffnen Sie die Akte des gewünschten Mitarbeiters.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Personalverwaltungsdaten.
  • Navigieren Sie zu Arbeitsvertrag und dann zu Onboarding - Offboarding.
  • Wählen Sie den entsprechenden Typ aus.
  • Ein Dialog öffnet sich, füllen Sie die Felder aus:
    • Der Mitarbeiter startet am: Dieses Datum bestimmt den zeitlichen Ablauf des Projekts.
    • Finden: Suchen Sie nach Platzhaltern im Vorlagennamen.
    • Ersetzen mit: Geben Sie den Ersatz für den Platzhalter ein.
    • Zuweisung von Aufgaben und Projektknoten: Entscheiden Sie, ob Aufgaben den in der Vorlage definierten Personen oder Ihnen selbst zugewiesen werden.
    • Notizen aus der Vorlage kopieren: Wählen Sie, ob Sie die Notizen übernehmen möchten.
  • Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Weiter.
  • Das Projekt wird für Ihren Mitarbeiter angelegt und ist in der Übersicht der Onboarding/Offboarding-Projekte zu finden.

Datenschutz (DSGVO) in Hubdrive

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU sind die Anforderungen an den Datenschutz im Personalbereich gestiegen. Besonders im Recruiting werden personenbezogene Daten erhoben, deren Zugang und Verwendung stark reguliert sind. Folgende Punkte sind zu beachten:

  • Löschung: Auf Anfrage müssen alle erhobenen Daten eines Bewerbers gelöscht werden.
  • Nachbesserung: Bewerberdaten müssen auf Anfrage korrigiert werden.
  • Widerspruch: Die Datenverarbeitung muss auf Anfrage gestoppt werden.
  • Zugang: Bewerber müssen auf Anfrage über ihre erhobenen Daten informiert werden.

Vergleich Datenschutz wird bei Hubdrive großgeschrieben. Ohne zentrale Datenhaltung entstehen viele Daten an verschiedenen Stellen:

  • Ohne Hubdrive: Mails und Dokumente werden hin und her geschickt.

  • Mit Hubdrive: Nur Links werden verschickt, keine Dokumente.

    Vorteile mit Hubdrive:

  • Automatische Löschung: Keine manuelle Durchsuchung von Posteingängen nötig.
  • Zugriffskontrolle: Nur berechtigte Personen haben Zugriff.
  • Zentrale Verwaltung: Daten können zentral verwaltet, verändert und gelöscht werden.

Details

Speicher Alle Daten sind zentral gespeichert, was die Verwaltung und Löschung erleichtert.

Zugriff Granulare Verwaltung der Zugriffsrechte erschwert versehentliche oder böswillige Weiterleitung.

Überblick Zentrale Verwaltung ermöglicht schnellen Überblick über Zugriffsrechte und Daten.

Interaktion mit Bewerbern Das Recruiting-Portal vereinfacht die Kommunikation und erlaubt Bewerbern, ihre Daten zu aktualisieren.

Hinweise

  • Der HR Manager hat umfassenden Zugriff auf die zentralisierten Daten.
  • Informationen zur DSGVO dienen nur zur Verdeutlichung der Vorteile von Hubdrive und sind keine Rechtsberatung.

Technische Dokumentation - DSGVO

Automatische Datenlöschung

  • Automatisch: Bei Statusänderung auf "Abgelehnt" beginnt der Bereinigungsprozess.

  • Auf Anfrage: On-Demand-Workflow zur Bereinigung von Bewerberdaten.

    Workflows

  • GDPR Recruiting Start Privacy Processing: Startet bei Statusänderung.
  • GDPR Recruiting Bewerberdatenschutz: Anonymisiert Bewerberdaten.
  • GDPR Recruiting Application Privacy: Anonymisiert Anwendungsdaten.

Hinweis

  • Anpassung der 3-Monats-Dauer im "GDPR Recruiting Start Privacy Processing"-Workflow möglich.

Bewerber und Bewerbung automatisch aus empfangener Email erstellen

Auf den Punkt: Erfahren Sie, wie Sie Ihre HR-Lösung so konfigurieren, dass automatisch Bewerber- und Bewerbungsdatensätze aus E-Mails erstellt werden, die von einer bestimmten E-Mail-Adresse empfangen werden.

Ablauf:

  1. System Admin
    • Warteschlange erstellen
    • Mailbox konfigurieren
    • Datensätze bestätigen und Mailboxen aktivieren
    • Verteilungsprozess erstellen

Voraussetzungen für den nächsten Schritt:

  • Admin-Zugriff auf Hubdrive
  • Generische Mailbox für eingehende Bewerbungen
  • Speicher für Anpassungen

Click Through:

  • Warteschlange erstellen:

    • Dynamics 365-Umgebung starten
    • Erweiterten Einstellungen über das Zahnrad öffnen
    • Auf Warteschlangen klicken
    • Neue Warteschlange erstellen (+ NEU)
    • Namen und E-Mail-Adresse eingeben
    • Typ auf Öffentlich lassen
    • Speichern und schließen

  • Mailbox konfigurieren:

    • Dynamics 365-Umgebung starten
    • Erweiterten Einstellungen über das Zahnrad öffnen
    • Auf den Pfeil neben "Einstellungen" klicken
    • Zu Postfächer im Bereich der E-Mail-Konfiguration navigieren
    • Ansicht zu "Aktive Warteschlangenpostfächer" wechseln und die erstellte Warteschlange öffnen
    • Synchronisierungsmethode auf "Serverseitige Synchronisierung oder E-Mail-Router" einstellen
    • Speichern und schließen

  • Datensatz auswählen und bestätigen:

    • Datensatz für Posteingang auswählen
    • Auf Approve Email klicken und mit OK bestätigen
    • Datensatz erneut auswählen und auf Postfächer testen & aktivieren klicken
    • Dialogfenster: Letzte Option aktivieren und mit OK bestätigen

  • Verteilungsprozess erstellen:

    • Dynamics 365-Umgebung starten
    • Zu Erweiterte Einstellungen - Anpassungen - Lösungen gehen
    • Customizing Solution öffnen
    • Auf Prozess klicken und Neu wählen
    • Details eingeben:
      • Prozessname: Routing incoming emails
      • Kategorie: Workflow
      • Entität: E-Mail
    • OK klicken
    • Workflow öffnen und Reichweite auf Organisation setzen
    • Schritt hinzufügen und Bedingung überprüfen wählen
    • "Click to configure" klicken und Parameter eingeben:
      • Email - To - Equals
      • Select
    • "Look for Queue" eingeben und die erstellte Warteschlange auswählen
    • Hinzufügen klicken
    • Zeile unter der Bedingung auswählen, Schritt hinzufügen und Start Child Workflow wählen
    • Entität Email und bestehenden Workflow "Create Application from Email - HR-Management [Multilingual] - Hubdrive" wählen
    • In der Menüleiste auf Activate und dann auf Publish all Customizations klicken