Einführung in die Reiseorganisation & Belegerfassung

Die Belegerfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Mitarbeiters, sei es bei einem Mittagessen mit einem Kunden, einer Geschäftsreise oder dem kurzfristigen Kauf von Büromaterial. Die Erstattung von Ausgaben sollte effizient und gründlich erfolgen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter für alle geschäftlich bedingten Ausgaben entschädigt werden. Zeitflexible Erfassung von Ausgaben Das Modul Reiseorganisation & Belegerfassung in Hubdrive ermöglicht es, einen Datensatz vor der Abreise eines Mitarbeiters zu erstellen, um die Planung und Pflege des Reisebudgets zu unterstützen. In Fällen, in denen Mitarbeiter kurzfristig verreisen müssen, können auch Reisedaten aus der Vergangenheit eingegeben werden. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Reisedaten im Self-Service einzugeben und Quittungen für bereits angefallene Ausgaben einzureichen. Ein HR-Manager kann die Reisedaten im Namen des Mitarbeiters eingeben, um die Erfassung und Verwaltung der Geschäftsreise zu erleichtern. Spesen von überall eingeben Die Spesenabrechnung in Hubdrive ermöglicht es Mitarbeitern, eine Spesenabrechnung einzureichen, eine Quittung oder Rechnung beizufügen und diese über die Self-Service-Funktion einzureichen. Dies kann sowohl am Hauptarbeitsort als auch von jedem anderen Ort weltweit oder vom Homeoffice aus geschehen. Ausgaben einfach prüfen und genehmigen Nach der Einreichung der Spesenabrechnung kann der HR-Manager diese innerhalb weniger Minuten prüfen und genehmigen. HR-Manager haben über den HR Hub Zugriff auf Reise- und Spesenabrechnungen, sowohl im Büro als auch von Remote-Arbeitsplätzen aus. Dies gewährleistet, dass Reisen und Spesen zeitnah genehmigt werden, damit Mitarbeiter ihre Auslagen so schnell wie möglich erstattet bekommen.

Zusätzliche Reiseziele erstellen (optional)

Die Reiseziele sind bereits mit den entsprechenden Tagessätzen, Kalendern und Einstellungen für die Abwesenheitsverwaltung ausgestattet. HR-Manager müssen diese Informationen nicht selbst eingeben, es sei denn, es ist unbedingt erforderlich. Reiseziele sollten nur für Tagespauschalen hinzugefügt werden, wenn ein Mitarbeiter dienstlich an dieses Ziel reisen muss.

Dieses Tutorial zeigt HR-Managern, wie sie ein Reiseziel erstellen können, das in Hubdrive nicht standardmäßig verfügbar ist. Die Erstellung eines Reiseziels ist nur notwendig, wenn das Ziel nicht bereits in Hubdrive vorhanden ist.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen.
  3. Klicken Sie unter Verwaltung auf Reiseziele.
  4. Klicken Sie auf +Neu.
  5. Reiseziel: Geben Sie einen Ländernamen ein.
  6. Gültig ab: Wählen Sie ein Datum, ab dem das Reiseziel gültig ist.
  7. Gültigkeitsanmerkung: Geben Sie, falls nötig, eine Anmerkung zum Reiseziel ein.
  8. Herkunftsland: Geben Sie das Land des primären Arbeitsorts ein.
  9. Reise Typ: Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü, ob es sich um eine Reise im Inland oder Ausland handelt.
  10. An/Abreisetag oder > 8 h: Bestimmen Sie den erstattungsfähigen Betrag für einen Reisetag.
  11. Minimale Reisedauer in Stunden: Bestimmen Sie die Mindestanzahl der Stunden, damit die Reisezeit als erstattungsfähig gilt.
  12. Ganzer Tag / 24h: Bestimmen Sie den erstattungsfähigen Betrag für einen ganzen Tag.
  13. Übernachtungspauschale: Bestimmen Sie den erstattungsfähigen Betrag für eine Übernachtung.
  14. Währung: Wählen Sie die passende Währung für Erstattungen.
  15. Datensatz verwaltet von: Wählen Sie hier Selbst verwaltet.
  16. Speichern & Schließen. Hinweis Auf Herkunftsland-basierte Reiseziele sind in Hubdrive bereits im Standard verfügbar, einschließlich der Sätze für Mahlzeiten und Übernachtungen. HR-Manager müssen nur bei Bedarf zusätzliche Reiseziele anlegen.

Das "Herkunftsland" ist das Abreiseziel des Mitarbeiters, während das Reiseziel das Gebiet, das Land oder der Ort ist, in das der Mitarbeiter im Rahmen der Geschäftsreise reisen muss.

Die Daten für Reiseziele können von HR-Managern angepasst werden, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, z. B. Essens- oder Übernachtungstarife. Stellen Sie sicher, dass Sie die angepassten Datensätze von "Solution Provider"-verwaltet auf Selbst verwaltet setzen, um sicherzustellen, dass Ihre Anpassungen nicht durch System-Updates überschrieben werden.

Dienstreise erstellen

Diese Seite erklärt, wie HR-Manager und Mitarbeiter Reisen für Dienstreisen anlegen können. Der Prozess ist für beide Rollen größtenteils identisch, wobei Unterschiede im Click-Through angezeigt werden.

Click-Through

  1. HR-Manager starten im HR HUB.
  2. Mitarbeiter starten im Employee Self-Service und wechseln links unten von "Meine An- & Abwesenheiten" zu Mitarbeiter Self-Service.
  3. Klicken Sie unter Reisen & Ausgaben auf Reisen.
  4. Klicken Sie auf +Neu.

Allgemeine Informationen

  • Geben Sie der Reise einen treffenden Titel.
  • [Nur für HR-Manager:] Geben Sie den Mitarbeiter ein, für den die Reise geplant ist.
  • [Nur für HR-Manager:] Geben Sie die Abteilung ein, für die die Reise geplant ist.
  • Geben Sie das Reisedatum (von und bis) ein.
  • Geben Sie, falls erforderlich, einen Reisegrund an.
  • [Nur für HR-Manager:] Tragen Sie im Feld Genehmigt durch ein, wer für die Genehmigung verantwortlich ist.
  • Geben Sie, falls erforderlich, eine Beschreibung für die Reise ein.

Reisedetails

  • Geben Sie die geschätzten Kosten der geplanten Reise an.
  • Geben Sie an, ob die Reise relevant für Verpflegungsmehraufwand ist.
  • Geben Sie ein Reiseziel ein.
  • Wählen Sie im Drop-Down unter Reisetyp, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt.
  • Geben Sie die verwendeten Verkehrsmittel an.
  • Geben Sie an, ob eine Unterkunft erforderlich ist.
  • Geben Sie im Abschnitt Adresse die Informationen der Firma an, für die die Reise erforderlich ist.

Abschluss

  • [Nur für Mitarbeiter:] Speichern Sie und klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche Absenden, um die Reise zur Genehmigung einzureichen.

Hinweis Reiseziele beziehen sich nur auf Länder.

Belege in einer Dienstreise einreichen

Dieses Tutorial richtet sich an HR-Manager und Mitarbeiter und erklärt, wie Belege für die Ausgabenerstattung im Rahmen einer Dienstreise eingereicht werden können. Es gilt für alle Belegarten, außer für Verpflegungsmehraufwände. Für diese nutzen Sie bitte ein separates Tutorial.

Ablauf

  1. Mitarbeiter unternimmt eine erstattungsfähige Dienstreise.
  2. Mitarbeiter erstellt die Dienstreise, fügt Belege hinzu und reicht die Daten zur Genehmigung und Erstattung ein.
  3. HR-Manager prüft die Reise und Belege und genehmigt die Erstattung.

  4. Mitarbeiter erhält die Erstattung.

    Click Through -Starten Sie in HR HUB

  5. Mitarbeiter loggen sich in den HR HUB Employee Self-Service ein und wechseln links unten von 'Meine An- & Abwesenheiten' zu Mitarbeiter Self-Service.
  6. Klicken Sie unter Reisen & Ausgaben auf Reisen.
  7. Öffnen Sie die Reise, zu der der Beleg hinzugefügt werden soll.
  8. Gehen Sie zur Registerkarte Belege.
  9. In der Belege-Tabelle klicken Sie auf + Beleg erstellen.
  10. Wählen Sie die passende Belegart aus der Drop-Down-Liste.
  11. Geben Sie das Belegsdatum ein, das dem Datum auf Ihrer Quittung entspricht.
  12. Tragen Sie den Bruttobetrag für die Erstattung ein.
  13. Falls erforderlich, geben Sie die abzugsfähige Steuer an.
  14. Wählen Sie im Drop-Down bei Zahlung durch, wer die Zahlung übernimmt.
  15. Geben Sie an, ob der eingereichte Beleg zu erstatten ist oder nicht.
  16. Wählen Sie die passende Währung.

  17. Klicken Sie unten auf Speichern und Schließen.

    Dokument anhängen

  18. Um ein Dokument an den Beleg anzuhängen, öffnen Sie den entsprechenden Beleg in der Liste mit einem Doppelklick.
  19. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Felder ausgefüllt sind:
    • [Nur HR-Manager] - Tragen Sie die verantwortliche Person für die Rückerstattung ein.
    • Geben Sie die passende Kostenstelle an, falls nötig.
    • Im Drop-Down für Zahlungsart geben Sie an, wie die Zahlung erfolgt ist.
  20. Um das Dokument anzuhängen, gehen Sie zur Registerkarte Dokumente.
  21. Klicken Sie in der Zeitachse auf das Büroklammer-Icon.
  22. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf Öffnen, um es hinzuzufügen.
  23. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der Registerkarte Zusammenfassung auf Einreichen.

Mobile Einreichung Alternativ können Mitarbeiter auch Mobilgeräte wie Smartphones oder Tablets verwenden, um Belege während ihrer Dienstreise einzureichen:

  1. Machen Sie ein Foto des Belegs oder speichern Sie die Rechnung/das Dokument auf Ihrem Mobilgerät.
  2. Öffnen Sie die Employee Self-Service App und wechseln Sie zu Mitarbeiter Self-Services unter Reisen & Ausgaben.
  3. Öffnen Sie die aktive Reise und klicken Sie im Tab Belege auf + Beleg erstellen. Füllen Sie alle benötigten Informationen aus und wählen Sie Speichern und Schließen.
  4. Öffnen Sie den gespeicherten Beleg. Im Tab Dokumente wählen Sie das Büroklammer-Icon, laden die Rechnung oder das Foto hoch und fügen eine Notiz hinzu.
  5. Überprüfen Sie im Tab Zusammenfassung, ob alle Daten korrekt sind, und wählen Sie Einreichen.

Hinweis Beziehen Sie sich immer auf die Reise- und Spesenerstattungsrichtlinien Ihres Unternehmens, um herauszufinden, welche Ausgaben erstattungsfähig sind. Belege können auch zur Dokumentation verwendet werden, was bei der Planung zukünftiger Reisen hilfreich sein kann. Die Belegart "Verpflegungsmehraufwand" ist für Verpflegungsmehraufwands-Pauschalen zu verwenden. Bei dieser Belegart wird die Tabelle je nach eingenommenen oder zu erstattenden Mahlzeiten angepasst.

Verpflegungsmehraufwände

Ein Tutorial zur Erfassung von Verpflegungsmehraufwandpauschalen im Rahmen von Dienstreisen. Verpflegungsmehraufwände sind Pauschalen, die die Kosten für die Verpflegung der Mitarbeiter während ihrer Abwesenheit vom üblichen Arbeitsort abdecken.

Click Through

  1. Starten Sie in HR HUB:
    • Mitarbeiter melden sich in HR HUB Employee Self-Services an und wechseln links unten von 'Meine An- & Abwesenheiten' zu Mitarbeiter Self-Service.
  2. Klicken Sie unter Reisen & Ausgaben auf Reisen.
  3. Öffnen Sie die Reise, für die Verpflegungsmehraufwände hinzugefügt werden müssen.
  4. Gehen Sie zur Registerkarte Belege.
  5. In der Belege-Tabelle klicken Sie auf + Beleg erstellen.
  6. Wählen Sie als Belegart Verpflegungsmehraufwand.
  7. Setzen Sie das Belegsdatum auf den ersten Tag der Dienstreise.
  8. Lassen Sie die folgenden Belegfelder leer:
    • Bruttobetrag
    • Abzugsfähige Steuer
    • Zahlung durch
  9. Setzen Sie „Zu erstatten“ auf 'Ja'.
  10. Wählen Sie eine passende Währung.
  11. Klicken Sie unten auf Speichern und schließen.

Um den Eintrag zur Verpflegungsmehraufwandpauschale anzusehen:

  • Gehen Sie zur Registerkarte Belege.
  • Öffnen Sie den gewünschten Eintrag mit der Belegart Verpflegungsmehraufwand durch Doppelklick.

Wenn der Eintrag erstellt wird, werden die Informationen aus den Reisedetails automatisch generiert. Diese Details werden verwendet, um die Verpflegungsmehraufwandpauschalen basierend auf dem Reiseziel und den eingegebenen Reisedaten zu berechnen. Für Genehmigung und Erstattung sollten folgende Felder ausgefüllt werden:

  • Genehmigung durch
  • Verantwortlich für Rückerstattung

Gehen Sie zur Registerkarte Spesenrechner:

  • Prüfen Sie die Daten und passen Sie die Erstattungen bei Bedarf an. Details hierzu finden Sie im Abschnitt "Hinweise".

  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der Registerkarte Allgemein auf Einreichen.

    Hinweis Die Verpflegungsmehraufwandpauschalen hängen von den Unternehmensrichtlinien und den für verschiedene Länder verfügbaren Sätzen ab. Stellen Sie sicher, dass Sie mit den Unternehmensrichtlinien für Verpflegungsmehraufwände vertraut sind, bevor Sie diese eingeben.

Je nach den Mahlzeiten, für die der Mitarbeiter eine Erstattung wünscht, ist die Tabelle anpassbar. Wenn ein Mitarbeiter keine Erstattung für eine Mahlzeit oder Übernachtung benötigt, sollte er anhand des Datums feststellen, ob es sich um eine private Übernachtung oder Mahlzeit handelt, und für jeden betroffenen Anspruch "Ja" auswählen, um sicherzustellen, dass dies nicht erstattet wird.

Für den ersten und letzten Reisetag wird standardmäßig nicht der Gesamtbetrag für einen 24-Stunden-Tag erstattet. Die Zeiten für die Reise sollten entsprechend angepasst werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Mahlzeiten für alle Reisetage erstattet werden können.

Belege Einreichen

Dieses Tutorial erklärt, wie HR-Manager und Mitarbeiter Belege für berufliche Ausgaben einreichen können, die nicht im Zusammenhang mit einer Dienstreise stehen.

Schritte für HR-Manager:

  1. Starten Sie in HR HUB.
  2. Mitarbeiter: Gehen Sie zu HR HUB Employee Self-Services und wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Meine An- & Abwesenheiten zu Mitarbeiter Self-Services.
  3. Klicken Sie unter Reisen & Ausgaben auf Belege.
  4. Klicken Sie auf +Neu.
  5. Fügen Sie im Abschnitt Allgemein einen passenden Titel hinzu.
  6. Geben Sie im Feld Genehmigung durch an, wer für die Genehmigung des Belegs verantwortlich ist.
  7. Wählen Sie in Belegart die Art der Ausgabe aus.
  8. Nutzen Sie die Schaltfläche Zu erstatten, um anzugeben, ob der Beleg zur Erstattung eingereicht wird.
  9. Geben Sie als Belegsdatum das Datum an, an dem der Beleg ausgestellt wurde.
  10. [Nur HR-Manager]: Im Mitarbeiter-Feld geben Sie an, für welchen Mitarbeiter der Beleg eingereicht wird.
  11. Wählen Sie als Art der Spesenerstattung zwischen Pauschal oder Berechnet. Berechnete Sätze sind ein Gesamtwert, der auf einem vorher festgelegten Prozentsatz basiert.
  12. Im Abschnitt Belegdetails geben Sie die Kostenstelle für die Belegerstattung an, falls erforderlich.
  13. Geben Sie die Zahlungsart an.
  14. Wählen Sie im Drop-Down-Menü, ob eine Rechnungsstellung an den Kunden erfolgen soll.
  15. Wählen Sie die passende Währung.
  16. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional).
  17. Um ein Dokument anzuhängen, gehen Sie zur Registerkarte Dokumente und klicken Sie auf das Büroklammer-Icon in der Zeitachse.
  18. Hängen Sie die entsprechende Datei von Ihrer Festplatte an.
  19. Klicken Sie in der Registerkarte Allgemein auf Einreichen.

Schritte für Mitarbeiter (Mobilgeräte):

  1. Machen Sie ein Foto des Belegs oder speichern Sie die Rechnung/das Dokument auf Ihrem Mobilgerät.
  2. Öffnen Sie die Employee Self-Service App und wechseln Sie zu Mitarbeiter Self-Services unter Reisen & Ausgaben zu Belege.
  3. Klicken Sie auf +Neu, um einen neuen Beleg zu erstellen. Füllen Sie alle benötigten Informationen aus und wählen Sie Speichern und schließen.
  4. Öffnen Sie den gespeicherten Beleg. Im Tab Dokumente wählen Sie das Büroklammer-Icon, laden die Rechnung oder das Foto hoch und wählen Notiz hinzufügen.

  5. Überprüfen Sie im Tab Zusammenfassung, ob alle Daten korrekt sind, und wählen Sie Einreichen.

    Hinweis

  6. Belegnummern werden vom System automatisch generiert.
  7. Für die Belegart Verpflegungsmehraufwand kann die Tabelle mit Verpflegungspauschalen vom Mitarbeiter angepasst werden, um anzugeben, welche Mahlzeiten und Übernachtungen erstattet werden sollen.

Genehmigung von Belegen für Dienstreisen

Diese Seite erklärt, wie HR-Manager Belege genehmigen, die von Mitarbeitern für Dienstreisen eingereicht werden.

Ablauf

  1. Mitarbeiter:

    • Geht auf eine Dienstreise, für die eine Erstattung erforderlich ist.
    • Erstellt einen Reisebericht, hängt Belege an und reicht den Datensatz zur Genehmigung ein.

  2. HR-Manager:

    • Prüft den Reise-Datensatz und genehmigt die Belege nach Bedarf.

    Schritt-für-Schritt-Anleitung

  3. Starten Sie im HR HUB:

    • Klicken Sie unter "Reisen & Ausgaben" auf "Reisen".
    • Öffnen Sie die gewünschte Reise.
    • Gehen Sie zur Registerkarte "Belege".
    • Öffnen Sie den gewünschten Beleg.
    • Geben Sie an, wer für die Rückerstattung verantwortlich ist.
    • Speichern Sie die Änderungen.

  4. Dokumente prüfen:

    • Gehen Sie zur Registerkarte "Dokumente".
    • Öffnen Sie das angehängte Dokument.
    • Überprüfen Sie, ob die Informationen im angehängten Beleg mit den eingegebenen Informationen im Datensatz übereinstimmen.

  5. Einreichen:

    • Klicken Sie in der Registerkarte "Allgemein" auf "Einreichen".
    • Bestätigen Sie, dass alle eingetragenen Informationen korrekt sind, und wählen Sie "Einreichen".
    • Im Geschäftsprozessfluss öffnet sich ein Dialogfenster. Wählen Sie eine passende Entscheidung aus dem Drop-Down-Menü.
    • Klicken Sie auf "Nächste Phase".
    • Ein weiteres Dialogfenster im Geschäftsprozessfluss öffnet sich.
    • Stellen Sie sicher, dass die Information zur Verantwortlichkeit für die Rückerstattung weiterhin korrekt ist.

  6. Abschluss des Prozesses:

    • Alle Belege, ob genehmigt oder abgelehnt, müssen als erstattet markiert werden, um den Prozess abzuschließen.
    • Wählen Sie, ob der Beleg vollständig, teilweise oder nicht vom Kunden erstattet wird.
    • Klicken Sie auf "Fertig stellen".

Genehmigung von Dienstreisen

Diese Seite erklärt, wie HR-Manager Dienstreisen für ihre Mitarbeiter genehmigen können. Die Genehmigung erfolgt in zwei Stufen:

  1. Genehmigung des Reiseantrags: Hierbei wird sichergestellt, dass der Mitarbeiter vor der Abreise alle wesentlichen Informationen genehmigt hat, wie:

    • Datum
    • Geschätzte Kosten
    • Relevanz der Ausgaben
    • Reiseziel

  2. Genehmigung der Quittungen und Spesen: Nach Genehmigung der Reise kann der Mitarbeiter Belege zur Erstattung einreichen, um seine Auslagen schnell zurückzubekommen.

Ablauf

  • Mitarbeiter
  • Unternimmt eine Dienstreise, die Genehmigung erfordert.

-HR-Manager

  • Genehmigt die Dienstreise.

    Schritte zur Genehmigung:

  • Starten Sie im HR HUB.
  • Klicken Sie unter Reisen & Ausgaben auf Reisen.
  • Öffnen Sie die gewünschte Dienstreise.
  • Überprüfen Sie die eingereichten Informationen auf Korrektheit.
  • Klicken Sie auf Einreichen.
  • Ein Dialogfenster im Geschäftsprozessfluss öffnet sich.
  • Geben Sie die Person ein, die für die Rückerstattung zuständig ist.
  • Stellen Sie sicher, dass die richtige Person für die Genehmigung eingetragen ist.
  • Wählen Sie im Drop-Down eine Entscheidung aus.
  • Klicken Sie auf Nächste Phase.
  • Wählen Sie, ob Belege eingetragen sind.
  • Stellen Sie sicher, dass im Feld Mitarbeiter die richtige Person eingetragen ist.
  • Klicken Sie auf Nächste Phase.
  • Bestätigen Sie, dass alle Belege genehmigt (oder abgelehnt) wurden, und wählen Sie Ja für "Alle Belege genehmigt".
  • Klicken Sie auf Nächste Phase.
  • Bestätigen Sie, dass alle Belege verarbeitet wurden, und wählen Sie Ja für "Alle Belege verarbeitet".

  • Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Hinweis Alle Belege in der Dienstreise sollten vollständig verarbeitet werden, bevor die Dienstreise abgeschlossen wird.

Belege genehmigen

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie HR-Manager Belege für erstattungsfähige Geschäftsausgaben genehmigen, die von Mitarbeitern eingereicht werden.

Ablauf

  1. Mitarbeiter

    • Hat Ausgaben, die eine Erstattung erfordern.
    • Erstellt einen Beleg für die Ausgaben, fügt eine Quittung bei und reicht ihn zur Genehmigung ein.

  2. HR-Manager

    • Prüft den Datensatz und genehmigt die Belege nach Angemessenheit.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

  • Mindestens ein Beleg wurde eingereicht.

Click Through

  1. Starten Sie im HR HUB.
  2. Klicken Sie unter Reisen & Belege auf Belege.
  3. Öffnen Sie den gewünschten Beleg.
  4. Überprüfen Sie in der Registerkarte Allgemein die vom Mitarbeiter angegebenen Daten.
  5. In der Registerkarte Dokumente öffnen Sie den angehängten Beleg.
  6. Nach der Prüfung des Belegs geben Sie in der Registerkarte Allgemein die Person an, die für die Rückerstattung verantwortlich ist.
  7. Klicken Sie auf Einreichen.
  8. Im Geschäftsprozessfluss öffnet sich ein Dialogfenster, das eine Entscheidung benötigt.
    • Wählen Sie, ob der Beleg genehmigt oder abgelehnt wird.
  9. Klicken Sie auf Nächste Phase.
  10. Im Geschäftsprozessfluss öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie die Informationen überprüfen.
  11. Alle Belege, unabhängig von Genehmigung oder Ablehnung, müssen als erstattet markiert werden, um den Prozess abzuschließen.
  12. Klicken Sie auf Fertigstellen.
  13. Speichern & Schließen.